This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG ECHO'.



 
Ref. Ares(2016)5505943 - 22/09/2016
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for European Civil Protection and Humanitarian Aid Operations (ECHO) 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
ECHO.D1 LD Ares(2016) 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

Ms W. van Nunen 
Access Info Europe 
Cava de San Miguel 8, 4C 
E – 28005 MADRID 
 
Advance copy by email :  
ask+request-3272-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/4894 
 
Dear Madam, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  2/09/2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 2/09/2016 under the above mentioned reference number. 
The  Directorate-General  for  Civil  Protection  and  Humanitarian  Aid  Operations  (ECHO) 
does not have any guidelines, operational procedures or a handbook in relation with your 
request as ECHO only applies the central instructions and guidelines by the Secretariat-
General of the European Commission, who will reply to you separately. 
Indeed,  as  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  
Given  that  no  such  documents  have  been  identified,  we  are  not  in  a  position  to  handle 
your request. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: L86 2/053 - Tel. direct line +32 229-53188 

 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
 
Monique PARIAT