PROCEDURES ARES D ENCODAGE DU TITRE ET REGLES D ATTRIBUTION
Ref. Ares(2015)147990 - 14/01/2015
Ref. Ares(2016)5857778 - 11/10/2016
Tout document entra
nt nt
rant à la Commssion doit commencer par
PAPIER
EMAIL
ISO
ISO - EMAIL
Tout document sortant de la Commssion doit commencer par
PAPIER
EMAIL
ESTAT - ISO
ESTAT - ISO - EMAIL
Tout document interne vers d'autres DGS
DG concernée si une seule au d
a e là
u-d on m
elà o ets rien
n met rien
met DGs
IDEM - EMAIL
Tout document interne à EUROSTAT
Unité emmetrice
IDEM - EMAIL
DOCUMENTS
ATTRIBUTIONS
COMMENTAIRES
DOCUMENTS FINANCIERS
ISO - TYPE ET N° DE CONTRAT OU FACTURE N° OU RAPPORT FINANCIER … - Sujet du Projet
Facture = Invoice
CF
ve_estat.financial initiation
Doc principal = partie financière
Rappel facture
CLASS
ve_estat.unité concernée
Annexe = partie technique
Final cost claims
INFO
ve_estat.cellule budgetaire concernée
cover note = lettre d'accompagnement si il y a
Garantie bancaire = bank garanty
Accusé de réception
Contrat
CF
ve_estat.contract
Scanner l'enveloppe
Grant agreement- Contrat cadre
CLASS
ve_estat.unité concernée
Amendment/Specific contract
ASOC
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Consortium agreement
INFO
ve_estat.financial initiation
Order form
INFO
ve_estat.nomcom
Pas INFO Nomcom pour les amendments
AUTRES CONTRATS
ISO - TYPE ET N° DE CONTRAT OU AMENDMENT - Sujet
Micro data access
CLASS
ve_estat.B1.micro data
INFO
ve_estat.b.dir.budget
Application form for research (B1)
CLASS
ve_estat.b.1
Cover letter
lettre d'accompagnement
INFO
ve_estat.b.dir.budget
doc principal
application
annexe 1
confidentiality…
annexe 2
autre
Lucas dataset
CLASS
ve_estat.e.4
INFO
ve_estat.e.budget
PROJET/SUBVENTION
ISO - N° APPEL D OFFRE OU N° DE LA PROCEDURE
DUR N
E EG
N O
EG CI
O EE
CI -
EE Sujet du projet
Appels d'offres
CLASS
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Ajouter dans instruction - Please delegate the CLASS
destinataire Directeur concerné
task to the unit concerned
Procédures négociées
CLASS
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Conserver les docs au CAD - faire email à
destinataire personne désignée ou à défaut CU
l'unité concernée pour remise en main propre
Tous membres de l'équipe pour lesquels il y a un risque de conflit d'intérêt potentiel par rapport aux appels d'offre doivent, dans la mesure du possible, éviter de
manipuler/enregistrer les documents. Dans le cas où il s'avère nécessaire d'entrer en contact avec ces documents, le membre de l'équipe doit envoyer une
notification écrite au Chef d'Unité le jour même.
COURRIER STANDARD
ISO - DOCUMENT - N° Contrat - Sujet
Lettre classique ou
CLASS
ve_estat.unité concernée
Rapport technique
EMAIL
ISO - EMAIL - DOCUMENT - N° Contrat - Sujet du Projet
Toujours vérifier que le doc n'est pas déjà classé avant de donner une
tâche CLASS même si l'Areslook vient de la A4 qui elle reçoit une tâche IN
I
F
N
O
FO -
Voir aussi procédure d'encodage email areslook ou pas fin de la liste (page 3)
Via AresLook en général
CLASS
ve_estat.unité CF du MF
Autre DGs
Ajouter en destinataire la personne d'une autre DG
1
(pas d'attribution)
EMAIL (suite)
Suppléances - Char
Char t
t es
es -
- Su
Su b
b dél
dél éga
éga t
tiio
o ns
ns
INFO ve_estat.unité emmetrice de la suppléance
Titre = Nom émeteur/2013.01.29/Supp/Nom Suppléant
INFO
ve_estat.lpm
S'assurer que le CLASS a été fait par VE_estat.lpm
EDP
CLASS
ve_estat.unité concernée
Commentaire à ajouter :
INFO
ve_estat.selon instruction
Only for use by those in the
European Institutions and in Member State
public services who need to access this information.
Not for publication
Seminaire/Invitation A1
CLASS
ve_estat.a.1
Exemple de Titre :
UNECE/OECD/UNSC/UNSD/CCSA
CH-EMAIL-UNECE-INVITATION-sujet-datas-lieu
Grand application Form
CLASS
ve_estat.unité concernée
Iso-EMAIL-unité-EUROSTAT FOR GRANT anné
an e-s
né u
e-s je
ujet
INFO
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Reply to all - aknowledge of receipt
CV donc restriction personal data
RESTRICTION
Restreint EU
CLASS
ve_estat.unité concernée
Doc papier sous enveloppe dans une farde
INFO
LSO
Joindre un exemplaire EUCI
RECU VIA ARES
List of statistical authorities
CLASS
ve_estat.a.1
DG Env. - Nuts
INFO
ve_estat.e.4
Saisie arrêt conservatoire
INFO
ve_estat a.4
Autre
INFO
ve_estat.unité concernée
PARTICULARITE
Envoi sans note de couverture
Ajouter l'enveloppe à l'enregistrement
Envoi sans date ou illisible
A défaut mettre la date du jour de réception de la lettre
courrier - colis personnel - col
Col ler une et
ét iquette
e rappelant les règles concernant le courrier privé et demander au destinataire de venir cherche lui-même son courrier
Courrier adressé au Directeur Général
Enregistré par son secrétariat sauf en cas d'absence et
instructions - enregistrement par le CAD
Destinataire pas claire/inconnu
Identifier le document (contrat, invitation, etc.)
Si possible appliquer les règles d'acheminement
existantes pour certains types de document (p.ex.
factures) OU
Déterminer le sujet (mentionné dans le document ou
lire le document) OU
Identifier les données dans le document qui peuvent
aider à déterminer l'Unité concernée (p. ex. numéro de
contrat) OU
Déterminer l'historique du document pour établir des
analogies avec des précédents OU
Une fois déterminé une ou plusieurs Unité
concernée(s), contacter le(s) DMO Correspondent(s)
OU
(pour les documents financiers) Une fois déterminé une
ou plusieurs Directions concernée(s), contacter les
cellules budgétaires
Si on parvient à déterminer l'Unité concernée mais non
le destinataire, toujours le Chef d'Unité sera le
destinataire
Deleguer attribution à ve_estat.a.5 + tache INFO pour le
Documents du SG addressés à l'entité virtuelle CAD avec tache ARES CF
Chef d'Unité A5
PROCEDURE D ENCODAGE D UN EMAIL ARESLOOK OU PAS DANS ARES
1 - EMAIL SEUL
doc principal
Email en RTF, Tamponné du n° ARES
Annexe
Email original
2 - EMAIL AVEC
AVEC ANNEXE
XES
Note de couverture
Email en RTF, Tamponné du n° ARES
doc principal
le document le + important à rechercher dans les annexes
Annexe
Email original + reste des annexes
Ne pas oublier de selectionner la langue des documents