This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG AGRI'.



Ref. Ares(2016)5721834 - 03/10/2016
ACCESS TO DOCUMENTS IN DG AGRI 
REGULATION (EC) No 1049/2001 – 
LEGAL OBLIGATION TO TREAT THE REQUEST AND PROVIDE REPLY 
Under the Treaty (Article 15(3) TFEU), any citizen has a right of access to documents of the EU institutions, bodies, 
offices and agencies. 
RECEPTION OF REQUESTS  
 UNIT R.6 – COORDINATION 
 The Access to Documents team in unit R.6 of DG AGRI receives all the requests in the functional mailbox
AGRI ACCESS DOCUMENTS and transmits them to the responsible unit;
 In  case  another  unit  directly  receives  a  request,  it  should  be  sent  to  unit  R.6  for  registration  and
acknowledgement of receipt.
STEPS TO BE FOLLOWED BY THE COMPETENT UNIT RESPONSIBLE FOR SEARCHING, IDENTIFYING, ANALYSING 
AND PROVIDING THE DOCUMENTS, AND DECIDING WHETHER TO DISCLOSE OR NOT 
 Check if there are documents corresponding to the request: Regulation (EC) No 1049/2001 only applies to
requests for access to existing documents;
 Draw up a full list of the documents to which the application refers, and closely examine the content of
each document in order to determine whether disclosure would undermine one or more of the interests
protected by Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001;
 If you are unable to identify the document(s) requested: ask the applicant (via R.6) to provide you with
additional information which will enable you to identify the document or to narrow down the request. In
this case, the 15 working-day deadline for reply will apply only from the date on which you receive this
information;
 In the case of a vague or voluminous request, the statutory deadline of 15 working days may be replaced
by a timetable agreed upon with the applicant under Article 6(3) of Regulation (EC) No 1049/2001.


 
WHAT IF AN APPLICATION MUST BE REFUSED (TOTAL OR PARTIAL REFUSAL)? 
 
 The answer must clearly indicate the grounds for the refusal based on one of the exceptions listed in 
Article  4  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  and  set  out  specific  and  detailed  arguments  justifying  the 
 
refusal (for legal advice you can contact I.1); 
 
  If only part of the document (e.g. personal data) requested is covered by one or more of the exceptions 
listed in the Regulation, you must release the remaining parts (partial access) and give reasons for the 
partial  refusal  as  above  (the  part  of  the  document  to  which  access  has  been  refused  should  be 
blackened by the unit). 
 
WHAT ABOUT DOCUMENTS RECEIVED FROM THIRD PARTIES/MEMBER STATES? 
Contact  R.6  and  ask  them  to  proceed  to  consultations  with  the  third  party  –  including  Member  States  –  to 
obtain  their  opinion  (or  their  agreement  in  the  case  of  a  MS)  on  whether  the  document  may  be  disclosed, 
unless it is clear that the document may – or must not – be released. 
WHAT IF IT IS NOT POSSIBLE TO REPLY WITHIN THE 15-DAY DEADLINE? 
  Contact unit R.6 and ask them to send the applicant a letter before the expiry of the 15-day deadline, 
notifying him or her of the extension of the deadline and giving reasons for the new deadline; 
  Failure to reply within the prescribed time limit constitutes a tacit refusal and entitles the applicant to 
make a confirmatory application. 
CONFIRMATORY APPLICATIONS 
  Confirmatory applications are treated by the Secretary-General; 
  The competent unit of the DG that was responsible for the documents will cooperate with SG. 
CONTACT 
Access to documents coordinators - 
 and 
, R.6 
Legal Advice - 
 and 
 I.1 
 
Link to the procedure on the treatment of access to documents requests in DG AGRI 
Access to Documents - Vademecum 
 
March  2015  –AGRI-R.6  -  This  document  has  been  drafted  strictly  for  information  purposes  and  does  not 
 
constitute a legal document.