Ref. Ares(2015)322404 - 27/01/2015
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE GENERAL 
JOINT RESEARCH CENTRE 
JRC 
 
Director-General 
 
 
JRC Documents & Records Management Policy 
 
1. Overall objectives 
The Commission must be able, at any time, to provide information on matters for which it is accountable. 
To  this  end,  the  Commission  established  e-Domec (Electronic archiving and  Document  Management  in 
the European Commission) to which JRC complies. 
The  aim  of  the  JRC  Documents  and  Records  Management  Policy  is  to  ensure  a  consistent  approach 
across  the  JRC  on  the  management  of  documents  and  records  in  accordance  with  the  e-Domec 
regulatory framework and fulfilling the applicable Internal Control Standards. 
 
2. Principles 
All staff receives or produces documents and records in the course of his/her work. Therefore e-Domec is 
relevant to everyone. 
All official documents and records are registered, filed, preserved, and where applicable sent to Historical 
Archives electronically. 
Born-digital  documents  are  signed  by  means  of  an  electronic  signature  wherever  possible.  Electronic 
workflows allow efficient and transparent preparation, approval, and distribution of documents. 
The  JRC  Documents  and  Records  Management  Policy  relies  on  the  strategy  building  on  the  three 
fundamental pillars: 
- 
Documents and Files Lifecycle: covers current, intermediate, and historical records. 
- 
Governance: defines roles and responsibilities of stakeholders. 
- 
Training & Communication Plan: ensures access to information and training to all staff. 
 
3. Implementation 
The  implementation  of  the  present  policy  is  further  elaborated  in  JRC  Documents  and  Records 
Management strategy, procedures, work instructions, and guidelines. 
The documents repository used is HAN (Hermes/Ares/NomCom) which is provided by the Commission. 
JRC  Corporate  Information  Systems  dealing  with  document  management  are  integrated  with  HAN 
wherever possible. 
 
(Electronically signed and dated in Ares) 
Vladimír Šucha 
Type of document: 
Policy document 
Document owner: 
JRC.B.1 
Document ID: 
Ares registration number 
Version No: 
1.0 
IMS processes: 
M4.1. Internal and external control 
Previous versions of this document 
Version No  
Date of approval 
Changes from previous version 
--- 
 
 
 

---