This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'CHECKLIST For reporting according to Regulation (EU) 1233/2011'.



 
Ref. Ares(2017)2887043 - 09/06/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
trade.dga2.f.1(2017)2685725 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Mr Akos Eger 
1091 Budapest 
Üllői út 91/b 
Budapest 
Hungary 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents - Ref Gest Dem No 2017/2326 
 
Dear Mr Eger, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  18  April  2017  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  registered 
under the above mentioned reference number. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You  request  access  to  "the  CHECKLIST  for  reporting  according  to  Regulation  (EU) 
1233/2011 of EximBank the Hungarian export-credit agency for last three years". 

We have identified the following documents that fall under the scope of your request: 
•  The Annual Activity Report 2014 according to Regulation 1233/2011 for 
Hungary (Ares(2017)850494) ("document 1"); 
                                                 
1  Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

•  The Annual Activity Report 2015 according to Regulation 1233/2011 for 
Hungary ("document 2"); 
Please note that an Annual Activity Report for 2016 according to Regulation 1233/2011 
for Hungary has not yet been received by the European Commission. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation  1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach: first, the institution must satisfy 
itself that the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it 
are covered by that exception; second, it must examine whether disclosure of the parts of 
the  document  in  question  pose  a  “reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical" 
risk  of  undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception;  third,  if  it 
takes  the  view  that  disclosure  would  undermine  the  protection  of  any  of  the  interests 
defined under  Articles 4(2) and 4(3) of Regulation 1049/2001, the institution is required 
"to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public  interest  justifying  disclosure  "3.  In 
view of the objectives pursued by Regulation  1049/2001, notably to give the public the 
widest possible right of access to documents4, "the exceptions to that right [...] must be 
interpreted and applied strictly"5.
 
Having examined the document in light of the applicable legal framework, I am pleased 
to  release  document  1,  which  concerns the  Annual  Activity  Report  for  2014  submitted 
by Hungary. A copy of the document is enclosed. 
I regret to inform you that unfortunately access cannot be granted to  document 2, as it 
falls entirely under the exception set out in article 4(3) first subparagraph of Regulation 
1049/2001. 
Article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘‘[a]ccess  to  a 
document drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which 
relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution,  shall  be 
refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure”. 

Annex I of Regulation (EU) No 1233/20116 stipulates that “[...] each Member State shall 
                                                 

Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 

Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in Ί Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039. 
paragraphs 52 and 64. 

Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 

Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 

Regulation (EU) No 1233/2011 of the European Parliament and of the Council of 16 November 2011 
on the application of certain guidelines in the field of officially supported export credits and repealing 
Council Decisions 2001/76/EC and 2001/77/EC, OJ 2011, L326, p. 45. 


make  available  to  the  Commission  an  Annual  Activity  Report  in  order  to  step  up 
transparency  at  Union  level”
  and  that  “[t]he  Commission  shall  produce  an  annual 
review for the European Parliament based on this information, including an evaluation 
regarding the compliance of ECAs with Union objectives and obligations”. 

Neither  Regulation  1049/2001  nor  Regulation  1233/2011  contains  any  provision 
expressly  giving  one  regulation  primacy  over  the  other.  Therefore,  it  is  appropriate  in 
these circumstances to ensure that each of those regulations is applied in a manner which 
is compatible with the other, and which enables a coherent application of them7. 
The  Annual  Activity  Reports  for  2015  have  been  submitted  by  the  Member  States 
concerned  to  the  Commission  in  the  course  of  2016.  They  have  not  yet  been  shared, 
however,  by  the  Commission  with  the  European  Parliament.  The  Commission  is 
currently in the process of preparing the annual review of these reports to the European 
Parliament, which, in accordance with Annex I of Regulation 1233/2011, will contain the 
Commission’s evaluation regarding the compliance of the export credit agencies with the 
Union  objectives  and  obligations.  Therefore,  the  reports  are  currently  the  subject  of  an 
ongoing analysis by the Commission. 
It  would  be  inconsistent  with  the  purpose  of  Regulation  1233/2011  if  reports  that  have 
not yet been transmitted to the European Parliament would at this stage be disclosed to 
the  public.  Such  disclosure  would  seriously  undermine  the  inter-institutional  decision-
making  process  established  in  Regulation  1233/2011  by  straining  the  relationship  with 
the  European  Parliament  at  this  early  stage  where  the  Commission  review  has  not  yet 
been  finalized,  nor  presented  to  and  discussed  with  its  institutional  partner.  With 
reference  to  Article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001  it  would  also 
undermine  the  ongoing  decision-making  process  for  the  adoption  of  the  Commission’s 
annual review by disclosing the input which forms the basis of the Commission’s review 
and exposing the Commission to the risk of external pressure to adopt one conclusion or 
the other in its evaluation, while the Commission must be placed in a position to explore 
different options and act in a fully independent manner and in the service of the general 
interest8. 
In conclusion, this means that document 2 cannot at this stage be shared. It is only after 
the  Commission  has  concluded  the  review  of  the  reports  and  transmitted  its  evaluation 
report  to  the  European  Parliament  that  access  to  the  requested  2015  report  might  be 
considered.  For  this  purpose,  I  invite  you  to  renew  your  request  for  this  report  at  the 
beginning of 2018. 
 
 
                                                 

See by analogy, judgment of the Court of Justice of 28 June 2012 in case C-404/10 P Commission v. 
Éditions Odile Jacob SASEU:C:2012:393, paragraph 110. 
8   Judgment  of  the  General  Court  of  13  November  2015  in  joined  cases  T-424/14  and  T-425/14, 
ClientEarth v Commission, EU:T:2015:848, paragraph 84. 


 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 applies unless there is 
an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an interest must, first, 
be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  The  Court  of  Justice 
has acknowledged that it is for institution concerned by the request for access to balance 
the  particular  interest  to  be  protected  by  non-disclosure  of  the  document  against  the 
public  interest.  In  this  respect,  the  public  interest  is  of  particular  relevance  where  the 
institution  "is  acting  in  its  legislative  capacity"9  as  transparency  and  openness  of  the 
legislative process strengthen the democratic right of European citizens to scrutinize the 
information which has formed the basis of a legislative act10. 
Document  2  pertains  to the  domain of  the  executive  functions  of  the  EU  as  it  concerns 
reporting and evaluation activities of national export credit agencies. 
After  careful  assessment,  we  have  concluded  that  on  balance,  preserving  the 
Commission's  decision-making  prevails  over  transparency  in  this  specific  case.  In 
particular, disclosure at this stage of document 2 would undermine the relationship of the 
Commission  with  the  European  Parliament  and  its  ongoing  analysis  and  evaluation 
activities.  Therefore,  on  the  basis  of  the  considerations  made  above,  we  have  not  been 
able to identify a public interest capable of overriding the Commission's decision making 
process. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of the Regulation, we have also examined the possibility 
of granting partial access to document 2. However, it follows from the assessment made 
above  that this  document  is  manifestly and  entirely covered  by  the  exception  set  out  in 
Article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001.  As  a  consequence,  no  such 
access can be granted. 
*** 
Please  note  that  document  1  was  received  by  the  Commission  from  the  Hungarian 
competent authority. It is disclosed for information only. It does not reflect the position of 
the Commission and cannot be quoted as such. 
*** 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
                                                 

Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 46. 
10  Id, paragraph 67. 




Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
 
 
 
Encl.: document 1 as released 

Electronically signed on 08/06/2017 18:24 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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