This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


 
Ref. Ares(2016)5416325 - 16/09/2016
Fiche 8             Relationship between Access to documents  and EP/COM 
                            Framework Agreement 
 
Main issues: 
 

  All  documents  in  the  Commission's  possession  -  including  documents  from  Member  States  –  potentially  fall 
within the scope of Regulation 1049/2001 and, as far as confidential information is concerned, under Annex II 
to  the  European  Parliament/Commission  Framework  Agreement  of  20  October  20101.  MEPs  can  either 
introduce  a  request  for  public  access  to  documents  under  Regulation  1049/2001,  or  ask  for  access  to 
confidential information via the relevant EP bodies2 defined in Annex II to the EP/COM Framework Agreement. 
 
  If  the  Commission  receives  an  access-to-documents  request  under  Regulation  1049/2001  covering  Member 
State  documents,  and/or  a  relevant  body  of  the  EP  requests  confidential  information  under  Annex  II  to  the 
EP/COM Framework Agreement, the Commission must, in case of documents originating from Member States, 
consult the Member State(s) concerned to ascertain what confidential information might be transmitted.  
 
  In case of Commission documents reflecting Member States' positions, it is also recommended to consult the 
respective  Member  States,  unless  it  is  clear  that  the  document(s)  shall  or  shall  not  be  (fully  or  partially) 
disclosed.  
 
  Where  Member  States  consider  that  documents  in  possession  of  the  Commission  contain  confidential 
information,  this  position  has  to  be  duly  substantiated  for  assessment  on  a  case-by-case  basis  by  the 
Commission.  For  the  purpose  of  applying  Annex  II  to  the  EP/COM  Framework  Agreement,  the  confidential 
nature of information is determined in accordance with points 1.2.1. - 1.2.3. of the above-mentioned Annex II. 
 
  As regards access-to-documents requests filed under Regulation 1049/2001, if the Member State author of the 
document(s)  objects  to  the  disclosure  on  the  basis  of  the  exceptions  provided  for  in  Article  4  of  Regulation 
1049/2001, the DG/service should not overrule the Member State at the initial level but confirm the refusal, as 
explained below. 
 
  Access provided to the relevant EP bodies under Annex II to the EP/COM Framework Agreement may not be 
more restrictive than public access provided previously or simultaneously under Regulation 1049/2001. 
 
Current administrative practice: 
 
How  to  assess  documents  from  third  parties  under  Regulation  1049/2001  and  under  the  EP/COM  Framework 
Agreement? 
 
The services must ensure a coherent interpretation between the two legal instruments and consult the relevant Unit(s) 
in  the  service  (typically,  the  access-to-documents  coordinator  and  the  unit  in  charge  of  relations  with  the  European 
Parliament). 
 
Concerning  the  administrative  practice  on  the  consultation  of  Member  States,  please  consult  the  relevant  fiche 
regarding the procedure to follow in case of third-party documents3. 
 
The  Commission's  decision  on  what  content  of  documents    should  be  disclosed  is  taken  on  a  case-by-case  basis, 
depending on the sensitivity of the content and the possible harm in disclosure in light of the interests protected under 
Regulation 1049/2001, and taking into account the results of the third-party consultation (where applicable). In case of a 
Member State's opposition to disclosure, the Commission conducts a prima facie assessment of the reasons provided by 
the  Member  States.  This  applies  both  to  requests  under  Regulation  1049/2001  and  to  those  under  the  EP/COM 
Framework Agreement. 
 
Under the EP/COM Framework Agreement, further access can in some cases be considered (for instance, through an in 
camera
  meeting  of  the  relevant  EP  body  in  camera)  than  the  access  that  would  be  granted  under  Regulation 
                                                            
1 Framework Agreement on relations between the European Parliament and the Commission (OJ L 304/47 of 20.11.2010) - Annex II – 
Forwarding of confidential information to the European Parliament. 
2 The President of the EP, the chair(s) of the committees concerned, the Bureau or Conference of Presidents and/or the Head of the EP's 
delegation included in the Union delegation at an international conference.   
link to Fiche on third-party documents

1049/2001 on public access to documents. 
 
Reference documents/links: 
 
  Fiche on consultation of third parties;  
 
  Standard  letters  for  consultation  of  third  parties  and  Member  States,  as  well  as  examples  of  confirmatory 
decisions and the summary of the case-law are available on the Commission's access-to-documents webpages 
on My Intracomm4; 
 
  The full text of judgments of the EU Courts can be consulted on the website of the ECJ: www.curia.eu 
 
February 2016 
                                                            
4 https://myintracomm.ec.europa.eu/sg/docinter/Pages/tools.aspx;