This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Christian Burgsmueller, Maria Asenius and AmCham EU on 17th October'.



 
Ref. Ares(2017)5894256 - 01/12/2017
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
Directorate A - Resources, Information and Policy Coordination 
Transparency and Evaluation 
  The Head of Unit 
 
 
Brussels,  
trade.a.5(2017)6470975 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 

 
Lora Verheecke 
Corporate Europe Observatory 
26 Rue d'Edimbourg 
1050 Brussels 
Belgium 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx    
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2017/6161 
Dear Ms Verheecke, 
I  refer  to  your  email  of  26  October  2017  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  registered 
on the same date under the above mentioned reference number. 
You  request  access  to  "all  communication,  including  emails,  and  documents  (agenda, 
minutes, list of participants, etc) related to the meeting between Christian Burgsmueller, 
Maria Asenius and American Chamber of Commerce to the European Union (AmCham 
EU) on 17th October 2017"

We have identified the following documents that fall under the scope of your request: 
  An  email  inviting  Commissioner  Malmström  to  participate  in  an  event  of 
AmCham  EU  on  17  October  2017,  which  includes  a  letter  from  the  CEO  of 
AmCham EU in attachment ("document 1") (Ares(2017)3905930); 
  A  chain  of  emails  between  the  Cabinet  of  Commissioner  Malmström  and 
AmCham  EU  which  includes  a  response  to  the  invitation  and  the  arrangements 
for  the  participation  of  Maria  Åsenius  and  Christian  Burgsmueller  to  the  event 
("document 2") (Ares2017 5715221); 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
  An email from AmCham EU that includes in attachment a letter from the CEO of 
AmCham EU ("document 3") (Ares(2017)5261816). 
Please note that as this was a public event, no internal report was drafted. However, you 
can  find  more  information  on  this  event  on  the  website  of  AmCham  EU,2  including 
information on the intervention of Ms Asenius and a list of speakers. 
I  am  glad  to  inform  you  that  access  can  be  granted  to  the  content  of  the  identified 
documents. However, some personal data have been withheld in accordance with Article 
4(1)(b) of Regulation 1049/2001. The legal reasoning underlying the protection of these 
personal data is provided below.  
In  line  with  the  Commission's  commitment  to  ensure  transparency  and  accountability3, 
the  names  of  the  members  of  Cabinet  (not  occupying  administrative  positions)  are 
disclosed.  For  AmCham EU, the names  of the CEO and the Acting Policy Director  are 
also disclosed. Copies of the accessible documents are enclosed. 
*** 
Article  4(1)  (b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with 
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies  and 
on the free movement of such data4.  
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]"
. In this respect, the 
jurisprudence of the EU Courts has clarified that activities of a professional nature may fall 
within the notion of 'private life'"5 and that "surnames and forenames may be regarded as 
personal data"
6, including names of the staff of the institutions7. 
                                                 
2   http://www.amchameu.eu/news/new-era-eu-trade-policy-constructive-dialogue  
3   See Commission decisions C(2014) 9051 and C(2014) 9048 of 25 November 2014.  
4   OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 
1049/2001  seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"  "the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become applicable 
in  their  entirety"
  (see  judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250, 
paragraph  101;  see  also  judgment  in  Commission  v  Bavarian  Lager,  C-28/08  P,  EU:C:2010:378, 
paragraphs 63 and 64). 
5   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
6   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
7   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 



 
In accordance with Article 8(b) of Regulation 45/2001 personal data may be transferred to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
8.  I  consider  on  the  basis  of  your  application,  that  these  conditions  have  not 
been met. Therefore, in order to ensure the protection of the privacy and integrity of the 
individuals concerned, the personal data in question cannot be transferred. 
*** 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  provided  above,  you  are  entitled,  in 
accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
[e-signed] 
Delphine Sallard 
                                                 
8   The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access to establish the necessity of 
transferring  that  data"  (C-127/13  P,  paragraph  107;  see  also  judgment  in  C-28/08  P  Commission  v 
Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77). 

Electronically signed on 01/12/2017 11:28 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563