This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG FISMA'.






Ref. Ares(2015)705710 - 19/02/2015
Ref. Ares(2016)5857778 - 11/10/2016
Approval/Rejection letters for 
Research Project Proposals 
ARES Registration Procedure 

































Import (with Annexes) the letter without date and without 
the mention "e-Signed" 
Unit creates new 
ARES document 
The mention "e-Signed" must be added 
only once the SIGN task in ARES is 
completed! 
Creation of an e-Signatory 
After signature, check out the invitation 
with ve_estat.microdata in 
letter, add "e-Signed" and check it in 
the workflow as sender 
The Virtual Entity files the 
The Virtual Entity 
ARES document and sends 
registers the ARES 
it after conversion into PDF 
document 
with the ARES stamp 
By e-mail 
The ARES document is sent 
to the external recipient 
On paper (pdf version with ARES stamp)