This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'CAP Payments 2013, 2014'.



 
Ref. Ares(2016)6454927 - 16/11/2016
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
DG/JP/R.6/VA D(2016) 6984146 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 

 
 
 
 
 
 
Mrs Helen Darbishire  
 
 
 
 
 
 
Access Info Europe 
 
 
 
 
 
 
Calle Cava de San Miguel 8 
 
 
 
 
 
 
280005 Madrid 
 
 
 
 
 
 
Spain 
Advance  copy  by  email  :  ask+request-3510-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject:       Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/5956 
Dear Madam 
We refer to your e-mail dated 04/11/2016 regarding your access to documents request. 
As  regards  financing  of  the  CAP  and  EU  CAP  spending,  you  may  wish  to  refer  to  our 
yearly  reports  such  as  the  report  on  the  distribution  of  direct  aids  which  is  published 
every year and put online on our EUROPA website. 
As regards possible existing data bases of beneficiaries in the agricultural sector, please 
bear in mind that under Article 103(1) of Regulation (EU) n° 1306/2013, "Member States 
and  the  Commission  shall  take
  all  necessary  steps  to  ensure  the  confidentiality  of  the 
information  communicated  or  obtained  under  inspection  and  clearance  of  accounts 
measure  implemented  under  this  Regulation.  The  rules  laid  down  in  Article  8  of 
Regulation (Euratom, EC) n° 2185/96 shall apply to that information
." 
For  the  CATS  (Clearance  Audit  Trail  System)  database,  the  individual  accounting 
information  submitted  by  the  Member  States  shall  only  be  used  in  the  context  of  the 
clearance  of  accounts  for  audit  purposes  according  to  Article  31  of  Commission 
Implementing  Regulation  (EU)  No  908/2014.  In  this  context,  that  Article  requires  the 
Commission  to  keep  the  accounting information  confidential  and  secure.  Consequently, 
this  clearance  of  accounts  data  is  internal  and  only  available  to  auditors  and  OLAF  for 
investigation purposes.  
Furthermore, the Commission considers that the Member States' accounting data as such 
is  not  a  "document"  within  the  meaning  of  Regulation  1049/2001  and  that  its  content, 
which  is  constantly  evolving  and  updated,  cannot  be  considered  as  a  "document"  in  an 
"existing format" in the meaning of Article 10(3) of the Regulation.  
Finally, as regards your last question, Article 111 of Regulation (EU) n° 1306/2013 does 
not require Member States to send a copy to the Commission of the data that are made 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 


public  on  Member  States  websites.  As  Article  59(1)  of  Commission  Implementing 
Regulation  (EU)  n°  908/2014  puts  it,  the  information  "shall  be  accessible  through  a 
search tool allowing the users to search for beneficiaries by either name, or municipality 
(…), or amounts received or by measure or by a combination thereof and to extract all 
the corresponding information as a single set of data."  

In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Jerzy PLEWA 

Electronically signed on 16/11/2016 15:14 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563