This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents on meetings with Uber, EIF and CCIA'.



 
Ref. Ares(2017)5887976 - 01/12/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs 
 
 
  Director-General 
 
Brussels,  
Grow E1/VS/gc  
grow.ddg2.e.1(2017)5946291 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
 
Mr Kenneth Haar  
Overgaden oven Vandet 12 
1415 Copenhagen K 
Denmark 
 
Advance copy by email
ask+request-4629-
[email address] 
   
    
 
Subject:   Request for access to documents – GESTDEM No. 2017/5510 
Dear Mr Haar, 
Thank you for your e-mail of 19 September 2017 which was registered at the Secretariat-General 
of  the  European  Commission  on  19  September  2017,  requesting  access  to  documents  under 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (OJ L145, 31 May 2001, page 43 and following). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
Your e-mail requested access to documents as follows: 
"1)  a  list  of  meetings  (from  1.  January  2015  till  today)  of  Commissioner  Elżbieta  Bieńkowska, 
members  of  her  cabinet  or  representatives  of  DG  GROW  and  representatives  of  the  European 
Internet Forum, the Computer and Communications Industry Association, and Uber. 
2) minutes and other reports of these meetings; 
3)  all  correspondence  with  entities  listed  above,  including  emails  from  1.  January  2015  till 
today). [19.09.2017]." 

 
2. 
DESCRIPTION OF DOCUMENTS IDENTIFIED 
 
We  have  identified  33  documents  that  match  the  scope  of  your  request.  The  lists  of  these 
documents are in annex.  
 
12  documents  relate  to  point  2)  of  your  request,  and  21  documents  to  point  3)  of  your  request. 
Please  note  that  the  content  of  the  reports  of  meetings  with  the  third  parties  were  drafted  by  the 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BREY - 14/110 - Tel. direct line +32 229-66379 

Commission; therefore they represent the Commission’s interpretation of what was discussed in the 
meetings and were not verified by the third parties. 
 
 
3. 
FULL DISCLOSURE OF 23 DOCUMENTS 
 
23 documents are fully disclosed1. 4 from those relate to the meetings held and 19 to correspondence 
with those associations and companies. 
 
The documents to which you have requested access contain personal data. 
Pursuant  to  Article  4(1)  (b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the  protection  of 
personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the 
European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals 
with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on 
the free movement of such data2. 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No  45/2001 
becomes fully applicable3.  
According to Article 8(b) of this Regulation, personal data shall only be transferred to recipients if 
they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is no reason to assume 
that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the  aforementioned 
personal  data  to  you  has  not  been  established  and  that  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure 
would not prejudice the legitimate rights of the persons concerned. Therefore, we are disclosing the 
documents requested expunged from this personal data. 
In case you would disagree with the assessment that the expunged data are personal data which can 
only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data protection, you are 
entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of  this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/327 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
 
4. 
PARTIAL DISCLOSURE OF 9 DOCUMENTS 
 
9 documents have been partially disclosed. Out of these, 7 relate to reports of meetings and 2 to 
correspondence with the requested associations and companies.  
                                                 
1   Except for redaction of personal data. Please see reference below. 
2   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 
3   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  the  EU  of  29  June  2010  in  case  28/08  P,  Commission/The 
Bavarian Lager Co. Ltd, ECR 2010 I-06055. 


 
Following  an  examination  of  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC) 
No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  access  to  9 
documents can only be provided partially based on a) the exception of Art.4 (2) first indent (‘The 
institutions shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of 
commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property’), since the full 
disclosure of these documents would affect the competitive position of the relevant companies on 
the  market  or  would  disclose  business  secrets,  b)  the  exception  of  Art.4  (2)  third  indent  (‘The 
institutions shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of 
the purpose of inspections, investigations and audits’), since the Commission is in the process of 
assessing  regulatory  situations  related  to  these  documents'  content  in  some  Member  States  and 
disclosure  of  some  documents  or  information  at  this  point  in  time  would  affect  this  ongoing 
process, and/or c) the exception of Art.4 (3) (Access to a document, drawn up by an institution 
for internal use or received by an institution, which relates to a matter where the decision has not 
been taken by the institution, shall be refused), which is closely linked to the second exception. 
Disclosure  of  these  documents  would  undermine  the  decision-making  process  of  the 
Commission, as it would reveal views and elements which are currently under consideration. 
 
Please  note  that  regarding  those  documents  originating  from  third  parties,  in  particular  those  for 
which  an  exception  under  Regulation  1049/2001  would  apply,  DG  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship and SMEs has consulted them according to Article 4, paragraph 4 of Regulation 
1049/2001 and has obtained their permission to release these documents partially invoking the above 
exceptions. 
 
Please  note  that  the  documents  received  from  third  parties  are  disclosed  for  information  only  and 
cannot be re-used without the agreement of the originators, who hold a copyright on them. They do 
not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
 
According to Regulation (EC) No 1049/2001, an exception to the right of access must be waived 
if  there  is  an  overriding public  interest  in disclosing  the  document  concerned, which  outweighs 
the  interest  protected  by  the  exception  to  the  right  of  access.  In  this  case  the  Commission  has 
reached the conclusion that there appears to be no overriding public interest in their disclosure in 
the sense of the Regulation. 
 
5. 
NON-DISCLOSURE OF ONE DOCUMENT  
 
The  DG  Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  has  identified  one  document  to 
which  access  cannot  be  granted.  Access  to  this  document  cannot  be  granted,  as  disclosure  is 
prevented  by  exception  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4(2),  third  indent  of  this 
Regulation  ("The  institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would 
undermine  the  protection  of  […]  -  the  purpose  of  inspections,  investigations  and  audits")  and 
Art.4  (3)  (Access  to  a  document,  drawn  up  by  an  institution  for  internal  use  or  received  by  an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution, 
shall be refused). The same considerations as above apply to the exceptions invoked for the non-
disclosure of this document. 
 
According to Regulation (EC) No 1049/2001, an exception to the right of access must be waived 
if  there  is  an  overriding public  interest  in disclosing  the  document  concerned, which  outweighs 
the  interest  protected  by  the  exception  to  the  right  of  access.  In  this  case  the  Commission  has 
reached the conclusion that there appears to be no overriding public interest in their disclosure in 
the sense of the Regulation. 
 
The possibility of granting partial access in accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 
1049/2001 has also been examined. However, this is not considered possible since the document 
in question is covered in its entirety by the above-mentioned exceptions. 
 



6. 
MEANS OF REDRESS 
 
In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, you are entitled to make a confirmatory 
application requesting the Commission to review its position. 
 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of  this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/327 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: [email address] 
 
 
Yours sincerely 
Lowri EVANS 
Director General  
 
Annexes:   Document register  
List of meetings with the requested associations and companies 
 
Zipped files  
 

Electronically signed on 01/12/2017 10:56 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline