This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG AGRI'.




 
Ref. Ares(2016)5550044 - 26/09/2016
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
HUMAN RESOURCES AND SECURITY 
 
  Director-General 
 
Brussels,  
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

Wiesje van Nunen 
Access Info Europa 
Cava de San Miguel 8, 4C 
28005 Madrid 
Advance copy by email :  
[email address] 
Dear Madam, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/4960 
We  refer  to  your  e-mail  dated  02/09/2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 06/09/2016 under the above mentioned reference number. 
We regret to inform you that no documents were found in DG HR that would correspond to 
the description given in your application. Indeed, as specified in Article 2(3) of Regulation 
1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing 
documents in the possession of the institution.  
Given that DG HR is following the central guidance on document management provided 
by the Secretariat General, no such documents have been identified within DG HR. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
 
Yours faithfully, 
 
 
 
Irene SOUKA 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Electronically signed on 23/09/2016 16:39 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563