This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'UK Erasmus+ National Agency - Contractual obligations'.


GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Ref. Ares(2016)3996406 - 29/07/2016
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
This document is the basic template for mono-beneficiary grant agreements between the National Agency 
(NA) and the beneficiary of a grant for a project under Erasmus+ Programme, where the beneficiary of the 
grant is a single organisation. Erasmus+ activities to which this template applies are: 

 
Key Action 1: mobility projects in the fields of school education, vocational education and training, 
higher education, and adult education; 

 
Key Action 2: Strategic partnerships exclusively between schools; 
 
Key Action 3: Structured dialogue in the youth field, in case there is only one participating 
organisation  

 
The footnotes are internal instructions for NAs only and will be deleted in the actual grant agreements used.  
 
Options [in italics in square brackets] not used will be deleted by NAs. 
 
The template agreement date in the header must be kept across the document.  
  
 
 
GRANT AGREEMENT for a: 
Project under the ERASMUS+ Programme1  
AGREEMENT NUMBER – «AgreementNumber» 
 
[full official name of the NA]  
[official legal form] 
[official registration No] 
[official address in full] 
[VAT number], 
The National Agency (hereinafter referred to as "the NA"), represented for the purposes of 
signature  of  this  Agreement  by  [function,  forename  and  surname],  and  acting  under 
delegation by the European Commission, hereinafter referred to as “the Commission”. 
on the one part, 
and 
Name (in local characters): «ApplicantNameInLocalCharacterSet» 
Name (in Latin characters): «ApplicantNameInLatinCharacterSet» 
«OrganisationName» 
Legal form: «ApplicantLegalForm» 
Registation number: «ApplicantRegistrationNumber» 
VAT: «ApplicantVATNumber» 
 
PIC: «ApplicantPICNumber» 
 
Address: «ApplicantStreet» 
POBox: «ApplicantPOBox» 
Postal code and city: «ApplicantPostalCode» «ApplicantCity» 
                                                            
1 Reference to the Programme Decision 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
CEDEX (France only): «ApplicantCedex» 
Country: «Applicantcountry» 
 
 [NA  to  delete  items  from  the  list  as  necessary  depending  on  the  action  concerned:  
compulsory for KA1 - Higher education, optional for Vocational Education and Training] 
  
[Option 1 – ECHE] 
Erasmus ID code: «ApplicantErasmusCode» 
 
[Option 2 – VET mobility] 
Erasmus+ VET Mobility Charter: «ApplicantVETAccreditationNumber» 
 
hereinafter referred to as “the beneficiary”, represented for the purposes of signature of this 
Agreement 
by 
«ApplicantLegalContactFunction» 
«ApplicantLegalContactFirstName» 
«ApplicantLegalContactLastName» 
on the other part, 
HAVE AGREED  
to the Special Conditions (hereinafter referred to as “the Special Conditions”) Part I,  the 
General Conditions (hereinafter referred to as “the General Conditions”) Part II and the 
following Annexes: 
Annex I        Description of the Project – sections […….] of the grant application  
Annex II       Estimated budget 
Annex III 
Financial and contractual rules   
Annex IV 
Templates for agreements documents to be used between beneficiary and 
participants [ applicable only to Key Action 1] 
which form an integral part of this Agreement, hereinafter referred to as "the Agreement".  
The terms set out in the Special Conditions shall take precedence over those set out in the 
General Conditions, as published on [NA to include reference to relevant hyperlink].  
The  terms  set  out  in  the  Special  Conditions  and  in  the  General  Conditions  shall  take 
precedence over those set out in the Annexes.  
The terms set in Annex III shall take precedence over those set out in the other Annexes.  
The terms set in Annex II shall take precedence over those set in Annex I.  

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
PART I - SPECIAL CONDITIONS 
 
ARTICLE I.1 – SUBJECT MATTER OF THE AGREEMENT  
I.1.1  The  NA  has  decided  to  award  a  grant,  under  the  terms  and  conditions  set  out  in  the 
Special  Conditions,  the  General  Conditions  and  the  other  Annexes  to  the  Agreement, 
for  the    Project  entitled  [NA  to  insert  title  of  the  Project  in  bold  as  provided  in  the 
application form] ("the  Project") under the Erasmus+ Programme, [NA to delete items 
from the list as necessary depending on the action concerned: Key Action 1: Learning 
Mobility  of  Individuals/Key  Action  2:  School-to-School  Strategic  Partnerships/Key 
Action 3: Structured Dialogue  - Meetings between young people and decision makers 
in the field of youth], as described in Annex I.  
 
I.1.2  With  the  signature  of  the  Agreement,  the  beneficiary  accepts  the  grant  and  agrees  to 
implement the Project, acting on its own responsibility.  
 
I.1.3  [NA  to  select  and  complete  in  case  of  higher  education  projects  and  VET  mobility 
activities if the beneficiary is holding an Erasmus+ VET Mobility Charter] 
 
 
The  beneficiary  will  comply  with  [the  Erasmus  Charter  for  Higher  Education][  the 
commitments made when applying for the Erasmus+ VET Mobility Charter and those 
in the VET Quality Commitment.]  
 
 
ARTICLE I.2 – ENTRY INTO FORCE OF THE AGREEMENT AND DURATION  
I.2.1  The Agreement shall enter into force on the date on which the last party signs. 
 
I.2.2  The Project shall run between «ProjectStartDate» and «ProjectEndDate» both inclusive. 
 
 
ARTICLE I.3 - MAXIMUM AMOUNT AND FORM OF THE GRANT  

 
I.3.1  Maximum grant awarded 
 
The grant shall be of a maximum amount of EUR «ProjectGrantApproved» and shall take 
the  form  of  unit  contributions  and  reimbursement  of  eligible  costs  actually  incurred,  in 
accordance with the following provisions: 
(a)  eligible costs as specified in Article II.16; 
(b) estimated budget as specified in Annex II; 
(c)  financial rules as specified in Annex III. 
 
I.3.2  Budget transfers without amendment 
 
Without prejudice to Article II.11  [For VET, AE, SE, Youth and Higher Education mobility 
between Programme and Partner Countries :and provided that the Project is implemented as 
described  in  Annex  I],  the  beneficiary  is  allowed  to  adjust  the  estimated  budget  set  out  in 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
Annex II [HE mobility between Programme Countries: and the related activities described in 
Annex I], by transfers between the different budget categories, without this adjustment being 
considered as an amendment of the Agreement within the meaning of Article II.11 provided 
that the following rules are respected: 
 
 
[NA  to  select  applicable  section  for  the  Key  Action  and  field  concerned  by  the  grant 
agreement]  
 
[Key Action 1 - HIGHER EDUCATION mobility between Programme Countries 
 
(a)  The  beneficiary  is  allowed  to  transfer  up  to  50%  of  the  funds  initially  allocated  for 
organisational  support  to  individual  support  [and  travel  [where  applicable]]  for 
student mobility or individual support and travel for staff mobility;  
(b) The beneficiary is allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for individual 
support  [and  travel  [where  applicable]]  of  student  mobility  for  studies  to  individual 
support [and travel [where applicable]] of student mobility for traineeships;  
(c)  The beneficiary is allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for individual 
support  [and  travel  [where  applicable]]  of  student  mobility  for  traineeships  to 
individual support [and travel [where applicable]] of student mobility for studies;  
(d) The beneficiary is allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel and 
individual  support  for  staff  mobility  to  individual  support  [and  travel  [where 
applicable] of student mobility.] 
[Key Action 1- HIGHER EDUCATION mobility between Programme and Partner Countries 
(a)  The  beneficiary  is  allowed  to  transfer  up  to  50%  of  the  funds  allocated  for 
organisational  support  to  individual  support  and  travel  for  student  and/or  staff 
mobility.]  
[Key Action 1 - SCHOOL EDUCATION/ADULT EDUCATION 
 
(a)  The  beneficiary  is  allowed  to  transfer  up  to  100%  of  the  funds  allocated  for 
organisational support to travel and individual support;  
(b) The beneficiary is not allowed to transfer any funds to organisational support; 
(c)  The  beneficiary  is  allowed  to  transfer  funds  allocated  from  any  budget  category  to 
special  needs  support,  even  if  initially  no  funds  were  allocated  for  special  needs 
support as specified in Annex II.] 
 
[Key Action 1  - VOCATIONAL EDUCATION AND TRAINING 
 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(a)  The  beneficiary  is  allowed  to  transfer  up  to  100%  of  the  funds  allocated  for 
organisational support to travel and individual support; 
 
(b) The  beneficiary  is  allowed  to  transfer  funds  allocated  from  any  budget  category  to 
special  needs  support,  even  if  initially  no  funds  were  allocated  for  special  needs 
support as specified in Annex II; 
 
(c)  The beneficiary is allowed to transfer up to 50% of the funds allocated for linguistic 
support to travel and individual support of learners; 
(d) The beneficiary is allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel and 
individual support of staff mobility to travel and individual support of learners; 
(e)  The beneficiary is allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel and 
individual  support  of  learner  mobility  for  learners  in  VET  schools  to  travel  and 
individual support for learners in companies ; 
(f)  The beneficiary is allowed to transfer up to 100% of the funds allocated for travel and 
individual  support  of  learner  mobility  for  learners  in  companies  to  travel  and 
individual support for learners in VET schools] 
[Key Action 2 - STRATEGIC PARTNERSHIPS BETWEEN SCHOOLS ONLY 
 
(a)  The  beneficiary  is  allowed  to  transfer  up  to  20%  of  the  funds  allocated  for  Project 
management  and  implementation,  Transnational  Project  Meetings,  Intellectual 
Outputs,  Multiplier  Events,  Learning/teaching/training  activities  and  Exceptional 
costs to any other budget category with the exception of the budget categories Project 
management and implementation and Exceptional costs. 
 
(b) Any  budget  transfer  shall  result  in  an  increase  of  maximum  20%  of  the  amount 
awarded to that budget category as specified in Annex II. 
 
(c)  The beneficiary is allowed to transfer funds allocated for any budget category to the 
budget  category  Special  needs  support,  even  if  no  funds  are  allocated  for  Special 
needs support as specified in Annex II. In such case the maximum increase of 20% of 
the budget category Special needs support shall not apply. 
 
(d) By derogation to point (a) of the present Article, the beneficiary is allowed to transfer 
funds  allocated  for  any  budget  category  except  Special  needs  support  to  the  budget 
category Exceptional costs in order to contribute to the costs of a financial guarantee 
in so far as required by the NA in Article I.4.1 and even if no funds are allocated for 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
Exceptional  costs  as  specified  in  Annex  II.  In  such  case  the  maximum  increase  of 
20% of the budget category Exceptional costs shall not apply.] 
 
[Key Action 3 – STRUCTURED DIALOGUE IN THE YOUTH FIELD
 
 
(a)  The beneficiary is allowed to transfer funds only between activities of the same type, 
the activity types being international/transnational meetings and national meetings;  
 
(b) In accordance with point a) above, the beneficiary is allowed to transfer up to 100% 
of the funds allocated to budget categories based on unit contribution for activities 
within the same activity type; 
 
(c)  In accordance with point a) above, the beneficiary is allowed to transfer up to 10% of 
the funds allocated to budget categories based on reimbursement of eligible costs for 
activities within the same activity type.] 
 
 
ARTICLE I.4 – REPORTING AND PAYMENT ARRANGEMENTS  
The following reporting and payment provisions2 shall apply: 
 
I.4.1  First pre-financing payment  
 
The pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. 
 
                                                            
2 [1. Normal payment schedule for grant agreements of maximum two years included: normally one pre-
financing payment of 80% and a balance payment of 20%; in the case of Key Action 1 in Higher Education, the 
balance payment will be normally replaced by a further pre-financing based on an interim report. However, in 
case of lack of sufficient payment appropriations, the NA may: 
a)  reduce the first pre-financing to a percentage between 60 and 80% and apply a balance 
payment of 40-20% of the maximum grant amount, or  
b)  split the first pre-financing into two payments without interim report , whereby the total of 
both payments amounts to 80% of the maximum grant amount and a balance payment of 
20% of the maximum grant amount.  
2. Normal payment schedule for grant agreements of more than two years: one pre-financing of 40% upon 
signature of the agreement, one further pre-financing of 40% based on an interim report and a balance 
payment of 20% of the maximum grant amount.] 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
[NA  to  choose  between  the  following  options.  N.B.  In  case  precautionary  measures  are 
needed to protect loss of EU funds (e.g. weak financial capacity of the beneficiary), the NA 
will adapt Article I.4.1 to the individual case concerned.] 
 
Option  1:  for  projects  of  maximum  2  years  and  in  case  of  a  single  first  pre-financing 
payment: 
 
The  NA  shall  pay  to  the  beneficiary  within  30  days  following  the  entry  into  force  of  the 
Agreement [or, if applicable: following the receipt of a financial guarantee of EUR […]3] a 
first pre-financing payment of EUR  […] corresponding  to [NA to  set a percentage between 
60 and 80%]  [60-80]% of the maximum grant amount specified in Article I.3.1. 
 
Option 2: for projects of maximum 2 years and in case the first pre-financing payment is split 
in two instalments: 
 
The NA shall pay the first pre-financing to the beneficiary in two instalments as follows: 
 
  Within  30  days  following  the  entry  into  force  of  the  Agreement  [or,  if  applicable: 
following  the  receipt  of  a  financial  guarantee  of  EUR  […]4]  a  first  payment  of  EUR 
[…] corresponding to [NA to set a percentage between 40 and 60%]  [40-60]% of the 
maximum grant amount specified in Article I.3.1; 
  By [NA to insert date] a second payment of EUR […] corresponding to [NA to set a 
percentage between 40 and 20%, which if added up with the percentage set for the first 
payment should reach 80% of the  amount in Article I.3.1]  [40-20]% of the maximum 
grant amount specified in Article I.3.1. 
 
Option 3: for projects of more than 2 years: 
 
The  NA  shall  pay  to  the  beneficiary  within  30  days  following  the  entry  into  force  of  the 
Agreement [or, if applicable: following the receipt of a financial guarantee of EUR […]5] a 
first  pre-financing  payment  of  EUR  […]  corresponding  to  40%  of  the  maximum  grant 
amount specified in Article I.3.1. 
 
Option 4: NA to include a special clause in case pre-financing is split in several installments 
based on the financial capacity of the coordinator:
  
By [NA to insert date], the coordinator shall [NA to complete as necessary]. 
 
 
I.4.2  Interim reports and further pre-financing payments 
 
                                                            
3 [the amount equal to the pre-financing to be paid]. 
4 [the amount equal to the pre-financing to be paid]. 
5 [the amount equal to the pre-financing to be paid]. 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
[NA to choose between the following five options.  
 
For  KA1  –  Higher  education  only  option  1  applies  except  if  precautionary  measures  are 
applied to the Agreement. 
 
For  KA2  –  School  to  School  Strategic  Partnerships  of  more  than  two  years  only  option  2 
applies except if precautionary measures are applied to the Agreement. 
 
KA3 - Youth, only option 4 applies] 
 
 
Option 1:
 NA to select if a further pre-financing payment is foreseen:
  
 
By  [NA  to  insert  date]6,  the  beneficiary  shall  complete  an  interim  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+ (if available), covering the reporting period 
from the beginning of the implementation of the Project specified in Article I.2.2 to [date to 
be specified by NA].  
 
In so far as the interim report demonstrates that the beneficiary has used at least 70% of the 
amount of first pre-financing payment, the interim report shall be considered as a request for 
a  further  pre-financing  payment  and  shall  specify  the  amount  requested  up  to  EUR  […] 
corresponding to [40-20]% of the total maximum amount specified in Article I.3.1. 
 
Where the interim report shows that less than 70% of the previous pre-financing payment(s) 
paid has been used to cover costs of the Project, [NA to select and complete as appropriate:  
 
either  [the  amount  of  the  new  pre-financing  to  be  paid  shall  be  reduced  by  the  difference 
between  the  70%  threshold  and  the  amount  used.  The  beneficiary  shall  submit  a  further 
interim  report  including  a  request  for  payment  for  the  remaining  part  of  the  pre-financing 
amounting  to  a  total  of  maximum  80%  of  the  maximum  grant  amount  specified  in  Article 
I.3.1  [by  [date  to  be  specified  by  NA]]/[once  at  least  70  %  of  the  amount  of  first  pre-
financing payment has been used.] 
 
Or
  [the  beneficiary  shall  submit  a  further  interim  report  [NA  to  select  one  of  the  two 
following options: [by [date to be specified by NA]]/[once at least 70 % of the amount of first 
pre-financing  payment  has  been  used],  which  shall  be  considered  as  a  request  for  a  further 
pre-financing  payment  and  shall  specify  the  amount  requested  EUR  […]  corresponding 
to[40-20]% of the maximum amount specified in Article I.3.1.].   
 
Without prejudice to Articles II.17.2 and II.17.3 and following approval of the report by the 
NA,  the  NA  shall  pay  to  the  beneficiary  the  further  pre-financing  payment  within  [60]  /(or 
earlier if required by the rules applicable to the NA within) […] calendar days on receipt of 
the interim report completed in Mobility Tool+, (if available). 
 
                                                            
6 [the beneficiary has to be given reasonable period of time in order to complete the interim report after the 
reporting period ends] 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
Where the [NA to specify: first/second] interim report shows that the beneficiary will not be 
able  to  use  the  maximum  grant  amount  as  specified  in  Article  I.3.1  within  the  contractual 
period defined in Article I.2.2, the NA will issue an amendment reducing the maximum grant 
amount accordingly and, in case the reduced maximum grant amount is less than the amount 
of  pre-financing  transferred  to  the  coordinator  until  that  date,  recover  the  excess  amount  of 
pre-financing from the coordinator in accordance with Article II.19.   
 
Option  2:  NA  to  select  if  a  further  pre-financing  payment  is  foreseen  (applicable  to  KA2  – 
School-to-School Strategic Partnerships of more than two years): 
 
By  [NA  to  insert  date]7,  the  beneficiary  shall  complete  a  progress  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+, (if available), covering the reporting period 
from the beginning of the implementation of the Project specified in Article I.2.2 to [date to 
be specified by NA].  
 
By [NA to insert date] or once at least 70% of the first pre-financing payment has been used 
to  cover  costs  of  the  Project,  the  beneficiary  shall  complete  an  interim  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+, (if available), covering the reporting period 
from [NA to insert date of the progress report] to [date to be specified by NA].  
In so far as the interim report demonstrates that the beneficiary has used at least 70% of the 
amount of first pre-financing payment, the interim report shall be considered as a request for 
a  further  pre-financing  payment  and  shall  specify  the  amount  requested  up  to  EUR  […] 
corresponding to 40% of the total maximum amount specified in Article I.3.1. 
 
Where the interim report shows that less than 70% of the first pre-financing payment paid has 
been used to cover costs of the Project, [NA to select and complete as appropriate:  
 
either  [the  amount  of  the  new  pre-financing  to  be  paid  shall  be  reduced  by  the  difference 
between  the  70%  threshold  and  the  amount  used.  The  beneficiary  shall  submit  a  further 
interim  report  including  a  request  for  payment  for  the  remaining  part  of  the  pre-financing 
amounting  to  a  total  of  maximum  80%  of  the  maximum  grant  amount  specified  in  Article 
I.3.1  [by  [date  to  be  specified  by  NA]]/[once  at  least  70  %  of  the  amount  of  first  pre-
financing payment has been used.] 
 
Or
  [the  beneficiary  shall  submit  a  further  interim  report  [NA  to  select  one  of  the  two 
following options: [by [date to be specified by NA]]/[once at least 70 % of the amount of first 
pre-financing  payment  has  been  used],  which  shall  be  considered  as  a  request  for  a  further 
pre-financing  payment  and  shall  specify  the  amount  requested  EUR  […]  corresponding  to 
40% of the maximum amount specified in Article I.3.1.].   
 
Without prejudice to Articles II.17.2 and II.17.3 and following approval of the report by the 
NA,  the  NA  shall  pay  to  the  beneficiary  the  further  pre-financing  payment  within  [60]  /(or 
                                                            
7 [the beneficiary has to be given reasonable period of time in order to complete the interim report after the 
reporting period ends] 

 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
earlier if required by the rules applicable to the NA within) […] calendar days on receipt of 
the interim report completed in Mobility Tool+. 
 
Option  3:  NA  to  select  if  no  further  pre-financing  is  foreseen  but  an  interim  report  is 
required: 
 
By  [NA  to  insert  date],  the  beneficiary  shall  complete  an  interim  report  on  the 
implementation of the Project in Mobility Tool+, (if available), covering the reporting period 
from the beginning of the implementation of the Project specified in Article I.2.2 to [date to 
be specified by NA]. 
 
Option  4:  NA  to  select  if  no  further  pre-financing  is  foreseen  and  no  interim  report  is
 
required: 
 
Not applicable.  
 
Option 5: NA to include a special clause in case pre-financing is split in several installments 
based on the financial capacity of the coordinator: 
By [NA to insert date], the beneficiary shall [NA to complete as necessary]. 
 
 
 
I.4.3  Final report and request for payment of the balance  
 
[for  KA2  school-to-school  Strategic  Partnerships,  if  beneficiary  is  coordinator:]  [Within  60 
[or shorter period to be specified by the NA] calendar days after the end date of the Project 
specified in Article I.2.2, the beneficiary shall complete a final report in  Mobility Tool+ on 
the  implementation  of  the  Project,  based  on  the  contributions  received  from  the  partner 
organisation(s),  and  upload  all  project  results  in  VALOR,  as  specified  in  article I.10.2.  The 
report  must  contain  the  information  needed  to  justify  the  amount  requested  on  the  basis  of 
unit contributions where the grant takes the form of the reimbursement of unit contributions 
or the eligible costs actually incurred in accordance with Article II.16 and Annex III.]  
 
[for KA2, if beneficiary is partner organisation:] [Within 60 [or shorter period to be specified 
by  the  NA]  calendar  days  after  the  end  date  of  the  Project  specified  in  Article  I.2.2,  the 
beneficiary shall contribute to the final report on the implementation of the part of the Project 
for  which  he  is  responsible.  The  final  report  shall  be  completed  in  Mobility  Tool+  by  the 
coordinator organisation. This contribution must contain the information needed to justify the 
amount  requested  on  the  basis  of  unit  contributions  where  the  grant  takes  the  form  of  the 
reimbursement of unit contributions or the eligible costs actually incurred in accordance with 
Article II.16 and Annex III.] 
 
[for all other fields:] [Within 60 [or shorter period to be specified by the NA] calendar days 
after  the  end  date  of  the  Project  specified  in  Article  I.2.2,  the  beneficiary  shall  complete  a 
final report on the implementation of the Project in Mobility Tool+. This report must contain 
the  information  needed  to  justify  the  amount  requested  on  the  basis  of  unit  contributions 
where the grant takes the form of the reimbursement of unit contributions or the eligible costs 
actually incurred in accordance with Article II.16 and Annex III.]  
10 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
The final report is considered as the beneficiary’s request for payment of the balance of the 
grant. 
 
The beneficiary shall certify that the information provided in the request for payment of the 
balance is full, reliable and true. It shall also certify that the costs incurred can be considered 
eligible in accordance with the  Agreement and that the request for payment is substantiated 
by adequate supporting documents that can be produced in the context of the checks or audits 
described in Article II.20.  
 
I.4.4  Payment of the balance  
 
The  payment  of  the  balance,  which  may  not  be  repeated,  is  intended  to  reimburse  or  cover 
after  the  end  of  the  period  set  out  in  Article  I.2.2  the  remaining  part  of  the  eligible  costs 
incurred by the beneficiary for its implementation.  
 
Without  prejudice  to  Articles  II.17.2  and  II.17.3,  on  receipt  of  the  documents  referred to  in 
the  final  report,  the  NA  shall  pay  the  amount  due  as  the  balance  within  [60]  [or  earlier  if 
required by the rules applicable to the NA: […]] calendar days. 
 
This  amount  shall  be  determined  following  approval  of  the  final  report  and  in  accordance 
with the fourth subparagraph. Approval of the final report shall not imply recognition of the 
regularity  or  of  the  authenticity,  completeness  and  correctness  of  the  declarations  and 
information it contains. 
 
The  amount  due  as  the balance  shall  be  determined  by  deducting,  from  the  final  amount  of 
the  grant  determined  in  accordance  with  Article  II.18,  the  total  amount  of  pre-financing 
already  made.  Where  the  total  amount  of  earlier  payments  exceeds  the  final  amount  of  the 
grant determined in accordance with  Article II.18, the payment of the balance may take the 
form of a recovery as provided for by Article II.19.  
 
I.4.5  Non-submission of documents 
 
Where the beneficiary has failed to submit an interim report due or final report, the NA shall 
send a formal reminder within 15 calendar days of the deadline. If the beneficiary still fails to 
submit such report within 30 calendar days following this reminder, the NA reserves the right 
to  terminate  the  Agreement  in  accordance  with  Article  II.15.2.1(b),  and  request  the 
reimbursement of the full amount of pre-financing payments in accordance with Article II.19. 
 
I.4.6  Language of requests for payments and reports  
 
[for KA1 and KA2 School to School Strategic Partnerships if beneficiary is the coordinator: 
The  beneficiary  shall  submit  all  requests  for  payments  and  reports  in  [NA  to  specify  the 
language].  
 
[for KA2 School to School Strategic Partnerships, if beneficiary is partner organisation:] The 
beneficiary  shall  submit  all  requests  for  payments  and  reports  in  the  language  of  the 
application, as specified in Annex I or in [NA to specify the language].  
11 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
 
I.4.7  Conversion of costs incurred in another currency into euro 
 
[If  the  NA  prefers to  apply  an  alternative  conversion  rate  to  that  specified  in  Art.II.17.6  or 
the national law establishes different obligations: 
By way of  derogation  to  Article II.17.6, any conversion into euro  of  costs incurred in other 
currencies shall be made by the beneficiary at the monthly accounting rate established by the 
Commission and published on its website8 applicable on the day when the [bank account of 
the beneficiary is credited with the first pre-financing payment]/[agreement is signed by the 
last of the two parties].] 
 
[If NA chooses  the  above option "[bank account of the beneficiary is credited]" and more 
than  one  pre-financing  payments  is  foreseen  If  Article  I.4.2  provides  for  a  second  or  more 
pre-financing  payments,  the  conversion  rate  shall  apply  for all  costs incurred  in  the  period 
from the date of transfer of the related pre-financing payment until the date of transfer of the 
next pre-financing payment.] 
 
 
 
ARTICLE I.5 – BANK ACCOUNT FOR PAYMENTS  
All payments shall be made to the beneficiary's bank account as indicated below: 
 
 
Name of bank: «BeneficiaryOrgBankName» 
Address of branch: «BeneficiaryOrgBranchAddress» 
 
Precise denomination of the account holder: «BeneficiaryOrgAccountHolder» 
 
Full account number (including bank codes): «BeneficiaryOrgAccountNumber»   
[IBAN code: «BeneficiaryOrgIBAN»]9 
 
 
ARTICLE I.6 - DATA CONTROLLER AND COMMUNICATION DETAILS OF THE 
PARTIES  

I.6.1  Data controller 
The entity acting as a data controller according to Article II.6 shall be: [insert name].10 
 
I.6.2   Communication details of the NA11 
                                                            
8 http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 
9 BIC or SWIFT code applies to for countries where the IBAN code does not apply. 
10 The data controller can be the National agency itself or a natural person designated to undertake his duties as 
foreseen in the National law transposing the Directive 95/46/EC as amended by Regulation 1882/2003. 
11 Both options in this paragraph could be used at the same time if communications for different purposes (e.g. 
reporting, amendment requests, questions) are to be addressed either through the following address or through 
 
12 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
Any communication addressed to the NA shall be sent to the following address: 
 
[Name of the NA] 
[Post code, town and country] 
E-mail address: [insert functional mailbox NA]
 
 
[If applicable: Any communication addressed to the NA for the purposes of [NA to specify the 
purposes  for  which  the  system  shall  apply]  shall  be  submitted  through  the  [following] 
electronic exchange system set up by the NA: […]. In this case, the second subparagraph of 
Article II.2.1 and the second subparagraph of Article II.2.2 shall not apply.] 

 
I.6.3  Communication details of the beneficiary12 
 
Any communication from the NA to the beneficiary shall be sent to the following address: 
 
«ApplicantContactPersonFirstName» 
«ApplicantContactPersonLastName» 
«ApplicantContactPersonFunction» 
Address: «ApplicantContactPersonStreet», POBox: «ApplicantContactPersonPOBox» 
Postal Code and City: «ApplicantContactPersonPostalCode» 
«ApplicantContactPersonCity» 
CEDEX (France only): «ApplicantContactPersonCedex» 
Country: «ApplicantContactPersonCountry» 
E-mail address: «ApplicantContactPersonEmail» 
 
[If applicable: Any communication from the NA to the beneficiary for the purposes of [NA to 
specify  the  purposes  for  which  the  system  shall  apply]  shall  be  submitted  through  the 
[following]  electronic  exchange  system  set  up  by  the  NA:  […].  In  this  case,  the  second 
subparagraph of Article II.2.1 and the second subparagraph of Article II.2.2 shall not apply.] 
 
 
ARTICLE I.7 - PROTECTION AND SAFETY OF PARTICIPANTS  
The beneficiary shall have in place effective procedures and arrangements to provide for the 
safety and protection of the participants in their Project.  
 
The  beneficiary  shall  ensure  that  insurance  coverage  is  provided  to  participants  involved  in 
mobility activities abroad. 
 
 
ARTICLE I.8 - APPLICABLE LAW AND SETTLEMENT OF DISPUTES 
                                                                                                                                                                                         
the electronic exchange system. In this case, please use the expression "for the purposes of" in both options. If 
only one of the options is used, please delete "for the purposes of". 
12 Both options in this paragraph could be used at the same time if communications for different purposes (e.g. 
information  on  payment,  questions)  are  to  be  addressed  either  through  the  following  address  or  through  the 
electronic exchange system. In this case, please use the expression "for the purposes of" in both options. If only 
one of the options is used, please delete "for the purposes of". 
13 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
I.8.1  The Agreement is governed by [insert the national law of the NA]. 
  
I.8.2  The  competent  court  determined  in  accordance  with  the  applicable  national  law  shall 
have  sole  jurisdiction  to  hear  any  dispute  between  the  NA  and  the  beneficiary 
concerning the interpretation, application or validity of this Agreement, if such dispute 
cannot be settled amicably. 
 
 [For  NAs  that  issue  acts  considered  administrative  acts  according  to  the  national  law:]An 
action  may  be  brought  against  an  act  of  the  NA  within  [specify  deadline  according  to  the 
national law] before [insert reference to the competent national court] according to [insert 
reference to the relevant provisions of the national law]. 
 
 
ARTICLE I.9 -  ADDITIONAL  PROVISIONS  ON  USE  OF  THE  RESULTS 
(INCLUDING INTELLECTUAL AND INDUSTRIAL PROPERTY RIGHTS)  

In addition to the provision of Article II.8.3, if the beneficiary produces educational materials 
under  the  scope  of  the  Project,  such  materials  shall  be  made  available  through  the  Internet, 
free of charge and under open licenses13. 
 
 
ARTICLE I.10 
- USE OF IT TOOLS  
I.10.1  Mobility Tool+ 
 
The  beneficiary  is  required  to  make  use  of  the  web  based  Mobility  Tool+  to  record  all 
information in relation to the mobility activities undertaken, including  activities with a zero 
grant from EU funds for the entire mobility period, and to complete and submit the Progress 
Report, Interim Report,(if available in Mobility Tool+) and Final reports. 
 
[Key Action 1- HIGHER EDUCATION, SCHOOL EDUCATION, ADULT EDUCATION, 
VET ] 
At  least  once  a  month  during  the  mobility  project,  the  beneficiary  must  encode  and  update 
any new information regarding the participants and the mobility activities. 
 
I.10.2  VALOR – Dissemination Platform 
 
For Key Action 1 and Key Action 3:] 
 
                                                            
13 Open licence – a way by which the owner of a work grants permission to others to use the resource. A license 
is associated to each resource. There are different open licences according to the extent of the permissions 
granted or the limitations imposed and the beneficiary is free to choose the specific license to apply to their 
work.  An open licence must be associated to each resource produced.  An open licence is not a transfer of 
copyrights or Intellectual Property Rights (IPR).    
14 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
The 
beneficiary 
may 
use 
the 
Dissemination 
Platform 
on 
the 
website 
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/  in  accordance  with  the  instructions 
provided in VALOR, to disseminate project results. 
 
 
[For Key Action 2:]  
 
[If beneficiary is the coordinator:  
The  coordinator  shall  input  the  deliverables  of  the  Project  in  VALOR,  the  programme 
Dissemination 
Platform 
on 
the 
website 
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-
plus/projects/ , in accordance with the instructions provided therein.  
The  approval  of  the  final  report  will  be  subject  to  the  upload  of  the  Project  deliverables  in 
VALOR by the time of its submission]  
[If  beneficiary  is  a  partner:  The  beneficiary  shall  provide  the  necessary  information  to  the 
Project  coordinator  in  order  to  input  the  deliverables  of  the  Project  in  VALOR,  the 
programme Dissemination Platform on the website http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-
plus/projects/ 
, in accordance with the instructions provided therein.  
The  approval  of  the  final  report  will  be  subject  to  the  upload  of  the  Project  deliverables  in 
VALOR by the time of its submission ] 
  
 
 
ARTICLE I.11 
- ADDITIONAL PROVISIONS ON SUBCONTRACTING  
[NA to keep only the text applicable to the Key Action concerned by the grant agreement] 
 
[For Key action 1 and Key Action 3 
 
By way of derogation, the provisions set out in points (c) and (d) of Article II.10.2 shall not 
apply.]  
 
[For Key action 2 
 
By  way  of  derogation  to  the  provisions  set  out  in  Article  II.10,  the  beneficiary  shall  not 
subcontract any activities funded from the budget category Intellectual outputs.  
 
By way of derogation, the provisions set out in points (c) and (d) of Article II.10.2 shall not 
apply to any of the budget categories except Exceptional costs.] 
 
 
ARTICLE I.12  
NOT  APPLICABLE  PROVISIONS  FROM  THE  GENERAL 
CONDITIONS 
 
15 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
The  following  provisions  of  Part  II  -  General  Conditions  of  this  Agreement  shall  not 
apply:[NA  to  list  the  references  of  the  respective  Articles  II.16.2.1-II.16.2.4  and  II.16.4.1-
II.16.4.3  that  do  NOT  apply  to  the  Agreement  depending  on  the  Key  Action  and  field 
concerned] II.16.X. 
  
[ARTICLE I.XX - SUPPORT TO PARTICIPANTS 
 
 
[For  Key  Action  1  and  Key  Action  2  in  case  Transnational  learning/teaching/training 
activities are awarded – for all fields] 
 
Where  the  implementation  of  the  Project  requires  giving  support  to  participants,  the 
beneficiary  shall  give  such  support  in  accordance  with  the  conditions  specified  in  Annex  I 
and Annex IV (if applicable), which shall at least contain: 
 
(a)  the maximum amount of financial support, which shall not exceed EUR 60 000 for 
each participant; 
(b) the criteria for determining the exact amount of the support;  
(c)  the activities for which the participant may receive support, on the basis of a fixed list;  
(d) the definition of the persons or categories of persons which may receive support; 
(e)  the criteria for giving the support. 
 [Only for HE mobility between Programme and Partner Countries: 
The beneficiary shall manage the entire budget for mobility between Programme and Partner 
Countries  including  all  associated  costs  with  incoming  and  outgoing  student  and  staff 
mobility. 
If  the  participant  receives  other  financial  support  than  Erasmus+  EU  funds,  information 
regarding this support may be included in the participant's grant agreement  according to the 
instructions  provided  in  the  template  of  the  grant  agreement  to  be  signed  with  the 
participant.] 
 
[For Key Action 1 and Key Action 3: 
In accordance with the documents provided in Annex IV, the beneficiary shall: 
–  Either  transfer  the  financial  support  for  [NA  to  select  the  applicable  budget  categories 
depending  on  the  field  and  type  of  participants:]  the  budget  categories  travel/individual 
support/linguistic  support/course  fees  in  full  to  the  participants  of  mobility  activities, 
applying the rates for unit contributions as specified in Annex III; 
16 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
–  Or provide the support for [NA to select the applicable budget categories depending on the 
field  and  type  of  participants:]  the  budget  categories  travel/individual  support/linguistic 
support/course  fees  to  participants  of  mobility  activities  in  the  form  of    provision  of  the 
required  travel/subsistence/linguistic  support  services/courses.  In  such  case,  the 
beneficiary  shall  ensure  that  the  provision  of  [NA  to  select  applicable  services:]  travel/ 
subsistence/linguistic support services/ courses will meet the necessary quality and safety 
standards.  [For  higher  education  between  Programme  Countries  only:]This  option  is 
allowed only for staff mobility activities. [For higher education between  Programme and 
Partner  Countries  only:]This  option  is  allowed  only  for  student  travel  and  staff  mobility 
activities. 
 
 [For Key Action 2] 
The beneficiary shall: 
–  Either  transfer  the  financial  support  for  [NA  to  select  the  applicable  budget  categories 
depending  on  the  Project:]  the  budget  categories  travel/individual  support/linguistic 
support  in  full  to  the  participants  of  Transnational  learning/teaching/training  activities, 
applying the rates for unit contributions as specified in Annex III; 
–  Or provide the support for [NA to select the applicable budget categories depending on the 
Project:]  the  budget  categories  travel/individual  support/linguistic  support  to  participants 
of  Transnational  learning/teaching/training  activities  in  the  form  of    provision  of  the 
required travel/subsistence/linguistic support services . In such case, the beneficiary shall 
ensure that the provision of travel, subsistence and linguistic support services will meet the 
necessary quality and safety standards. 
[For Key Action 1 and Key Action 2 School-to-School Strategic Partnerships:] 
 
The beneficiaries may combine the two options set out in the previous paragraph in so far as 
they ensure fair and equal treatment of all participants. In such case the conditions applicable 
to  each  option  shall  be  applied  for  the  budget  categories  to  which  the  respective  option  is 
applied.  
 
 
[ARTICLE I.XX  - MODIFICATIONS WITHOUT AMENDMENT 
 
[
Only for HE mobility between Programme and Partner Countries 
 
By derogation to art. II.11, the beneficiary is allowed to modify the grant agreement without 
requesting an amendment, in the following situations: 
 
(a)  The funding for a given set of mobility flows with a Partner Country is granted for a 
total duration and given number of participants, as specified in Annexes I and II. The 
beneficiary  is  free  to  set  the  duration  of  mobilities,  as  long  as  the  minimum  and 
maximum  durations  set  out  in  the  Programme  Guide,  and  any  possible  secondary 
criteria published by the NA, are respected.  
17 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(b) Within  a  given  set  of  mobility  flows  with  a  Partner  Country,  the  beneficiary  may 
organise mobilities for a different number of participants than specified in Annexes I 
and II,  provided that the minimum and maximum durations set out in the Programme 
Guide, and any possible secondary criteria published by the NA, are respected.] 
 
 

[ARTICLE I.XX –PARENTAL/GUARDIAN CONSENT  
[for KA1 VET mobility of learners and Key Action 2 in the field of school education in case 
the grant covers pupil mobility:  
 
The beneficiary shall obtain the Parental/Guardian consent for participants of minor age prior 
to their participation in any mobility activity.]  
 
[ARTICLE I.XX –YOUTH PASS CERTIFICATE  
 
[For KA3 youth:
 
I.XX.1 The beneficiary shall inform the participants involved in the Project about their right 
to receiving a Youthpass certificate.   
 
I.XX.2 The beneficiary is responsible for the assessment of non-formal learning experiences 
acquired  by  the  participants  involved  in  the  Project  and  have  the  obligation  to  provide  a 
Youthpass certificate to each individual participant requiring it at the end of the activity.] 
 
[ARTICLE I.XX – ADDITIONAL PROVISION ON MONITORING AND EVALUATION 
 
[For holders of an Erasmus+ VET Mobility Charter]  
 
The  NA  will  monitor  the  correct  implementation  of  the  VET  Mobility  Charter  by  the 
beneficiary. 
 
In case the monitoring reveals weaknesses, the beneficiary shall establish and implement an 
action plan within the timeframe specified by the NA. In the absence of adequate and timely 
remedial  actions  by  the  beneficiary,  the  NA  may  withdraw  the  accreditation  in  accordance 
with the provisions set in the charter.] 
 
[For HE] 
 
The NA and the Commission will monitor the correct implementation of the Erasmus Charter 
for  Higher  Education  by  the  beneficiary  [for  mobility  between  Programme  and  Partner 
Countries:  and  the  respect  of  the  quality  commitments  defined  in  their  applicable  inter-
institutional agreement(s)]. 
 
In case the monitoring reveals weaknesses, the beneficiary shall establish and implement an 
action  plan  within  the  timeframe  specified  by  the  NA  or  the  Commission.  In  the  absence  of 
adequate  and  timely  remedial  actions  by  the  beneficiary,  the  NA  may  recommend  to  the 
European Commission to suspend or withdraw the Erasmus Charter for Higher Education in 
accordance with the provisions set in the Charter.] 

18 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
 
[ARTICLE I.XX – ANY ADDITIONAL PROVISIONS REQUIRED BY THE NATIONAL 
LAW 
 
The  NA  shall  include  any  additional  compulsory  legal  provision  required  by  the  national 
law]. 
 
 
[ARTICLE I.XX – ONLINE LINGUISTIC SUPPORT (OLS) 
 
[This  Article  applies  only  to  Key  Action  1  in  Higher  Education  for  mobilities  between 
Programme Countries and in VET learners, for mobilities for which the main language of 
instruction or work is English, French, German, Italian, Spanish, or Dutch (or additional 
languages once they become available in the Online Linguistic Support (OLS) tool)]] 
 
Licences for OLS language assessment are allocated for [for HE: all participants in student 
mobility  between  Programme  Countries,  including  zero-grant  students]  [for  VET:  all 
participants in learner mobility of at least 1 month] who will use one of the above languages 
as their main language of  instruction or work (with the exception of  native speakers).  They 
must  carry  out  an  online  assessment  before  and  at  the  end  of  the  mobility  period  as  a 
compulsory part of their mobility.
 [For HE] The completion of the online assessment before 
departure is a pre-requisite for the mobility, except in duly justified cases. 

The Project is awarded [NA to complete number: X] licences for OLS language assessments. 
The Project is awarded [NA to complete number: X] licences for OLS language courses. 
The beneficiary shall use the awarded licences in accordance with the provisions set out in 
Annex III.
 
 
 
SIGNATURES 
 
 
For the beneficiary 
 
 
                         For the NA 
[function/forename/surname]  
                         [forename/surname] 
[signature] 
[signature] 
Done at [place], [date] 
Done at [place], [date] 
19 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
In order to improve the user friendliness and legibility of the agreement the National Agency (NA) may display the 
PART II (General Conditions) on its website. This will not in any way undermine the legal value of the said document.
  
 
PART II   
 GENERAL CONDITIONS 
 
PART A – LEGAL AND ADMINISTRATIVE PROVISIONS 
 
ARTICLE II.1 

– GENERAL OBLIGATIONS OF THE BENEFICIARY 
 
The beneficiary shall:  
 
(a)  be responsible for carrying out the Project in accordance with the terms and 
conditions of the Agreement;  
(b) be responsible for complying with any legal obligations incumbent on it; 
(c)  inform the NA immediately of any change likely to affect or delay the implementation 
of the Project of which the beneficiary is aware; 
(d) inform  the  NA  immediately  of  any  change  in  its  legal,  financial,  technical, 
organisational or ownership situation and of any change in its name, address or legal 
representative. 
 
ARTICLE II.2 
– COMMUNICATIONS BETWEEN THE PARTIES 
 
II.2.1 Form and means of communications  
 
Any  communication  relating  to  the  Agreement  or  to  its  implementation  shall  be  made  in 
writing  (in  paper  or  electronic  form),  shall  bear  the  number  of  the  Agreement  and  shall  be 
made using the communication details identified in Article I.6.  
 
  
Electronic  communications  shall  be  confirmed  by  an  original  signed  paper  version  of  that 
communication  if  requested  by  any  of  the  parties  provided  that  this  request  is  submitted 
without  unjustified  delay.  The  sender  shall  send  the  original  signed  paper  version  without 
unjustified delay.  
 
Formal notifications shall be made by registered mail with return receipt or equivalent, or by 
equivalent electronic means.  
 
II.2.2 Date of communications 
 
Any communication is deemed to have been made when it is received by the receiving party 
unless the agreement refers to the date when the communication was sent. 
20 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
Electronic communication is deemed to have been received by the receiving party on the day 
of successful dispatch of that communication, provided that it is sent to the addressees listed 
in Article I.6. Dispatch shall be deemed unsuccessful if the sending party receives a message 
of  non-delivery.  In  this  case,  the  sending  party  shall  immediately  send  again  such 
communication  to  any  of  the  other  addresses  listed  in  Article  I.6.  In  case  of  unsuccessful 
dispatch,  the  sending  party  shall  not  be  held  in  breach  of  its  obligation  to  send  such 
communication within a specified deadline.  
 
Mail sent to the NA using the postal services is considered to have been received by the NA 
on the date on which it is registered by the department identified in Article I.6.2. 
 
Formal  notifications  made  by  registered  mail  with  return  receipt  or  equivalent,  or  by 
equivalent electronic means, shall be considered to have been received by the receiving party 
on the date of receipt indicated on the return receipt or equivalent. 
 
 
ARTICLE II.3 
- LIABILITY FOR DAMAGES  
 
II.3.1 The  NA  and  the  Commission  shall  not  be  held  liable  for  any  damage  caused  or 
sustained  by  the  beneficiary,  including  any  damage  caused  to  third  parties  as  a 
consequence of or during the implementation of the Project.  
 
II.3.2 Except  in  cases  of  force  majeure,  the  beneficiary  shall  compensate  the  NA  for  any 
damage sustained by it as a result of the implementation of the  Project or because the 
Project was not implemented or implemented poorly, partially or late.  
 
 
ARTICLE II.4 

- CONFLICT OF INTERESTS 
 
II.4.1 The  beneficiary  shall  take  all  necessary  measures  to  prevent  any  situation  where  the 
impartial  and  objective  implementation  of  the  Agreement  is  compromised  for  reasons 
involving  economic  interest,  political  or  national  affinity,  family  or  emotional  ties  or 
any other shared interest (“conflict of interests”). 
 
II.4.2 Any  situation  constituting  or  likely  to  lead  to  a  conflict  of  interests  during  the 
implementation of the Agreement shall be notified to the NA, in writing, without delay. 
The beneficiary shall immediately take all the necessary steps to rectify this situation. 
The  NA  reserves  the  right  to  verify  that  the  measures  taken  are  appropriate  and  may 
require additional measures to be taken within a specified deadline. 
 
 
ARTICLE II.5 
- CONFIDENTIALITY  
 
II.5.1 The  NA  and  the  beneficiary  shall  preserve  the  confidentiality  of  any  information  and 
documents,  in  any  form,  which  are  disclosed  in  writing  or  orally  in  relation  to  the 
implementation  of  the  Agreement  and  which  are  explicitly  indicated  in  writing  as 
confidential. 
21 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
II.5.2 The  beneficiary  shall  not  use  confidential  information  and  documents  for  any  reason 
other than fulfilling its obligations under the Agreement, unless otherwise agreed with 
the NA in writing. 
 
II.5.3 The  NA  and  the  beneficiary  shall  be  bound  by  the  obligations  referred  to  in  Articles 
II.5.1  and  II.5.2  during  the  implementation  of  the  Agreement  and  for  a  period  of  five 
years starting from the payment of the balance, unless: 
 
 
(a)  the  concerned  party  agrees  to  release  the  other  party  from  the  confidentiality 
obligations earlier; 
 
 
(b)  the confidential information becomes public through other means than in breach 
of  the  confidentiality  obligation  through  disclosure  by  the  party  bound  by  that 
obligation; 
 
 
(c)  the disclosure of the confidential information is required by law. 
 
 
ARTICLE II.6 
- PROCESSING OF PERSONAL DATA 
 
II.6.1 Processing of personal data by the NA and the Commission 
 
Any personal data included in the Agreement shall be processed by the NA according to the 
provisions laid down in national law. 
 Any  personal  data  stored  on  the  IT  Tools  provided  by  the  European  Commission  shall  be 
processed  by  the  National  Agencies  pursuant  to  Regulation  No  45/2001  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with 
regard to the processing of personal data by the institutions and bodies of the Community and 
on the free movement of such data. 
 
Such  data  shall  be  processed  by  the  data  controller  identified  in  Article  I.6.1  solely  for  the 
purposes  of  the  implementation,  management  and  monitoring  of  the  Agreement,  without 
prejudice  to  possible  transmission  to  the  bodies  charged  with  the  monitoring  or  inspection 
tasks in application of national law applicable to the Agreement. 
 
The beneficiary shall have the right of access to his/her personal data and the right to rectify 
any such data. Should the beneficiary have any queries concerning the processing of his/her 
personal data, he/she shall address them to the data controller, identified in Article I.6.1. 
 
Any personal data included in the Agreement shall be processed by the Commission pursuant 
to  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18 
December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data.  
 
22 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
The beneficiary shall have the right of recourse at any time to the European Data Protection 
Supervisor. 
 
II.6.2 Processing of personal data by the beneficiary 
 
Where  the  Agreement  requires  the  processing  of  personal  data  by  the  beneficiary,  the 
beneficiary  may  act  only  under  the  supervision  of  the  data  controller  identified  in  Article 
I.6.1, in particular with regard to the purpose of the processing, the categories of data which 
may  be  processed,  the  recipients  of  the  data  and  the  means  by  which  the  data  subject  may 
exercise his or her rights. 
 
The  access  to  data  that  the  beneficiary  grants  to  its  personnel  shall  be  limited  to  the  extent 
strictly necessary for the implementation, management and monitoring of the Agreement.  
 
The  beneficiary  undertakes  to  adopt  appropriate  technical  and  organisational  security 
measures  having  regard  to  the  risks  inherent  in  the  processing  and  to  the  nature  of  the 
personal data concerned, in order to: 
 
(a)  prevent any unauthorised person from gaining access to computer systems processing 
personal data, and especially: 
 
(i)  unauthorised reading, copying, alteration or removal of storage media; 
 
(ii) unauthorised data input as well as any unauthorised disclosure, alteration or 
erasure of stored personal data; 
 
(iii)unauthorised persons from using data-processing systems by means of data 
transmission facilities; 
 
(b) ensure that authorised users of a data-processing system can access only the personal 
data to which their access right refers; 
 
(c)  record which personal data have been communicated, when and to whom; 
 
(d) ensure that personal data being processed on behalf of third parties can be processed 
only in the manner prescribed by the NA; 
 
(e)  ensure that, during communication of personal data and transport of storage media, 
the data cannot be read, copied or erased without authorisation; 
 
23 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(f)  design its organisational structure in such a way that it meets data protection 
requirements. 
 
 
ARTICLE II.7 

- VISIBILITY OF UNION FUNDING   
 
II.7.1 Information on Union funding and use of European Union emblem 
 
Any communication or publication related to the Project, made by the beneficiary, including 
at conferences, seminars or in any information or promotional materials (such as brochures, 
leaflets, posters, presentations, etc.), shall indicate that the Project has received funding from 
the  Union  and  shall  display  the  European  Union  emblem,  the  official  logo  and  graphic 
identity related to the Erasmus+ Programme, in accordance with the guidelines regarding the 
visual 
identity 
available 
at 
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.htm 
and 
http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf 
 
When  displayed  in  association  with  another  logo,  the  European  Union  emblem  must  have 
appropriate prominence.  
 
The  obligation  to  display  the  European  Union  emblem  does  not  confer  to  the  beneficiary  a 
right of exclusive use. The beneficiary shall not appropriate the European Union emblem or 
any similar trademark or logo, either by registration or by any other means.  
 
II.7.2 Disclaimers excluding the NA and the Commission responsibility 
 
Any  communication  or  publication  related  to  the  Project,  made  by  the  beneficiary  in  any 
form  and  using  any  means,  shall  indicate  that  it reflects  only  the  author's  view  and  that  the 
NA and the Commission are not responsible for any use that may be made of the information 
it contains. 
 
 
ARTICLE II.8 
-  PRE-EXISTING  RIGHTS  AND  OWNERSHIP  AND  USE  OF 
THE  RESULTS  (INCLUDING  INTELLECTUAL  AND  INDUSTRIAL  PROPERTY 
RIGHTS) 
 
II.8.1 Ownership of the results by the beneficiary  
 
Unless  stipulated  otherwise  in  the  Agreement,  ownership  of  the  results  of  the  Project, 
including  industrial  and  intellectual  property rights,  and  of  the  reports and  other  documents 
relating to it, shall be vested in the beneficiary. 
 
II.8.2 Pre-existing industrial and intellectual property rights  
 
Where industrial and intellectual property rights, including rights of third parties, exist prior 
to the conclusion of the Agreement, the beneficiary shall establish a list which shall specify 
24 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
all rights  of ownership and  use  of the pre-existing industrial and intellectual property rights 
and disclose it to the NA at the latest before the commencement of implementation. 
 
The  beneficiary  shall  ensure  that  it  has  all  the  rights  to  use  any  pre-existing  industrial  and 
intellectual property rights during the implementation of the Agreement. 
 
II.8.3 Rights of use of the results and of pre-existing rights by the NA and the Union  
 
Without  prejudice  to  Articles  II.1,  II.3  and  II.8.1,  the  beneficiary  grants  the  NA  and/or  the 
Union the right to use the results of the Project for the following purposes: 
 
(a)   use for its own purposes, and in particular, making available to persons working for the 
NA, Union institutions, agencies and bodies and to Member States' institutions, as well 
as, copying and reproducing in whole or in part and in unlimited number of copies; 
 
(b)   distribution to the public, and in particular, publication in hard copies and in electronic 
or  digital  format,  publication  on  the  internet,  including  on  the  Europa  website,  as  a 
downloadable  or  non-downloadable  file,  broadcasting  by  any  kind  of  technique  of 
transmission, public display or presentation, communication through press information 
services, inclusion  in widely accessible databases or indexes; 
 
(c)   translation;  
 
(d)   giving  access  upon  individual  requests  without  the  right  to  reproduce  or  exploit,  as 
provided for by Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the 
Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and 
Commission documents;  
 
(e)   storage in paper, electronic or other format;   
 
(f)   archiving  in  line  with  the  document  management  rules  applicable  to  the  NA  and  the 
Commission; 
 
(g)   rights to authorise or sub-licence the modes of exploitation set out in points (b) and (c) 
to third parties. 
 
Additional  rights  of  use  for  the  NA  and/or  the  Union  may  be  provided  for  in  the  Special 
Conditions.  
 
The  beneficiary  shall  warrant  that  the  NA  and/or  the  Union  has  the  right  to  use  any  pre-
existing industrial and intellectual property rights, which have been included in the results of 
the  Project.  Unless  specified  otherwise  in  the  Special  Conditions,  those  pre-existing  rights 
shall be used for the same purposes and under the same conditions applicable to the rights of 
use of the results of the Project.  
 
Information  about  the  copyright  owner  shall  be  inserted  when  the  result  is  divulged  by  the 
NA  and/or  the  Union.  The  copyright  information  shall  read:  "©  –  year  –  name  of  the 
copyright  owner.  All  rights  reserved.  Licenced  to  –name  of  the  National  Agency-under 
25 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
conditions" or "© – year – name of the copyright owner. All rights reserved. Licenced to the 
European Union under conditions.".  
 
 
ARTICLE II.9 
-  AWARD  OF  CONTRACTS  NECESSARY  FOR  THE 
IMPLEMENTATION OF THE PROJECT  
 
II.9.1 
Where the implementation of the  Project requires the procurement of goods, works or 
services,  the  beneficiary  shall  award  the  contract  to  the  tender  offering  best  value  for 
money  or,  as  appropriate,  to  the  tender  offering  the  lowest  price.  In  doing  so,  it  shall 
avoid any conflict of interests.  
 
A  beneficiary  acting  in  its  capacity  of  a  contracting  authority  within  the  meaning  of 
Directive  2014/24/EU  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  26  February 
2014 on public procurement and repealing Directive 2004/18/EC or a contracting entity 
within  the  meaning  of  Directive  2014/25/EU  of  the  European  Parliament  and  of  the 
Council of 26 February 2014 on procurement by entities operating in the water, energy, 
transport and postal services sectors and repealing Directive 2004/17/EC shall abide by 
the applicable national public procurement rules. 
 
II.9.2 The  beneficiary  shall  retain  sole  responsibility  for  carrying  out  the  Project  and  for 
compliance with the provisions of the Agreement. The beneficiary shall ensure that any 
procurement  contract  contains  provisions  stipulating  that  the  contractor  has  no  rights 
vis-à-vis the NA under the Agreement.   
 
II.9.3 The beneficiary shall ensure that the conditions applicable to it under Articles II.3, II.4, 
II.5, II.8 and II.20 are also applicable to the contractor
 
 
ARTICLE II.10 
-  SUBCONTRACTING  OF  TASKS  FORMING  PART  OF  THE 
PROJECT 
 
II.10.1 
A  "subcontract"  is  a  procurement  contract  within  the  meaning  of  Article  II.9,  which 
covers  the  implementation  by  a  third  party  of  tasks  forming  part  of  the  Project  as 
described in Annex I. 
 
 
II.10.2 The  beneficiary  may  subcontract  tasks  forming  part  of  the  Project,  provided  that,  in 
addition  to  the  conditions  specified  in  Article  II.9  and  the  Special  Conditions,  the 
following conditions are complied with: 
 
(a)  subcontracting only covers the implementation of a limited part of the Project; 
 
(b) recourse to subcontracting is justified having regard to the nature of the Project and 
what is necessary for its implementation; 
 
26 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(c)  the estimated costs of the subcontracting are clearly identifiable in the estimated 
budget set out in Annex II; 
 
(d) any recourse to subcontracting, if not provided for in Annex I, is communicated by 
the beneficiary and approved by the NA without prejudice to Article II.11.2; 
 
(e)  the beneficiary ensures that the conditions applicable to it under Article II.7  are also 
applicable to the subcontractor. 
 
 
ARTICLE II.11 

- AMENDMENTS TO THE AGREEMENT  
 
II.11.1 
Any amendment to the Agreement shall be made in writing.  
 
II.11.2 An  amendment  may  not  have  the  purpose  or  the  effect  of  making  changes  to  the 
Agreement  which  would  call  into  question  the  decision  awarding  the  grant  or  be 
contrary to the equal treatment of applicants.  
 
II.11.3 Any request for amendment shall be duly justified and shall be sent to the other party 
in due time before it is due to take effect, and in any case one month before the end of 
the  period  set  out  in  Article  I.2.2,  except  in  cases  duly  substantiated  by  the  party 
requesting the amendment and accepted by the other party. 
 
II.11.4 Amendments shall enter into force on the date on which the last party signs or on the 
date of approval of the request for amendment.  
 
Amendments  shall  take  effect  on  a  date  agreed  by  the  parties  or,  in  the  absence  of 
such an agreed date, on the date on which the amendment enters into force.  
 
 
ARTICLE II.12 
-  ASSIGNMENT  OF  CLAIMS  FOR  PAYMENTS  TO  THIRD 
PARTIES 
 
II.12.1 Claims for payments of the beneficiary against the NA may not be assigned to third 
parties, except in duly justified cases where the situation warrants it.  
 
The  assignment  shall  only  be  enforceable  against  the  NA  if  it  has  accepted  the 
assignment on the basis of  a written and reasoned request to that effect made by the 
beneficiary. In the absence of such an acceptance, or in the event of failure to observe 
the terms thereof, the assignment shall have no effect on the NA. 
 
II.12.2 In  no  circumstances  shall  such  an  assignment  release  the  beneficiary  from  its 
obligations towards the NA. 
 
 
27 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
ARTICLE II.13 
– FORCE MAJEURE 
 
II.13.1 
"Force majeure" shall mean any unforeseeable exceptional situation or event beyond 
the  parties'  control,  which  prevents  either  of  them  from  fulfilling  any  of  their 
obligations under the Agreement, which was not attributable to error or negligence on 
their part or on the part of subcontractors, affiliated entities or third parties involved in 
the  implementation  and  which  proves  to  be  inevitable  in  spite  of  exercising  all  due 
diligence. Any default of a service, defect in equipment or material or delays in making 
them available, unless they stem directly from a relevant case of force majeure, as well 
as labour disputes, strikes or financial difficulties cannot be invoked as force majeure
 
II.13.2 A party faced with force majeure shall formally notify the other party without delay, 
stating the nature, likely duration and foreseeable effects. 
 
II.13.3 The  parties  shall  take  the  necessary  measures  to  limit  any  damage  due  to  force 
majeure. They shall do their best to resume the implementation of the Project as soon 
as possible. 
 
II.13.4 The party faced with force majeure shall not be held to be in breach of its obligations 
under the Agreement if it has been prevented from fulfilling them by force majeure.  
 
 
ARTICLE II.14 
SUSPENSION 
OF 
THE 
IMPLEMENTATION 
OF 
THE 
PROJECT   
 
II.14.1 Suspension of the implementation by the beneficiary 
 
The  beneficiary  may  suspend  the  implementation  of  the  Project  or  any  part  thereof  if 
exceptional circumstances  make such implementation impossible or excessively difficult, in 
particular in the event of force majeure. The beneficiary shall inform the NA without delay, 
giving all the necessary reasons and details and the foreseeable date of resumption. 
 
Unless the Agreement is terminated in accordance with Article II.15.1 or points (b) or (c) of 
Article  II.15.2.1,  the  beneficiary  shall,  once  the  circumstances  allow  resuming  the 
implementation  of  the  Project,  inform  the  NA  immediately  and  present  a  request  for 
amendment of the Agreement as provided for in Article II.14.3. 
 
II.14.2 Suspension of the implementation by the NA  
 
II.14.2.1 The NA may suspend the implementation of the Project or any part thereof:  
 
(a)  if  the  NA  has  evidence  that  the  beneficiary  has  committed  substantial  errors, 
irregularities  or  fraud  in  the  award  procedure  or  in  the  implementation  of  the 
Agreement  or  if  the  beneficiary  fails  to  comply  with  its  obligations  under  the 
Agreement; 
 
28 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(b) if  the  NA  suspects  substantial  errors,  irregularities,  fraud  or  breach  of  obligations 
committed by the beneficiary in the award procedure or in the implementation of the 
Agreement and needs to verify whether they have actually occurred.  
 
II.14.2.2   Before  suspending  the  implementation  the  NA  shall  formally  notify  the 
beneficiary of its intention to suspend, specifying the reasons thereof, and, in the 
cases  referred  to  in  point  (a)  of  Article  II.14.2.1,  the  necessary  conditions  for 
resuming  the  implementation.  The  beneficiary  shall  be  invited  to  submit 
observations within 30 calendar days from receipt of this notification.  
 
If,  after  examination  of  the  observations  submitted  by  the  beneficiary,  the  NA 
decides to stop the suspension procedure, it shall formally notify the beneficiary 
thereof.  
 
If no observations have been submitted or if, despite the observations submitted 
by  the  beneficiary,  the  NA  decides  to  pursue  the  suspension  procedure,  it  may 
suspend  the  implementation  by  formally  notifying  the  beneficiary  thereof, 
specifying the reasons for the suspension and, in the cases referred to in point (a) 
of Article II.14.2.1, the definitive conditions for resuming the implementation or, 
in  the  case  referred  to  in  point  (b)  of  Article  II.14.2.1,  the  indicative  date  of 
completion of the necessary verification. 
 
The suspension shall take effect on the day of the receipt of the notification by the 
beneficiary or on a later date, where the notification so provides. 
 
In  order  to  resume  the  implementation,  the  beneficiary  shall  endeavour  to  meet 
the  notified  conditions  as  soon  as  possible  and  shall  inform  the  NA  of  any 
progress made in this respect. 
 
Unless  the Agreement  is  terminated  in  accordance  with  Article II.15.1  or  points 
(b)  or  (h)  of  Article  II.15.2.1,  the  NA  shall,  as  soon  as  it  considers  that  the 
conditions  for  resuming  the  implementation  have  been  met  or  the  necessary 
verification,  including  on-the-spot  checks,  has  been  carried  out,  formally  notify 
the  beneficiary  thereof  and  invite  the  beneficiary  to  present  a  request  for 
amendment of the Agreement as provided for in Article II.14.3. 
 
II.14.3 Effects of the suspension  
  
If the implementation of the Project can be resumed and the Agreement is not terminated, an 
amendment  to  the  Agreement  shall  be  made  in  accordance  with  Article  II.11  in  order  to 
establish the date on which the Project shall be resumed, to extend the duration of the Project 
and  to  make  any  other modifications  that  may  be  necessary  to  adapt  the  Project  to  the  new 
implementing conditions.  
 
The suspension is deemed lifted as from the date of resumption of the Project agreed by the 
parties  in  accordance  with  the  first  subparagraph.  Such  a  date  may  be  before  the  date  on 
which the amendment enters into force.  
29 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
Any  costs  incurred  by  the  beneficiary,  during  the  period  of  suspension,  for  the 
implementation  of  the  suspended  Project  or  the  suspended  part  thereof,  shall  not  be 
reimbursed or covered by the grant.   
 
The  right  of  the  NA  to  suspend  the  implementation  is  without  prejudice  to  its  right  to 
terminate the Agreement in accordance with Article II.15.2 and its right to reduce the grant or 
recover amounts unduly paid in accordance with Articles II.18.4 and II.19. 
 
Neither party shall be entitled to claim compensation on account of a suspension by the other 
party.  
 
 
ARTICLE II.15 
- TERMINATION OF THE AGREEMENT  
 
II.15.1 Termination of the Agreement by the beneficiary 
 
In duly justified cases the beneficiary may terminate the Agreement by formally notifying the 
NA thereof, stating clearly the reasons and specifying the date on which the termination shall 
take effect. The notification shall be sent before the termination is due to take effect.  
 
If  no  reasons  are  given  or  if  the  NA  considers  that  the  reasons  exposed  cannot  justify  the 
termination,  it  shall  formally  notify  the  beneficiary,  specifying  the  grounds  thereof,  and  the 
Agreement  shall  be  deemed to  have  been  terminated improperly, with the consequences set 
out in the third subparagraph of Article II.15.3. 
 
II.15.2 Termination of the Agreement by the NA 
 
II.15.2.1   The NA may decide to terminate the Agreement in the following circumstances:  
 
(a)  if  a  change  to  the  beneficiary’s  legal,  financial,  technical,  organisational  or 
ownership  situation  is  likely  to  affect  the  implementation  of  the  Agreement 
substantially or calls into question the decision to award the grant; 
 
(b) if the beneficiary does not implement the Project as specified in Annex I or fails to 
comply with another substantial obligation incumbent on it under the terms of the 
Agreement; 
 
(c)  in the event of force majeure, notified in accordance with Article II.13, or in the 
event  of  suspension  by  the  beneficiary  as  a  result  of  exceptional  circumstances, 
notified  in  accordance  with  Article  II.14,  where  resuming  the  implementation  is 
impossible or where the necessary modifications to the Agreement would call into 
question the decision  awarding the grant or  would  result in unequal treatment of 
applicants; 
30 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
(d) if  the  beneficiary  is  declared  bankrupt,  is  being  wound  up,  is  having  its  affairs 
administered  by  the  courts,  has  entered  into  an  arrangement  with  creditors,  has 
suspended  business  activities,  is  the  subject  of  any  other  similar  proceedings 
concerning  those  matters,  or  is  in  an  analogous  situation  arising  from  a  similar 
procedure provided for in national legislation or regulations; 
 
(e)  if  the  beneficiary  or  any  related  person,  as  defined  in  the  second  subparagraph, 
have been found guilty of professional misconduct proven by any means; 
 
(f)  if the beneficiary is not in compliance with its obligations relating to the payment 
of  social  security  contributions  or  the  payment  of  taxes  in  accordance  with  the 
legal provisions of the country in which it is established or in which the Project is 
implemented; 
 
(g) if the NA has evidence that the beneficiary or any related person, as defined in the 
second  subparagraph,  have  committed  fraud,  corruption,  or  are  involved  in  a 
criminal  organisation,  money  laundering  or  any  other  illegal  activity  detrimental 
to the Union's financial interests; 
 
(h) if the NA has evidence that the beneficiary or any related person, as defined in the 
second subparagraph, have committed substantial errors, irregularities or fraud in 
the award procedure or in the implementation of the Agreement, including in the 
event of submission of false information or failure to submit required information 
in order to obtain the grant provided for in the Agreement. 
 
For  the  purposes  of  points  (e),  (g)  and  (h)  "any  related  person"  shall  mean  any 
natural person who has the power to represent the beneficiary or to take decisions on 
its behalf. 
 
II.15.2.2 Before terminating the Agreement, the NA shall formally notify the beneficiary of 
its intention to terminate, specifying the reasons thereof and inviting the beneficiary, 
within 45 calendar days from receipt of the notification, to submit observations and, 
in  the  case  of  point  (b)  of  Article  II.15.2.1,  to  inform  the  NA  about  the  measures 
taken to ensure that it continues to fulfil its obligations under the Agreement.   
 
If,  after  examination  of  the  observations  submitted  by  the  beneficiary,  the  NA 
decides  to  stop  the  termination  procedure,  it  shall  formally  notify  the  beneficiary 
thereof.  
 
If no observations have been submitted or if, despite the observations submitted by 
the  beneficiary,  the  NA  decides  to  pursue  the  termination  procedure,  it  may 
31 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
terminate  the  Agreement  by  formally  notifying  the  beneficiary  thereof,  specifying 
the reasons for the termination. 
 
In the cases referred to in points (a), (b), (d) and (f) of Article II.15.2.1, the formal 
notification shall specify the date on which the termination takes effect. In the cases 
referred  to  in  points  (c),  (e),  (g)  and  (h)  of  Article  II.15.2.1,  the  termination  shall 
take  effect  on  the  day  following  the  date  on  which  the  formal  notification  was 
received by the beneficiary. 
 
II.15.3 Effects of termination  
 
Where  the  Agreement  is  terminated,  payments  by  the  NA  shall  be  limited  to  the  amount 
determined in accordance with Article II.18 on the basis of the eligible costs incurred by the 
beneficiary  and  the  actual  level  of  implementation  of  the  Project  on  the  date  when  the 
termination  takes  effect.  Costs  relating  to  current  commitments,  which  are  not  due  for 
execution  until  after  the  termination,  shall  not  be  taken  into  account.  The  beneficiary  shall 
have 60 calendar days from the date when the termination of the Agreement takes effect, as 
provided for in Articles II.15.1 and II.15.2.2, to produce a request for payment of the balance 
in accordance with Article I.4.3. If no request for payment of the balance is received within 
this time limit, the NA shall not reimburse or cover any costs which are not included or which 
are  not  justified  in  the  interim  or  final  reports  approved  by  it.  In  accordance  with  Article 
II.19,  the  NA  shall  recover  any  amount  already  paid,  if  its  use  is  not  substantiated  by  the 
interim or final reports.  
 
Where the NA, in accordance with point (b) of Article II.15.2.1, is terminating the Agreement 
on the grounds that the beneficiary has failed to produce the request for payment and, after a 
reminder,  has  still  not  complied  with  this  obligation  within  the  deadline  set  out  in  Article 
I.4.5, the first subparagraph shall apply, subject to the following: 
 
(a)  there  shall  be  no  additional  time  period  from  the  date  when  the  termination  of  the 
Agreement  takes  effect  for  the  beneficiary  to  produce  a  request  for  payment  of  the 
balance in accordance with Article I.4.3; and 
 
(b) the  NA  shall  not  reimburse  or  cover  any  costs  incurred  by  the  beneficiary  up  to  the 
date of termination or up to the end of the period set out in Article I.2.2, whichever is 
the  earlier,  which  are  not  included  or  which  are  not  justified  in  the  interim  or  final 
reports. 
 
In  addition  to  the  first  and  second  subparagraphs,  where  the  Agreement  is  terminated 
improperly by the beneficiary within the meaning of Article II.15.1, or where the Agreement 
is  terminated  by  the  NA  on  the  grounds  set  out  in  points  (b),  (e),  (g)  and  (h)  of  Article 
II.15.2.1,  the  NA  may  also  reduce  the  grant  or  recover  amounts  unduly  paid  in  accordance 
with Articles II.18.4 and II.19, in proportion to the gravity of the failings in question and after 
allowing the beneficiary to submit its observations. 
 
32 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
Neither party shall be entitled to claim compensation on account of a termination by the other 
party. 
 
PART B – FINANCIAL PROVISIONS 
 
ARTICLE II.16 

- ELIGIBLE COSTS  
 
II.16.1 Conditions for unit contributions 
 
Where the grant takes the form of a unit contribution, the number of units must comply with 
the following conditions: 
 
(a)  the units must be actually used or produced in the period set out in Article I.2.2.; 
 
(b) the units must be necessary for implementing the Project or produced by it; 
 
(c)  the number of units must be identifiable and verifiable, in particular supported by 
records and documentation specified in Article II.16.2. 
 
II.16.2  Calculation of unit contributions 
 
II.16.2.1 Key Action 1 – School education/Adult education 
 

A.  Travel 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  participants  per  distance  band,  including  accompanying  persons,  by  the 
unit contribution applicable to the distance band concerned, as specified in Annex III 
of the Agreement. The  unit cost per distance band represents the grant amount for a 
return travel between the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering event: the event that conditions the entitlement to the grant is that the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a  declaration 
signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date;  
-In  case  of  travel  from  a  place  different  than  place  of  residence  of  the  participant 
and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is located 
which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported 
33 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
with travel tickets or other invoices specifying the place of departure and the place of 
arrival.  
B.  Individual support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of days/months per participant, including accompanying persons, by the unit 
contribution  applicable  per  day/month  for  the  receiving  country  concerned  as 
specified in Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date.  
C.  Organisational support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of participations in mobility activities by the unit contribution applicable 
as specified in Annex III of the Agreement. The total number of persons considered 
for  organisational  support  excludes  persons  accompanying  participants  at  their 
activity abroad.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date. 
D.  Course fees 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total  number  of  days  per  course  by  the  unit  contribution  applicable  as  specified  in 
Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has  participated  in  a  structured  course  abroad requiring  the  payment  of  a 
course fee. 
(c)  Supporting documents: proof of enrolment in the course and of payment of a course 
fee  in  the  form  of  an  invoice  or  other  declaration  issued  and  signed  by  the  course 
34 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
provider specifying the name of the participant, the name of the course taken as well 
as the start and end date of the participant's participation in the course. 
 
II.16.2.2 Key Action 1 – Vocational education and training 
 
A.  Travel 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  participants  per  distance  band,  including  accompanying  persons,  by  the 
unit contribution applicable to the distance band concerned, as specified in Annex III 
of the Agreement. The unit cost per distance band represents the grant amount for a 
return travel between the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-For  travel  taking  place  between  the  place  of  residence  of  the  participant  and  the 
receiving  organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration signed  by  the  participant  and  receiving  organisation  specifying  the  place 
and start and end date of the activity  
-In  case  of  travel  from  a  place  different  than  place  of  residence  of  the  participant 
and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is located 
which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported 
with travel tickets or other invoices specifying the place of departure and the place of 
arrival.  
B.  Individual support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of days/months per VET participant, including accompanying persons, by the 
unit  contribution  applicable  per  day/month  for  the  receiving  country  concerned  as 
specified in Annex III of the Agreement. In the case of incomplete months for long-
term mobilities, the grant amount is calculated by multiplying the number of days in 
the incomplete month by 1/30 of the unit contribution per month.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date. 
35 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
  
C.  Organisational support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of participations in mobility activities by the unit contribution applicable 
as specified in Annex III of the Agreement. The total number of persons considered 
for  organisational  support  excludes  persons  accompanying  learners  at  their  activity 
abroad. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date. 
 
D.  Linguistic support (only for languages not covered by OLS) 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant amount is calculated by multiplying the 
total number of learners receiving linguistic support by the unit contribution as 
specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering event: the event that conditions the entitlement to the grant is that the 
participant has actually undertaken language preparation in the language of instruction 
of work abroad. 
(c)  Supporting documents:  
–  proof  of  attendance  of  courses  in  the  form  of  a  declaration  signed  by  the  course 
provider, specifying the name of the participant, the language taught, the format and 
duration of the linguistic support provided, or 
–  invoice for the purchase of learning materials, specifying the language concerned, the 
name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the 
date of the invoice, or 
–  in  case  the  linguistic  support  is  provided  directly  by  the  beneficiary:  a  declaration 
signed  and  dated  by  the  participant,  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
language taught, the format and duration of the linguistic support received. 
–   
 
36 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
II.16.2.3 Key Action 1 – Higher education  
 
Staff mobility 

 
A.  Travel 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of participating staff per distance band by the unit contribution applicable to 
the  distance  band  concerned,  as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  unit 
contribution per distance band represents the grant amount for a return travel between 
the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
–  For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a  declaration 
signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date;  
–  In case of travel from a place different than the location of the sending organisation 
and/or  travel  to  a  place  different  than  the  receiving  organisation’s  location  which 
leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported with 
travel  tickets  or  other  invoices  specifying  the  place  of  departure  and  the  place  of 
arrival.  
 
B.  Individual support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days  per  participant  by  the  unit  contribution  applicable  per  day  for  the 
receiving country concerned as specified in Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration  signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the 
participant, the purpose of the activity abroad, as well as its start and end date; 
Student mobility 
37 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
A.  Travel  
 
[Key  Action  1-  HIGHER  EDUCATION  mobility  between  Programme  Countries:  
Unit  contributions  for  travel  are  applicable  for  sending  institutions  from  outermost 
Programme  countries  and  regions  (outermost  regions,  Cyprus,  Iceland,  Malta,  and 
Overseas Countries and Territories).] 
 
[Key  Action  1-  HIGHER  EDUCATION  mobility  between  Programme  and  Partner 
Countries: Unit contributions for travel between Programme and Partner Countries are 
applicable for all travel between Programme and Partner Countries.] 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of outbound students per distance band by the unit contribution applicable to 
the  distance  band  concerned,  as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  unit 
contribution per distance band represents the grant amount for a return travel between 
the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
student has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
–  Documentary evidence issued by the receiving organisation and specifying: 
  the name of the student,  
  the start and end date of the mobility activity abroad in the following format: 
  Transcript of Records (or statement attached to it) in the case of mobility for 
studies  
  Traineeship Certificate (or statement attached to it) in the case of mobility for 
traineeships 
–  In case of travel from a place different than the location of the sending organisation 
and/or  travel  to  a  place  different  than  the  receiving  organisation’s  location  which 
leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported with 
travel  tickets  or  other  invoices  specifying  the  place  of  departure  and  the  place  of 
arrival.  
B.  Individual support 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  months  per  student  by  the  unit  contribution  applicable  per  month  for  the 
receiving country concerned as specified in Annex III of the Agreement. In the case 
38 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
of  incomplete  months,  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the  number  of 
days in the incomplete month by 1/30 of the unit contribution per month. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
student has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting documents:  
–  Documentary evidence issued by the receiving organisation and specifying: 
  the name of the student,  
  the start and end date of the mobility activity abroad in the following format: 
  Transcript  of  Records  (or  statement  attached  to  it)  in  the  case  of  mobility  for 
studies  
  Traineeship  Certificate  (or  statement  attached  to  it)  in  the  case  of  mobility  for 
traineeships 
 
Staff and student mobility 
[Key Action 1- HIGHER EDUCATION mobility between Programme Countries:   
A.  Organisational support 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of mobilities in mobility activities by the unit contribution applicable as 
specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  total  numbers  of  participations 
considered for the calculation of organisational support includes all students and staff 
undertaking outbound mobility, including those with a zero-grant from Erasmus+ EU 
funds,  as  well  as  invited  staff  from  enterprises  undertaking  inbound  mobility.  The 
total  number  of  persons  considered  for  organisational  support  excludes  persons 
accompanying participants at their activity abroad. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  as  specified  for 
"individual support" above.] 
 
[Key Action 1- HIGHER EDUCATION mobility between Programme and Partner Countries  
A.  Organisational support 
39 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of participations in mobility activities by the unit contribution applicable 
as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  The  total  numbers  of  participations 
considered  for  the  calculation  of  organisational  support  includes  the  number  of 
students and staff undertaking inbound and outbound mobility registered in Annex II. 
The  beneficiary  may  request  additional  organisational  support  to  the  NA  for 
participants with a zero-grant from Erasmus+ EU funds. The total number of persons 
considered for organisational support excludes persons accompanying participants at 
their activity abroad. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the activity abroad. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  as  specified  for 
"individual support" above.] 
II.16.2.4 Key Action 2 – School-to-school Strategic Partnerships 
 

A.  Project management and implementation 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total number of months of the project duration by the unit  contribution applicable to 
the beneficiary, as specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
beneficiary implements the activities and produces the outputs to be covered from this 
budget  category  as  applied  for  in  the  grant  application  and  as  approved  by  the 
National Agency.  
(c)  Supporting  documents:  proof  of  activities  undertaken  and  outputs  produced  will  be 
provided in the form of a description of these activities and outputs in the final report. 
In  addition,  outputs  produced  will  be  uploaded  in  the  Dissemination  Platform  and, 
depending  on  their  nature,  available  for  checks  and  audits  at  the  premises  of  the 
beneficiary.  
B.  Transnational project meetings 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
total  number  of  participations  by  the  unit  contributions  applicable,  as  specified  in 
Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant  has  actually  participated  in  the  transnational  project  meeting  and 
undertaken the reported travel. 
40 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(c)  Supporting documents:  
–  For  travel  taking  place  between  the  sending  organisation  and  the  receiving 
organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a  declaration 
signed  by  the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
purpose of the activity abroad, as well as its starting and end date;  
-  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  that  where  the  sending  organisation  is 
located and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is 
located  which  leads to a  change of distance  band, the actual travel itinerary shall be 
supported  with  travel  tickets  or  other  invoices  specifying  the  place  of  departure  and 
the place of arrival.  
 
C.  Intellectual outputs 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days  of  work  performed  by  the  staff  of  the  beneficiary  by  the  unit 
contribution applicable per day for the category of staff for the country in which the 
beneficiary is established, as specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
intellectual output has been produced and that it is of an acceptable quality level, as 
determined by the evaluation of the NA. 
(c)  Supporting documents:  
–  proof of the intellectual output produced, which will be uploaded in the Dissemination 
Platform  and/or,  depending  on  its  nature,  available  for  checks  and  audits  at  the 
premises of the beneficiary or its project partner organisations; 
–  proof of the staff time invested in the production of the intellectual output in the form 
of a time sheet per person, identifying the name of the person, the category of staff, 
the dates and the total number of days of work of the person for the production of the 
intellectual output; 
–  proof of the nature of the relationship between the person and the beneficiary (such as 
type  of  employment  contract,  voluntary  work,  etc.),  as  registered  in  the  official 
records of the beneficiary. 
 
D.  Multiplier events 
 
41 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number of participants from organisations other than the beneficiary and other project 
partner organisations as specified in the Agreement by the unit contribution applicable 
per participant, as specified in Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
multiplier  event  has  taken  place  and  that  it  is  of  an  acceptable  quality  level,  as 
determined by the evaluation of the NA. 
(c)  Supporting documents:  
-  description of the multiplier event in the final report; 
-  proof of attendance of the multiplier event in the form of a participants list signed by 
the  participants  specifying  the  name,  date  and  place  of  the  multiplier  event,  and  for 
each participant: name, e-mail address and signature of the person, name and address 
of the sending organisation of the person;  
-  detailed agenda and any documents used or distributed at the multiplier event. 
E.  Learning, teaching and training activities 
 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  takes  the  form  of  a  unit 
contribution towards the travel, individual support and linguistic support: 
(i)  Travel:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the  number  of 
participants  by  the  unit  contribution  applicable  to  the  distance  band  for  the 
travel abroad, as specified in Annex III of the Agreement; 
(ii) Individual support: the grant amount is calculated by multiplying the number 
of days/months per participant, including accompanying persons staying up to 
60 days, by the unit contribution applicable per day/month for the host country 
concerned,  as  specified  in  Annex  III  of  the  Agreement.  In  the  case  of 
incomplete  months  for  activities  exceeding  2  months,  the  grant  amount  is 
calculated by multiplying the number of days of the incomplete month by 1/30 
of the unit contribution per month. 
(iii)Linguistic  support:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the  total 
number  of  participants  receiving  linguistic  support  by  the  unit  contribution 
applicable, as specified in Annex III of the Agreement. 
(b) Triggering event: 
(i)  Travel:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
42 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(ii) Individual support: the event that conditions the entitlement to the grant is that 
the participant has actually undertaken the activity abroad. 
(iii)Linguistic support: the event that conditions the entitlement to the grant is that 
the participant has undertaken an activity abroad exceeding 2 months and that 
the  person  has  actually  undertaken  language  preparation  in  the  language  of 
instruction or of work abroad. 
(c)  Supporting documents: 
(i)  Travel 
-For travel taking place between the place of residence of the participant and the 
receiving organisation: proof of attendance of the activity abroad in the form of a 
declaration  signed  by  the  participant  and  receiving  organisation  specifying  the 
place and start and end date of the activity.  
-In case of travel from a place different than place of residence of the participant 
and/or  travel  to  a  place  different  than  that  where  the  receiving  organisation  is 
located which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall 
be supported with travel tickets or other invoices specifying the place of departure 
and the place of arrival.  
(ii) Individual support 
–  Proof of attendance of the activity abroad in the form of a declaration signed by 
the  receiving  organisation  specifying  the  name  of  the  participant,  the  purpose  of 
the activity abroad, as well as its start and end date; 
(iii)Linguistic support 
–  Proof of attendance of courses in the form of a declaration signed by the course 
provider,  specifying  the  name  of  the  participant,  the  language  taught,  the  format 
and duration of the linguistic support provided, or 
–  Invoice for the purchase of learning materials, specifying the language concerned, 
the  name  and  address  of  the  body  issuing  the  invoice,  the  amount  and  currency, 
and the date of the invoice, or 
–  in case the linguistic support is provided directly by the beneficiary: a declaration 
signed  and  dated  by  the  participant,  specifying  the  name  of  the  participant,  the 
language taught, the format and duration of the linguistic support received. 
 
II.16.2.5 Key Action 3 – Structured dialogue in the Youth field 
A.  Travel 
43 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  participants  per  distance  band,  including  accompanying  persons,  by  the 
unit contribution applicable to the distance band concerned, as specified in Annex III 
of the Agreement. The unit contribution per distance band represents the grant amount 
for a return travel between the place of departure and the place of arrival.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant has actually undertaken the reported travel. 
(c)  Supporting documents:  
-  For  travel  taking  place  between  the  place  of  residence  of  the  participant  and  the 
receiving  organisation:  proof  of  attendance  of  the  activity  abroad  in  the  form  of  a 
declaration signed  by  the  participant  and  receiving  organisation  specifying  the  place 
and  start and end  date of the activity, as  well as the name and e-mail address of the 
participant;  
-  In  case  of  travel  from  a  place  different  than  place  of  residence  of  the  participant 
and/or travel to a place different than that where the receiving organisation is located 
which leads to a change of distance band, the actual travel itinerary shall be supported 
with travel tickets or other invoices specifying the place of departure and the place of 
arrival.  In  duly  justified  exceptional  cases  when  the  third  party  evidence  cannot  be 
provided,  the  participant  and  the  receiving  organisation  can  sign  a  declaration 
specifying the place of departure and the place of arrival, as well as the name and e-
mail address of the participant. 
 
B.  Organisational support 
(a)  Calculation  of  the  grant  amount:  the  grant  amount  is  calculated  by  multiplying  the 
number  of  days  per  participant  with  the  unit  contribution  applicable  per  day  for  the 
receiving country concerned as specified in Annex III of the Agreement.  
(b) Triggering  event:  the  event  that  conditions  the  entitlement  to  the  grant  is  that  the 
participant  has  actually  attended  the  structured  dialogue  meeting  for  the  specified 
period. 
(c)  Supporting documents: 
–  Proofs of attendance of the structured dialogue meeting in the form of a declaration 
signed by the participant specifying the place and start and end date of the activity, as 
well as the name and e-mail address of the participant. 
 
II.16.3 Conditions for the reimbursement of actual costs 
44 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
Where the grant takes the form of a reimbursement of actual costs, the following  conditions 
shall apply: 
 
(a)  they are incurred by the beneficiary; 
 
(b) they are incurred in the period set out in Article I.2.2.; 
 
(c)  they  are  indicated  in  the  estimated  budget  set  out  in  Annex  II  or  eligible  following 
budget transfers in accordance with Article I.3.2; 
 
(d) they  are  incurred  in  connection  with  the  Project  as  described  in  Annex  I  and  are 
necessary for its implementation; 
 
(e)  they  are  identifiable  and  verifiable,  in  particular  being  recorded  in  the  accounting 
records  of  the  beneficiary  and  determined  according  to  the  applicable  accounting 
standards of the country where the beneficiary is established and with the usual cost 
accounting practices of the beneficiary;   
 
(f)  they comply with the requirements of applicable tax and social legislation;  
 
(g) they  are  reasonable,  justified,  and  comply  with  the  principle  of  sound  financial 
management, in particular regarding economy and efficiency; 
 
(h) they are not covered by a unit contribution as specified in Article II.16.1. 
 
II.16.4 Calculation of actual cost 
 
II.16.4.1 Key Action 1 – School/Adult education, Higher education 
 
A.  Special needs support 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(b) Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons (including costs related to travel and subsistence, if justified and as long as a 
grant  for  these  participants  is  not  requested  through  budget  categories  "travel"  and 
45 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
"individual support") and that are additional to costs supported by a unit contribution 
as specified in Article II.16.1. 
(c)  Supporting documents: invoices of the actual costs incurred, specifying the name and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
B.  Exceptional costs  
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of  75% of the eligible 
costs actually incurred (for the financial guarantee).  
(b) Eligible  costs:  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the  beneficiary 
where  such  guarantee  is  required  by  the  NA,  as  specified  in  Article  I.4.1  of  the 
Agreement. 
(c)  Supporting  documents:  proof  of  the  cost  the  financial  guarantee  issued  by  the  body 
providing  the  guarantee  to  the  beneficiary,  specifying  the  name  and  address  of  the 
body  issuing  the  financial  guarantee,  the  amount  and  currency  of  the  cost  of  the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
 
II.16.4.2 Key Action 1 – Vocational education and training 
 
A.  Special needs support 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(b) Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons (including costs related to travel and subsistence, if justified and as long as a 
grant  for  these  participants  is  not  requested  through  budget  categories  "travel"  and 
"individual support") and that are additional to costs supported by a unit contribution 
as specified in Article II.16.1. 
(c)  Supporting documents: invoices of the actual costs incurred, specifying the name and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
B.  Exceptional costs 
 
46 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of  75% of the eligible 
costs  actually  incurred  (for  the  financial  guarantee)  or  100%  of  the  eligible  costs 
actually incurred (for the participation of learners with fewer opportunities).  
(b) Eligible costs:  
–  costs that are indispensable to allow learners with fewer opportunities to participate in 
the  action  (excluding  costs  for  travel  and  individual  support  for  participants  and 
accompanying  persons)  and  that  are  additional  to  costs  supported  by  a  unit 
contribution as specified in Article II.16.1 
–  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the  beneficiary  where  such 
guarantee is required by the NA, as specified in Article I.4.1 of the Agreement. 
(c)  Supporting documents:  
–  In the case of costs related to the participation of learners with fewer opportunities: 
invoices  of  the  actual  costs  incurred,  specifying  the  name  and  address  of  the  body 
issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the invoice. 
–  In the case of a financial guarantee: proof of the cost the financial guarantee issued by 
the body providing the guarantee to the beneficiary, specifying the name and address 
of the body issuing the financial guarantee, the amount and currency of the cost of the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
 
II.16.4.3 Key Action 2 – school-to-school Strategic Partnerships 
 

A.  Special needs support 
 
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(b) Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons beyond the 60th day of stay, and that are additional to costs supported by a 
unit contribution as specified in Article II.16.1. 
(c)  Supporting documents: invoices of the actual costs incurred, specifying the name and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
 
B.  Exceptional costs 
47 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
(a)  Calculation of  the  grant  amount:  the  grant  equals  the  reimbursement  of    75%  of  the 
eligible costs actually incurred with a maximum of € 50.000 per project excluding the 
costs  of  a  financial  guarantee  if  required  by  the  Agreement,  whichever  of  both 
ceilings is the lowest.  
(b) Eligible costs 
–  Sub-contracting:  sub-contracting  and  purchase  of  goods  and  services  in  so  far  as 
applied for by the beneficiary as specified in Annex I and in so far as approved by the 
NA as specified in Annex II; 
–  Financial  guarantee:  costs  relating  to  a  pre-financing  guarantee  lodged  by  the 
beneficiary where such guarantee is required by the NA, as specified in Article I.4.1 
of the Agreement. 
–  Cost  related  to  the  depreciation  costs  of  equipment  or  other  assets  (new  or  second-
hand)  as  recorded  in  the  accounting  statements  of  the  beneficiary,  provided  that  the 
asset  has  been  purchased  in  accordance  with  Article  II.9  and  that  it  is  written  off  in 
accordance  with  the  international  accounting  standards  and  the  usual  accounting 
practices of the beneficiary. The costs of rental or lease of equipment or other assets 
are  also  eligible,  provided  that  these  costs  do  not  exceed  the  depreciation  costs  of 
similar equipment or assets and are exclusive of any finance fee. 
(c)  Supporting documents:  
–  Sub-contracting:  invoices  of  the  actual  costs  incurred,  specifying  the  name  and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice. 
–  Financial  guarantee:  proof  of  the  cost  the  financial  guarantee  issued  by  the  body 
providing  the  guarantee  to  the  beneficiary,  specifying  the  name  and  address  of  the 
body  issuing  the  financial  guarantee,  the  amount  and  currency  of  the  cost  of  the 
guarantee, and providing the date and signature of the legal representative of the body 
issuing the guarantee. 
–  Depreciation  costs:  proof  of  the  purchase,  rental  or  lease  of  the  equipment,  as 
recorded  in  the  beneficiary’s  accounting  statements,  justifying  that  these  costs 
correspond  to  the  period  set  out  in  Article  I.2.2  and  the  rate  of  actual  use  for  the 
purposes of the action may be taken into account. 
 
II.16.4.4 Key Action 3 – Structured dialogue in the Youth field 
A.  Special needs support 
48 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(a)  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 100% of the eligible 
costs actually incurred.  
(b) Eligible costs: costs directly related to participants with disabilities and accompanying 
persons (including costs related to travel and subsistence, if justified and as long as a 
grant  for  these  participants  is  not  requested  through  budget  categories  "travel"  and 
"organisational  support")  and  that  are  additional  to  costs  supported  by  a  unit 
contribution as specified in Article II.16.1. 
(c)  Supporting documents: proof of payment of the actual costs incurred on the basis of 
invoices  of  the  actual  costs  incurred,  specifying  the  name  and  address  of  the  body 
issuing  the  invoice,  the  amount  and  currency,  and  the  date  of  the  invoice. 
 
B.  Exceptional costs 
–  Calculation of the grant amount: the grant is a reimbursement of 75% of the eligible 
costs actually incurred (for costs connected to (online) consultations and opinion polls 
of young people, for financial guarantee and dissemination activities) or 100% of the 
eligible costs actually incurred (for the additional costs directly related to participants 
with fewer opportunities and for costs related to visa, residence permits, vaccinations 
of participants in mobility activities abroad).  
(a)  Eligible costs:  
–  costs  related  to  visa,  residence  permits,  vaccinations  of  participants  in  mobility 
activities abroad 
–  costs  connected  to  (online)  consultations  and  opinion  polls  of  young  people  if 
necessary for the Project 
–  costs connected to dissemination and exploitation of results 
 
–  additional costs directly related to participants with fewer opportunities. 
 
(b) Supporting documents:  
–  In the case of costs related to visa, residence permits, vaccinations: proof of payment 
on  the  basis  of  invoices  specifying  the  name  and  address  of  the  body  issuing  the 
invoice, the amount and currency, and the date of the invoice; 
–  In  the  case  of  costs  connected  to  (online)  consultations  and  opinion  polls  of  young 
people: proof of payment of the costs incurred on the basis of an invoice specifying 
the name and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and 
the date of the invoice; 
49 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
–  In  case  of  costs  connected  to  dissemination  and  exploitation  of  results:  proof  of 
payment  of  the  costs  incurred  on  the  basis  of  an  invoice  specifying  the  name  and 
address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of the 
invoice; 
–  In  case  of  additional  costs  directly  related  to  participants  with  fewer  opportunities: 
proof of payment of the costs incurred on the basis of an invoice specifying the name 
and address of the body issuing the invoice, the amount and currency, and the date of 
the invoice; 
 
II.16.5 Ineligible costs 
 
In addition to any other costs which do not fulfill the conditions set out in Articles II.16.1 and 
II.16.3, the following costs shall not be considered eligible: 
 
(a)  return on capital; 
 
(b) debt and debt service charges; 
 
(c)  provisions for losses or debts; 
 
(d) interest owed;  
 
(e)  doubtful debts;  
 
(f)  exchange losses; 
 
(g) costs  of  opening  and  operating  bank  accounts  (including  costs  of  transfers  from  the 
NA charged by the bank of the beneficiary); 
 
(h) costs  declared  by  the  beneficiary  in  the  framework  of  another  Project  receiving  a 
grant financed from the Union budget (including grants awarded by a Member State 
and  financed  from  the  Union  budget  and  grants  awarded  by  other  bodies  than  the 
Commission    for  the  purpose  of  implementing  the  Union  budget);  in  particular, 
indirect  costs  shall  not  be  eligible  under  a  grant  for  a  Project  awarded  to  the 
beneficiary  when  it  already  receives  an  operating  grant  financed  from  the  Union 
budget during the period in question; 
 
50 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(i)  in  the  case  of  renting  or  leasing  of  equipment,  the  cost  of  any  buy-out  option  at the 
end of the lease or rental period; 
 
(j)  contributions in kind from third parties; 
 
(k) excessive or reckless expenditure; 
 
(l)  VAT,  when  is  considered  as  recoverable  under  the  applicable  national  VAT 
legislation. 
 
ARTICLE II.17 
- FURTHER PAYMENT ARRANGEMENTS  
 
II.17.1 Financial guarantee  
 
Where  payment  of  pre-financing  is  conditional  on  receipt  of  a  financial  guarantee,  the 
financial guarantee shall fulfill the following conditions: 
 
(a)  it is  provided by  a  bank or  an approved financial  institution or,  at the request  of the 
beneficiary and acceptance by the NA, by a third party; 
 
(b) the guarantor stands as first-call guarantor and does not require the NA have recourse 
against the principal debtor (i.e. the beneficiary); and 
 
(c)  it provides that it remains in force until the pre-financing is cleared against payment 
of  the  balance  by  the  NA  and,  in  case  the  payment  of  the  balance  is  made  in 
accordance  with  Article  II.19,  three  months  after  the  beneficiary  was  notified  in 
accordance  with  Article  II.19.2  second  sub-paragraph.  The  NA  shall  release  the 
guarantee within the following month. 
 
II.17.2 Suspension of the time limit for payment 
 
The NA may suspend the time limit for payment specified in Articles I.4.2 and I.4.4 at any 
time by formally notifying the beneficiary that its request for payment cannot be met, either 
because it does not comply with the provisions of the Agreement, or because the appropriate 
supporting documents have not been produced, or because there is doubt about the eligibility 
of the costs declared in the interim or final reports. 
 
The beneficiary shall be notified as soon as possible of any such suspension, together with the 
reasons thereof. 
 
51 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
Suspension shall take effect on the date when notification is sent by the  NA. The remaining 
payment period shall start to run again from the date on which the requested information or 
revised  documents  are  received  or  the  necessary  further  verification,  including  on-the-spot 
checks,  is  carried  out.  Where  the  suspension  exceeds  two  months,  the  beneficiary  may 
request a decision by the NA on whether the suspension is to be continued. 
 
Where the  time  limit for payment has  been  suspended  following the rejection of one of the 
interim reports provided for by Article I.4.2 or the final report provided for by Article I.4.3 
and  the  new  report  submitted  is  also  rejected,  the  NA  reserves  the  right  to  terminate  the 
Agreement  in  accordance  with  Article  II.15.2.1(b),  with  the  effects  described  in  Article 
II.15.3. 
 
II.17.3 Suspension of payments  
The  NA  may,  at  any  time  during  the  implementation  of  the  Agreement,  suspend  the  pre-
financing payments or payment of the balance: 
 
(a)  if  the  NA  has  evidence  that  the  beneficiary  has  committed  substantial  errors, 
irregularities or fraud in the award procedure or in the implementation of the grant, or 
if the beneficiary fails to comply with its obligations under the Agreement; 
 
(b) if  the  NA  suspects  substantial  errors,  irregularities,  fraud  or  breach  of  obligations 
committed by the beneficiary in the award procedure or in the implementation of the 
Agreement and needs to verify whether they have actually occurred. 
 
Before suspending payments, the NA shall formally notify the beneficiary of its intention to 
suspend payments, specifying the reasons thereof and, in the cases referred to in point (a) of 
the first subparagraph, the necessary conditions for resuming payments. The beneficiary shall 
be invited to make any observations within 30 calendar days from receipt of this notification.  
 
If, after examination of the observations submitted by the beneficiary, the NA decides to stop 
the procedure of payment suspension, the NA shall formally notify the beneficiary thereof.  
 
If  no  observations  have  been  submitted  or  if,  despite  the  observations  submitted  by  the 
beneficiary, the NA decides to pursue the procedure of payment suspension, it may suspend 
payments  by  formally  notifying  the  beneficiary,  specifying  the  reasons  for  the  suspension 
and, in the cases referred to in point (a) of the first subparagraph, the definitive conditions for 
resuming  payments  or,  in  the  case  referred  to  in  point  (b)  of  the  first  subparagraph,  the 
indicative date of completion of the necessary verification.  
 
The suspension of payments shall take effect on the date when the notification is sent by the 
NA.  
 
In order to resume payments, the beneficiary shall endeavour to meet the notified conditions 
as soon as possible and shall inform the NA of any progress made in this respect. 
 
52 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
The  NA  shall,  as  soon  as  it  considers  that  the  conditions  for resuming  payments  have  been 
met or the necessary verification, including on-the-spot checks, has been carried out, formally 
notify the beneficiary thereof. 
 
During the period of suspension of payments and without prejudice to the right to suspend the 
implementation  in  accordance  with  Article  II.14.1  or  to  terminate  the  Agreement  in 
accordance  with  Article  II.15.1,  the  beneficiary  is  not  entitled  to  submit  any  requests  for 
payments. 
 
The  corresponding  requests  for  payments  may  be  submitted  as  soon  as  possible  after 
resumption  of  payments  or  may  be  included  in  the  first  request  for  payment  due  following 
resumption  of  payments  in  accordance  with  the  schedule  laid  down  in  Article  I.4.2  and 
Article I.4.3. 
 
II.17.4 Notification of amounts due 
 
The  NA  shall  formally  notify  the  amounts  due,  specifying  whether  it  is  a  further  pre-
financing payment, or the payment of the balance. In the case of payment of the balance, it 
shall also specify the final amount of the grant determined in accordance with Article II.18.  
 
II.17.5 Interest on late payment 
 
On expiry of the time limits for payment specified in Articles I.4.2, I.4.3 and I.4.4 and II.17.1, 
and without prejudice to Articles II.17.2 and II.17.3, the beneficiary is entitled to interest on 
late payment. The interest payable shall not be considered for the purposes of determining the 
final amount of grant within the meaning of Article II.18.3.  
The interest payable shall be determined according to the provisions laid down in the national 
law applicable to the Agreement or in the rules of the NA.  
In  the  absence  of  such  provisions  the  interest  payable  shall  be  determined  according  to  the 
following rules:  
(a)  The late payment interest rate is the rate applied by the European Central Bank for its 
main  refinancing  operations  in  euros  ("the  reference  rate"),  plus  three  and  a  half 
points.  The  reference  rate  shall  be  the  rate  in  force  on  the  first  day  of  the  month  in 
which the time limit for payment expires, as published in the C series of the Official 
Journal of the European Union
.  
(b) The suspension of the time limit for payment in accordance with Article II.17.2 or of 
payment by the NA in accordance with Article II.17.3 may not be considered as late 
payment. 
(c)  Interest on late payment shall cover the period running from the day following the due 
date  for  payment,  up  to  and  including  the  date  of  actual  payment  as  established  in 
Article II.17.7.  
53 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
(d) By exception, when the calculated interest is lower than or equal to EUR 200, it shall 
be  paid  only  upon  request  submitted  by  the  beneficiary  within  two  months  of 
receiving late payment. 
 
II.17.6 Currency for requests for payments and payments  
 
All payments by the NA to the beneficiary shall be made in euro.  
 
Where  the  beneficiary  keeps  its  general  accounts  in  euro,  it  shall  convert  costs  incurred  in 
another currency into euro according to its usual accounting practices. 
 
Where  the  beneficiary  keeps  its  general  accounts  in  a  currency  other  than  the  euro,  it  shall 
convert costs incurred in another currency into euro at the average of the daily exchange rates 
published  in  the  C  series  of  Official  Journal  of  the  European  Union,  determined  over  the 
corresponding  reporting  period.  Where  no  daily  euro  exchange  rate  is  published  in  the 
Official  Journal  of  the  European  Union  for  the  currency  in  question,  conversion  shall  be 
made  at  the  average  of  the  monthly  accounting  rates  established  by  the  Commission  and 
published 
on 
its 
website  
(http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm)
determined over the corresponding reporting period.  
 
II.17.7 Date of payment  
 
Payments by the NA shall be deemed to be effected on the date when they are debited to the 
NA's account unless the national law provides otherwise. 
 
II.17.8 Costs of payment transfers  
 
Costs of the payment transfers shall be borne in the following way: 
 
(a)  costs of transfer charged by the bank of the NA shall be borne by the NA; 
 
(b) costs of transfer charged by the bank of the beneficiary shall be borne by the 
beneficiary; 
 
(c)  all costs of repeated transfers caused by one of the parties shall be borne by the party 
which  caused the repetition of the transfer. 
 
 
ARTICLE II.18 
- DETERMINING THE FINAL AMOUNT OF THE GRANT 
 
II.18.1 Calculation of the final amount 
 

54 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
Without prejudice to Articles II.18.2, II.18.3 and II.18.4, the final amount of the grant shall 
be determined as follows: 
 
(a)  where  the  grant  takes  the  form  of  the  reimbursement  of  eligible  costs,  the  amount 
shall be obtained by application of the reimbursement rate specified in that Article to 
the eligible costs of the Project approved by the NA for the corresponding categories 
of costs, for the beneficiary; 
 
(b) where the grant takes the form of a unit contribution, the amount shall be obtained by 
multiplying  the  unit  contribution  specified  in  that  Article  by  the  actual  number  of 
units approved by the NA for the beneficiary. 
 
Where Annex II provides for a combination of different forms of grants, these amounts shall 
be added. 
 
II.18.2 Maximum amount 
 
The  total  amount  paid  to  the  beneficiary  by  the  NA  may  in  no  circumstances  exceed  the 
maximum amount specified in Article I.3.1.  
 
Where  the  amount  determined  in  accordance  with  Article  II.18.1  exceeds  this  maximum 
amount,  the final  amount  of the grant shall be limited to the maximum  amount  specified  in 
Article I.3.1. 
 
II.18.3 No-profit rule and taking into account of receipts 
 
II.18.3.1 The grant may not produce a profit for the beneficiary. "Profit" shall mean a surplus 
of the receipts over the eligible costs of the Project.  
 
II.18.3.2  The  receipts  to  be  taken  into  account  are  the  receipts  established,  generated  or 
confirmed on the date on which the request for payment of the balance is drawn up 
by the beneficiary, which fall within one of the following two categories: 
 
(a)  income generated by the Project; or 
 
(b) financial contributions specifically assigned by the donors to the financing of the 
eligible costs of the Project reimbursed by the NA in accordance with Article I.3.  
 
II.18.3.3 The following shall not be considered as a receipt to be taken into account for the 
purpose of verifying whether the grant produces a profit for the beneficiary:  
 
(a)  financial contributions referred to in point (b) of Article II.18.3.2, which may be    
used by the beneficiary to cover costs other than the eligible costs under the 
Agreement; 
55 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
 
(b) financial contributions referred to in point (b) of Article II.18.3.2, the unused part of 
which is not due to the donor at the end of the period set out in Article I.2.2.  
 
II.18.3.4 The eligible costs to be taken into account are the eligible costs approved by the NA 
for the categories of costs reimbursed in accordance with Article II.16. 
 
II.18.3.5 Where the final amount of the grant determined in accordance with Articles II.18.1 
and II.18.2 would result in a profit for the beneficiary, the profit shall be deducted in 
proportion  to  the  final  rate  of  reimbursement  of  the  actual  eligible  costs  of  the 
Project approved by the NA for the categories of costs referred to in Article II.16.3. 
This final rate shall be calculated on the basis of the final amount of the grant in the 
form  referred  to  in  Article  I.3.1,  as  determined  in  accordance  with  Articles  II.18.1 
and II.18.2. 
 
II.18.4 Reduction for poor, partial or late implementation  
 
If  the  Project  is  not  implemented  or  is  implemented  poorly,  partially  or  late,  the  NA  may 
reduce the grant initially provided  for,  in  line with  the actual implementation  of the  Project 
according to the terms laid down in Annex III. 
 
II.18.5  Notification of the final grant amount 
 
The NA shall inform the beneficiary of the final grant amount by way of a formal notification 
letter  sent  within  60  calendar  days  of  receipt  of  the  final  report  from  the  beneficiary.  The 
beneficiary  shall  make  any  observations  on  the  final  grant  amount  within  30  calendar  days 
from the receipt of notification letter.  
 
In so far as the beneficiary submits his observations to the NA within the authorised period, 
the NA shall analyse them and inform the beneficiary of the final grant amount by way of a 
notification letter specifying the revised final grant amount within 30 calendar days of receipt 
of the observations from the beneficiary.  
 
The  provisions  set  out  in  this  Article  are  without  prejudice  to  the  possibility  for  the 
beneficiary  or  the  NA  to  take  legal  action  against  the  other  party  in  accordance  with  the 
provisions set out in Article I.8. 
 
 
ARTICLE II.19 

- RECOVERY  
 
II.19.1 Financial responsibility  
 
Where an amount is to be recovered under the terms of the Agreement, the beneficiary shall 
repay the NA the amount in question.  
 
II.19.2 Recovery procedure 
 
56 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
Before  recovery,  the  NA  shall  notify  through  a  notification  letter  the  beneficiary  of  its 
intention to recover the amount unduly paid, specifying the amount due and the reasons for 
recovery and inviting the beneficiary to make any observations within 30 calendar days from 
the receipt of notification letter. 
 
On the basis of the information provided, the NA may decide to revise the final grant amount, 
and  if  applicable,  the  amount  to  be  recovered.  In  this  case  or  if  no  observations  have  been 
submitted  or  if,  despite  the  observations  submitted  by  the  beneficiary,  the  NA  decides  to 
pursue  the  recovery  procedure,  the  NA  may  confirm  recovery  by  formally  notifying  to  the 
beneficiary a debit note. The debit note shall specify the amount due, the terms and the date 
for payment.  
 
If the beneficiary has not reimbursed the amount due  by the date specified in the debit note 
the NA shall recover the amount due:  
 
 
a)  whenever possible, by offsetting it against any amounts owed to the beneficiary by the 
NA  after  informing  him  accordingly  that  the  amount  due  for  reimbursement  will  be 
deducted from a payment underway or from a future payment. 
b)  if applicable, by drawing on the financial guarantee where provided for in accordance 
with Article I.4.1 ; 
 
c)  by  taking  legal  action  against  the  beneficiary  in  accordance  with  national  law  as 
determined in accordance with Article I.8. 
 
II.19.3 Interest on late payment 
 
If  payment  has  not  been  made  by  the  date  set  out  in  the  notification  letter,  the  amount  due 
shall  bear  interest  at  the  rate  established  in  Article II.17.5.  Interest  on  late  payment  shall 
cover  the  period  running  from  the  day  following  the  due  date  for  payment,  up  to  and 
including the date when the NA actually receives payment in full of the outstanding amount. 
 
Any partial payment shall first be appropriated against charges and interest on late payment 
and then against the principal. 
 
II.19.4 Bank charges  
 

 
Bank charges incurred in connection with the recovery of the sums owed to the NA shall be 
borne by the beneficiary except where Directive 2007/64/EC of the European Parliament and 
of  the  Council  of  13  November  2007  on  payment  services  in  the  internal  market  amending 
Directives  97/7/EC,  2002/65/EC,  2005/60/EC  and  2006/48/EC  and  repealing  Directive 
97/5/EC applies. 
 
 
ARTICLE II.20 
- CHECKS AND AUDITS  
 
II.20.1 Technical and financial checks or audits  
 
57 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
The  NA  and  the  Commission  may  carry  out  technical  and  financial  checks  and  audits  in 
relation to the use of the grant.  
 
Information and documents provided in the framework of checks or audits shall be treated on 
a confidential basis. 
 
Checks and audits made by the NA and the Commission may be carried out either directly by 
its  own  staff  or  by  any  other  outside  body  authorised  to  do  so  on  their  behalf.  Checks  and 
audits  may  be  undertaken  on  the  basis  of  desk  checks  at  the  premises  of  the  NA,  the 
Commission or any person or body mandated by them, or they can take place on the spot at 
the premises of the beneficiary or sites and premises where the Project is or was carried out. 
 
The beneficiary shall grant the NA, the Commission as well as any person or body mandated 
by them a full right of access to all documents concerning the implementation of the Project, 
its results and the use of the grant in accordance with the terms and conditions of the present 
Agreement. The beneficiary shall grant them also access to the sites and premises where the 
Project  is  or  was  carried  out.  This  right  of  access  shall  be  granted  until  five  years  after  the 
date  of  the  payment  of  the  balance  of  the  grant  or  the  reimbursement  thereof  by  the 
beneficiary, unless a longer duration is required by the national law. 
 
Checks  and  audits  may  be  initiated  during  the  implementation  of  the  Agreement  and  for  a 
period  of  five  years  starting  from  the  date  of  payment  of  the  balance.  This  period  shall  be 
limited to three years if the maximum amount specified in Article I.3.1 is not more than EUR 
60 000.  
 
The  check  or  audit  procedure  shall  be  deemed  to  be  initiated  on  the  date  of  receipt  of  the 
letter of the NA announcing it.  
 
II.20.2 Duty to keep documents 
 
The  beneficiary  shall  keep  all  original  documents,  especially  accounting  and  tax  records, 
stored  on  any  appropriate  medium,  including  digitalised  originals  when  they  are  authorised 
by  its  national  law  and  under  the  conditions  laid  down  therein,  for  a  period  of  five  years 
starting from the date of payment of the balance, unless a longer duration is required by the 
national law.  
 
If the maximum amount specified in Article I.3.1 is not more than EUR 60 000, this period 
shall be limited to three years, unless a longer duration is required by the national law. 
 
The periods set out in the first and second subparagraphs shall be longer if there are on-going 
audits,  appeals,  litigation  or  pursuit  of  claims  concerning  the  grant.  In  such  cases,  the 
beneficiary  shall  keep  the  documents  until  such  audits,  appeals,  litigation  or  pursuits  of 
claims are closed. 
 
II.20.3 Obligation to provide information 
 
58 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
The  beneficiary  shall  provide  any  information,  including  information  in  electronic  format, 
requested by the NA and the Commission, or by any person or body authorised by them, in 
the context of checks or audits as referred to in Article II.20.1. 
 
In case the beneficiary does not comply with the obligation set out in the first subparagraph, 
the NA may consider: 
 
(a)  
any  cost  insufficiently  substantiated  by  information  provided  by  the  beneficiary  as 
ineligible; 
(b)  
any  unit  contribution  insufficiently  substantiated  by  information  provided  by  the 
beneficiary as undue. 
 
II.20.4 Contradictory procedure 
 
On the basis of the findings established during any checks or audits, the NA shall send within 
30  calendar  days  of  the  end  of  the  check  a  provisional  report  to  the  beneficiary,  who  shall 
have 30 calendar days from the date of receipt to submit its observations. The NA shall send 
its  final  report  to  the  beneficiary  within  30  calendar  days  of  expiry  of  the  time  limit  for 
submission of observations by the beneficiary. 
 
II.20.5 Effects of findings of audits and checks 
 
On the basis of the final findings of audits or checks, the NA may take the measures which it 
considers  necessary,  including  recovery  of  all  or  part  of  the  payments  made  by  it,  in 
accordance with Article II.19.  
 
In  the  case of  final  findings  of  audits  or  checks  made  after  the  payment  of  the  balance,  the 
amount to be recovered shall correspond to the difference between the revised final amount 
of  the  grant,  determined  in  accordance  with  Article  II.18,  and  the  total  amount  paid  to  the 
beneficiary under the Agreement for the implementation of the Project. 
 
II.20.6 Checks and inspections by OLAF  
 
The European Anti-Fraud Office (OLAF) may carry out investigations including on-the-spot 
checks  and  inspections,  in  accordance  with  the  provisions  and  procedures  laid  down  in  (i) 
Regulation  (EU,  Euratom)  No.  883/2013  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council 
concerning  investigations  conducted  by  the  European  Anti-Fraud  Office  (OLAF)  and 
repealing Regulation (EC) no. 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and 
Council Regulation (Euratom) no. 1074/1999 and (ii) Council Regulation (Euratom, EC) No. 
2185/96 of 11 November 1996 concerning on-the-spot checks and inspections carried out by 
the  Commission  in  order  to  protect  the  European  Communities'  financial  interests  against 
fraud  and  other  irregularities  with  a  view  to  establishing  whether  there  has  been  fraud, 
corruption  or  any  other  illegal  activity  affecting  the  financial  interests  of  the  Union  in 
connection with this grant decision. 
 
II.20.7 Checks and audits by the European Court of Auditors  
 
59 
 

GfNA-II-A-Erasmus+ Grant agreement mono beneficiary –  2015 
Agreement number: «AgreementNumber» 
 
Standard grant agreement (mono beneficiary
The European Court of Auditors shall have the same rights as the  NA and the Commission, 
notably right of access, for the purpose of checks and audits. 
 
 
ARTICLE II.21 
- MONITORING AND EVALUATION 
 
II.21.1 Monitoring and evaluation of the Project 
 
The  beneficiary  accepts  to  participate  in  and  contribute  to  monitoring  and  evaluation 
activities  organised  by  the  NA  and  the  Commission  as  well  as  by  any  persons  and  bodies 
mandated by them.  
 
In  this  context,  the  beneficiary  shall  grant  the  NA,  the  Commission  as  well  as  any  persons 
and  bodies  mandated  by  them  a  full  right  of  access  to  all  documents  concerning  the 
implementation of the Project and its results. This right of access shall be granted until five 
years after the date of the payment of the balance of the grant or the reimbursement thereof 
by the beneficiary. 
 
II.21.2 Periodic assessment of unit contributions 
 
The  beneficiary  accepts  that  the  NA  and  the  Commission  may  analyse  its  statutory  records 
(i.e. the records that it shall maintain to be compliant with the legal obligations incumbent on 
it),  including  the  corresponding  supporting  documents,  for  the  purpose  of  periodic 
assessments of unit contribution levels. 
 
Such  analysis  shall  not  result  in  an  adjustment  of  the  final  grant  amount  under  this 
Agreement,  but  may  be  used  by  the  NA  and  the  Commission  in  view  of  possible  future 
updates of unit contribution levels. 
 
---------------------------------------------------- 
 
60 
 

Document Outline