Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'redacting docs and implementing Reg 1049/2001'.


Ref. Ares(2016)4162935 - 05/08/2016
 
Fiche 2                                  Access to briefings 
 
 
Main issues: 
 

  Briefings, just like any other categories of documents, are not exempt from the scope of Regulation 1049/2001. 
 
  There  is  no  general  presumption  of  non-disclosure  regarding  specific  parts  of  briefings,  such  as  Speaking  or 
Defensive points, but a case-by-case assessment is necessary. 
 
  If a briefing is important, not purely internal (within a specific unit) and not short-lived, its final version should be 
registered  in  ARES  and  its  possible  disclosure  assessed  under  Regulation  1049/2001.  Briefings  provided  by 
DGs/services to a Commissioner are, as a rule, to be registered in ARES. 
 
  The  registration  of  briefings in  ARES  and,  the  use  of  BASIS  (Briefings  and  Speeches  Information  System)  make 
them easily identifiable. 
 
Current administrative practice: 
 
The status of a briefing as a Commission-internal document is not sufficient ground to justify the refusal of access. Instead, 
it is necessary to assess whether there is a genuine need for protection, and whether this applies to the whole document. 
Unless a specific exception of Article 4 of Regulation 1049/2001 applies, access is to be granted. 
 
The timing of the requested access is important: if the briefing relates to a matter on which the Commission has not yet 
taken a position and the release would seriously undermine the possibility to do so, the application of the exception under 
Article 4(3), first subparagraph pertaining to the ongoing decision-making process should be duly considered. 
 
Briefings (or parts thereof, in particular those reflecting views and opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary consultations within the Commission) can in some cases be refused under Article 4(3), second subparagraph 
even after finalisation of the specific decision-making process to which they pertain, but in that case a continued risk of 
serious harm to the Commission's decision-making process, in a general sense, must be demonstrated.  
 
Likewise,  if  other  specific  exceptions  under  Article  4  of  Regulation  1049/2001  apply  (such  as  the  protection  of 
international relations  in cases  where  briefings  relate to the  negotiation  of  international  agreements),  access has to  be 
refused if there is a real and non-hypothetical risk of harm to the interest protected. 
 
The possibility of granting partial access (for example, to factual and background information contained in the briefings) 
should always be considered, regardless of the timing of the requested access. 
 
Case-law:  
 
        - 
Reference documents/links: 
 

  Examples  of  confirmatory  decisions  and  a  summary  of  relevant  case-law  are  available  on  the  Commission's 
access-to-documents webpages on My Intracomm1; 
 
  The full text of judgments of the EU Courts can be consulted on the website of the ECJ: www.curia.eu 
 
February 2016 
                                                            
1 https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/tools.aspx.