This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Memos, guidance and guidelines on record creation'.


Ref. Ares(2016)5506068 - 22/09/2016
DEMANDES D'ACCES AUX DOCUMENTS 
 
La politique d'accès aux documents de la Commission est appliquée de façon décentralisée, ce 
qui  signifie  que  chaque  DG  ou  service  est  responsable  de  la  réponse  aux  demandes  d'accès 
portant sur des documents de son ressort. Base légale: Règlement 1049/2001 (disponible  sur 
U Drive, Access to Documents). Le lire attentivement pour comprendre la procédure.  
Les  demandes  d'accès  aux  documents  nous  parviennent  normalement  via  la  boîte  DGT-
Access-Documents  et  l'application  GESTDEM  (il  faut  demander  l'accès  via  SG  Access 
documents).  
Dès son arrivée dans la boîte fonctionnelle, il faut forwarder le message au juriste responsable 
pour décider sur la suite à donner et sur l'attribution.  
Certaines demandes peuvent arriver, via d'autres unités de la DG, par courrier, ou par mails. 
La procédure est la même et ces demandes doivent être enregistrées sur Gestdem. 
Il  faut impérativement que le demandeur ait communiqué  son adresse postale. S'il ne l'a pas 
fait, il faut lui envoyer un message standard (U-drive) l'informant du fait que sa demande ne 
sera enregistrée qu'à partir du moment  où il aura communiqué une adresse postale. S'il veut 
des justifications, il existe aussi une lettre-type dans le U-drive. 
Il  faut  créer  un  folder  sur  le  u:  19-demande  d'accès  aux  documents,  et  créer  également  un 
dossier portant le nom du demandeur dans Outlook DGT-ACCESS DOCUMENTS. 
Avant de préparer la réponse, le juriste analyse le document et  informe sur la suite à donner 
en  fonction  du  Règlement  1049/2001.  La  réponse  sera  faite  par  écrit  et  dans  la  langue  du 
demandeur  dans  un  délai  de  15  jours  ouvrables  à  partir  de  la  date  d'enregistrement  dans 
GESTDEM. 
À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur 
un  très  grand  nombre  de  documents,  le  délai  prévu  au  paragraphe  1  peut,  moyennant 
information  préalable  du  demandeur  et  motivation  circonstanciée,  être  prolongé  de  quinze 
jours ouvrables. (Art. 7, #3) 
 
Envoi de la réponse:  
 
  Si la réponse est positive: 
Le juriste décidera si la réponse a besoin de l'accord du Chef d'unité, et éventuellement 
de l'avis du SG ou du SJ.  
Après les accords nécessaires, la DGT.01 enverra  sa réponse au demandeur  par mail 
(via  la  FMB).  En  Gestdem.  l'on  coche  directement  réponse  positive.  Si  le  document 
existe  dans  SG  Vista  (à  vérifier),  il  faut  cocher  cela  dans  Gestdem  et  celui-ci  sera 
automatiquement envoyé au Registre des Documents de la Commission. 
Si le document est déjà sur le domaine public (après vérification dans Vista,  Registre 
des documents, et/ou pour nous dans Gestdem), nous pouvons répondre au citoyen en 
leur  envoyant  le  document,  sans  accord  du  DG.  Si  le  document  se  trouve  dans  le 
registre, on lui enverra le lien où il trouvera le document. Le SG nous recommande de 
clôturer de toute façon la demande dans Gestdem. 
Certains  documents  déjà  publics:  (exemples:SEC(2001)1049,  SEC(2002)382, 
SEC(2004)648, SEC(2005)984 et SEC(2006)1489) 

  Si la réponse est négative: 
Il  faut  envoyer  la  réponse  (note  signée  par  le  Directeur  Général)  par  courrier 
recommandé avec accusé de réception. [Ares(2014)801872)] 
L'assistant  enverra  aussi  par  mail  la  réponse  négative.  (Voir  modèle  de  réponse 
négative dans le U:drive). 
  Si Refus partiel: 
Dans le cas où un 'accès partiel' au document est accordé (voir template): 
Si  les  données  à  caractères  personnels  sont  effacées  et  que  le  demandeurs  n'exprime 
pas l'intérêt d'avoir accès aux noms, la signature peut être apposée par le chef d'unité 
[Ares(2014)3950212].  
Dans d'autres cas, la signature sera au niveau du DG. 
Envoyer la réponse par courrier recommandé avec accusé de reception (+ répondre par 
mail). 
Une copie de la réponse, ainsi que de la demande, sera envoyée au SG B.4 pour information 
(sauf si documents déjà publics). 
La demande sera toujours enregistrée dans Ares.  
Finalement,  il  faudra  clôturer  le  dossier  dans  GESTDEM    et  ARES  après  avoir  uploadé  la 
réponse. 
En  cas  de  recours  du  demandeur  (confirmatory  application),  il  faudra  transmettre  au  SG 
l'accusé  de  réception  du  courrier  recommandé  contenant  la  réponse  négative.  Les  demandes 
confirmatives  sont  traitées  par  le  SG.  La  demande  de  contribution  nous  vient  du  SG  par 
ARES. 
L'accusé de réception devra être enregistrée en Gestdem (même après clôture). 
Il faut vérifier chaque jour l'entité virtuelle ve_dgt.access-documents dans ARES car certaines 
tâches peuvent nous être envoyées par le SG. 
Les modèles de lettres sont disponibles sur le U-drive et sur le site interne du SG. 
Pour toute question légales ou administratives veuillez appeler le SG B.4.