This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'UK Erasmus+ National Agency - Contractual obligations'.


GfNA-III.3 – Erasmus+ Guidelines for NAs on selection of KA1 mobility projects between Programme and Partner Countries 
Ref. Ares(2016)3996406 - 29/07/2016
in the field of HE – version 23 April 2015 
 
 
Guidelines on the selection process  
for Key Action 1 mobility projects between Programme and Partner 
Countries in the field of higher education  
 
These guidelines aim to clarify the role and responsibilities of experts and National Agencies 
(NA) in the assessment process of applications relating to “Key Action 1 – Credit mobility” 
and involving Programme and Partner Countries in the higher education field. 
a) During the briefing phase: 
For  the  assessment  of  KA1-  mobility  projects  in  higher  education  between  Programme  and 
Partner Countries, the NA must provide the experts detailed information regarding : 
  the  indicative  budget  available  for  mobility  with  different  Partner  Countries  or 
regions ; 
  whether the NA applies secondary criteria for certain budget envelopes (only possible 
if budget envelope is below 60 000 Euros) ; 
  ineligible flows under Heading 4 budget: outgoing, short cycle, first and second cycle 
students from the applicant HEI to Partner HEIs in DCI countries (non-industrialised 
Asia, Latin America, South Africa); 
  whether the NA has decided to make funds available from Heading 1 budget in order 
to fund the above mentioned mobility flows (which not eligible under Heading 1); 
  the award criteria. 
b) During the assessment phase by expert(s) 
The expert(s) will: 
  Check if all mobility flows requested by the applicant are eligible and flag any which 
are ineligible. 
  Based  on  the  assessment  of  the  answers  given  by  the  applicant  to  the  qualitative 
questions (4 for each Partner Country), recommend(s) the NA to: 
  Select the entire mobility project (group of mobility flows between the applicant 
and the Partner Country concerned).  
  Select  only  certain  mobility  flows  (e.g.  only  incoming  student  first  cycle  and 
outgoing staff teaching and training).  
  Reduce  some  or  all  mobility  flows  (e.g.  recommend  retention  of  only  X%  of 
incoming student first cycle and only Y% second cycle; etc.) 
  Reject the entire mobility project (group of mobility flows between the applicant 
and the Partner Country concerned). 
 

GfNA-III.3 – Erasmus+ Guidelines for NAs on selection of KA1 mobility projects between Programme and Partner Countries 
in the field of HE – version 23 April 2015 
 
c) During the decision phase at NA level 
The evaluation committee will take into account the assessment done by the experts, in terms 
of 
  any identification of ineligible flows; 
  any recommendation made concerning the selection, partial selection or reduction of 
mobility flows; 
  the total score per partner country. 
 
Finally,  as  mentioned  in  the  programme  guide,  the  evaluation  committee  may  do  further 
adjustments of mobility flows in order to respect: 
  The level of the budget allocated to the NA under each of the budgetary envelope of 
the EU external instruments (Heading 4). 
  The  choice  made  by  the  NA  (or  not)  to  use  Heading  1  funding  to  finance  mobility 
flows which are not eligible under Heading 4 (outgoing, short cycle, first and second 
cycle students from the applicant HEI to Partner HEIs in DCI countries, namely non-
industrialised Asia, Latin America, South Africa). 
  The  geographical  balance  within  a  given  budget  envelope  in  order  to  avoid  that  a 
single country is allocated a disproportionate share of the mobility flows.