This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Europa Forum Lech'.



Ref. Ares(2016)2594455 - 03/06/2016
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology 
 
Cooperation 
  Stakeholders 
The Head of Unit 
 
Brussels,  
DG CNECT/D4/AAK/SS/ebo  
ARES (2016) 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 

Robin Pepermans 
 
Mathias Schindler Bundestagsbüro Julia Reda, MdEP  
Unter den Linden 50  
11011  
Berlin 
 
Advance  copy  by  email:  ask+request-2781-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/1922 
Dear Madam, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  13/04/2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 14/04/2016 under the above-mentioned reference number. We also 
refer to our holding reply of 04/05/2016 concerning the extension of the deadline. 
You request access to documents relating to the Europa Forum Lech hosted by Commissioner 
Günther Oettinger on 13-15 April 2016. More specifically: 
 
a) a list of participants in case the list available on 
http://europaforum.lech.eu/draft_pro/Participants.pdf is not accurate and up-to-date; 
b)  information  (such  as  emails,  memos,  letters)  about  invited  people,  suggestions  for 
invitations and  requests by third persons to be invited; 
c)  documents  (in  a  broader  sense,  including  emails,  letters,  notes  etc)  that  were  sent  or 
received to Europa Forum participants before or after the meeting; 
d) any documents or other information exchanged in meetings with Commissioner Oettinger 
during or in the context of the Europa Forum; 
e) information about meetings with Europa Forum participants and Commission people also 
before or after the Europa Forum; 
f)  the  documents  regarding  the  expenses  made  by  the  European  Commission  on  anything 
related to the Europa Forum; 
g)  a  list  of people that Commissioner  Oettinger  met  in  last year’s  (i.e. 2015)  Europa  Forum 
Lech. 

I  consider  your  request  to  cover  documents  held  up  to  the  date  of  your  initial  application, 
i.e.14/04/2016. 
However, your request concerns a rather large number of documents. For several of them, we are 
still  in  the  process  of  conducting  a  third  party  consultation  and  for  others,  we  need  to  consult 
other Commission services.  
Therefore, we are, for the moment,  sending you our first reply to your request for access.  The 
documents concerned are mentioned under each point of your request. 
a) a list of participants in case the list available on 
http://europaforum.lech.eu/draft_pro/Participants.pdf is not accurate and up-to-date; 
 
We confirm that the list of participants and the programme of the event that can be found on 
the Europa Forum Lech website are up to date; therefore we do not attach those documents to 
this letter. 
b)  information  (such  as  emails,  memos,  letters)  about  invited  people,  suggestions  for 
invitations and  requests by third persons to be invited; 
 
- Invitation and Letter to Europa Forum Lech participants from Commissioner Oettinger and 
Mayor Muxel (Ares(2016)1831528 – 18/04/2016);  
-  Invitations  from  Commissioner  Oettinger  to  other  EC  Commissioners  (Ares  (2015) 
s66325291); 
-  Invitations  from  Commissioner  Oettinger  to  several  responsible  ministers  and  heads  of 
departments (Ares (2015) s66325291); 
- Invitations to the press conference with Commissioner Oettinger. 
I  would  like  to  inform  you  that  with  regard  to  this  part  of  your  request  there  are  other 
documents that we are currently examining, since they require consultations with third parties 
and other Commission services. 
c)  documents  (in  a  broader  sense,  including  emails,  letters,  notes  etc)  that  were  sent  or 
received to Europa Forum participants before or after the meeting; 
 
- Discussion papers to the different Sessions 1 – 4 (Ares (2016)1831528 – 18/04/2016); 
- A short guide for speakers at the event (Ares(2016)1831528 – 18/04/2016). 
d) any documents or other information exchanged in meetings with Commissioner Oettinger 
during or in the context of the Europa Forum; 
 
e) information about meetings with Europa Forum participants and Commission people also 
before or after the Europa Forum; 
 
f)  the  documents  regarding  the  expenses  made  by  the  European  Commission  on  anything 
related to the Europa Forum; 


 
g) a list of people that Commissioner Oettinger met in last year’s (i.e. 2015) Europa Forum 
Lech. 

I would like to inform you that with regard to this part of your request (points c – g) we are 
currently  examining  all  the  related  documents  since  they  require  consultations  with  third 
parties and other Commission services. 
Only partial access to these documents can be granted, as they contain personal data. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with Community legislation regarding the protection of 
personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the 
European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of 
individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and 
bodies and on the free movement of such data. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 becomes fully applicable.  
According to Article 9(1) of this Regulation and unless the conditions of Article 9(6) of the 
Regulation  are  met,  personal  data  shall  only  be  transferred  to  recipients,  other  than 
Community institutions and bodies, which are not subject to national law adopted pursuant to 
Directive  95/46/EC,  if  an  adequate  level  of  protection  is  ensured  in  the  country  of  the 
recipient or within the recipient international organisation and the data are transferred solely 
to allow tasks covered by the competence of the controller to be carried out. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  fulfilment  of  these  conditions  has  not 
been  established.  Therefore,  we  are  disclosing  the  documents  requested  expunged  from  this 
personal data. 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  expunged  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data 
protection, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 


or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours faithfully, 
 
Antoaneta Angelova-Krasteva 
 
Attachment: Annexed redacted documents 
Electronically signed on 03/06/2016 17:57 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563