This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Policy on email management and automated deletion of emails'.


 
 
Council of the European Union 
General Secretariat 
 
Directorate-General Administration 
 
 
 
 
STAFF NOTE 
EXTRACT 
 
CP 92/14 
 
 
Brussels, 15 December 2014 
Subject:  Use of the GSC's electronic network (IOLAN) 
  Updated code of practice1 
 
Managing  information  is  one  of  the  GSC's  key  tasks.  IOLAN  (Inter-building  Office  Local  Area 
Network) is the main tool for processing and exchanging unclassified information on a day-to-day 
basis. It constitutes the GSC's IT backbone and is a critical infrastructure.   
 
Developments in information technologies and IT applications in recent years have been fast. To 
take account of these developments and help ensure the network is properly used and kept safe, 
an updated "code of practice" for IOLAN has been issued. The new code seeks to accommodate 
existing IT-related threats, provides practical basic advice and recalls the main "dos" and "don'ts". 
It replaces the "code of practice" and "user guide" from March 2010. It is available as electronic 
booklet on DOMUS. 
 
The new code has deliberately been kept short. The guidance provided  is clear and concise and 
is  based  largely  on  common  sense  while  relying  on  users'  responsibility.  The  code  has  been 
coordinated  across  GSC  services.  It  is  fully  in  line  with  applicable  EU  data  protection 
requirements.  
 
By logging on to the IOLAN network, users confirm that they have read and agreed to it.  
 
All users are invited to familiarise themselves with the new code.  The IT Helpline is available to 
provide more detailed information and answer any questions. 
William SHAPCOTT 
Director-General 
 
                                                

This staff note replaces and repeals staff note 64/10.  The new code of practice refers specifically to 
rules and guidance set out in the following staff notes: 113/06, 15/11, 69/11, 84/11, 88/11, 97/11, 
09/12, 89/12, 90/12, 49/13, 65/13 
 
1/2 
 


 
 
Staff Note - CP 25/14 - 4 March 2014 
2/2