This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'RCC(2016) 9'.


EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT GENERAL 
 
Registry 
Brussels, 22 January 2016 
OJ 2153, item 17 
RCC(2016) 9 
  
MEMORANDUM FOR MEMBERS OF THE COMMISSION 
Subject: 
JOBS,GROWTH,  INVESTMENT  AND  COMPETIVENESS  /  INTERNAL 
MARKET, INDUSTRY, ENTREPRENEURSHIP AND SMEs 


Proposal  for  a  Regulation  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  on  the 
approval  and  market  surveillance  of  motor  vehicles  and  their  trailers,  and  of  systems, 
components and separate technical units intended for such vehicles 

(COM(2016) 31 ; SWD(2016) 9 ; SWD(2016) 10 ; SEC(2016) 64) 

Special meeting of Heads of Cabinet of 21 January 2016 

Attendance list: see Annex. 
 
 
Specific  points  for  the  attention  of  Heads  of  Cabinet  for  their  weekly  meeting  on 
Monday 25 January 2016: 

 
–  support for the dossier subject to the distribution of an amended version 
–  recommendation for adoption as "A item". 
–  dossier reserved for the weekly meeting of Heads of Cabinet. 
 


 

After  examining  the  dossier,  the  Heads  of  Cabinet  came  to  the  following 
conclusions for the purposes of their weekly meeting and the Commission meeting: 
1. 
Key points after discussion 
After  presentation  of  the  dossier  by  the  Heads  of  Cabinet  of  Vice-President 
KATAINEN,  Vice-President  ŠEFČOVIČ  and  Commissioner  BIENKOWSKA  and 
input by the cabinets, note was taken of the points discussed at the meeting:  
– 
general support expressed in favour of the draft proposal for a Regulation; 
– 
general  comment  on  the  importance  of  communicating  proactively  the  high 
ambitions of the proposal to the public and key stakeholders; 
– 
comment  on  the  need  to  give  the  final  touch  to  the  Impact  Assessment 
following the opinion of the Regulatory Scrutiny Board; 
– 
drafting  suggestions  regarding  provisions  relating  to  transparency  which 
should  be  clarified  (notably  with  regard  to  inputs  into  the  type  approval 
process or confidentiality); 
– 
drafting suggestions regarding provisions relating to market surveillance and 
to periodical reviews by Member States specifically; 
– 
drafting suggestions relating to the peer review foreseen in the type approval 
process  and  aimed  at  strengthening  the  Commission's  supervisory  role 
allowing it to propose improvements as a result of peer reviews; 
– 
drafting suggestions to strengthen the provisions of article 77 §8 of the draft 
proposal for a Regulation replacing "may" by "shall" in the text; 
– 
reply along the lines that strengthening the provisions of art 77 §8 would be 
welcome but may prove difficult given the additional resources that would be 
required – suggestion to adopt a risk based approach; 
– 
comment  on  the  need  to  coordinate  with  Member  States  in  the  case  a 
procedure is launched to impose a penalty to a manufacturer; 
– 
general  comment  on  the  need  to  closely  involve  industry  in  all  discussions 
regarding type approval; 
– 
comment  on  the  need  to  ensure  that  customers  can  continue  to  exert  their 
choice with regard to the entity which will diagnose their vehicle; 

 

– 
comment on the need to preserve the balance between car manufacturers and 
other operators with regard to access to data; 
– 
comments and request for some clarifications regarding access to data which 
goes far beyond car manufacturers and concerns a wide range of sectors and 
stakeholders therefore requiring a broader approach. 
2. 
Reply from lead cabinet: key points 
In  response  to  the  various  comments,  the  Head  of  Cabinet  of  Commissioner 
BIENKOWSKA indicated that: 
– 
on  access  to  data,  the  draft  proposal  for  a  Regulation  contains  similar 
provisions to those already applicable in the United States which involve that 
manufacturers are required to provide access to their software's data; 
– 
industry and Member States are aware of the initiative and it is expected that 
the thrust of the proposal should get broad support; 
– 
drafting  proposals  aimed  at  strengthening  provisions  on  transparency  are 
welcome; 
– 
the  additional  burden  involved  by  the  new  Commission's  role  in  the  type 
approval process will be covered by a redeployment of internal resources and 
we should seek to minimise staff implications; 
– 
streamlining  the  existing  fora  relating  to  car  manufacturing  is  an  avenue 
which  has  been  explored  but  it  might  sometimes  prove  difficult  given  the 
variety of expertise involved, which often require dedicated fora. 
3. 
Conclusions of the Head of Cabinet to the President 
 
The Head of Cabinet to the President thanked the lead cabinets and services for the 
quality  of  the  work  and  the  Heads  of  Cabinet  for  their  valuable  contributions.  
He  noted  the  broad  support  in  favour  of  the  proposal,  which  would  thus  be 
recommended for adoption by the College as an "A" point, subject to the circulation 
of  an  amended  version  taking  the  suggestions  made  into  account,  including  a  last 
screening of the text by the Legal Service.  
 
 

 

He requested the Heads of Cabinet to send their comments and drafting suggestions 
to the lead cabinet by 7 pm on the same day with the Cabinets of Vice-Presidents' 
KATAINEN and  ŠEFČOVIČ in  copy.  He indicated that a final  version of the text 
would  be  circulated  the  following  day  in  the  course  of  the  afternoon  in  view  of 
Hebdo.  He  further  underlined  the  importance  of  communicating  well  the  purpose 
and  content  of  this  initiative  to  the  outside  world  and  indicated  communication 
material would be provided by the Spokesperson Service for this purpose. 
 
*          * 

 
Annex 
 
Attendance  list  for  the  special  meeting  of  Heads  of  Cabinet  of  
21 January 2016 
Chair: 
 
Mr THOLONIAT, Economic adviser in the President's Cabinet. 
Present:  
 
Ms NELEN,  VANNINI,  VELINOVA,  Mr VERTMANN,  LINDER, 
FREIMANIS,  RADZIEJEWSK,  MAMER,  Ms JAHNS,  EICHHORN, 
ARNOULD, 
BARTOLINI, 
Mr NEALE, 
RIBOKAS, 
ADAMIDIS, 
Ms PASERMAN,  MATTERA,  WOOD,  Mr SUTHERLAND,  KUCK, 
VON PETER,  BERMIG,  BRAUN,  Ms REILLY,  Mr DZIĘCIOŁOWSKI, 
BENGTSSON, SCHRÖDER;  
Ms REPPLINGER-HACH, SZYCHOWSKA, Mr BROERTJES, RENDERS    
(« Internal  Market, 
Industry,  Entrepreneurship  and  Smes »  DG)  
Ms CAUDET,  PIETILA  (« Communication   »DG),  Ms BECKER  (Legal 
Service), Ms LECOQ (Secretariat-General)