This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation DG FISMA'.



PROCEDURES ARES D ENCODAGE DU  TITRE ET REGLES D ATTRIBUTION
Ref. Ares(2015)147990 - 14/01/2015
Ref. Ares(2016)5857778 - 11/10/2016
Tout document entra
nt nt
rant à la  Commssion doit commencer par
PAPIER
EMAIL 
ISO
ISO - EMAIL
Tout document sortant de la Commssion doit commencer par
PAPIER
EMAIL
ESTAT - ISO
ESTAT - ISO - EMAIL
Tout document interne vers d'autres DGS
DG concernée si une seule au d
a e là
u-d  on m
elà o ets rien
n met rien
 met DGs
IDEM - EMAIL
Tout document interne à EUROSTAT
Unité emmetrice
IDEM - EMAIL
DOCUMENTS 
ATTRIBUTIONS
COMMENTAIRES
DOCUMENTS FINANCIERS
ISO - TYPE ET N° DE CONTRAT OU FACTURE N° OU RAPPORT FINANCIER … - Sujet du Projet
Facture = Invoice
CF
ve_estat.financial initiation
Doc principal = partie financière
Rappel facture 
CLASS
ve_estat.unité concernée
Annexe = partie technique
Final cost claims
INFO
ve_estat.cellule budgetaire concernée
cover note = lettre d'accompagnement si il y a 
Garantie bancaire = bank garanty
Accusé de réception
Contrat
CF
ve_estat.contract
Scanner l'enveloppe
Grant agreement- Contrat cadre
CLASS
ve_estat.unité concernée
Amendment/Specific contract
ASOC
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Consortium agreement
INFO
ve_estat.financial initiation
Order form
INFO
ve_estat.nomcom
Pas INFO Nomcom  pour les amendments
AUTRES CONTRATS
ISO - TYPE ET N° DE CONTRAT OU AMENDMENT  - Sujet
Micro data access
CLASS
ve_estat.B1.micro data

INFO
ve_estat.b.dir.budget
Application form for research (B1)
CLASS
ve_estat.b.1
Cover letter 
lettre d'accompagnement
INFO 
ve_estat.b.dir.budget
doc principal
application
annexe 1
confidentiality…
annexe 2
autre
Lucas dataset
CLASS
ve_estat.e.4
INFO
ve_estat.e.budget
PROJET/SUBVENTION
ISO - N° APPEL D OFFRE OU N° DE LA PROCEDURE 
DUR N
E  EG
N O
EG CI
O EE 
CI -
EE Sujet du projet 
Appels d'offres
CLASS 
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Ajouter dans instruction  - Please delegate the CLASS 
destinataire  Directeur concerné
task to the unit concerned
Procédures négociées
CLASS 
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Conserver les docs au CAD - faire email à 
destinataire personne désignée ou à défaut CU
l'unité concernée pour remise en main propre
Tous membres de l'équipe pour lesquels il y a un risque de conflit d'intérêt potentiel par rapport aux appels d'offre doivent, dans la mesure du possible, éviter de 
manipuler/enregistrer les documents. Dans le cas où il s'avère nécessaire d'entrer en contact avec ces documents, le membre de l'équipe doit envoyer une 
notification écrite au Chef d'Unité le jour même. 

COURRIER STANDARD
ISO - DOCUMENT - N° Contrat - Sujet
Lettre classique ou
CLASS
ve_estat.unité concernée
Rapport technique
EMAIL
 ISO - EMAIL - DOCUMENT - N° Contrat - Sujet du Projet
Toujours vérifier que le doc n'est pas déjà classé avant de donner une 
tâche CLASS même si l'Areslook vient de la A4 qui elle reçoit une tâche IN
F
O
FO   - 
Voir aussi procédure d'encodage email areslook ou pas fin de la liste (page 3)
Via AresLook en général
CLASS
ve_estat.unité CF du MF
Autre DGs
Ajouter en destinataire la personne d'une autre DG
1
(pas d'attribution)

EMAIL (suite)
Suppléances - Char
Char t
t es 
es  -
-  Su
Su b
b dél
dél éga
éga t
tiio
o ns
ns
INFO              ve_estat.unité emmetrice de la suppléance
Titre = Nom émeteur/2013.01.29/Supp/Nom Suppléant
INFO
ve_estat.lpm
S'assurer que le CLASS a été fait par VE_estat.lpm
EDP
CLASS
ve_estat.unité concernée
Commentaire à ajouter :
INFO
ve_estat.selon instruction
Only for use by those in the 
European Institutions and in Member State
public services who need to access this information. 
Not for publication
Seminaire/Invitation A1
CLASS
ve_estat.a.1
Exemple de Titre :
UNECE/OECD/UNSC/UNSD/CCSA
CH-EMAIL-UNECE-INVITATION-sujet-datas-lieu
Grand application Form
CLASS
ve_estat.unité concernée
Iso-EMAIL-unité-EUROSTAT FOR GRANT anné
an e-s
né u
e-s je
ujet
INFO
ve_estat.cellule budgetaire concernée
Reply to all - aknowledge of receipt
CV donc restriction personal data
RESTRICTION
Restreint EU
CLASS 
ve_estat.unité concernée
Doc papier sous enveloppe dans  une farde
INFO
LSO
Joindre un exemplaire EUCI
RECU VIA ARES
List of statistical authorities
CLASS
ve_estat.a.1
DG Env. - Nuts
INFO
ve_estat.e.4
Saisie arrêt conservatoire
INFO
ve_estat a.4
Autre
INFO
ve_estat.unité concernée
PARTICULARITE
Envoi sans note de couverture
Ajouter l'enveloppe à l'enregistrement
Envoi sans date ou illisible
A défaut mettre la date du jour de réception de la lettre
courrier - colis personnel  -  col
Col ler une et
ét iquette
e rappelant les règles concernant le courrier privé et demander au destinataire de venir cherche lui-même son courrier
Courrier adressé au  Directeur Général
Enregistré par  son secrétariat sauf en cas d'absence et 
instructions - enregistrement par le CAD
Destinataire pas claire/inconnu
Identifier le document (contrat, invitation, etc.)

Si possible appliquer les règles d'acheminement 
existantes pour certains types de document (p.ex. 
factures) OU
Déterminer le sujet (mentionné dans le document ou 
lire le document) OU
Identifier les données dans le document qui peuvent 
aider à déterminer l'Unité concernée (p. ex. numéro de 
contrat) OU
Déterminer l'historique du document pour établir des 
analogies avec des précédents  OU
Une fois déterminé une ou plusieurs Unité 
concernée(s), contacter le(s) DMO Correspondent(s) 
OU
(pour les documents financiers) Une fois déterminé une 
ou plusieurs Directions concernée(s), contacter les 
cellules budgétaires
Si on parvient à déterminer l'Unité concernée mais non 
le destinataire, toujours le Chef d'Unité sera le 
destinataire
Deleguer attribution à ve_estat.a.5 + tache INFO pour le 
Documents du SG addressés à l'entité virtuelle CAD avec tache ARES CF
Chef d'Unité A5
PROCEDURE D ENCODAGE D UN EMAIL  ARESLOOK  OU PAS DANS ARES
1 - EMAIL SEUL
doc principal
Email  en RTF, Tamponné du n° ARES
Annexe
Email original
2 - EMAIL  AVEC
AVEC  ANNEXE
XES      
Note de couverture
Email  en RTF, Tamponné du n° ARES
doc principal
le document le + important à rechercher dans les annexes
Annexe
Email original + reste des annexes

Ne pas oublier de selectionner la langue des documents