Ref. Ares(2016)5506068 - 22/09/2016
DEMANDES D'ACCES AUX DOCUMENTS
La politique d'accès aux documents de la Commission est appliquée de façon décentralisée, ce
qui signifie que chaque DG ou service est responsable de la réponse aux demandes d'accès
portant sur des documents de son ressort. Base légale: Règlement 1049/2001 (disponible sur
U Drive, Access to Documents). Le lire attentivement pour comprendre la procédure.
Les demandes d'accès aux documents
nous parviennent normalement via la boîte DGT-
Access-Documents et l'application GESTDEM (il faut demander l'accès via SG Access
documents).
Dès son arrivée dans la boîte fonctionnelle, il faut forwarder le message au juriste responsable
pour décider sur la suite à donner et sur l'attribution.
Certaines demandes peuvent arriver, via d'autres unités de la DG, par courrier, ou par mails.
La procédure est la même et ces demandes doivent être enregistrées sur Gestdem.
Il faut impérativement que le demandeur ait communiqué son adresse postale. S'il ne l'a pas
fait, il faut lui envoyer un message standard (U-drive) l'informant du fait que sa demande ne
sera enregistrée qu'à partir du moment où il aura communiqué une adresse postale. S'il veut
des justifications, il existe aussi une lettre-type dans le U-drive.
Il faut créer un folder sur le u: 19-demande d'accès aux documents, et créer également un
dossier portant le nom du demandeur dans Outlook DGT-ACCESS DOCUMENTS.
Avant de préparer la réponse, le juriste analyse le document et informe sur la suite à donner
en fonction du Règlement 1049/2001. La réponse sera faite par écrit et dans la langue du
demandeur dans un délai de 15 jours ouvrables à partir de la date d'enregistrement dans
GESTDEM.
À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur
un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 1 peut, moyennant
information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze
jours ouvrables. (Art. 7, #3)
Envoi de la réponse:
Si la réponse est positive:
Le juriste décidera si la réponse a besoin de l'accord du Chef d'unité, et éventuellement
de l'avis du SG ou du SJ.
Après les accords nécessaires, la DGT.01 enverra sa réponse au demandeur par mail
(via la FMB). En Gestdem. l'on coche directement réponse positive. Si le document
existe dans SG Vista (à vérifier), il faut cocher cela dans Gestdem et celui-ci sera
automatiquement envoyé au Registre des Documents de la Commission.
Si le document est déjà sur le domaine public (après vérification dans Vista, Registre
des documents, et/ou pour nous dans Gestdem), nous pouvons répondre au citoyen en
leur envoyant le document, sans accord du DG. Si le document se trouve dans le
registre, on lui enverra le lien où il trouvera le document. Le SG nous recommande de
clôturer de toute façon la demande dans Gestdem.
Certains documents déjà publics: (exemples:SEC(2001)1049, SEC(2002)382,
SEC(2004)648, SEC(2005)984 et SEC(2006)1489)
Si la réponse est négative:
Il faut envoyer la réponse (note signée par le Directeur Général) par courrier
recommandé avec accusé de réception. [Ares(2014)801872)]
L'assistant enverra aussi par mail la réponse négative. (Voir modèle de réponse
négative dans le U:drive).
Si Refus partiel:
Dans le cas où un 'accès partiel' au document est accordé (voir template):
Si les données à caractères personnels sont effacées et que le demandeurs n'exprime
pas l'intérêt d'avoir accès aux noms, la signature peut être apposée par le chef d'unité
[Ares(2014)3950212].
Dans d'autres cas, la signature sera au niveau du DG.
Envoyer la réponse par courrier recommandé avec accusé de reception (+ répondre par
mail).
Une copie de la réponse, ainsi que de la demande, sera envoyée au SG B.4 pour information
(sauf si documents déjà publics).
La demande sera
toujours enregistrée dans Ares.
Finalement, il faudra clôturer le dossier dans GESTDEM et ARES après avoir uploadé la
réponse.
En cas de recours du demandeur (
confirmatory application), il faudra transmettre au SG
l'accusé de réception du courrier recommandé contenant la réponse négative. Les demandes
confirmatives sont traitées par le SG. La demande de contribution nous vient du SG par
ARES.
L'accusé de réception devra être enregistrée en Gestdem (même après clôture).
Il faut vérifier chaque jour l'entité virtuelle ve_dgt.access-documents dans ARES car certaines
tâches peuvent nous être envoyées par le SG.
Les modèles de lettres sont disponibles sur le U-drive et sur le site interne du SG.
Pour toute question légales ou administratives veuillez appeler le SG B.4.