This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Cecilia Malmström and American Chamber of Commerce to the European Union (AmCham EU) on 19th June'.



 
Ref. Ares(2017)4765572 - 29/09/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
trade.a.5(2017)4998346 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt: 

Ms Lora Verheecke 
Corporate Europe Observatory 
26 Rue d'Edimbourg 
1050 Bruxelles 
Advance copy by email
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 2017/4007 
Dear Ms Verheecke, 
We refer to your application for access to documents dated 7 July 2017 under Regulation (EC) 
No 1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  registered  on  the  same  date  under  the  above 
mentioned reference number. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You  requested  access  to  "all  communication,  including  emails,  and  documents  (agenda, 
minutes,  list  of  participants,  etc)  related  to  the  meeting  between  Cecilia  Malmström  and 
American Chamber of Commerce to the European Union (AmCham EU) on 19th June 2017
". 
We have identified the following documents that fall under the scope of your request: 
  A chain of emails containing an invitation by the American Chamber of Commerce to 
the European Union (AmCham EU) for a meeting with Commissioner Malmström and 
a confirmation by her Cabinet (Ares(2017)1803634) ("document 1"); and 
  the  report  of  the  meeting  which  took  place  on  19  June  2017  (Ares(2017)3781327) 
("document 2"). 
 
                                                 
1  
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001  regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 

2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it must 
assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to the right of 
public  access  to  documents  set  out  in  Article  4  of  Regulation  1049/2001.  Such  assessment  is 
carried  out  in  a  multi-step  approach:  first,  the  institution  must  satisfy  itself  that  the  document 
relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by that exception; 
second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in  question  pose  a 
reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical”  risk  of  undermining  the  protection  of  the 
interest covered by the exception; third, if it takes the view that disclosure would undermine the 
protection of any of the interests defined under Articles 4(2) and 4(3)  of  Regulation 1049/2001, 
the  institution  is  required  "to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public  interest  justifying 
disclosure"
3.  
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the widest 
possible right of access to documents4, "the exceptions to that right […] must be interpreted and 
applied strictly"
5. 
Having  carefully  examined  the  documents  identified  above  in  light  of  the  applicable  legal 
framework, I am pleased to inform you that partial access is granted to the requested documents.   
In particular, in document 1 only names and other personal data have been removed pursuant to 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  and  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  45/20016 
("Regulation 45/2001"). Hence, the main content of this document is accessible.  
In  document  2,  in  addition  to  personal  data,  other  information  was  redacted  pursuant  to  Article 
4(1)(a)  third  indent  of  Regulation  1049/2001  concerning  the  protection  of  the  public  interest  as 
regards  international  relations  and  Article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001 
concerning the protection of the ongoing decision-making process.  
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in Sections 2.1, 2.2 and 
2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public interest in the 
disclosure. 
                                                 
2   Judgment in Sweden and Maurizio Turco v Council, Joined cases C-39/05 P and C-52/05 P, EU:C:2008:374, 
paragraph 35. 
  Id.,  paragraphs  37-43.  See  also  judgment  in  Council  v  Sophie  in  ’t  Veld,  C-350/12  P,  EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4   See Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 on the 
protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and 
bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 


2.1.  Protection of the public interest as regards international relations  
Article  4(1)(a)  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  the  public 
interest as regards: […] international relations.” 

The  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the  institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the 
purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields  covered  by 
[the]  exceptions  [under  Article  4(1)(a)]  could  undermine  the  public  interest"
7.  More 
specifically,  the  General  Court  has  stated  that  "it  is  possible  that  the  disclosure  of  European 
Union positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as  regards  international  relations"
  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating  position  of 
the  European  Union8.
  It  added  that  “in  the  context  of  international  negotiations,  unilateral 
disclosure  by  one  negotiating  party  of  the  negotiating  position  of  one  or  more  other  parties 
[…]  may  be  likely  to  seriously  undermine,  for  the  negotiating  party  whose  position  is  made 
public and, moreover, for the other negotiating parties who are witnesses to that disclosure, the 
mutual trust essential to the effectiveness of those negotiations"
9. 
Document  2  is  the  report  of  the  meeting  between  Commissioner  Malmström  and  CEOs  of 
American  multinationals  representing  AmCham  EU's  Executive  Council.  Some  sentences  in 
paragraphs  three  and  four  have  been  deleted  as  they  contain  information  as  regards  the  EU's 
current assessment of the situation and open issues of the trade relations with the United States 
and one other trading partner and how possibly to take these issues forward.   
The  disclosure  of  the  redacted  sentences  would  give  indications  of  the  EU's  strategy  and 
interests  that  may  or  may  not  be  pursued  vis-à-vis  the  US  and  other  countries.  In  order  to 
ensure the best possible outcome in the public interest, the EU needs to retain a certain margin 
of manoeuvre to shape and adjust its tactics, options and fall back positions in function of how 
the  discussions  evolve. Exposing  those  considerations  would  weaken  the  negotiating  capacity 
of the EU, reduce  its margin  of manoeuvre and be exploited by our  trading  partner to  extract 
specific  concessions,  thereby  undermining  the  strategic  interests  of  the  EU  and  consequently, 
the protection of the public interest as regards international relations. Therefore, these sentences 
shall  remain  undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  public  interest  as  regards 
international relations. 
2.2.  Protection of privacy and integrity of the individual  
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse access to a 
document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy and the integrity 

                                                 
7   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
8   Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
9   Id., paragraph 126. 


of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data"

The Court of Justice has ruled that "the provisions of Regulation No 45/2001, of which Articles 
8(b)  and  18  constitute  essential  provisions,  become  applicable  in  their  entirety  where  an 
application based on Regulation No 1049/2001 seeks to obtain access to documents containing 
personal data ".
10 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any  information 
relating to an identified or identifiable natural person […]"
. The Court of Justice has confirmed 
that  "there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional  […]  nature 
from the notion of 'private life'"
11 and that "surnames and forenames may be regarded as personal 
data"
,12 including names of the staff of the institutions.13 
According to Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred to recipients if 
they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if there is no reason 
to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be  prejudiced"
.  The  Court  of 
Justice  has  clarified  that  "it  is  for  the  person  applying  for  access  to  establish  the  necessity  of 
transferring that data"
14
Documents 1 and 2 contain names and other personal information that allows the identification 
of natural persons.  
I  note that you have  not established the necessity of having these  personal data transferred to 
you. Moreover, it cannot be assumed, on the basis of the information available, that disclosure 
of  such  personal  data  would  not  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  persons  concerned. 
Therefore, these personal data shall remain undisclosed in order to ensure the protection of the 
privacy and integrity of the individuals concerned. 
However,  names  of  Commissioner  Malmström  and  Members  of  her  Cabinet,  not  occupying 
administrative positions, are disclosed. 
2.3.  Protection of the institution's decision-making process 
Article 4(3) first subparagraph of Regulation 1049/2001 provides that “[a]ccess to a document, 
drawn  up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution,  which  relates  to  a 

                                                 
10   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 101; see also judgment in 
Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
11   Judgment  in  Rechnungshof  v  Rundfunk  and  Others,  Joined  cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
12   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
13   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
14   Judgment in C-127/13 P Guido Strack v Commission, EU:C:2014:2250, paragraph 107 and  judgment in C-
28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77. 


matter where the decision has not been taken by the institution, shall be refused if disclosure of 
the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making  process,  unless 
there is an overriding public interest in disclosure”

The  jurisprudence  of  the  EU  Courts  has  also  recognized  that  "the  protection  of  the  decision-
making process from targeted external pressure may constitute a legitimate ground for restricting 
access to documents relating to the decision-making process"
15 and that the capacity of its staff to 
express their opinions freely must be preserved16 so as to avoid the risk that the disclosure would 
lead  to  future  self-censorship.  As  the  General  Court  put  it,  the  result  of  such  self-censorship 
"would be that the Commission could no longer benefit from the frankly-expressed and complete 
views required of its agents and officials and would be deprived of a constructive form of internal 
criticism, given free of all external constraints and pressures and designed to facilitate the taking 
of decisions […]"
17.  
As already mentioned, some sentences are redacted in document 2 as they contain information 
about  the  EU's  current  assessment  of  the  EU's  trade  relations  with  the  United  States  and  one 
other trading partner. In addition, other sentences on the negotiations with the United Kingdom 
under article 50 TEU are withheld in document 2.  
In all these matters internal discussions are still ongoing and it has not yet been decided how to 
take  these  issues  forward.  Those  sentences  have  therefore  been  redacted.  Exposing  opinions 
and  considerations  expressed  in  the  mentioned  meeting  would  subject  the  Commission  to 
external  pressure  and  unfounded  conclusions  both  from  external  stakeholders  and  from  our 
negotiating partners. It would also restrict the free exchange of views between the Commission 
and other relevant actors. Finally, it would have a negative impact on decisions still to be taken 
by  the  EU  by  giving  out  elements  of  the  Commission's  assessment  and  its  possible  future 
approaches. Protecting the confidentiality of internal views and opinions allows for the parties 
involved to speak freely and frankly.  
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exception laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 must be waived if there is an 
overriding public interest in disclosure. Such an interest must, firstly, be public and, secondly, 
outweigh the harm caused by disclosure.  The Court of Justice has acknowledged that it is for 
institution  concerned  by  the  request  to  balance  the  particular  interest  protected  by  non-
disclosure  against  the  public  interest.  In  this  respect,  the  public  interest  is  of  particular 
relevance  where  the  institution  "is  acting  in  its  legislative  capacity"18  as  transparency  and 
                                                 
15   Judgment in MasterCard and Others v Commission, T-516/11, EU:T:2014:759, paragraph 71 
16   Judgment in Muñiz v Commission, T-144/05, EU:T:2008:596, paragraph 89. 
17   Judgment in MyTravel v Commission, T-403/05, EU:T:2008:316, paragraph 52. 
18   Judgment in Sweden and Maurizio Turco v Council, Joined cases C-39/05 P and C-52/05 P, EU:C:2008:374, paragraph 
46. 




openness  of  the  legislative  process  strengthen  the  democratic  right  of  European  citizens  to 
scrutinise the information which has formed the basis of a legislative act19.  
The  redacted  sentences  in  document  2  pertain  all  to  the  domain  of  the  executive  functions  of 
the EU.  
After  careful  assessment,  I  have  concluded  that  on  balance,  preserving  the  ongoing  decision-
making process in the context of different trade-related issues, as well as the negotiations with 
the  UK,  prevail  over  transparency  in  this  specific  case.  The  public  interest  would  instead  be 
better served by the possibility for the Commission to complete the decision-making process in 
question without external pressure.  
*** 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
Such  a  confirmatory  application  should  be addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
                 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
Encl.: released documents 
                                                 
19   Id., paragraph 67. 

Electronically signed on 27/09/2017 12:58 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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