Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'redacting docs and implementing Reg 1049/2001'.




Ref. Ares(2016)4162935 - 05/08/2016
Access to documents 
 
ARIANE II – BASIC Training 
 
UNIT SG/B4 (Transparency) 
 



Programme 
• 1. Legal framework 
• 2. Scope of Regulation 1049/2001 
• 3. Principles and exceptions 
• 4. Procedures 
• 5. Further information 



3. Principles and 
exceptions 



Principles 
Principles 
 
• Principle of transparency: documents are accessible unless an 
exception applies (the exceptions are listed in Art. 4 of 
Regulation 1049/2001 ) 
 
• Exceptions to be construed strictly 
 
• Concrete and individual examination of documents 
 
• No exempt categories, not even classified or sensitive 
documents (Art. 9 of Regulation 1049/2001) 
 
• Exceptions apply as long as protection is justified, up to 30 
years 
 
 
 
 
 
 



Exceptions 
Types of exceptions 
• Absolute exceptions 
Single harm test 
 
• Relative exceptions 
  Double test: 
  Harm ? 
  Overriding public interest in disclosure ? 



Absolute exceptions 
Article 4(1) of Regulation 1049/2001 
• Public interest as regards …. 
  
Public security 
  
Defence and military matters 
  
International relations 
  
Financial, monetary or economic policy of the EU or a 
 
Member State 
 
• Privacy and integrity of the individual 
  
 In case of harm, deny access!  
 
 

 



Exceptions 
Privacy and integrity of the individual 
Art. 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 
 
When access request under Reg. 1049/2001 covers personal 
data, Reg. 45/2001 becomes applicable in its entirety 
 
Protection of personal data in practice:  
Personal data, including of all Commission staff (with the 
exception our senior management) is systematically redacted! 
 
* Consult the Guidance note on Commission Staff Names 
 
 



Relative exceptions 
 
Art. 4(2) and 4(3) of Regulation 1049/2001 
 
• Commercial interests 
• Legal advice and court proceedings  
• The purpose of inspections, investigations and audits 
• Decision-making process 
 
 Balance harm against the public interest in disclosure 



Exceptions 
Protection of commercial interests 
Art. 4(2)(1) of Regulation 1049/2001 
 
  Access refused if harm to the competitive position of the 
company or its reputation or its intellectual property rights 
 
 unless overriding public interest in disclosure  
 
Consult the Guidance note on Procurement Documents 



Exceptions 
Court proceedings and legal advice  
Article 4(2)(2) of Regulation 1049/2001 
 
Court proceedings
: exception applies mainly to documents 
drafted for the proceedings, such as application, defence, reply, 
rejoinder 
General presumption of non-disclosure: Case API (C-514/07) 
 
Legal advice: 
exception applies to legal opinions 
• Consult the Commission's Legal Service 
 
 unless overriding public interest in disclosure  
 
 
 
 
 




Exceptions 
Inspections, investigations, audits 
Article 4(2)(3) of Regulation 1049/2001 
 
  Access is refused if disclosure would undermine the purpose of 
inspections, investigations or audits 
 
 unless overriding public interest in disclosure  
 
    This exception applies to on-going investigations! 
 



Exceptions 
Inspections, investigations, audits 
General presumption of non-disclosure exists for: 
(in these cases no individual assessment of documents is 
required!) 
 
• State aid investigation (Case TGI C-139/07P); 
• Merger investigations (Cases Odile Jacob C-404/10 P and 
Agrofert C-477/10 P 
• Cartel investigations (Case Netherlands/Commission T-380/08) 
• Infringement investigations and EU Pilot (Case LPN C-514/11 
P and C-605/11 P) 
• OLAF investigations (Case Catinis T-447/11) 
 
Consult the Guidance note on closed infringements 



Exceptions 
 
Decision-making process 
 
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 
 
Access refused if disclosure would seriously undermine the 
decision-making process 
 
 unless overriding public interest in disclosure 
 
1st paragraph: documents drawn up for internal use or received 
before the decision has been taken 
 
2nd paragraph: documents containing opinions for internal use 
even after the decision has been taken 
 
 




Exceptions 
 
legislative 
  closed 
 
 
open 
administr. 



4. Procedures 



Initial applications: treatment  
• Step 5: Conduct the necessary consultations (unless it 
is clear that the document shall or shall not be disclosed) 
• - for the Commission documents consult the relevant 
services;  
• - for Member States’ documents consult the national 
authorities concerned (Article 4(5) of Regulation 
1049/2001);  
• - for third-party documents consult the author of the 
document (Article 4(4) of Regulation 1049/2001);  
• - for documents of other EU institutions consult them 
accordingly (Memorandum of Understanding). 
• Objections cannot be overruled at the initial stage! 
 
 
 




Initial applications: treatment 
• Step 6: Assess all identified documents 
 
How?  
Conduct a concrete and individual examination of the 
content of the documents and perform a 'harm test' by 
checking if disclosure would undermine one of the interests 
protected under Art. 4 of Regulation 1049/2001. 
 
Exception: unless a general presumption of non-disclosure 
applies to the documents requested. 
 



Procedures 
Initial applications: treatment 
Step 7: Consider whether granting partial access is 
possible 
 
• If only parts of the document are covered by exceptions, 
the remaining parts must be released.  
 
• Partial access is granted if meaningful
 
• Article 4(6) of Regulation 1049/2001 
 



Initial applications: treatment 
• Step 8: Draft a reply to the applicant  
 
• In cases of negative (or partially negative) replies you 
should duly motivate your refusal on the basis of the 
exceptions provided for in Art. 4 of Regulation 1049/2001.  
 
• The question of a possible partial access should always 
be addressed. 
 
 
 



Initial applications: treatment 
• Step 9: If you use one of the exceptions provided for in 
Art. 4(2) of Regulation 1049/2001, i.e. the relative 
exceptions, do not forget to … 
 
• assess whether there is an overriding public interest 
in disclosure 
 

• Include the relevant justifications in your reply
 



Procedures 
Initial applications - treatment 
 
Step 10: 
For partially negative and negative replies, make sure 
that they are:  
 
• Signed by Director-General (Articles 3 and 10 of 
Implementing Decision). If the reply is positive or when the 
only parts redacted are personal data, it may be signed at 
Head of Unit level. 
• Applicant is informed of right to request a review (Article 
7(1) of Regulation 1049/2001)