This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.



  
Ref. Ares(2016)5557955 - 26/09/2016
 
Information sheet 22: (WEB)DOR and ARES 
Last updated: March 2016 
 
 
I. Meetings organised at Centre 
Borschette/Berlaymont/Charlemagne/Cortenbergh/Demot/Loi86 (WEBDOR and 
ARES) 
 
 
Webdor is the Commission's corporate application used for the registration of meeting rooms 
requests (SCIC) and also for meetings requiring an interpretation service. 
 
 
II. Meetings organised within the premises of the Commission (DOR and ARES) 
 
The internal DOR (Demande d'organisation de Réunion) has to be signed by the Director.  
 
The DOR does not have to be signed manually. ARES is to be used for the validation circuit 
and  the  ECAS  signature  in  ARES  is  sufficient  proof.  There  is  no  need  for  a  parallel  paper 
circuit.  
 
PMO accepts internal DOR that are signed electronically in Webdor/ARES. 
 
Type of mail: internal mail 
Title: WEBDOR (or internal DOR) – title of the meeting – date of the meeting 
Sent by:
 Director 
Recipient: do not fil  out the box 'name and first name', but only insert RTD in the box 
'organisation/service'  (as  such  there  wil   be  no  transmission  of  the  documents  to  a 
recipient in ARES: the requests do not have to be transmitted to someone specific).
 
Filing in ARES: to be done by the launching unit in the thematic file of the meeting. 
E-signatory: 
workflow to follow 
 
e-signatory meetings inside the Commission 
Code 
Name 
RED 
Writer of the document (secretary) 
VISA 
Head of Unit 
VISA 
R2  
 
VISA 
Assistant Director (optional) 
SIGN 
Director (parallel (WEB)DOR validation) 
EXP  
Secretary  (checks  signature  in  WEBDOR, 
ensures registration in Ares) 
 
Content of e-signatory: 
 
1. WEBDOR or internal DOR 
2. List of participants 
 
 
 
 
 

Should you have any doubts, please do not hesitate to contact RTD ARES Helpdesk (94668) 
 
 


  
 

Information sheet 22: (WEB)DOR and ARES 
 
 
III. Meetings organised outside the premises of the Commission (DOR and ARES) 

 
The request (internal DOR) is to be signed manually on paper by the Director-General. ARES 
is to be used for the validation circuit and a parallel paper circuit remains necessary. 
 
Type of mail: internal 
Title: Internal DOR – title of the meeting – date of the meeting 
Sent by:
 Director-General 
Recipient: do not fil  out the box 'name and first name', but only insert RTD in the box 
'organisation/service'  (as  such  there  wil   be  no  transmission  of  the  documents  to  a 
recipient in ARES: the requests do not have to be transmitted to someone specific). 

Filing in ARES: to be done by the launching unit in the thematic file of the meeting. 
E-signatory: 
workflow to follow 
 
e-signatory meetings outside the Commission 
Code 
Name 
RED 
Writer of the document (secretary) 
VISA 
Head of Unit  
CONTRIB 
R2 
  
VISA 
Assistant Director (optional) 
SIGN 
Director (Note to DDG) 
VISA 
Assistants DG 
VISA 
DDG 
VISA 
ve_assdg.rtd 
SIGN 
Director-General 
Visa  
R2 
 
EXP  
Secretary  (checks  DOR  signature,  ensures 
registration in Ares) 
 
Content of e-signatory: 
 
1. Internal DOR (signed version to be scanned after handwritten signature) 
2. List of participants 
3.  Explicative  note  from  the  Director  to  the  Director-General  (signature  can  be 
uniquely electronic in ARES) 
4. Draft agenda 
       
 
Should you have any doubts, please do not hesitate to contact RTD ARES Helpdesk (94668)