This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Correspondence between Commissioners, cabinets and services on the proposal for a copyright Directive'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
   The Secretary-General 
 
 
Brussels, 16.3.2017 
C(2017) 1901 final 
 
Mr Diego NARANJO 
European Digital Rights 
Rue Belliard 20 
1040 Bruxelles 
DECISION  OF  THE  SECRETARY  GENERAL  ON  BEHALF  OF  THE  COMMISSION  PURSUANT 
TO ARTICLE 4 OF THE IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2016/5921 

Dear Mr Naranjo, 
I  refer  to  your  e-mail  of  2  February  2017,  by  which  you  submit  a  confirmatory 
application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents ("Regulation 
1049/2001").  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 19 October 2016 you requested access to: 
 -    'all  correspondence  between  the  Commissioners  and  their  Cabinets  with  regard  to  the 
Commission's  legal  service  opinion(s)  on  the  drafts  of  the  Proposal  for  a  Directive  of  the 
European  Parliament  and  of  the  Council  on  copyright  in  the  Digital  Single  Market 
COM/2016/0593 final - 2016/0280 (COD)' 

-  'all  correspondence  between  the  Commissioners  and  their  cabinets  and  the  responsible 
Commission services regarding the Commission's legal service opinion(s) on the drafts of the 

                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

Proposal for a Directive of the European Parliament and of the Council on copyright in the 
Digital Single Market COM/2016/0593 final - 2016/0280 (COD)'
.  
In  its  initial  reply  of  1  February  2017,  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks, Content and Technology (DG CNECT, hereinafter) identified correspondence 
relating  to  the  Legal  Service's  opinions  from  the  Cabinets  falling  under  their  remits  of 
competence,  namely  of  Vice-President  Ansip  and  Commissioner  Oettinger.  This  is  an 
email  dated  20  July  2016  addressed  to  the  Legal  Service  concerning  the  Value  Gap  in 
Digital  Single  Market  Commissioner  Project  Team  meeting  and  its  attachment,  namely 
the  Note  on  Digital  Single  Market  Commissioner  Project  Team  meeting  (ref.  ARES 
(2016)6764539).  Full  refusal  was  based  on  Article  4(3)  (protection  of  the  decision-
making process) of Regulation 1049/2001.  
Through  your  confirmatory  application  you  argue  that  'the  Commission  has  failed  to 
properly assess the overriding public interest as well as options for a partial release'.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General or service concerned at the initial stage. 
Having  carried  out  a  detailed  assessment  of  your  request  in  light  of  the  provisions  of 
Regulation 1049/2001, I  am pleased to inform you that  partial access can be granted to 
the  email  and  its  attachment  –  Digital  Single  Market  Commissioner  Project  Team 
meeting - 20 July 2016. Please find a copy of the documents to which partial access has 
been granted annexed. 
The  redacted  parts  of  the  email  and  the  attachment  to  the  email,  the  Option  Paper  on 
value  gap,  fall  under  the  exceptions  of  Article  4(3),  first  and  second  subparagraphs 
(protection of the decision-making process), of Regulation 1049/2001, for the reasons set 
out below. 
2.1.  Protection of the decision-making process 
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that:  
Access  to  a  document,  drawn  up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. 

 
 

 

 Access to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. 

The email and its attachment include lines-to-take and preliminary assessments discussed 
with regard to copyright reform, and in particular the issue of the value gap, between the 
Cabinets  of  the  Vice-President  Ansip  and  the  Legal  Service  as  well  as  with  other 
Commissioners'  Cabinets.  Parts  of  these  documents  cannot  be  disclosed  as  their 
disclosure  would  seriously  undermine  the  ongoing  decision-making  process  regarding 
the  adoption  of  the  Commission's  proposed  Directive  for  the  modernisation  of  EU 
copyright  rules,  and  more  precisely,  what  were  the  different  preliminary  assessments 
considered before tabling the legislative proposal. 
The  Digital  Single  Market  Strategy2,  adopted  by  the  Commission  on  6  May  2015,  sets 
out the main elements of the modernisation of EU copyright rules. The Communication 
on copyright adopted on 9 December 2015 details the next steps in this regard, including 
on  possible  legislative  proposals  and  timelines.  Further  to  the  proposed  Regulation  on 
cross-border  portability  of  online  content  services  adopted  the  same  day  as  the 
Communication,  the  Commission  adopted  on  14  September  2016,  a  set  of  legislative 
measures, called the 'copyright second legislative package'.  
As  the  Council  and  the  European  Parliament  still  have  to  take  a  position  on  the 
Commission's proposals, the decision-making process on these proposals is not finished. 
In particular, concerning the value-gap aspects of the copyright reform, the e-mail and its 
attachment  refer  to  preliminary  assessments  for  which  the  decision-making  process  is 
fully  ongoing.  Depending  on  the  negotiations  on  this  particular  issue,  the  Commission 
may indeed  have to adapt its position taking into account the elements contained in the 
above-mentioned documents. The finalisation of the above-mentioned negotiations is not 
foreseen before the end of 2017.  
The  Court  of  Justice,  in  the  ClientEarth  and  AccessEuropeInfo3  judgments, 
acknowledged that there may be a need for the Commission to protect internal reflections 
on  the  possible  policy  options  available  to  the  institutions  in  the  phase  preceding  the 
(inter-institutional)  legislative  procedure.  There  is  a  concrete  risk  that  disclosing  the 
information  at  this  stage  will  affect  the  Commission's  ability  to  defend  its  proposals 
during  the  ongoing  negotiations  with  the  Council  and  the  Parliament.  Furthermore,  as 
established  in  the  Turco  judgment4,  the  Court  of  Justice  distinguished  this  preliminary 
assessment of the institution from the presumption of wider openness for the institutions 
acting in their legislative capacity.  
                                                 
2      http://ec.europa.eu/priorities/digital-single-market/  
3      Judgment of Court of Justice, 17 October 2013 in case C-280/11 P, Council v Access Info Europe
4      Judgment of Court of Justice, 1 July 2008 in case C-39/05 P and C-52/05 P, Sweden & Turco v Council

 

In  the  alternative,  even  if  one  were  to  consider  that  Article  4(3),  first  subparagraph  of 
Regulation  1049/2001  no  longer  applies  as  the  Commission  put  forward  its  proposals 
(quod non), I take the view that for the reasons explained below, the opinions which are 
reflected in the documents requested are covered by the exception of Article 4(3), second 
subparagraph  of  Regulation  1049/2001,  as  their  disclosure  would  seriously  harm  the 
decision-making process of the Commission even after its  proposals have been adopted.  
 
Given the sensitivity of the subject matter and the various interests involved (e.g. those of 
right  holders  and  information  society  service  providers),  if  these  documents  were  to  be 
released,  the  Commission  would  be  deprived  of  its  ability  to  defend  its  proposal 
throughout  the  legislative  procedure.  The  Commission  might  indeed  be  called  upon  to 
adapt certain aspect of its  proposals in  the  current  legislative  negotiations and take into 
account  options  which  were  considered  but  not  retained  in  its  proposals.  Premature 
disclosure, at this stage, of the documents forming part of the ongoing decision-making 
process  would  prejudice  the  institution's  margin  of  manoeuvre  and  severely  reduce  its 
capacity to  foster compromises, which is essential in an area by which several important 
Commission policies and competences are affected (e.g. information and communication 
policies, internal market, competition policy, etc.).  
Furthermore, the dissemination of preliminary and obsolete positions of the Commission 
preceding the inter-institutional decision-making process would risk confusing the public 
and stakeholders rather than providing clarity on the options available. Such preliminary 
options which were not retained in the Commission's proposals might indeed be subject 
to further inter-institutional negotiations. 
The Commission would also be exposed to undue external pressure in case of premature 
disclosure. A complete release of the documents at this stage  would indeed disseminate 
preliminary,  internal  conclusions  into  the  public  domain.  The  risk  of  such  an  external 
pressure is real and non-hypothetical, given the specific and fundamental interest of right 
holders associations of the different content sectors as well as information society service 
providers  involved  in  the  issue  to  obtain  an outcome  which is  favourable to  them.  This 
could  create  unjustified  and  disproportionate  reactions  which  would  render  the 
negotiations more difficult.  
The sensitive nature of the matters at stake, such as the introduction measures for the use 
of protected content by information society service providers, provides further support to 
the  conclusion  that  certain  preliminary  assessments  and  positions  must  be  protected  in 
order  to  shield  the  institutions'  internal  assessment  against  any  outside  pressure  and 
premature  conclusions,  by  the  public,  until  the  final  decisions  are  taken,  including  the 
adoption of the Directive5. 
 
                                                 
5   Judgments of Court of Justice, 1 July 2008 in case C-39/05 P and C-52/05 P, Sweden & Turco v Council, 
paragraph 69 and of General Court, 15 September 2016 in cases T-796/14 and T-800/14, Philip Morris v 
Commission


 

In  light  of  the  foregoing,  access  to  the  redacted  (parts  of  the)  requested  documents  is 
refused based on the exception of Article 4(3), first and second subparagraphs (protection 
of the decision-making process), of Regulation 1049/2001.  
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(3),  first  and  second  subparagraph,  of  Regulation 
1049/2001 must be waived if there is an overriding public interest in disclosure. Such an 
interest must, firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  put  forward  any  reasoning  pointing  to  an 
overriding public interest in disclosing the requested documents.  Nor have I been able to 
identify any elements capable of demonstrating the existence of any possible overriding 
public  interest  in  disclosing  the  refused  elements  that  would  outweigh  the  interests 
protected  by  the  first  and  second  subparagraphs  of  Article  4(3)  (protection  of  the 
decision-making process) of Regulation 1049/2001. 
To  the  contrary,  as  explained  above  the  inter-institutional  decision-making  process  is 
ongoing. Full disclosure of the briefing documents would affect the Commission's ability 
to  act  freely  from  external  pressure  in  effectively  defending  the  Commission's  proposal 
for Directive on a Digital Single Market. I therefore consider that such disclosure would 
be contrary to the public interest in protecting the Commission decision-making process. 
Furthermore, I assure you that the Commission interpreted and applied the exceptions of 
Article 4 of Regulation 1049/2001 strictly, which results in partial access to the requested 
documents. 
In  consequence,  I  consider  that  in  this  case  there  is  no  overriding  public  interest  that 
would outweigh the interests in safeguarding the protection of decision-making process, 
based on Article 4(3), first and second subparagraphs of Regulation 1049/2001. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001,  I  have  considered  the 
possibility of granting wider access to the documents requested. However, for the reasons 
explained  above,  no  meaningful  (wider)  partial  access  is  possible  without  undermining 
the interests described above. 
Consequently,  I  have  come  to  the  conclusion  that  parts  of  the  documents  requested  are 
covered by the invoked exceptions to the right of public access. 
 
 

 


5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely, 
 
For the Commission 
 
Alexander ITALIANER 
 
Secretary-General 
 
Enclosures: redacted documents  

 

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