COMMISSION
EUROPÉENNE
Bruxelles, le 6.12.2012
SEC(2012) 679 final
COMMUNICATION À LA COMMISSION
Communication du vice-président Šefčovič à la Commission sur les lignes directrices
relatives à la transmission d'informations en cas de dysfonctionnements graves
("Whistleblowing")
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COMMUNICATION À LA COMMISSION
Communication du vice-président Šefčovič à la Commission sur les lignes directrices
relatives à la transmission d'informations en cas de dysfonctionnements graves
("Whistleblowing")
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Lignes directrices relatives à la transmission
d'informations en cas de dysfonctionnements graves
(«whistleblowing»)
1. INTRODUCTION
1.1. Principes
généraux
Il convient que toute organisation responsable dispose de procédures permettant aux membres
de son personnel de faire état de présomptions de fraude, de corruption ou d’autres actes
répréhensibles graves. Car même si des systèmes de contrôle interne performants permettent
de réduire la probabilité de graves dérives, le risque zéro n’existe pas. Lorsqu’un tel risque
devient réalité, les premiers à s’en rendre compte ou à pressentir le problème sont souvent les
personnes qui travaillent dans l’organisation, ou avec elle. Certains pourront pourtant préférer
garder le silence, sauf si la culture de l’entreprise leur permet de croire qu’il n’y a pas de
risque à faire état de telles craintes et qu’il est admis de le faire. L’organisation se voit ainsi
privée d’une occasion importante de déceler le problème, de mener son enquête, de prendre
les mesures qui s’imposent et de préserver ses ressources, son intégrité et sa réputation.
Le moyen le plus efficace d’encourager les membres du personnel à exprimer leurs
préoccupations est de leur garantir qu’ils bénéficieront d’une protection. Il convient de mettre
en place, pour la transmission d'informations, des filières internes clairement définies ainsi
que des procédures sûres et reconnues permettant aux membres du personnel, en dernier
ressort, de faire état de leurs craintes à l’extérieur de l’organisation.
Vue sous cet angle, la mise en place de procédures de transmission d'informations en cas de
dysfonctionnements et de mesures de protection des informateurs relève tout simplement
d’une gestion efficace et constitue un moyen concret de responsabiliser les membres du
personnel. Ce type de procédures contribue à l’amélioration de la diligence, de l’intégrité et
de la responsabilité au sein d’une organisation.
C’est dans ce contexte que les règles en matière de transmission d'informations en cas de
dysfonctionnements ont été adoptées et intégrées dans le statut en 2004 (articles 22 bis et
22 ter). Ces règles viennent compléter le principe général de loyauté envers l’Union
européenne, l’obligation pour le fonctionnaire d’assister et de conseiller ses supérieurs
(article 21) ainsi que les règles sur la manière de réagir à un ordre qui paraît entaché
d’irrégularité ou dont le fonctionnaire estime que l’exécution peut entraîner de graves
inconvénients (article 21 bis).
Si ces règles sont à l’origine d’un nombre significatif d’enquêtes de l’Office européen de lutte
antifraude (l’OLAF), certains fonctionnaires peuvent cependant hésiter à faire plein usage de
la procédure de la transmission d'informations par crainte de répercussions négatives sur leur
réputation ou sur leur carrière. Dans le cadre du devoir de sollicitude de la Commission
envers les fonctionnaires, il est nécessaire de garantir que les membres du personnel qui, de
bonne foi, signalent des actes répréhensibles graves ou font état de leurs préoccupations
bénéficient du plus haut degré de confidentialité et de protection contre tout acte de
représailles qui pourrait résulter de leur transmission d'informations.
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Il est communément admis que les dispositions relatives à la transmission d'informations en
cas de dysfonctionnements constituent un outil efficace de détection des faits de fraude et de
corruption et d’autres irrégularités graves, et il importe donc que les membres du personnel
comprennent bien quels types de situations entraînent une obligation de transmission
d'informations et qu’ils sachent à qui il convient de signaler ceux-ci. Définir des lignes
directrices en la matière relève donc de la politique globale en matière éthique de la
Commission qui vise, entre autres, à clarifier les règles relatives à l’éthique professionnelle à
la Commission1.
En conséquence, la Commission a publié les lignes directrices énoncées ci-après, en accord
avec l’OLAF.
1.2.
Principes de base
• Les membres du personnel ont le devoir de signaler les irrégularités graves.
• À cet effet, les membres du personnel doivent avoir le choix entre plusieurs filières de
notification. La filière principale est la voie hiérarchique normale. Si les membres du
personnel estiment qu’il est plus sûr de contourner celle-ci, ils doivent être en mesure de le
faire. Sous certaines conditions, ils peuvent, en dernier ressort, faire part de leurs soupçons
à d’autres institutions de l’UE.
• Les membres du personnel qui signalent des irrégularités graves de bonne foi ne peuvent
en aucun cas faire l’objet de représailles en réponse à cette transmission d'informations. Ils
doivent être protégés et leur identité doit rester confidentielle si tel est leur souhait.
• Les faits signalés doivent être vérifiés de façon appropriée et, s’ils sont confirmés, la
Commission prendra toutes les mesures qui s’imposent pour en garantir le suivi nécessaire.
• Les droits de la défense de toute personne concernée par les incidents qui sont rapportés
doivent être respectés.
• Les dénonciations malveillantes ou sans fondement ne seront pas tolérées.
1.3. Champ
d’application
Les règles et lignes directrices en matière de transmission d'informations en cas de
dysfonctionnements s’appliquent à tous les membres du personnel, indépendamment de leur
position administrative2.
1
Voir la communication du vice-président M. Kallas à la Commission relative à la promotion de
l’éthique professionnelle à la Commission, SEC(2008) 301 final, et le guide pratique en matière
d’éthique et de conduite du personnel.
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Bien que les règles en matière de transmission d'informations en cas de dysfonctionnements ne
s’appliquent pas à proprement parler aux experts nationaux détachés, aux stagiaires, au personnel
intérimaire ou aux agents locaux, les membres de ces catégories de personnel sont également invités à
recourir aux dispositions exposées dans le présent document et la Commission s’engage à protéger ces
catégories de personnel contre les représailles qui pourraient en découler, pour autant qu’ils aient agi de
bonne foi.
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1.4. Définitions
Aux fins des présentes lignes directrices, un informateur est un membre du personnel, agissant
de bonne foi, qui transmet des informations sur des faits découverts dans l’exercice de ses
fonctions ou en rapport avec celles-ci et laissant présager l’existence d’irrégularités graves. Il
convient de procéder à cette transmission d'informations par écrit et sans délai3.
Conformément aux règles en matière de transmission d'informations en cas de
dysfonctionnements, les membres du personnel sont tenus de signaler les irrégularités graves.
Dans le présent contexte, on entend par «irrégularités graves» les activités illégales,
notamment les faits de fraude et de corruption, et les manquements professionnels graves.
Étant donné que les dispositions en matière de transmission d'informations en cas de
dysfonctionnements consistent essentiellement en un mécanisme de détection visant à porter
ce genre de cas à l’attention de l’OLAF, l’obligation de signalement porte uniquement sur les
manquements professionnels graves, en particulier ceux qui sont susceptibles de porter
atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne.
Par conséquent, tous les types d’informations ne se prêtent pas à une transmission au sens de
ces règles. Ainsi, les règles ne portent pas sur la notification des différents types
d’informations suivants:
•
les informations appartenant déjà à la sphère publique (articles de presse ou audits
rendus publics, par exemple);
•
des rumeurs non fondées ou des informations rapportées par ouï-dire;
•
des faits insignifiants;
•
des cas de désaccord par rapport à des politiques légitimes;
•
des informations ne s’inscrivant pas dans l’exercice des fonctions de l'informateur4;
Ces règles ne s’appliquent pas non plus aux informations pour lesquelles des procédures
spécifiques sont à la disposition des membres du personnel, telles que
•
des questions de nature personnelle dont l’issue présente un intérêt personnel pour le
membre du personnel concerné. Dans de tels cas, les membres du personnel
pourraient souhaiter exercer leurs droits statutaires, par exemple en introduisant une
demande ou une plainte auprès de la DG HR au titre de l’article 90 du statut5;
•
des plaintes pour harcèlement et désaccords personnels ou conflits avec des collègues
ou la hiérarchie. Le cas échéant, les membres du personnel pourraient souhaiter
s’adresser à leur unité des ressources humaines, au service de médiation6, au service
HR.B.5 («Égalité des chances et conditions de travail») ou à une personne de
3
Avant de procéder à une transmission d'informations, les membres du personnel peuvent rechercher
conseils et assistance, comme exposé à la section 5. Il n’est pas nécessaire qu’ils le fassent par écrit.
4
Cela ne signifie pas que la Commission ne réagit pas face à ce type d’informations, mais que les règles
en matière de transmission d'informations en cas de dysfonctionnements ne s’appliquent pas dans ce
cas.
5
http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/fr/appeals/Pages/index.aspx.
6
http://myintracomm.ec.europa.eu/serv/fr/mediation/Pages/index.aspx.
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confiance7, ou encore introduire une demande d’assistance auprès de la DG HR au
titre de l’article 24 du statut8.
Lesdites règles ne s’appliquent pas davantage aux transmissions d'informations ne pouvant
pas être considérées comme raisonnables ou honnêtes, comme:
•
des dénonciations abusives (dénonciations répétées de faits allégués dont l’unique
objectif est de paralyser un service);
•
des dénonciations malveillantes, non fondées ou potentiellement diffamatoires (telles
que des accusations fausses ou invérifiables visant à porter préjudice à l’intégrité ou
à la réputation d’une autre personne).
Par «bonne foi», on entend la conviction de la véracité des faits rapportés, c’est-à-dire le fait
que le membre du personnel estime raisonnablement et honnêtement que les informations
transmises sont exactes. La bonne foi est présumée, jusqu’à preuve du contraire.
Par «représailles», on entend toute action ou menace d’action directe ou indirecte, telle que,
entre autres, le harcèlement, la discrimination, les évaluations négatives ou les actes
vindicatifs, portant injustement préjudice à l'informateur et qui résulte de la transmission
d'informations.
Par «confidentialité de l’identité», on entend que l’identité de l'informateur est connue du
destinataire de l’information, mais que sa confidentialité est assurée vis-à-vis des personnes
susceptibles d’être impliquées dans l’irrégularité grave qui est rapportée et qu’elle n’est
utilisée que selon le principe du besoin d’en connaître.
Par «anonymat», on entend que le destinataire de l’information en ignore la source.
Les membres du personnel rapportant un fait de mauvaise foi, par exemple en sachant que ce
fait se fonde sur une information erronée ou trompeuse, ne bénéficieront d’aucune protection
et devraient faire l’objet de mesures disciplinaires. Dans ce cas, la charge de la preuve
incombe à la Commission.
2. PROCEDURES DE NOTIFICATION
Mécanisme interne de transmission d'informations en cas de dysfonctionnements – première
option
Les membres du personnel qui, dans l’exercice de leurs fonctions ou dans le cadre de
celles-ci, découvrent que des irrégularités graves peuvent avoir été commises ou pourraient
l’être, ont le devoir d’en référer sans délai et par écrit à leur supérieur hiérarchique direct ou à
leur directeur général, ou encore au chef de service.
Mécanisme interne de transmission d'informations en cas de dysfonctionnements – deuxième
option
7
http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/fr/equal_opportunities/respectful_working/Pages/
index.aspx
8
http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/fr/appeals/Pages/assistance.aspx.
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S’il y a lieu de craindre que la transmission d'informations puisse entraîner des représailles ou
que le destinataire visé de la notification soit personnellement impliqué dans les irrégularités
graves signalées, le membre du personnel peut aussi contourner ce mécanisme interne direct
de transmission d'informations et rapporter les faits au secrétaire général ou directement à
l’OLAF. Il est également possible de notifier l’OLAF en recourant au système de signalement
des fraudes9.
En tout état de cause, le destinataire des informations est à son tour tenu de transmettre sans
délai à l’OLAF les informations ainsi reçues. Par conséquent, quelle que soit la filière de
notification choisie par le membre du personnel, les informations doivent parvenir à l’OLAF
dans les plus brefs délais.
Mécanisme externe de transmission d'informations en cas de dysfonctionnements – option à
choisir en dernier ressort
Dès réception des informations transmises en interne, l’OLAF ou la Commission doit indiquer
à l'informateur, dans les 60 jours à compter de la réception des informations, le délai qu’il ou
elle considère comme raisonnable et nécessaire pour engager l’action qui s’impose.
Si aucune action n’est engagée dans ce délai, ou si l'informateur peut démontrer que le délai
n’est pas raisonnable compte tenu des circonstances, il peut recourir au mécanisme externe de
transmission d'informations prévu à l’article 22 ter du statut.
Conformément à cet article, si ni la Commission ni l’OLAF n’ont pris les mesures adéquates
dans un délai raisonnable, le membre du personnel qui a signalé l’acte répréhensible a le droit
de faire part de ses soupçons au président du Conseil, à celui du Parlement ou à celui de la
Cour des comptes, ou encore au Médiateur. Dans ce cas, l'informateur continue à bénéficier
d’une protection.
Toutefois, compte tenu du devoir de réserve et de loyauté, cette option n’est ouverte qu’en
dernier ressort, à la condition expresse que le fonctionnaire concerné estime de bonne foi que
l’information divulguée, y compris toute allégation qu’elle recèle, est en grande partie fondée,
et qu’il ait laissé à la Commission ou à l’OLAF un laps de temps raisonnable pour prendre les
mesures qui s’imposent.
En règle générale, la Commission reçoit et traite de grandes quantités d’informations
confidentielles, souvent hautement sensibles et parfois d’un grand intérêt commercial. La
Commission a l’obligation de garantir que cette confidentialité est maintenue, et les membres
du personnel de la Commission sont dès lors nécessairement tenus à un devoir de réserve.
Une divulgation externe aux autres institutions de l’UE, qui sont clairement à même d’inviter
la Commission à leur rendre des comptes en raison de leur rôle institutionnel, mais qui sont
aussi elles-mêmes tenues au devoir de réserve, permet donc d’atteindre un équilibre efficace
entre les intérêts publics liés à la confidentialité et à la loyauté, d’une part, et à la transparence
et à la responsabilité, d’autre part.
Il appartient aux membres du personnel concerné de choisir la filière de notification la plus
appropriée pour signaler les irrégularités graves qu’ils sont amenés à divulguer. Toutefois, si
des faits sont rapportés à un service de la Commission qui n’est pas compétent pour les traiter,
9 http://ec.europa.eu/anti_fraud/investigations/report-fraud/index_fr.htm
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il incombe à ce service de transmettre les informations et les documents concernés au service
compétent, de manière strictement confidentielle, et d’en informer en conséquence le membre
du personnel concerné.
3. PROTECTION DES INFORMATEURS
Tout membre du personnel qui rapporte une irrégularité grave sera protégé contre les actes de
représailles, pour autant qu’il agisse de bonne foi et dans le respect des dispositions des
présentes lignes directrices. En ce qui concerne la charge de la preuve, il appartiendra à la
personne prenant une mesure défavorable à l’encontre de l'informateur d’établir que cette
mesure a été motivée par des raisons autres que la notification de dysfonctionnements.
Il convient de noter que les membres du personnel ne sont pas censés prouver la réalité de
l’acte répréhensible, de même qu’ils ne perdront pas leur protection du simple fait que leur
soupçon, dont ils ont fait part de bonne foi, se serait avéré infondé.
La protection reste d’application en cas de divulgation externe, pour autant que le membre du
personnel estime raisonnablement et honnêtement que l’information divulguée, y compris
toute allégation qu’elle recèle, est essentiellement fondée. Dans ce contexte, il sera tenu
compte de toute information que le membre du personnel a reçue de la Commission et de
l’OLAF à la suite de la transmission d'informations interne initiale.
Les mesures de protection spécifiques suivantes s’appliquent:
Confidentialité de l’identité
La protection d’une personne rapportant de bonne foi une irrégularité grave sera garantie, en
premier lieu, du fait que son identité sera tenue confidentielle. Cela signifie que son nom ne
sera pas dévoilé aux personnes potentiellement impliquées dans les actes répréhensibles
allégués, ni à quiconque n’ayant pas strictement besoin de le connaître, sauf si l'informateur
autorise personnellement la divulgation de son identité ou s’il s’agit d’une exigence dans le
cadre des poursuites pénales qui pourraient résulter de ces actes. Dans tous les autres cas, la
Commission s’engage à garantir la confidentialité de l’identité de l'informateur. À cette fin, la
Commission a demandé à l’OLAF de ne pas faire figurer l’identité de l'informateur dans les
informations liées aux enquêtes que l’OLAF transmet à la Commission.
À cet égard, le Tribunal a jugé qu’une procédure disciplinaire ouverte sur la base
d’informations dont l’origine n’est pas révélée est régulière, dès lors que n’est pas affectée la
possibilité, pour la personne concernée, de faire connaître son point de vue sur les faits ou
documents communiqués ou sur les conclusions que la Commission en tire10. Les règles
disciplinaires de la Commission l’autorisent à ne pas dévoiler l’identité de l'informateur, tout
en garantissant que les droits de la défense de la personne concernée sont pleinement
respectés.
Mobilité
La Commission prendra des mesures raisonnables pour aider le fonctionnaire concerné qui
souhaiterait être transféré vers un autre service de la Commission afin d’être protégé contre
10
Arrêt du 15 mai 1997 dans l’affaire T-273/94, N / Commission (Recueil FP 1997, p. II-289, point 81).
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d’éventuelles réactions hostiles dans son environnement de travail immédiat. Dans la pratique,
les membres du personnel qui estiment nécessaire d’être transférés dans une autre DG ou un
autre service peuvent s’adresser au directeur chargé des ressources humaines de son propre
service ou au service central d’orientation professionnelle (SCOP)11de la DG HR, qui leur
prodigueront des conseils pour les aider à trouver le type de poste correspondant à leur profil
et à leurs aspirations professionnelles.
En cas d’urgence dûment motivée, la mesure de protection consistant en un transfert en vertu
de l’article 7, paragraphe 1, du statut, sera arrêtée par le directeur général de la DG HR et,
dans le cas des membres du personnel de la DG HR, par le secrétaire général de la
Commission.
Évaluation et promotion
Des précautions particulières seront prises dans le cadre des procédures d’évaluation et de
promotion du personnel afin de veiller à ce que les informateurs ne soient pas pénalisés dans
ce contexte. C’est pourquoi le nouveau système d’évaluation12 prévoit la possibilité, pour
l'informateur, de demander que le rôle de l’évaluateur d’appel soit assumé par le directeur
général de la DG HR ou par le secrétaire général.
Anonymat
Pour que la Commission soit à même de prendre des mesures de protection, le membre du
personnel concerné devrait se faire connaître auprès de l’institution en tant qu'informateur et
observer les procédures exposées plus haut.
Du fait de la protection offerte, l’anonymat devient moins nécessaire et moins justifié.
Celui-ci ne permet pas aux services d’enquête de s’adresser à la source pour solliciter des
éclaircissements ou des informations complémentaires et accroît le risque de notification
d’informations infondées, malveillantes ou sujettes à caution.
C’est pourquoi les signalements anonymes ne sont pas encouragés13.
Sanctions à l’encontre des auteurs de représailles
Aucun membre du personnel ou de l’encadrement de la Commission n’est autorisé à user de
sa position pour empêcher d’autres membres du personnel de faire leur devoir en signalant
des irrégularités graves.
Toute forme de représailles dont userait un membre du personnel à l’encontre d’une personne
rapportant de bonne foi une irrégularité grave est interdite. Les éventuels actes de représailles
seraient passibles de sanctions disciplinaires.
11
http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/fr/career_management/Pages/index.aspx.
12
Article 3, paragraphe 2, de la décision de la Commission du 14 novembre 2011 relative aux dispositions
générales d’exécution de l’article 43 du statut.
13
Étant donné que les informateurs potentiels pourraient hésiter à faire connaître leur identité par crainte
de représailles, le système de signalement des fraudes de l’OLAF prévoit la possibilité, pour une
personne, d’entamer un dialogue préalable anonyme avec un membre du personnel spécialiste en la
matière avant de décider de se faire connaître et de recourir aux procédures en matière de signalement
de dysfonctionnements.
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Si des membres du personnel estiment qu’ils ont été victimes de représailles à la suite du
signalement d’irrégularités graves, ils ont le droit de solliciter l’assistance de la Commission
au titre de l’article 24 du statut et de demander que des mesures de protection soient adoptées.
Il convient d’adresser ces demandes à la DG HR.
Limites
Comme expliqué plus haut, les dispositions en matière de transmission d'informations en cas
de dysfonctionnements se rapportent à la divulgation d’informations laissant présumer des
faits de fraude, de corruption ou d’autres actes répréhensibles graves comparables. Ces
dispositions ne visent pas à se substituer à des procédures de recours présentant un intérêt
particulier pour le membre du personnel concerné ou dont ce dernier cherche à influencer
l’issue. Elles ne sont pas non plus prévues pour traiter des désaccords sur des politiques qui
sont fondées. Leur objectif est de permettre aux membres du personnel d’exprimer leurs
préoccupations au sujet d’actes répréhensibles, de telle sorte que les personnes compétentes
puissent étudier le problème.
Il convient de noter que le membre du personnel peut perdre la protection dont il bénéficie s’il
émet des allégations abusives ou préjudiciables dont il ne peut prouver le caractère honnête ou
raisonnable. Il en résulte que si un membre du personnel envisage une transmission
d'informations au sens des présentes lignes directrices, il est préférable qu’il laisse les faits
parler d’eux-mêmes.
De même, si le membre du personnel se livre à une transmission d'informations à des fins
d’enrichissement personnel, par exemple en vendant les informations à des tiers, il perdrait
cette protection puisqu’il ne s’agirait plus d'une transmission d'informations légitime au sens
des règles relatives à la transmission d'informations en cas de dysfonctionnements.
Enfin, si le membre du personnel est lui-même impliqué dans les irrégularités graves en cause
et décide de se manifester et de signaler celles-ci, ce fait pourrait constituer une circonstance
atténuante de poids dans le cadre des procédures disciplinaires qui en résulteraient, mais il ne
s’agit pas d’une transmission d'informations proprement dite au sens des présentes lignes
directrices de nature à lui garantir une protection totale contre des suites disciplinaires sur la
base des règles en matière de transmission d'informations en cas de dysfonctionnements.
4. RETOUR D’INFORMATIONS VERS L'INFORMATEUR
Conformément à l’article 22 ter du statut, l’OLAF et la Commission doivent fournir à
l'informateur une indication du délai nécessaire pour engager l’action qui s’impose. Si aucune
action n’est engagée dans ce délai, ou si l'informateur peut démontrer que le délai fixé n’est
pas raisonnable compte tenu de toutes les circonstances pertinentes, il peut faire part de ses
craintes à l’une des institutions susmentionnées.
Il y a lieu de noter que l'informateur a le droit d’être informé dans les 60 jours du délai
nécessaire pour engager l’action qui s’impose, mais qu’il appartient à l’OLAF et/ou à la
Commission de définir les mesures à prendre.
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10
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5. CONSEILS ET ASSISTANCE
Bien que le signalement d’irrégularités graves soit une obligation imposée par le statut,
certains membres du personnel pourraient hésiter à se manifester et à faire part de leurs
préoccupations. Aussi la Commission propose-t-elle conseils et assistance aux informateurs
(potentiels), sur une base confidentielle et impartiale, afin d’aider les membres du personnel
qui se demandent s’ils doivent ou non rapporter certains faits.
La fourniture de conseils aux informateurs potentiels à un stade précoce contribue également
à empêcher les transmissions d'informations inopportunes, lesquelles pourraient faire naître
des frustrations chez le membre du personnel concerné et nuire aux intérêts et à la réputation
de la Commission. En ce sens, ce service d’orientation atténue les risques de conflits liés à des
transmissions d'informations.
Jusque récemment, c’est l’unité de conseil judiciaire et juridique de l’OLAF qui assumait la
fonction d’orientation et d’assistance. Toutefois, l’expérience tend à démontrer que cette
fonction gagne à être assumée par un point de contact n’ayant pas de lien avec la fonction
d’enquête de l’OLAF, notamment parce que la responsabilité de l’assistance fournie aux
informateurs incombe essentiellement à la Commission en tant qu’employeur.
En accord avec l’OLAF, il a donc été décidé de transférer cette fonction aux réseaux de
correspondants «éthique» de la Commission. Chaque DG et chaque service de la Commission
désignent un ou plusieurs correspondants «éthique»14, qui sont formés pour fournir une
assistance au personnel sur les questions éthiques, et plus particulièrement en matière de
transmission d'informations en cas de dysfonctionnements.
Ces fonctionnaires désignés fourniront des conseils, sur une base confidentielle et impartiale,
et indiqueront, par exemple, si les informations en question relèvent des règles en matière de
transmission d'informations en cas de dysfonctionnements, quelle filière de notification est la
plus appropriée pour le type d’informations concerné, ou quelles sont les autres procédures
disponibles au cas où ces informations ne relèvent pas de la transmission d'informations en
cas de dysfonctionnements. Ces fonctionnaires pourront également fournir des conseils et une
orientation aux membres du personnel sur les mesures de protection dont ceux-ci pourraient
vouloir bénéficier après avoir signalé un dysfonctionnement.
L’existence de ce service d’orientation n’empêche évidemment pas le membre du personnel
concerné de consulter son supérieur hiérarchique ou un service spécialisé15.
De plus, le système de signalement des fraudes de l’OLAF, accessible en ligne, donne aux
informateurs potentiels hésitant à se manifester la possibilité de s’entretenir avec des
enquêteurs de l’OLAF, ce qui permet aux membres du personnel en question de vérifier si les
informations en leur possession sont du ressort de l’OLAF.
En cas de doute, il est conseillé aux membres du personnel de faire appel à l’assistance qui
leur est offerte lorsqu’ils envisagent de signaler des faits au titre des règles en matière de
transmission d'informations en cas de dysfonctionnements.
14
http://myintracomm.ec.europa.eu/hr_admin/fr/ethics/Pages/index.aspx
15
OLAF, IDOC, DG HR.B.1 (Éthique, droits et obligations) ou SG.DSG1.B.4 (Déontologie du service
public), par exemple.
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6. ROLE DU PERSONNEL D’ENCADREMENT
L’obligation, pour le personnel d’encadrement, de notifier à l’OLAF les informations reçues
sur la base des règles en matière de transmission d'informations en cas de dysfonctionnements
ne les dégage pas, en soi, de leurs propres responsabilités, et ne les dispense donc pas de
prendre les mesures qui s’imposent.
Par conséquent, il appartient au personnel d’encadrement de se demander si les éléments de
preuve avancés révèlent des manquements auxquels il peut être remédié ou si, outre la
transmission des informations à l’OLAF, des mesures supplémentaires doivent être prises.
Ainsi, lorsqu’après réception de telles informations, il apparaît qu’un changement dans les
procédures ou dans l’organisation pourrait prévenir le risque d’éventuels manquements
professionnels graves à l’avenir, il convient d’envisager de prendre de telles mesures, voire de
les prendre dès que possible, le cas échéant. Il s’agira de veiller à ce que ces mesures ne
nuisent pas aux futures enquêtes de l’OLAF relatives aux faits rapportés. En cas de doute, le
personnel d’encadrement est dès lors invité à consulter l’OLAF avant de prendre une
quelconque mesure de ce type.
7. COMMUNICATION ET SENSIBILISATION
Afin de sensibiliser davantage le personnel aux dispositions en matière de transmission
d'informations en cas de dysfonctionnements, les présentes lignes directrices feront l’objet
d’une publicité appropriée via les canaux de communication internes de la Commission et
elles figureront dans le matériel didactique fourni à l’occasion des cours et formations de la
Commission sur la déontologie et l’intégrité.
8. REVISION
L’application pratique et l’efficacité des présentes lignes directrices en matière de
transmission d'informations en cas de dysfonctionnements seront évaluées à l’issue d’une
période de trois ans suivant leur adoption. À la lumière des résultats de cette évaluation, les
présentes lignes directrices feront l’objet d’une révision, le cas échéant.
9. DISPOSITION FINALE
La présente communication remplace la communication du vice-président Kinnock à la
Commission du 9 février 2004 intitulée «Comment renforcer l’application efficace des règles
relatives à la dénonciation des dysfonctionnements et la protection des informateurs»
[SEC(2004) 151/2], qui est abrogée.
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ANNEXE 1: Statut – articles relatifs à la transmission d'informations en cas de
dysfonctionnements graves
Article 22 bis
1. Le fonctionnaire qui, dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions, a
connaissance de faits qui peuvent laisser présumer une activité illégale éventuelle, notamment
une fraude ou une corruption, préjudiciable aux intérêts des Communautés, ou une conduite
en rapport avec l’exercice de ses fonctions pouvant constituer un grave manquement aux
obligations des fonctionnaires des Communautés, en informe immédiatement son supérieur
hiérarchique direct ou son directeur général ou encore, s’il le juge utile, le secrétaire général,
ou toute personne de rang équivalent, ou directement l’Office européen de lutte antifraude.
Toute information mentionnée au premier alinéa est transmise par écrit.
Le présent paragraphe s’applique en cas de manquement grave à une obligation similaire
commis par un membre d’une institution, toute autre personne au service d’une institution ou
tout prestataire de services agissant pour le compte d’une institution.
2. Le fonctionnaire recevant l’information visée au paragraphe 1 communique immédiatement
à l’Office européen de lutte antifraude tout élément de preuve dont il a connaissance, pouvant
laisser présumer l’existence des irrégularités visées au paragraphe 1.
3. Le fonctionnaire qui a communiqué l’information visée aux paragraphes 1 et 2 ne subit
aucun préjudice de la part de l’institution, pour autant qu’il ait agi de bonne foi.
4. Les paragraphes 1 à 3 sont inapplicables aux documents, pièces, rapports, notes ou
informations, quel qu’en soit le support, détenus aux fins, créés ou communiqués au
fonctionnaire dans le cadre du traitement d’une affaire juridictionnelle, pendante ou clôturée.
Article 22 ter
1. Le fonctionnaire qui divulgue les informations visées à l’article 22 bis au président de la
Commission, au président de la Cour des comptes, au président du Conseil, au président du
Parlement européen ou au médiateur européen, ne subit aucun préjudice de la part de
l’institution à laquelle il appartient, pour autant que les deux conditions énumérées ci-après
soient remplies:
a) le fonctionnaire estime, de bonne foi, que l’information divulguée, et toute allégation
qu’elle recèle, sont essentiellement fondées, et
b) le fonctionnaire a préalablement communiqué cette même information à l’Office européen
de lutte antifraude ou à son institution et a laissé à l’Office ou à cette institution le délai fixé
par l’Office ou par l’institution, compte tenu de la complexité de l’affaire, pour engager
l’action qui s’impose. Le fonctionnaire est dûment informé de ce délai dans les 60 jours.
2. Le délai visé au paragraphe 1 ne s’applique pas lorsque le fonctionnaire peut démontrer
qu’il n’est pas raisonnable compte tenu de l’ensemble des circonstances de l’affaire.
3. Les paragraphes 1 et 2 sont inapplicables aux documents, pièces, rapports, notes ou
informations, quel qu’en soit le support, détenus aux fins du traitement d’une affaire
juridictionnelle, pendante ou clôturée, créés ou communiqués au fonctionnaire dans le cadre
d’un tel traitement.
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ANNEXE 2: FILIÈRES DE TRANSMISSION D'INFORMATIONS EN CAS DE
DYSFONCTIONNEMENTS GRAVES
Membre du personnel
Possibilité d'un dialogue préalable avec
un membre du personnel s
pécialisé
–
système de signalement des fraudes de
l’OLAF
–
conseils et assistance des
correspondants «éthique»
–
autres services COM spécialisés
ou supérieurs hiérarchiques
Mécanisme interne de transmission
d'informations en cas de
dysfonctionnements graves
Retour d’information
Retour d’information
Option 1: hiérarchie /
Option 2: OLAF
secrétaire général
Mécanisme externe de
transmission d'informations en cas de
dysfonctionnements en
dernier ressort
(Président CdC/CONSEIL/PE/ME)
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