This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Communication on TTIP'.

Ref. Ares(2016)5536038 - 23/09/2016
  The Director-General 
DG/JP/R.6/VK/RW D(2016) 5966840  
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
Van Spilbergenstraat 84-3 
1057RL, Amsterdam 
Advance  copy  by  email  :  ask+request-3209-
[email address] 

Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/4520 
Dear Sir,  
We  refer  to  your  e-mail  dated  10/08/2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 10/08/2016 under the above mentioned reference number. 
You request access to: 
  on the topic of TTIP; all correspondence (including emails), the list of meetings 
with detailed minutes and any other reports of such meetings between DG AGRI's 
officials (including the Commissioner and his Cabinet members) and 
representatives and/or officials of DG TRADE between January 2013 and 
January 2014. 
  on the topic of TTIP; all correspondence (including emails), a list of meetings 
with detailed minutes and any other reports of such meetings between DG AGRI's 
officials (including the Commissioner and his Cabinet members) and farmers' 
organizations and/or representatives from all farming sectors from any EU-
member state between January 2013 and January 2014. 
  on the topic of TTIP; a list of meetings with detailed minutes and any other 
reports of such meetings between DG AGRI's officials (including the 
Commissioner and his Cabinet members) and representatives of the following 
companies and industry associations: FoodDrinkEurope, Coceral, EuropaBio, 
Bussiness Europe, European Crop Protection Association (ECPA) between 
January 2013 and January 2014. 
With letter reference Ares(2016)4918173 of 1st September, you have been informed that 
an extended time limit was needed
On top of the 9 documents which have already been transmitted to you, we have identified 
17  additional  documents  which  fall  within  the  scope  of  your  request.  These  documents 
pertain  (1)  to  correspondence  between  DG  AGRI's  officials  and  farming  organisations 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

and/or  representatives  from  all  farming  sectors  from  EU  Member  States  between  January 
2013 and January 2014 and (2) correspondence and meetings between DG AGRI's officials, 
including  Commissioner  Ciolos  and  his  cabinet  members  and  officials  of  DG  TRADE 
between  January  2013  and  January  2014.  Please  note  that  we  did  not  include  documents 
which  were  merely  copied  for  information  between  DG  TRADE  and  DG  AGRI  and 
documents  which  were  sent  by  DG  AGRI  to  DG  TRADE  for  transmission  to  other  EU 
institutions as these documents do not result in policy exchanges between the two services.  
Documents n°7, 9, and 11 are owned by DG TRADE to which you have sent a separate 
request  for  access  to  documents  (request  Gestdem  2016/4483).  For  these  3  documents, 
we therefore refer you to DG TRADE's response to your request.  
Please  note  that  we  did  not  identify  new  documents  pertaining  to  meetings  with  farmers' 
organisations and companies or industry associations mentioned in your request in addition 
to the 9 documents already transmitted to you on 1st September.  
The list of documents is detailed in the table annexed to the letter:  
Having examined the 17 documents and after having consulted the author of documents 1, 3 
and  4  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public 
access to documents, I have come to the conclusion that these documents may be partially 
disclosed with the exception of documents 13, 15, 16 and 17 which may not be disclosed. 
The disclosure of some parts or whole of these 4 documents is prevented by exception to the 
right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
Indeed  these  documents  cannot  be  released  as  their  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  the  public  interest  as  regards  international  relations  insofar  as  they  include 
information and opinions on strategic approaches related to the TTIP negotiations with the 
United  States.  Therefore  the  exceptions  laid  down  in  Articles  4(1)  (a)  third  indent  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 apply to these documents. 
The exception laid down in Article 4(1) (a) third indent is applied to refuse access to parts or 
entire documents for the information contained in them cannot be disclosed as the success 
of the negotiations depends to a large extent on the protection of objectives, tactics and fall-
back  positions  of  the  parties  involved.  While  the  Commission  is  highly  committed  to  the 
principle  of  transparency,  a  certain  level  of  discretion  and  special  care  in  handling  its 
negotiating  documents  is  essential.  Only  by  safeguarding  this  discretion  can  the 
Commission  preserve  the  room  for  manoeuvre  required  to  lead  the  negotiations  to  a 
conclusion which promotes the EU interest. 
Disclosing  these  documents  poses  a  real  and  concrete  risk  of  undermining  the  chance  of 
success for the on-going negotiations, and would, more generally, have detrimental effects 
on the Commission's position in similar international negotiations. 
Concerning documents 1 to 6, 8, 10, 12 and 14, our examination lead to the conclusions that 
they may be partially disclosed. These 10 documents contain personal data which have been 
redacted.  Pursuant  to  Article  4(1)  (b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a 
document has to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and 
the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding  the  protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is 
Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18 

December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data1. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 becomes fully applicable2.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is 
no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  the  documents  requested  expunged  from  this 
personal data. 
In case you would disagree with the assessment above concerning partial non-disclosure of 
requested  documents,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
1049/2001,  to  make  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
Yours sincerely, 
Jerzy PLEWA 
list  of identified documents and 10 documents 
1  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
2 Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 

Electronically signed on 23/09/2016 17:04 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563