This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Request for minutes of meetings by staff'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
   
  
Brussels, 22.3.2017 
  
C(2017) 2037 final 
 
 
Mr Bryan CARTER 
Rue Paul Lauters 42 
1050 Brussels 
DECISION OF THE SECRETARY-GENERAL IN ACCORDANCE WITH ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING PROVISIONS OF REGULATION (EC) NO 1049/20011 
 
Subject: 
Your  confirmatory  applications  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2017/0090 

Dear Mr Carter, 
I refer to your e-mail of 4 February 2017, registered on 6 February 2017, in which you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
In  your  initial  application  of  5  January  2017,  you  requested  access  to  the  minutes  and 
supporting documents (reports, presentations, etc.) of the meetings: 

1. Between BUSINESSEUROPE and Commissioner Marianne Thyssen on 21 September 
2015 

2. Between BUSINESSEUROPE and Inge Bernaerts on 14 July 2015 
3. Between BUSINESSEUROPE and Inge Bernaerts on 9 December 2014
Through its initial reply dated 27 January 2017, the Directorate-General for Employment, 
Social  Affairs  and  Inclusion  (hereafter  'DG  EMPL')  informed  you  that  no  documents 
were identified regarding the meetings under points 2 and 3.  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

 
As to the meeting mentioned under point 1, DG EMPL refused access to one document 
based on the exceptions of Article 4(3) (protection of the decision-making process) and 
Article 4(2), first indent (protection of commercial interests of a natural or legal person) 
of Regulation 1049/2001. 
Through your confirmatory application, you request a review of this position and ask for 
confirmation  that  no documents  exist  with  regard  to  the two  meetings mentioned under 
point  2  and  3.  You  put  forward  a  number  of  arguments  to  support  your  request.  These 
have been taken into account in our assessment, of which the results are described below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the service concerned at the initial stage in light of the provisions of Regulation 
1049/2001. 
With  regard  to  the  two  meetings  that  took  place  between  BusinessEurope  and  Ms  Inge 
Bernaerts, the Commission carried out a renewed, thorough search for further documents 
falling under the scope of your request. Based on this renewed search, I confirm that the 
Commission has not identified any further document held by it that would fall under your 
confirmatory  application.  Please  note  in  this  regard  that  Regulation  1049/2001,  and 
therefore  the  present  Decision,  do  not  concern  documents  that  are  already  publicly 
available,  such  as  a  brochure  of  BusinessEurope  that  was  used  as  a  basis  during  the 
meeting of 9 December 20143. 
With regard to the document that had been identified by DG EMPL at the initial stage, 
namely  an  internal  report  on  the  meeting  with  Commissioner  Marianne  Thyssen 
(Ares(2017)697237),  I  am  pleased  to  inform  you  that  partial  access  is  granted  to  the 
document in question, where only personal data has been redacted based on the exception 
of Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 (protection of privacy and the integrity of the 
individual).  
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that the institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of (…) privacy and the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data

The  reply  of  the  Secretary-General  contains  names  of  BusinessEurope  representatives 
and  of  persons  not  part  of  the  senior  management  of  the  Commission,  as  well  as 
information from which the identity of such persons can be deduced. 
 
 
                                                 
3   See  BusinessEurope:  Future  of  social  Europe  –  challenges  and  the  way  ahead,  November  2014, 
available  at  https://www.businesseurope.eu/publications/future-social-europe-challenges-and-way-
ahead.
 


In  this  respect,  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  access  to 
documents  is  refused  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data
.  
In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No. 45/20014 
(hereafter 'Data Protection Regulation') becomes fully applicable5. 
Article  2(a)  of  the  Data  Protection  Regulation  provides  that  'personal  data'  shall  mean 
any  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  person  (…);  an  identifiable 
person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to 
an  identification  number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical, 
physiological,  mental,  economic,  cultural  or  social  identity
.  According  to  the  Court  of 
Justice,  there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional 
[…] nature from the notion of “private life"
6The names7 of the persons concerned, as 
well as the information from which their identity can be deduced, undoubtedly constitute 
personal data in the meaning of Article 2(a) of the Data Protection Regulation.  
It  follows  that  public  disclosure  of  the  above-mentioned  information  would  constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001.  According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject's legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative.8 Only if both conditions are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements  of  Article 5  of    Regulation  45/2001,  can  the  processing  (transfer)  of 
personal data occur.  
In the recent judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that “whoever 
requests such a transfer must first establish that it is necessary. If it is demonstrated to be 
necessary, it is then for the institution concerned to determine that there is no reason to 
assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject.  If 
there is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a 
reason, the institution concerned must weigh the various competing interests in order to 
decide on the request for access
”9.  
                                                 
4    Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  Official  Journal  L  8  of  12  January 
2001, page 1. 
5   Judgment of 29 June 2010, Commission v Bavarian Lager, C-28/08P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6   Judgment  of  20  May  2003,  Rechnungshof  v  Österreichischer  Rundfunk  and  Others,  C-465/00,  C-
138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
7   Judgment in Commission v Bavarian Lager, cited above, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
8   Ibid., paragraphs 77-78. 
9   Judgment of 16 July 2015, ClientEarth v EFSA, C-615/13P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


I refer also to the  Strack case, where the Court of Justice ruled that the Institution does 
not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data10. 
In this regard, I would like to stress that you do not establish the necessity of having the 
data  in  question  transferred  to  you.  Your  confirmatory  application  does  indeed  not 
contain  any  considerations  establishing  that,  in  order  to  attain  the  objectives  for  the 
purposes  of  which  you  are  requesting  disclosure  of  the  documents  concerned,  it  is 
necessary to obtain disclosure of the names of the persons in question or of information 
enabling to deduce their identity11. Nor do you express any specific interest in obtaining 
these names. 
Therefore,  I  have  to  conclude  that  the  transfer  of  personal  data  through  its  disclosure 
cannot be considered as fulfilling the requirements of Regulation 45/2001. 
The  fact  that,  contrary  to  the  exceptions  of  Article  4(2)  and  (3),  Article  4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001 is an absolute exception which does not require the institution to 
balance the exception defined therein against a possible public interest in disclosure, only 
reinforces this conclusion. 
Therefore,  the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  is 
justified,  as  there  is  no  need  to  publicly  disclose  the  personal  data  in  question,  and  it 
cannot be assumed that the legitimate rights of the data subjects concerned would not be 
prejudiced by such disclosure. 
Please  note  that  the  partially  disclosed  report  was  drafted  by  the  Commission 
services  unilaterally  and  for internal  use  only,  and  consequently  contains  uniquely 
the  perception  of  the  Commission  services.  It  can  consequently  not  be  quoted  as 
reflecting  the  official  position  of  BusinessEurope.  It  follows  from  this  that  you  may 
reuse  the  document  free  of  charge  for  non-commercial  and  commercial  purposes 
provided  that  the  source  is  acknowledged  and  that  you  do  not  distort  the  original 
meaning  or  message  of  the  document.  Please  note  that  the  Commission  does  not 
assume liability stemming from the reuse. 

3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is an absolute exception which does not require 
the institution to balance the exception defined therein against a possible public interest 
in disclosure. 
 
 
                                                 
10   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 
11   Judgment of 23 November 2011 in Case T-82/09, Dennekamp v Parliament, paragraph 34. 



4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
For the Commission 

 
Alexander ITALIANER 
 
Secretary-General 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 
 
 
Encl. 
Redacted report 
 


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