This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Glyphosate to EFSA'.



 
 
HEAD OF LEGAL AND ASSURANCE SERVICES  
Parma, 08 June 2017 
Ref. DD/CP/mm (2017) – out-17847013 
 
Nina Holland 
Agribusiness campaign 
Corporate Europe Observatory (CEO) 
26, Rue d'Edimbourg 
BE-1050 Brussels 
Belgium 
 
e-mail: ask+request-4286- 
           xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Re:  
Your request for public access to documents of 12 May 2017 
 
Our ref: PAD 2017/036 
 
Dear Ms Holland, 
I  refer  to  your  request  for  public  access  to  documents  submitted  on  12  May  2017 
through AsktheEU website, by means of which you requested access to: 
 
“1.  Any  documents  between  December  2013  and  December  2015,  including  briefings, 
reports, correspondence (email or other), where the active substance glyphosate is 
concerned  or  mentioned,  between  officials/representatives/experts  of  EFSA  and 
officials/representatives of: 

-  Monsanto or any other company producing glyphosate 
-  Glyphosate Task Force 
-  Hume Brophy or any other firm representing industry with an interest in glyphosate 
-  European Crop Protection Association (ECPA) 
-  representatives of the US administration, including agencies such as the EPA and the 
FDA 
-  representatives of the German government 
-  the German Federal Institute for Risk Assessment BfR 
 
2.    A  list  of  meetings,  as  well  as  agendas  and  minutes  any  other  reports  of  such 
meetings, between December 2013 and now, where the active substance glyphosate 
is  concerned  or  mentioned,  between  officials/representatives/experts  of  EFSA  and 
officials/representatives of the entities mentioned in the list under 1. 

 
3.   All  access  to  documents  requests  sent  to  EFSA  on  glyphosate  (minus  CEO's)  since 
2012.” 
 
We  have  assessed  your  request  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on 
public  access  to  documents1  (hereinafter  the  “PAD  Regulation”)  with  the  following 
outcome: 
 
1.  Partial disclosure – 1st batch (point 3 of your request) 
 
 
Under  the  third  point  of  your  request  you  asked  for  “all  access  to  documents  requests 
sent to EFSA on glyphosate”
 except for the ones submitted by CEO. We are pleased to 
give you access to a list of all requests for public access to documents submitted to EFSA 
in  relation  to  glyphosate  at  large  and  not  only  concerning  the  EFSA  peer  review  of 
                                       
1   Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.5.2001, p. 43-48, 
applicable to EFSA. 
 
European Food Safety Authority • Via Carlo Magno 1A • 43126 Parma • ITALY 
Tel. + 39 0521 036 111 • Fax + 39 0521 036 110 • www.efsa.europa.eu 


 
 
glyphosate as an active substance under Regulation (EC) No 1107/20092 since the year 
2012. The list is enclosed to the present letter. 
Should you however wish to receive every single letter and e-mail requesting access to 
documents,  please  do  not  hesitate  to  contact  us,  so  we  can  proceed  liaising  with  the 
third parties authors of the requests, in accordance with the PAD Regulation Article 4(4). 
 
Please  note  that  personal  data  (i.e.  names  of  individuals  and  other  personal  data) 
present  in  all  the  requests  disclosed  have  been  masked  in  accordance  with  Article 
4(1)(b) of the PAD Regulation and Article 8(b) of the Data Protection Regulation (EC) No 
45/2001. In line with the settled case law of the Union Courts3, EFSA will only be able to 
balance the interests at stake and to consider the disclosure of personal data after you 
have provided an express and legitimate justification and convincing arguments in order 
to demonstrate the necessity of having personal data transferred to you. 
 
We  hope  you  find  the  disclosed  document  useful.  I  must  remind  you  that  all  persons 
reproducing, redistributing, exploiting or making commercial use of this information are 
expected to adhere to the terms and conditions asserted by the copyright holder. 
 
In view of the large number of documents concerned by your request, in particular the 
remaining points 1 and 2, as well as the need for third-party consultations in accordance 
with Article 4(4) of the PAD Regulation, EFSA would like to propose you a fair solution in 
application  of  Article  6(3)  of  the  PAD  Regulation4.  EFSA  proposes  to  reply  in  batches 
along  the  process  of  finalisation  of  the  consultations  and  following  a  case-by-case 
assessment of the set of documents falling into the scope of your request. 
 
EFSA will provide you with a second batch of documents in complement to the present 
disclosure by Thursday 29 June 2017 at the latest. 
 
 
2.  Confirmatory application 
 
To exercise your right to appeal against this decision by a confirmatory application, you 
may write to EFSA at the address below. You have fifteen working days from receipt of 
this letter to appeal. Beyond this deadline, your initial request will be considered as fully 
satisfied.  In  case  you  submit  a  confirmatory  application,  EFSA  will  inform  you  of  the 
outcome  of  this  re-examination  of  your  request  within  fifteen  working  days  of  receipt, 
either  by  granting  you  access  to  the  documents  or  by  confirming  the  refusal.  In  the 
latter case, you will also be informed of any further appeal routes available. Please note 
that you can also exercise your right to appeal against this decision after the final reply 
to all the points of your request will be sent to you (final batch). 
 
Further correspondence must be sent to: 
 
EFSA 
Dirk Detken, Head of the Legal and Assurance Services  
Via Carlo Magno 1/A 
I-43126 Parma  
e-mail: xxxx.xxxxxx.xxxxxx.xx.xxxxxxxxx@xxxx.xxxxxx.xx  
 
Yours sincerely, 
 
[SIGNED] 
 
Dirk Detken 
 
Encl: 1 
                                       
2   Regulation  (EC)  No  1107/2009  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  21  October  2009 
concerning  the  placing  of  plant  protection  products  on  the  market  and  repealing  Council  Directives 
79/117/EEC and 91/414/EEC, OJ L 309, 24.11.2009, p. 1–50, as last amended. 
3   See Judgment in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd., EU:C:2010:378. 
4   “In the event of an application relating to a very long document or to a very large number of documents, 
the institution concerned may confer with the applicant informally, with a view of finding a fair solution”