This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG CNECT'.


Ref. Ares(2016)5911436 - 13/10/2016
5. ASK FOR CLARIFICATION IF NEEDED 
7. IF YOU ARE UNABLE TO REPLY WITHIN 
ACCESS TO DOCUMENTS 
THE DEADLINE 
If  you  are  unable  to  identify  the  document(s) 
asked  for,  you  should  ask  the  applicant  to 
Send  the  applicant  a  registered  letter,  before 
Regulation  1049/2001  lays  down  the  basic 
provide  you  with  additional  information  which 
the  expiry  of  the  15-day  deadline,  notifying 
principles  regarding  the  right  of  the  public  to 
will  enable  you  to  identify  the  document  or  to 
him  or  her  of  the  extension  of  the  deadline 
access 
any 
document 
held 
by 
the 
narrow down the request. In that case, the 15-
and giving reasons for the new deadline.  
Commission.  
working days deadline for reply will apply only 
from  the  date  by  which  you  receive  this 
Failure to reply within the prescribed time limit 
The  Commission  applies  a  maximum  level  of 
information.  
constitutes  a  tacit  refusal  and  entitles  the 
transparency  and  can  only  refuse  access  in 
applicant to make a confirmatory application.  
specific  cases  provided  in  Article  4  of  the 
6.  SEARCH  FOR  A  FAIR  SOLUTION  IF 
Regulation. 
NEEDED 
8.  IF  YOU  HAVE  TO  REFUSE  THE 
REQUEST 

If  the  applicant  requests  for  access  to 
If  you  think  the  request  is  too  voluminous, 
documents  already  published  in  whatever 
inform  the  applicant  in  writing,  referring  to 
The reply must:  
form,  a  simple  reply  with  the  document  or  its 
Article  6(3)  of  Regulation  and  confer  with  a 
•  clearly  indicate  the  grounds  for  the  refusal 
Internet URL is sufficient.  
view to finding a fair solution.  
based  on  one  or  several  of  the  exceptions 
If  the  document  requested  has  never  been 
In  this  case,  the  statutory  deadline  of  15 
listed in Article 4 of the Regulation and set out 
published,  this  is  an  access  to  documents 
working days may be replaced by a timetable 
specific  and  detailed  arguments  justifying  the 
case in the sense of the Regulation. 
agreed with the applicant under Article 6(3) of 
refusal;  
Regulation. 
It has to be registered as such by the Cellule 
•  inform  the  applicant  of  his  or  her  right  to 
Administration  des  Documents  -  Document 
 
appeal  to  the  Secretary  General  in  relation to 
Management  Team  (CAD)  and  the  specific 
the application;  
procedure has to be followed. 
 
• be  signed by  the  Director General  and  sent 
 
 
by  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DG CONNECT 

1.  CHECK  IF  YOU  ARE  REALLY  FACED 
2. REGISTER THE REQUEST  
 4. ASSESS THE REQUEST 
WITH  A  REQUEST  FOR  ACCESS  TO 
DOCUMENTS
  
If  the  request  is  received  by  the  Secretary 
Draw  up  a  full  list  of  the  documents  to  which 
General, 
it 
will 
send 

letter 
of 
the  request  refers  and  closely  examine  the 
The  Regulation  applies  only  to  requests  for 
acknowledgement  to  the  applicant,  register 
content  of  each  document  in  order  to 
access  to  existing  documents,  i.e.  "any 
the application in GESTDEM and allocate it to 
determine 
whether 
disclosure 
would 
content whatever its medium (written on paper 
CNECT CAD. 
undermine  one  or  more  of  the  interests 
or  stored  in  electronic  form  or  as  a  sound, 
protected by the exceptions set out in Article 4 
visual  or  audio-visual  recording)  concerning  a 
If  the  request  is  received  by  DG  CNECT, 
of the Regulation. The list must be attached to 
matter  relating  to  the  policies,  activities  and 
CNECT  CAD  will  register  the  application  in 
your  reply,  except  in  cases  where  the 
decisions  falling  within  the  institution's  sphere 
GESTDEM, 
send 
an 
acknowledgement 
Commission  may  dispense  with  an  individual 
of responsibility" (Article 3 of the Regulation). 
receipt  to  the  applicant  and  allocate  it  to  the 
examination of each document (check with the 
competent unit in charge.  
legal coordinator in DG CONNECT: Unit R4).  
•  If  the  request  relates  to  information 
which  is  not  contained  in  documents, 
3. PREPARE THE REPLY  
In  principle,  no  document  is  spared  the 
and if replying would involve compiling 
detailed examination of its content, even if it is 
The  reply  shall  be  sent  in  the  language 
information  from  a  number  of  different 
'classified'. If this examination indicates that a 
requested  by  the  applicant  (provided  it  is  an 
documents, it should be considered as 
classified  document  must  be  disclosed,  it 
official  EU  language)  within  15  working  days 
a  request  for  information,  to  be 
needs to be declassified before release.  
as  from  the  registration  date  and  using  the 
processed  in  accordance  with  the 
templates  provided  by  the  Secretary  General 
Code 
of 
Good 
Administrative 
You  have  three  possible  replies:    positive 
(adapted  meaningfully  to  the  content  of  the 
Behaviour  for  staff  of  the  European 
reply (release of the requested document(s)); 
request whenever necessary). 
Commission  in  their  relations  with  the 
negative  reply  (duly  motivated  refusal  to 
public. 
release  the  requested  document(s)  or  devoid 
Failure  to  reply  within  15  working  days  is 
of  purpose  request  (no  document  found)); 
equivalent to refusing access to the requested 
•  A  document  that  is  30  years  old  or 
partial access reply (access to part(s) of the 
document(s)  without  giving  a  reason  which 
more can be accessed under the rules 
requested document(s)). 
constitutes grounds for the applicant to send a 
on  the  opening  to  the  public  of  the 
confirmatory  application  to  the  Secretary 
historical archives. 
For negative and partially negative replies you 
General  and/or  to  make  a  complaint  to  the 
need  to  ask  for  DG  CONNECT  Compliance 
 
Ombudsman or the General Court.  
Unit's  (R4)  visa  through  the  Ares  signatory 
(exception  when  only  personal  data  is 
 
 
redacted  –  this  partial  negative  reply  may  be 
               
signed by the Head of Unit).  
 
DG CONNECT