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EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 23.3.2017 
C(2017)  2073 final 
 
 
Vicky Cann 
CEO 
Rue d'Edimbourg 26 
1050 Brussels 
DECISION OF THE SECRETARY GENERAL ON BEHALF OF THE COMMISSION PURSUANT 
TO ARTICLE 4 OF THE IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2017/68 

Dear Ms Cann, 
I refer to your letter of 8 February 2017, registered on the same day, in which you submit 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (‘Regulation 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 20 December 2016, addressed to the Directorate-General for 
Climate Action (DG CLIMA), you requested access to all documentation (all invitations, 
attendance lists, agendas, background papers, minutes/notes) relating to the High Level 
Round Table on Low Carbon Innovation, hosted by the Commission on 9 June 2016. 

The Commission has identified 16 documents as falling under the scope of your request: 
(1) 
12  invitations  and  the  programme  of  the  event,  dated  19  April  2016 
Ares(2016)1841255; 
(2) 
Participants' list, dated 9 June 2016, Ares(2017)1365812; 
(3) 
Speakers' list, dated 9 June 2016, Ares(2017)1365892; 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
E-mail: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  

(4) 
Presentation:  ‘Low  Carbon  Transition  –  opportunity  for  Europe  or  „market 
failure“?’, Ares(2017)1365682. 
In  its  initial  reply  of  20  January  2017,  DG  CLIMA  provided  wide  partial  access  to  the 
documents  requested  by  refusing  only  to  disclose  the  personal  data  contained  therein, 
based on the  exception of Article  4(1)(b) (protection  of  privacy  and the integrity of the 
individual) of Regulation 1049/2001. 
Through  your  confirmatory  application  you  request  a  review  of  this  position as  regards 
documents 2 and 3. You, namely, narrow down the scope of your request to the full list of 
speakers  and  attendees  
of  the  High  Level  Round  Table  on  Low-Carbon  Innovation 
(i.e. the  names  of  those  who  attended  and  spoke)  and  explicitly  exclude  the  personal 
signatures and personal contact details from the scope of your request. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following this review, I am pleased to inform you that full access is granted to the names 
of the speakers, moderators and panel members (contained in document 3). This list has 
been  made  publicly  available  in  the  Agenda  of  the  event  at  the  following  address: 
https://ec.europa.eu/clima/sites/clima/files/docs/0110/agenda_en.pdf. 
As regards the redacted parts of the Participants' list (document 2), I regret to inform you 
that I have to confirm the initial decision of DG  CLIMA to refuse access, based on the 
exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) of 
Regulation 1049/2001, for the reasons set out below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  [t]he  institutions  shall  refuse 
access  to  a document  where  disclosure  would undermine the protection of  
[…]  privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data

In  accordance  with  the  Bavarian  Lager  ruling3,  when  a  request  is  made  for  access  to 
documents  containing  personal  data,  Regulation  45/20014  becomes  fully  applicable. 
Article  2(a) of  Regulation  45/2001  defines  personal  data  as  any  information  relating  to 
an identified or identifiable natural person

                                                 
3 Judgment of 29 June 2010 in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378. 
4 Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and 
bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data  (Official  Journal  L  8  of  12.1.2001,  p.  1)  –  hereinafter 
referred to as ‘Regulation 45/2001’. 


In  this  instance,  document  2  contains  information  related  to  identified  individuals,  in 
particular the names and signatures of the individuals who registered to attend the Round 
Table  on  Low  Carbon  Innovation,  organised  by  the  European  Commission  on 
9 June 2016. 
Pursuant  to  settled  case  law,  the  concept  of  ‘private  life’  must  not  be  interpreted 
restrictively  
and  […]  there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a 
professional 
[…] nature from the notion of ‘private life’5. 
The  names  and  signatures  of  individuals  clearly  constitute  personal  data  within  the 
meaning of Article 2(a) of Regulation 45/2001. Their public disclosure would therefore 
constitute  processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article 8(b)  of 
Regulation 45/2001. 
Pursuant to Article 8(b) of Regulation 45/2001, personal data shall only be transferred to 
recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data  transferred  and  if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's  legitimate  interests  might  be 
prejudiced. 
Those two conditions are cumulative6 and only the fulfilment of both conditions and the 
lawfulness  of  processing  in  accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of 
Regulation 45/2001 enables one to consider the processing (transfer) of personal data as 
compliant with the requirement of Regulation 45/2001. 
In  the  ClientEarth  case,  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not  have  to 
examine ex officio the existence of a need for transferring personal data. The Court stated 
that if the applicant has not established a need to obtain the personal data requested, the 
institution  does  not  have  to  examine  the  absence  of  prejudice  to  the  person's  legitimate 
interests7. 
In that context, whoever requests such a transfer must first establish that it is necessary. 
If it is demonstrated to be necessary, it is then for the institution concerned to determine 
whether  there  is  reason  to  assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate 
interests  of  the  data  subjects.  If  there  is  no  such  reason,  the  transfer  requested  must  be 
made, whereas, if there is such a reason, the institution concerned must weigh the various 
competing interests in order to decide on the request for access8. 
In the above-mentioned Bavarian Lager ruling, the Court of Justice has clarified that the 
necessity  of  transfer  must  be  demonstrated  by  express  and  legitimate  justifications  or 
convincing arguments
9. 
                                                 
5  See,  inter  alia,  judgment  of  20  May  2003  in  Österreichischer  Rundfunk,  C-465/00,  EU:C:2003:294, 
paragraph 73. 
6 Judgment in Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 77-78. 
7 Judgment of 16 July 2015 in ClientEarth v EFSA, C-615/13P, EU:C:2015:489, paragraph 47-48. 
8 Judgments in Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraphs 77-78; Strack, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, 
paragraphs 107 -108; and also Schecke and Eifert, C-92/09 and C-93/09, EU:C:2010:662, paragraph 85. 
9 Judgment in Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 78. 


As  regards  the  names  of  speakers  and  attendees,  you  argue  that  the  event  was 
webstreamed  live  (implying  a  huge  potential  external  audience)  and  it  was  attended  by 
over  100  people.  In  those  circumstances,  there  is  no  logic  in  refusing  to  release  the 
names of those who attended and spoke

The  event  was,  indeed,  webstreamed  live  and  the  video  recordings  of  it  are  publicly 
available  online10.  Nevertheless,  only  the  names  of  the  speakers,  moderators  and  panel 
members were indicated in writing at the event and are clearly legible in these videos. As 
indicated in Section 2 above, the list of speakers, moderators and panel members of the 
event is publicly available online. 
As regards those who attended the event, on the other hand, please note that not all of the 
individuals, who registered to attend the event (and who are listed on the Participants' list 
(document 2)),  have  actually  attended  the  event.  In  consequence,  the  Participants'  list, 
identified as document 2, contains the names of both the individuals who registered for, 
but  did  not  actually  attend,  the  event,  and  the  names  and  signatures  of  the  individuals 
who attended the event. As you narrow down the scope of your request only to the names 
of those who attended the event, I consider the names of the individuals who registered 
for, but did not attend, the event as falling outside the scope of your request. 
As regards the individuals who attended the event, not all of them are actually visible on 
the  video  recordings.  In  addition,  even  for  the  attendees,  who  are  visible  on  the  video 
recordings, their names are indicated only on their badges, which are not clearly legible 
in  these  video  recordings.  Whereas  a  few  of  the  attendees  did,  indeed,  introduce 
themselves by name during the Questions & Answers sections (as visible and audible on 
the video recordings), most of the attendees did not publicly disclose their names. 
The Commission has also not established a list of attendees who spoke and/or are visible 
on the video recordings, by transcribing the video recordings of the event. I would like to 
draw  your  attention  to  the  fact  that,  for  the  purpose  of  Regulation 1049/2001,  the 
Commission is not obliged to create such document. 
Article 10(3) of Regulation 1049/2001, namely, stipulates that the [d]ocuments shall be 
supplied  in  an  existing  version  and  format
  (in  this  case  the  video  recordings). 
Furthermore,  the  EU  Court  of  Justice,  in  its  Typke  judgment11,  confirmed  that  an 
application  for  access  that  would  require  the  Commission  to  create  a  new  document, 
even  if  that  document  were  based  on  information  already  appearing  in  existing 
documents held by it, falls outside the framework of Regulation No 1049/2001. 

In light of the above, I consider that your argument does not substantiate the necessity of 
transferring the personal data contained in document 2. Neither have you, in your initial 
or confirmatory application, stated any other grounds to substantiate this necessity. 
                                                 
10  The  video  recordings  are  available  at:  https://europa.eu/newsroom/events/high-level-roundtable-low-
carbon-innovation_en.
 
11 Judgment of 11 January 2017 in Typke v Commission, C-491/15 P, EU:C:2017:5, paragraph 31. 



In  light  of  this,  the  personal  data  in  document 2  may  not  be  disclosed  as  the  need  to 
obtain those personal data has not been substantiated, and there is reason to assume that 
the data subjects' legitimate interests might be prejudiced. 
Against this background, I must conclude that the transfer of personal data contained in 
document 2 cannot be considered as fulfilling the requirement of Regulation 45/2001 and 
that  such  a  transfer  is  consequently  also  prohibited  under  Article 4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001. 
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 does not include the possibility 
for the exception defined therein to be set aside by an overriding public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001,  I  have  considered  the 
possibility of granting partial access to the names of the speakers and the participants of 
the High Level Round Table on Low-Carbon Innovation. 
As  indicated  above,  the  names  of  the  speakers  (contained  in  document  3)  are  publicly 
available  online.  As  regards  the  names  of  the  participants  (contained  in  document 2), 
however,  for  the  reasons  explained  in  Section  2.1,  no  further  partial  access  is  possible 
without undermining the interests described therein. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Alexander ITALIANER 
Secretary-General 

 
   
 
 
 
 
 
 


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