Ceci est une version HTML d'une pièce jointe de la demande d'accès à l'information 'EIDHR- Armenia, Ghana, Rwanda'.


 
 
 
 
 
Delegation of the European 
Commission to Ghana 
 
 
 
Contracting Authority  
Delegation of the European Commission to Ghana 
 
Support to initiatives promoting peaceful, transparent and credible elections in 
Ghana and increasing the participation of women in politics  
GUIDELINES FOR APPLICANTS  
European Instrument for Democracy and Human Rights 
Reference: EUROPEAID/EIDHR/129179 
 
Deadline for submission of proposals: 06th January 2010  
2008 
Page 1 of 22 
091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

NOTICE 
 
This is an open Call for Proposals, where all documents are submitted at one stage (Concept Note and full 
proposal).  However, in the first instance, only the Concept Notes will be evaluated. Thereafter, for the 
applicants whose Concept Notes have been pre-selected, evaluation of the full proposal will be carried out.   
Further to the evaluation of the full proposals, an eligibility check will be performed for those which are 
provisionally selected. This check will be undertaken on the basis of the supporting documents requested by 
the Contracting Authority and the signed "Declaration by the Applicant" sent together with the application. 
 
 
Page 2 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

Table of contents 
1.  SUPPORT TO INITIATIVES PROMOTING PEACEFUL, TRANSPARENT AND 
CREDIBLE ELECTIONS IN GHANA AND INCREASING THE PARTICIPATION OF 
WOMEN IN POLITICS  

   
1.1  Background......................................................................................................................................4 
1.2  Objectives of the programme and priority issues ...............................................................................4 
1.3  Financial allocation provided by the contracting authority ................................................................5 
2.  RULES FOR THIS CALL FOR PROPOSALS…………………………………………………… ……6 
2.1  Eligibility criteria .............................................................................................................................6 
2.1.1  Eligibility of applicants: who may apply ? ............................................................................................... 6 
2.1.2   Partnerships and eligibility of partners .................................................................................................... 6 
2.1.3  Eligible actions: actions for which an application may be made ............................................................... 7 
2.1.4  Eligibility of costs: costs which may be taken into consideration for the grant ......................................... 9 
2.2  How to apply and the procedures to follow - Open call for proposals ..............................................10 
2.2.1  Application form .................................................................................................................................. 12 
2.2.2  Where and how to send the Applications .............................................................................................. 12 
2.2.3  Deadline for submission of Applications ............................................................................................... 13 
2.2.4  Further information for the Application ................................................................................................ 13 
2.3  Evaluation and selection of applications .........................................................................................14 
2.4  Submission of supporting documents for provisionally selected applications ..................................17 
2.5   Notification of the Contracting Authority’s decision .......................................................................19 
2.5.1 Content of the decision ........................................................................................................................... 19 
2.5.2 Indicative time table ............................................................................................................................... 19 
2.6  Conditions applicable to implementation of the action following the Contracting Authority's decision 
to award a grant..............................................................................................................................20 
3.  LIST OF ANNEXES……………………………………………………………………………………. 21 
 
 
Page 3 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

 
1. SUPPORT TO INITIATIVES PROMOTING PEACEFUL, TRANSPARENT AND 
CREDIBLE ELECTIONS IN GHANA AND INCREASING THE PARTICIPATION OF 
WOMEN IN POLITICS
    
1.1 
BACKGROUND 
The legal basis for the European I nstrument for Democracy and Human Rights (EIDHR) covering 2007 -2013, 
was adopted by the European Parliament and the Council in December 2006.   
Financial resources for the EIDHR are prov ided through a self standing financing instrument for the promotion of 
democracy and human rights worldwide. The instrument reflects the high importance to the EU of the 
development and consolidation of democracy and the rule of law, respect of human right s and fundamental 
freedoms worldwide.  
   
EIDHR builds on the work being done with and through civil society or ganizations aimed at defending the  
fundamental freedoms which form the basis for all democratic processes and helping civil society to become   an 
effective force for political reform and protection of human rights. Within this context it also aims at supporting 
civil society in making a contribution towards transparent, credible and peaceful elections and increasing 
women’s participation in the political decision making process.  
 
Ghana's democracy though relatively stable has gone through numerous challenges. The recent elections 
conducted in December 2008 revealed the fragile nature of the democratic process as it was marred by suspicions, 
fear, mistrust and reported incidents of violence in some parts of the country.  The conduct of some media houses 
also contributed to heightening tension over the elections. The competitive nature of elections in Ghana points to 
higher stakes in the 2012 general elections. 
 
The inadequate representation of women at all levels of government  in Ghana has become worrying. The number 
of women in Ghana's parliament has fallen further compared to the number of women in the previous parliament. 
A situation in which women who constitute about 51% of the total population, occupy less than 10% of the seats 
in parliament can not be considered fair.  
 
These issues are fundamental to strengthening democracy in Ghana as well as addressing issues of fundamental 
human rights. The European Instrument for Democracy and Human Rights is complementary to the achievement 
of these goals and ideals. 
 
1.2 
OBJECTIVES OF THE PRO GRAMME AND PRIORITY  ISSUES  
The global objective of this Call for Proposals is: 
 
Strengthening the role of civil society in promoting human rights and democratic reform, in supporting the 
peaceful conciliation of group interest and in consolidating political participation and representation 
” 
 
The specific objectives of this call for proposals are
 
I.  Increased women's participation and representation in politics in Ghana.   
 
II.  Better understanding and participation by Ghanaian citizens of democratic processes and especially 
their roles and responsibilities in the election process .  
 
III.  Peaceful and transparent elections through s ensitisation on democratic principles and responsibilit ies 
for non-violent elections; media sensitisation especially in the rural areas; sensitization of political 
party agents. 
 
  
 
Page 4 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

1.3 
FINANCIAL ALLOCATION  PROVIDED BY THE  CONTRACTING AUTHORIT Y 
The overall indicative amount made available under this call for proposals is EUR 600,000 for 2009. Subject 
to the final decision of the budgetary Authority, an additional similar amount may be allocated to this call for 
proposals. The final amount will be decided by the Commission in the “EIDHR 2010 Annual Action 
Programme” and can be committed earliest by April/May 2010. The Contracting Authority reserves the right 
not to award all available funds or on the contrary if additional funds are available to increase the a llocation 
beyond the initial budgets foreseen. Where the indicative financial envelope foreseen for this call for 
proposals cannot be used due to insufficient quality or number  of proposals received, the Contracting 
Authority reserves the right to reallocate the remaining funds to other call under the EIDHR 
instrument. If funds are available and if the quality of proposals justify it, the Contracting Authority 
reserves the right allocate extra funds to this call for proposals  
 
Size of grants 
 
Any grant awarded under this Call for Proposals must fall between the following minimum and maximum 
amounts: 
 
•  minimum amount: EUR 100,000,00  
•  maximum amount: EUR 300,000,00  
 
A grant may not be for less than 50 % of the total eligible costs of the action.   
In addition, no grant may exceed 95 % of the total eligible costs of the action (see also section 2.1.4). The 
balance must be financed from the applicant's or partners' own resources, or from sources other than the 
European Community budget or the European Development Fund. 
 
Page 5 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

2. RULES FOR THIS CALL FOR PROPOS ALS 
These guidelines set out the rules for the submission, selection and implementation of actions financed under 
this  Call, in conformity with the provisions of the Practical Guide to contract procedures for EC external 
actions, which is applicable to the present call (available on the Internet at this address: 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm). 
2.1 
ELIGIBILITY CRITERIA  
There are three sets of eligibility criteria, relating to: 
 
•  applicant(s) which may request a grant (2.1.1), and their partners (2.1.2); 
•  actions for which a grant may be awarded (2.1.3); 
•  types of cost which may be taken into account in setting the amount of the grant (2.1.4). 
2.1.1 
Eligibility of applicants: who may apply? 
(1) In order to be eligible for a grant, applicants must
•  be legal persons and  
•  be non profit making and 
•  be  specific  types of organisations such as: Non-Governmental Organisations, Civil Society 
Organisations, Independent Governance Institutions of state (IGI’s) in Ghana, public sector operators 
and
 
•  have the nationality1 of:  
v   Ghana; or 
v  a Member State of the European Economic Area; or  
v  an accession or official candidate country as recognised by the EU; or 
v  any  other developing country as specified by the Development Assistant Committee 
(OECD/DAC) (see list in Annex H). 
However, in the case of Independent Governance Institutions of state, only applicants with Ghanaian 
nationality are eligible.  Applicants based outside Ghana must  work in partnership with a Ghanaian 
organisation or an Independent Governance Institution (2.1.1).    
•  have  a track record in supporting the creation of a conducive environment for peaceful, transparent 
and credible elections and/or in strengthening and fostering Women’s political participation in Ghana;  
and  
•  should have a strategic/action plan relevant to the action envisaged; and  
•  be directly responsible for the preparation and management of the action with their partners and not 
acting only as an intermediary  
                                                 
1 Such nationality being determined on the basis of the organisation's statu tes which should demonstrate that it has been 
established by an instrument governed by the n ational law of the country concerned. In this respect, any legal entity 
whose statutes have been established in another country cannot be considered an eligible loc al organisation, even if 
the statutes are registered locally or a “Memorandum of Understanding”  has been concluded . 
 
Page 6 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

 (2)  Potential applicants may not participate in calls for proposals or be awarded grants if  they are in any of 
the situations which are listed in Section 2.3.3 of the Practical G uide to contract procedures for EC 
external actions (available from the following Internet address:  
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/index_en.htm); 
In part B section VI of the grant application form (“Declaration by the applicant”), applicants must declare 
that they do not fall into any of these situations. 
 
2.1.2  
Partnerships and eligibility of partners 
Eligible  applicants  of Ghanaian nationality  may act individually or with partner organisations.  However, 
partnership is strongly encouraged.  
Eligible applicants  of non Ghanaian nationality or based outside Ghana must act with at least one Ghanaian 
partner organisations (Civil Society Organisation or Independent Governance Institution).  
Applicants’ partners participate in designing and implementing the action, and the costs they incur are 
eligible in the same way as those incurred by the grant  beneficiary. They must therefore satisfy the eligibility 
criteria as applicable as the grant beneficiary.  
The following are not partners and do not have to sign the “partnership statement” : 
 
•  Associates 
Other organisations may be involved in the action. Such associates play a real role in the action bu t may not 
receive funding from the grant with the exception of per diem or travel costs. Associates do not have to meet 
the eligibility criteria referred to in section 2.1.1.  The associates have to be mentioned in Part B section IV - 
“Associates of the Applicant participating in the Action” of the Grant Application Form.  
 
•  Subcontractors 
The grant beneficiaries have the possibility to award contracts to subcontractors.  Subcontractors are neither 
partners nor associates, and are subject to the procurement  rules set out in Annex IV to the standard grant 
contract. 
 
The applicant will act as the lead organisation and, if selected, as the contracting party (the "Beneficiary").  
 
2.1.3 
Eligible actions: actions for which an application may be made  
Definition: An action (or project) is composed of a set of activities. 
 
Duration 
The planned duration of an action may not be lower than 12 months and not exceed 36 months. 
 
Sectors or themes 
In relation to the objectives outlined in section 1.2, the following sectors or themes are identified: 
I. 
Development of instruments and advocacy to increase women's participation and representation  in 
politics in Ghana    

II.  
Organising civic education on democratic processes and especially roles and responsibilities in the 
election process as well as voter education  

III  
Sensitisation on democratic principles and responsibilities for non violent elections  targeting 
especially media in rural areas and  party agents at community level   

 
Page 7 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

Location 
Actions must take place in Ghana. Activities foreseen in communities of neighbouring countries close to the 
Ghanaian boarder could also be taken into account.   
Types of activity 
 
I. 
Development of instruments and advocacy to increase women's participation and representation in 
politics in Ghana    

§  Building the capacity of women to participate in political processes and contest and win local 
government elections in 2010 and general elections in 2012. 
§  Building capacity of women in politics to improve on leadership in policy development, decision 
making and implementation. 
§  Instruments facilitating political participation and successful contest of women in elections.  
§  Advocacy activities aimed at influencing  legal  reforms in favour of adequate representation and 
participation of women in political processes and decision-making at all levels. 
§  Facilitate the formulation and implementation of gender-friendly policies having a direct impact on 
political participation and representation of women (for example through dialogue between relevant 
women's groups and policy makers)  
§  Dialogue involving political parties, relevant civil society organisations (women's groups) and policy 
makers to promote the participation and representation of women in parliamentary and political party 
structures. 
§  Identify mechanisms of engaging women in power in supporting their fellow-women in contesting 
and winning elections.   
§  Ensure the active participation and representation of women in all structures of the local government 
system  ideally through collaboration among civil society organisations, women's groups and local 
government authorities.  
§  Other similar activities that will help to achieve the above-mentioned objectives. 
 
II.   Better understanding by Ghanaian citizens of democratic processes and especially their roles and 
responsibilities in the election process 
§  Development and implementation of civic education programs in Ghana  
§  Development and implementation of voter education programs in Ghana 
§  Capacity building for civil society and IGI’s related to civic and voter education  
§  Activities related to early civic education in schools  
§  Activities related to increased voter turnout in local government elections in 2010 through 
collaboration between civil society organisations and IGI’s   
§  Other similar activities that will help to achieve the above-mentioned objectives. 
 
III.  Peaceful and transparent elections through the reduction in the use of inflammatory language and other 
behaviours that promote violence especially by media and political parties during the elections:   
§  Dialogue involving media, civil society organisations and IGI’s for more constructive and 
responsible media coverage of political party activities and electoral events. 
§  Capacity building especially for broadcasting media related to reporting on elections, party ac tivities 
and political events.    
§  Capacity building to improve media monitoring.  
§  Advocacy and research activities to promote legal reforms in favour of better regulations for media 
broadcasting. 
§  Engaging political parties to promote a more peaceful and constructive attitude especially of youth 
groups during elections.  
§  Other similar activities that will help to achieve the above-mentioned objectives. 
 
Page 8 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

All activities proposed have to be coherent and in line with the specific mandates and responsibilities whi ch 
are constitutionally accorded for elections to existing institutions, particularly to IGI’s. Cooperation between 
constitutionally mandated institutions and civil society organisation is encouraged.    
 
Sub-granting  
In order to support the achievement of the objectives of the Action, and in particular where the 
implementation of the Action proposed by the Applicant requires financial support to be given to third  
parties, the Applicant may propose awarding sub-grants.  However, sub-granting may not be the main 
purpose of the Action and it must be duly justified. 
In cases where the Applicant foresees the need to award sub-grants,  it has to specify in its  application the 
total amount of the grant which may be used for awarding sub-grants as well as the minimum and maximum 
amount per sub-grant. A list with the types of activity which may be eligible for sub -grants must be included 
in the application, together with the criteria for the selection of the beneficiaries of these sub-grants.  The 
maximum amount of a sub-grant is limited to EUR 10.000 per third party while the total amount which can 
be awarded as sub-grants to third parties is limited to 30  % of the requested total amount of the eligible 
expenses. 
 
The following types of action are ineligible
§  actions concerned only or mainly with individual sponsorships for participation in workshops, 
seminars, conferences, congresses; 
§  actions concerned only or mainly with individual scholarships for studies or training courses; 
§  Equipment costs beyond 35%; 
§  actions which are in conflict with constitutional provisions. 
 
Number of applications and grants per applicant 
An applicant may submit more than one application under this call for proposals 
An applicant may not be awarded more than one grant under this call for proposals. 
An applicant may at the same time be partner in another application 
Partners may not take part in more than one application 
 
An applicant may submit more than one  application under this call for proposals but can only receive one 
grant. Organisations  which are included as partners in one proposal and submit at the same time a proposal 
as applicant may receive funding depending on the capacity of the organisation to manage funds 
independently while working in partnership with another organisation.   
2.1.4 
Eligibility of costs: costs which may be taken into consideration for the grant  
Only "eligible costs" can be taken into account for a grant. The categories of costs considered as eligible and 
non-eligible are indicated below. The budget is both a cost estimate and a ceiling for "eligible costs". Note 
that the eligible costs must be based on real costs  based on supporting documents (except for subsistence 
costs and indirect costs where flat-rate funding applies).    
 
Recommendations to award a grant are always subject to the condition that the checking process which 
precedes the signing of the contract does not reveal problems requiring changes to the budget  (for instance 
 
Page 9 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

arithmetical errors, inaccuracies or unrealistic costs and other ineligible costs). The checks may give rise to 
requests for clarification and may lead the Contracting  Authority to impose modifications or reductions to 
address such mistakes or inaccuracies. The amount of the grant and the percentage of co-financing as a result 
of these corrections may not be increased. 
 
It is therefore in the applicant's interest to provide a realistic and cost-effective budget
 
Eligible direct costs 
To be eligible under the Call for Proposals, costs must  comply with the provisions of article 14 of the 
General Conditions to the Standard Grant Contract (see Annex F of the Guidelines). 
 
Contingency reserve 
A contingency reserve not exceeding 5% of the direct eligible costs may be included in the Budget of the 
Action. It can only be used with the prior written authorisation of the Contracting Authority. 
Eligible indirect costs (overheads) 
The indirect costs incurred in carrying out the action may be eligible for flat -rate funding fixed at not more 
than 7% of the total eligible direct costs . 
If the applicant is in receipt of an operating grant financed from the Community budget no indirect costs may 
be claimed within the proposed budget for the action. 
Contributions in kind 
Contributions in kind are not considered actual expenditure and are not eligible costs. The contributions in 
kind may not be treated as co-financing by the Beneficiary.  
The cost of staff assigned to the Action is not a contribution in kind and may be considered as co-financing 
in the Budget of the Action when paid by the Beneficiary or his par tners. 
Notwithstanding  the above, if the description of the action as proposed by the beneficiary foresees the 
contributions in kind, such contributions have to be provided. 
Ineligible costs 
The following costs are not eligible:  
–  debts and provisions for losses or debts; 
–  interest owed; 
–  items already financed in another framework; 
–  purchases of land or buildings, except where necessary for the direct implementation of the action, in 
which case ownership must be transferred to the final beneficiaries  and/or local partners, at the latest by 
the end of the action; 
–  currency exchange losses; 
–  taxes, including VAT, unless the Beneficiary (or the Beneficiary’s partners) cannot reclaim them and the 
applicable regulations do not forbid coverage of taxes 
2.2 
HOW TO APPLY  AND THE PROCEDURES T O FOLLOW – OPEN CALL FOR PROPO SALS 
 
Page 10 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

Please note that the prior registration in PADOR2 for applicants and their partners for this Call for proposal 
is obligatory. 
 
PADOR is an on-line database in which organisations register themselves and update regularly their data.  
Data provided by organisations in PADOR is used by the European Commission for checking the  eligibility 
of the organisations that participate in calls for proposals.   
 
In PADOR, organisations introduce the  same  data that is requested in the chapters II (for the main 
applicants) and III (for the partners of the main applicant) of the paper application form. This data concerns 
the organisation itself, it is not linked to the project proposal.  
 
Organisations obtain their EuropeAid ID after having completed the registration process. The registration 
process consists in encoding, saving and submitting consistent information on all the PADOR screens (such 
as Sectorial and Geographical experience, Financial data, etc.). 
 
Before starting the registration of your organisation in PADOR, please check:  

the Frequently Asked Questions  

the PADOR user's guide 

the e-training  
 
These three (3) documents are available on the website: 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm 
 
Before starting the registration of your organisation in PADOR, please check whether there already is a 
person, within your organisation, who has registered it b efore you. In case a colleague of yours has already 
registered the organisation, please get in touch with him/her for obtaining the EuropeAid ID of your 
organisation. 
 
Notwithstanding the above, the applicant can submit a request for derogation concerning its registration in 
PADOR. A reasoned request for derogation should be sent to the Contracting Authority at the address as 
indicated in these Guidelines 21 days before the deadline for submission at the latest . The Contracting 
Authority needs to reply at the latest 11 days before the deadline for the submission.  The justification for a 
derogation must be based on the objective impossibility of the applicant to have access to the technology 
required to register in PADOR. This objective impossibility should go beyond the control of the applicant 
and, in principle, be of a general nature (i.e. not attributable to the specific circumstances of the applicant 
itself). The applicant should provide, where possible, supporting documents substantiating its request. Th e 
Contracting Authority shall reason its reply. The derogation applies to the applicant requesting the 
derogation and only in the context of a specific call for proposals, unless the Contracting Authority see 
grounds for a general derogation for that call for proposals. In this case, data will be introduced in PADOR 
by the European Commission. If, at a later stage, the organisation wishes to update itself its dat a, an access 
request is needed. 
 
Before the deadline for presenting the concept note and full pr oposal, organisations must fill in, save and 
submit information introduced in all the fields of PADOR (including the fields written with black characters) 
Data should be registered and submitted before the dead-line for the submission of the concept note and full 
proposal. It is by "submitting" their data that organisations engage their responsibility on the accuracy and 
veracity of the data provided in PADOR. 
 
The supporting documents requested (statuses, financial reports, audit reports) may be uploaded in PADOR 
after the evaluation of the Full Proposals, but before the deadline fixed in the notification letter that will be 
                                                 
2  For further information on PADOR, please consult the following website: 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_en.htm  
Helpdesk for questions related to the functioning of PADOR:   
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Page 11 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

sent by the Delegation of the European Commission. By this letter, the applicant will be reminded that these 
documents will have to be loaded in PADOR for the final eligibility check. Nevertheless, we strongly advise 
you to upload these documents while registering in PADOR, without waiting until the final selection of 
proposals is carried out.   
 
The Delegation of the European Commission  to Ghana is available to support the registration process 
if needed.
 Contact persons:  
 
Estelle-Camille.Dzeukou  
Tel: (00233) 021 774 201  

 
 
 
Email: xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Page 12 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

OPEN CALL FOR PROPOSALS 
2.2.1 
Application form  
Applications must be submitted in accordance with the instructions on the Concept Note (part A) and the 
Full Application Form (Part B) of the Grant Application Form (Annex A to these Guidelines)  
Applicants must apply in English and hand-written applications will not be accepted. 
 
Any  error  or major discrepancy related to the points listed in the instructions on the Concept Note  or any 
major inconsistency in the complete Application  Form  (e.g.  the amounts mentioned in the budget are 
inconsistent with those mentioned in the application form) may lead to the rejection of the application. 
 
Clarifications will only be requested when information provided is unclear, thus preventing the Contracting 
Authority from conducting an objective assessment.  
 
Please note that only the application form and the published  annexes which have to be filled in (budget, 
logical framework) will be evaluated. It is therefore of utmost importance that these documents contain ALL 
relevant information concerning the action.  No additional annexes should be sent. 
2.2.2 
Where and how to send the Applications 
Applications must be submitted in  one (1) original and two (2) copies in A4 size, each bound.  
 
The documents to be submitted are the following: 
v  Grant Application Form (ANNEX A) : Concept Note (part A) + Full Application Form (part B) 
Budget (ANNEX B) 
Logical framework (ANNEX C) 
 
These  three  documents  must also be submitted in an electronic format on a unique CD-Rom  (e.g. the 
application form must not be split into several different files). The electronic format must contain exactly the 
same
 application form as the paper version enclosed.  
 
The  Checklist (Section V of part B of the grant application form) and the Declaration by the applicant 
(Section VI of part B of the grant application form) must be stapled  separately and enclosed in the envelope. 
 
Where an applicant sends several different applications, each one has to be sent separately.  
 
The outer envelope must bear the reference number and the title of the call for proposals, together with 
the title, the full name and address of the applicant, and the words “Not to be opened before the opening 
session”

 
Applications must be submitted in a sealed envelope by registered mail, private  courier service or by hand-
delivery (a signed and dated certificate of receipt will be given to the deliverer) at the address below:  
Hand delivery address 
Delegation of the European Commission to Ghana,  
The Round House, 81 Cantonments Road 
Accra 
 
Postal delivery address  
Delegation of the European Commission to Ghana 
The Round House, 81 Cantonments Road, P.O. Box 9505 KIA, Accra 
 
 
Page 13 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

Applications sent by any other means (e.g. by fax or by e-mail) or delivered to other addresses will be 
rejected. 
 
Applicants must verify that their application is complete using the checklist (section V of part B of the 
grant application form). Incomplete applications may be rejected.
 
2.2.3 
Deadline for submission of Applications 
The deadline for the submission of applications is 06 January 2010 as evidenced by the date of dispatch, the 
postmark or the date of the deposit slip. In the  case of hand-deliveries, the deadline for receipt is                  
06 January 2010 at 3:00 pm (local time in Ghana) as evidenced by the signed and dated receipt.  
 
Any application submitted after the deadline will automatically be rejected. 
 
For reasons of administrative efficiency, the Contracting Authority may reject any application received after 
the effective date of approval of the second evaluation step (i.e. Concept Note - see indicative calendar under 
section 2.5.2), even though the date of dispatch or the postmark respect the deadline for submission.  
 
2.2.4 
Further information for the Application  
An information session on this call for proposals will be held on  20  October 2009  at  10:00 am at the 
Delegation of the European Commission in Accra.  
 
Questions may in addition be sent by e-mail no later than 21 days before the deadline for the submission  of 
applications to the below  addresses (please use both), indicating clearly the reference of the call for 
proposals: 
 
E-mail address:  
xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
xxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx   
Fax: (233) 21 774154>  
 
Contracting Authority has no obligation to provide further clarifications after this date. 
 
Replies will be given no later than 11 days before the deadline for the  submission of applications.  
 
In the interest of equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the 
eligibility of an applicant, a partner, an action or specific activities. Nevertheless, the information sessions 
organised by the Delegation may give clarifications related to these issues.  
 
Questions that may be relevant to other applicants, together with the answers, will be published on the 
website of the Delegation of the European Union under the form of “Frequently Asked Questions” 
document: http://www.delgha.ec.europa.eu/en/index.htm  
 
It is therefore highly recommended to regularly consult the above-mentioned website in order to be informed 
of the questions and answers published. 
 
All questions related to PADOR registration should be addressed to the PADOR helpdesk:   
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
with copy to:  
 
xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx   
 
 
Page 14 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

2.3 
EVALUATION AND SELECT ION OF APPLICATIONS  
Applications will be examined and evaluated by the Contracting  Authority with the possible assistance of 
external assessors. All actions submitted by applicants will be assessed according to the following  steps and 
criteria: 
 
If the examination of the application reveals that the proposed action does not meet the eligibility criteria 
stated in paragraph 2.1.3, the application shall be rejected on this sole basis.  
 
(1) 
STEP 1: OPENING SESSION AND ADMINISTRATIVE CHECK 
The following will be assessed: 
•  The submission deadline has been respected. If the deadline has not been respected the application 
will automatically be rejected 
•  The Application Form satisfies all the criteria specified in points 1-5 of the Checklist  section V of 
part B of the grant application form). If any of the requested information is missing or is incorrect, 
the application may be rejected on that sole basis and the application will not be evaluated further. 
Following the opening session and the administrative check, the Contracting Authority will send a letter to 
all applicants, indicating whether their application was submitted prior to the deadline, informing them of the 
reference number they have been allocated and whether they have been recommended for further evaluation.  
(2) 
STEP 2: EVALUATION OF THE CONCEPT NOTE 
The evaluation of the Concept Notes that have passed the first administrative check will cover the relevance 
of the action, its merits and effectiveness, its viability and sustainability. The Contracting Authority reserves 
the right not  to  undertake  the evaluation of the Concept  Notes whenever considered justified (for example 
when a less than expected number of applications are received) and to go straight to the evaluation of the 
corresponding full applications. 
 
Please note that the scores awarded to the Concept Note are completely separate from those given to the Full 
Application. 
 
The Concept Note will be given an overall score out of 50 points in accordance with the breakdown provided 
in the Evaluation Grid below. The evaluation shall also verify the compliance with instructions provided in 
the guidance for Concept Note, part A of the grant application form. 
 
The  evaluation criteria are divided into headings and subheadings. Each subheading will be given a score 
between 1 and 5 in accordance with the following assessment categories: 1 = very poor; 2 = poor;  3 = 
adequate; 4 = good; 5 = very good. 
 
 

Scores 
1. Relevance of the action 
Sub-score 
15 
1.1  Relevance of the action needs and constraints of the country/region to be addressed in 

 
general, and to those of the target groups and final beneficiaries in particular . 
 
 
5(x2)* 
1.2  Relevance to the priorities and objectives mentioned in the Guidelines. 
2. Effectiveness and Feasibility of the a ction 
Sub-score 
25 
2.1  Assessment of the problem identification and analysis. 

 
 
Page 15 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

2.2  Assessment of the proposed activities (practicality and consistency in relation to the 
5(x2)* 
objectives, purpose and expected results). 
 
5(x2)* 
2.3  Assessment of the role and involvement of all stakeholders and, if applicable, 
proposed partners. 
3. Sustainability of the action 
Sub-score 
10 
3.1  Assessment of the identification of the main assumptions and risks, before the start 

 
up and throughout the implementation period. 
 

3.2  Assessment of the identification of long-term sustainable impact on the target groups 
and final beneficiaries. 
TOTAL SCORE 
 
50 
*the scores are multiplied by 2  because of their importance  
 
Once all Concept Notes have been assessed, a list will be establish ed with the proposed actions ranked 
according to their total score.  
 
Firstly, only the Concept Notes which have been given a score of a  minimum of 12 points in the category 
"Relevance" as well as a minimum total score of 30 points will be considered for pre-selection.  
 
Secondly, the list of Concept Notes will be reduced in accordance to the ranking to those  whose sum of 
requested contributions amounts  to  three times the available budget for this Call for proposals.  The 
Evaluation Committee will subsequently proceed with the applicants whose proposals have been pre-
selected. 
(3) 
STEP 3: EVALUATION OF THE FULL APPLICATION  
An evaluation of the quality of the  applications, including the proposed budget, and of the capacity of the 
applicant and its  partners,  will  be carried out in accordance with the evaluation criteria set out in the 
Evaluation Grid included below. There are two types of evaluation criteria: selection and award criteria. 
 
The selection criteria are intended to help evaluate the applicants' financi al and operational capacity to 
ensure that they: 
•  have stable and sufficient sources of finance to maintain their activity throughout the period during 
which the action is being carried out and, where appropriate, to participate in its funding; 
•  have the management capacity,  professional competencies and qualifications required to successfully 
complete the proposed action. This also applies to any partners of the applicant. 
The award criteria allow the quality of the applications submitted to be evaluated in relation to the set 
objectives and priorities, and grants to be awarded to actions which maximise the overall effectiveness of the 
call for proposals. They  enable the selection of applications which the  Contracting Authority can be 
confident will comply with its objectives and priorities and guarantee the visibility of the Community 
financing  (see  http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm).  They cover such aspects as the 
relevance of the action, its consistency with the objectives of the call for proposals, quality, expected impact, 
sustainability and cost-effectiveness. 
 
Scoring: 
 
The evaluation criteria are divided into sections and subsections. Each subsection will be given a score 
between 1 and 5 in accordance with the following guidelines: 1 = very poor; 2 = poor; 3 = adequate; 4 = 
good; 5 = very good.  
 
 
 
Page 16 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

Evaluation Grid 
Maximum 
Section 
Score 
1. Financial and operational capacity 
20 
1.1 Do the applicant and, if applicable, partners have sufficient experience of 

project management?  
1.2 Do the applicant and, if applicable partners have sufficient technical 

expertise? (notably knowledge of the issues to be addressed.) 
1.3 Do the applicant and, if applicable, partners have sufficient management 

capacity? (including staff, equipment and ability to handle the budget for the 
action)? 
1.4 Does the applicant have stable and sufficient sources of  finance

2. Relevance 
25 
2.1 How relevant is the proposal to the  objectives and one or more of the 
5 x 2 
priorities of the call for proposals?  
Note: A score of 5 (very good) will only be allocated if the proposal specifically addresses at 
least one priority 
 
Note: A score of 5 (very good) will only be allocated if the proposal contains  specific added -
value elements 
, such as promotion of gender equality and equal opportunities  
2.2 How relevant to the particular needs and constraints of the target 

country/countries or region(s) is the proposal? (including synergy with other 
initiatives (from European Commission and other donors) and avoidance of 
duplication.) 
2.3 How clearly defined and strategically chosen are those involved (final 
5 x 2 
beneficiaries, target groups)? Have their needs been clearly defined and does 
the proposal address them appropriately? 
3. Methodology 
25 
3.1 Are the activities proposed appropriate, practical, and consistent with the 

objectives and expected results? 
3.2 How coherent is the overall design of the action?  
5  
(in particular, does it reflect the analysis of the problems involved, take into 
account external factors and anticipate an evaluation?) 
3.3 Is the partners' and/or other stakeholders' level of involvement and 

participation in the action satisfactory? 
3.4 Is the action plan clear and feasible? 

3.5 Does the proposal contain objectively verifiable indicators for the outcome 

of the action? 
4. Sustainability 
15 
4.1 Is the action likely to have a tangible impact on its target groups? 

4.2 Is the proposal likely to have multiplier effects? (including scope for 

replication and extension of the outcome of the action and dissemination of 
information.) 
4.3 Are the expected results of the proposed action sustainable

- financially (how will the activities be financed after the funding ends?)  
- institutionally (will structures allowing the activities to continue be in place 
at the end of the action? Will there be local “ownership” of the results of 
the action?)
 
- at policy level, if applicable (what will be the structural impact of the action 
(ex: will it lead to improved legislation, codes of conduct, methods, etc)? 
- environmentally (if applicable) (will the action have a negative/positive 
environmental impact?) 
5. Budget and cost-effectiveness 
15 
5.1 is the ratio between the estimated costs and the expected results satisfactory?  

5.2 Is the proposed expenditure necessary for the implementation of the action? 
5 x 2 
Maximum total score 
100 
 
Page 17 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

 
Note on Section 1. “Financial and operational capacity” 
 
If the total average score is less than 12 points for section 1, the application will be rejected. 
 
Note on Section 2. “Relevance” 
 
If the total average score is less than 20 points for section 2, the application will be rejected. 
 
Provisional selection 
 
Following the evaluation, a table listing the applications ranked according to their score and within the 
available financial envelope will be established as well as a reserve list following the same criteria.  
Note: The scores awarded in this phase are completely separate from those given to the concept note of the 
same application. 
(4) 
STEP 4: VERIFICATION OF ELIGIBILITY OF THE APPLICANT AND PARTNERS 
The eligibility verification, based on the supporting documents requested by the Contracting Authority (see 
section  2.4) will only be performed for the applications  that have been provisionally  selected according to 
their score and within the available financial envelope.  
 
•  The Declaration by the applicant (Section VI of part B the grant application form) will be cross-
checked  with the supporting documents provided by the applicant . Any missing supporting 
document or any incoherence between the Declaration by the applicant and the supporting 
documents may lead to the rejection of the application on that sole basis.  
 
•  The eligibility of the applicant, the partners, and the action will be verified according to the criteria 
set out in sections 2.1.1, 2.1.2 and 2.1.3. 
 
Following the above analysis and if necessary, any rejected  application will be replaced by the next best 
placed  application in the reserve list that falls within the available financial envelope, which  will then be 
examined for the eligibility of its applicant and the  partners. 
2.4 
SUBMISSION OF SUPPORT ING DOCUMENTS FOR PROVISIONALLY  SELECTED APPLICATIONS  
Applicants  who have been provisionally selected or listed under the reserve list will be informed in writing 
by the Contracting Authority. They will be requested to supply the following documents in order to allow the 
Contracting Authority to verify the eligibility of the applicants and their partners: 
1.  The  statutes or articles of association of the applicant organisation3 and of each partner organisation. 
Where the Contracting Authority has recognized the applicant’s eligibility for another call for proposals 
under the same budget line within 2 years before the deadline for receipt of applications, the applicant 
may submit, instead of its statutes, copy of the document proving the eligibility of the applicant  in a 
former Call (e.g.: copy of the special conditions of a grant contract received during the reference period), 
unless a change in its legal status has occurred in the meantime.4 
2.  Copy of the  applicant’s  latest accounts (the profit and loss account and the balance sheet for the 
previous financial year for which the accounts have been closed)5. 
                                                 
3  Where the applicant and/or (a) partner(s) is a public body created by a law, a copy of the said law must be provided  
4  To be inserted only where the eligibility conditions have not changed from one call for proposals to the other.  
5   This obligation does not apply to public bodies nor to international organisations. It does not apply either when the 
accounts are in practice the same documents as the external audit report already provided pursuant to section 2.4.2.  
 
Page 18 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

3.  Legal entity  sheet (see Annex D of these Guidelines)  duly completed and signed by the applicant, 
accompanied by the justifying documents which are requested therein. If the applicant has already signed 
a contract with the Contracting Authority, instead of the legal entity sheet and its supporting documents 
the legal entity number may be provided, unless a change in its legal status occurred in the meantime. 
 
4.  A  financial identification form conforming to the model attached at Annex  E of these Guidelines, 
certified by the bank to which the payments will be made. This bank must be located in the country where 
the applicant is registered. If the applicant has already signed a contract with the European Commission or 
where the European Commission has been in charge of the payments of a contract , a copy of the previous 
financial identification form may be provided instead, unless a change in its bank account occurred in the 
meantime. 
 
Supporting documents may be provided through PADOR (see section 2.2).  
 
Where the requested supporting documents are not uploaded in PADOR they must be supplied in the form of 
originals,  photocopies or scanned versions (i.e. showing legible stamps, signatures and dates) of the said 
originals. However, the legal entity sheet and the financial identification form must always be submitted in 
original. 
 
Where such documents are not in one of the official languages of the European Union, a translation into 
English  of the relevant parts of these documents, proving the applicant’s eligibility, must be attached and 
will prevail for the purpose of analysing the application. 
 
Where these documents are in an official language of the European Union o ther than English, it is strongly 
recommended, in order to facilitate the evaluation, to provide a translation of the relevant parts of the 
documents, proving the applicant’s eligibility, into  English. 
The Delegation of the European Commission will send to pre-selected applicants a notification letter 
requesting the above-mentioned  supporting documents. If  these  documents are not provided before the 
deadline indicated in the notification letter, the application may be rejected. 
Based on the verification of the supporting documents by the Evaluation Committee it will make a final 
recommendation to the Contracting Authority which will decide on the award of grants.  
 
 
Page 19 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

2.5  
NOTIFICATION OF  THE CONTRACTING  AUTHORITY’S DECISION 
2.5.1 Content of the decision 
Applicants will be informed in writing of the Contracting Authority’s decision concerning their application 
and, in case of rejections, the reasons for the negative decision.  
 
Applicants believing that they have been harmed by an error or irregularity during the award process may 
file a complaint. See further section 2.4.15 of the Practical Guide.  
2.5.2 Indicative time table  
 
DATE 
TIME* 
Information meeting (if any) 
20.10.09 
10:00 am 
Deadline for request for any clarifications from the 
09.11.09 
10:00 am 
Contracting Authority 
Last date on which clarifications are issued by the 
19.11.09  

Contracting Authority 
Deadline for submission of  Application Form 
06.01.10 
3:00 pm 
Information to applicants on the opening & 
06.01.10* 

administrative check (step 1) 
Information to applicants on the evaluation of the 
13.01.10* 

Concept Notes (step 2) 
Information to applicants on the evaluation of the 
27.01.10 * 

Full Application Form (step 3) 
Notification of award (after the eligibility check) 
04.02.10* 

(step 4) 
Contract signature 
01.03.10* 

*Provisional date. All times are in the time zone of the country of the Contracting Authority  
 
 
 
Page 20 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

2.6 
CONDITIONS APPLICABLE  TO IMPLEMENTATION O F THE ACTION FOLLOWI NG THE 
CONTRACTING  AUTHORITY'S DECISION TO AWARD A  GRANT 

Following the decision to award a grant, the Beneficiary will be offered a contract based on the Contracting 
Authority's standard contract (see  Annex  F).  By signing the Declaration of the Applicant included in the 
Grant Application Form (see Annex A), the applicant declares accepting, in case where it is awarded a grant, 
the Contractual conditions as laid down in the Standard Contract.  
 
Implementation contracts:  
 
Where implementation of the action requires the Beneficiary to award procurement contracts, it must a ward 
the contract to the tenderer offering the best value for money, that is to say, the best price-quality ratio, in 
compliance with the principles of transparency and equal treatment for potential contractors, care being taken 
to avoid any conflict of interests. To this end, the Beneficiary must follow the procedures set out in Annex 
IV to the Standard Contract (Annex F of these Guidelines). 
 
 
Page 21 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc  

3.  LIST OF ANNEXES 
DOCUMENTS TO BE COMPLETED 
ANNEX A: GRANT APPLICATION  FORM (WORD FORMAT) 
ANNEX B: BUDGET (EXCEL FORMAT) 
ANNEX C: LOGICAL FRAMEWORK  (EXCEL FORMAT) 
ANNEX D: LEGAL ENTITY SHEET (EXCEL FORMAT) 
ANNEX E: FINANCIAL IDENTIFICAT ION FORM 
The electronic version of the above-mentioned documents is availabe on the following website: 
http://www.delgha.ec.europa.eu/en/index.htm  
ANNEX G: LIST OF DEVELOPING CO UNTRIES AS SPECIFIED  BY THE DEVELOPMENT  ASSISTANT  COMMITTEE 
(OECD/DAC) 
ANNEX H: DAILY ALLOWANCE RATES  (PER DIEM), AVAILABLE AT THE FO LLOWING ADDRESS : 
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm  
ANNEX I: PROJECT CYCLE MANAGEMENT  GUIDELINES  
http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm  
 
Page 22 of 22 
GHANA_091001GuidelinesEIDHR_final.doc