This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Cecilia Malmström and EU-Japan Centre for Industrial Cooperation'.



 
Ref. Ares(2017)150491 - 11/01/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate A - Resources, Information and Policy Coordination 
  Information, Communication and Civil Society 
 
Brussels  
trade.a.3.dir(2017)79617 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 

 
Lora Verheecke 
Corporate Europe Observatory 
26 Rue d'Edimbourg 
1050 Brussels 
Belgium 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx     
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2016/6689 
Dear Ms Verheecke, 
I  refer  to  your  email  of  28  November  2016  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  registered 
on the same date under the above mentioned reference number. 
You  request  access  to  "all  communication,  including  emails,  and  documents  (agenda, 
minutes, list of participants, etc) related to the meeting between Cecilia Malmström and 
the  EU-Japan Centre for Industrial Cooperation on 28th September 2016
". 
We have identified the following documents that fall under the scope of your request: 
  A chain of emails concerning arrangements for the meeting (Ares(2016)3844412) 
("document 1"); 
  The report of the meeting (Ares(2016)5609490) ("document 2"). 
The EU-Japan Business Round Table is a yearly event organised by the EU-Japan Centre 
for  Industrial  Cooperation,  an  organisation  listed  in  the  Transparency  Register.  The 
Chairman  of  the  EU-Japan  Centre  for  Industrial  Cooperation  is  currently  Rolls-Royce 
President for Civil Aerospace. 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

I am glad to inform you that full access can be granted to the content of the documents. 
However,  some  personal  data  have  been  withheld  in  the  documents  in  accordance  with 
Article 4(1)(b) of Regulation  1049/2001. In  line with  the Commission's commitment to 
ensure  transparency  and  accountability2,  the  names  of  the  members  of  Cabinet  are 
disclosed. For the EU-Japan Centre for Industrial Cooperation, the name of the Chairman 
is  also  disclosed,  as  well  as  the  Rolls-Royce  Country  Director  for  Japan.  Copies  of  the 
accessible documents are enclosed. 
Article  4(1)  (b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies  and 
on the free movement of such data3.  
The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 1049/2001 
seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"
  "the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become 
applicable in their entirety"
4
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
5  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data"
6,  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions7. 
In accordance with Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
                                                 
2   See Commission decisions C(2014) 9051 and C(2014) 9048 of 25 November 2014.  
3   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 
4   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
5   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
6   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
7   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 



prejudiced". The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data"
8. 
I  consider  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  the  aforementioned 
personal  data  transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed  on  the  basis  of  the 
information  available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the 
legitimate interests of the persons concerned. Therefore, these personal data shall remain 
undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals concerned. 
*** 
You may reuse the documents free of charge for non-commercial and commercial purposes 
provided that the source is acknowledged and that you do not distort the original meaning or 
message. The Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
*** 
In case you would disagree with the assessment that the withheld data are personal data 
which  can  only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate under  the  rules  of  personal 
data protection, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, 
to make a confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
[e-signed] 
 
 
 
 
Lutz Güllner 
Head of Unit 
                                                 
8   Id., paragraph 107; see also judgment in C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, 
paragraph 77. 

Electronically signed on 11/01/2017 12:01 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563