This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Miguel Ceballos Baron and ECFR on 19th July 2017'.



Ref. Ares(2018)93845 - 08/01/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
 
The Director General 
 
                                                                        
Brussels,                                                              
trade(2017)6946262 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

Ms Lora Verheecke 
 
 
 
 
 
 
 
Corporate Europe Observatory (CEO) 
     
 
 
 
 
 
 
Rue d'Edimbourg 26 
 
 
 
 
 
 
 
1050 Brussels 
 
 
Advance copy by email
 ask+request-4735-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
   
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2017/6171 
Dear Ms Verheecke, 
I refer to your request of 26 October 2017 for access to documents under Regulation (EC) 
No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  registered  with  reference  number  GestDem 
2017/6171 on the same date.  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You  requested  access  to  "all  communication,  including  emails,  and  documents  (agenda, 
minutes, list of participants, etc.) related to the meeting between Miguel Ceballos Baron and 
the European Council on Foreign Relations (ECFR) on 19th July 2017
". 
We have identified the following documents that fall within the scope of the request: 
  An  email  from  the  ECFR  to  the  Deputy  Head  of  Cabinet  of  Commissioner 
Malmström  requesting  a  meeting  ("document  1")  and  an  attachment  containing  a 
note  prepared  by  the  ECFR  ("annex  to  document  1")  (both  registered  under  the 
reference number Ares(2017)3384259); 
  a chain of emails containing the reply by the Cabinet confirming the meeting to take 
place on 19 July 2017 (Ares(2017)3384699) ("document 2"); and 
  the report of the meeting on 19 July 2017 ("document 3")(Ares(2017)5867375).  
                                                 
1  
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 

2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In  accordance  with  settled  case  law2,  when  an  institution  is  asked  to  disclose  a  document,  it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to the 
right  of  public  access  to  documents  set  out  in  Article  4  of  Regulation  1049/2001.  Such 
assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy itself that 
the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by 
that  exception.  Second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question pose a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of undermining the 
protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the  view  that  disclosure 
would undermine the protection of any of the interests defined under Articles 4(2) and 4(3) of 
Regulation 1049/2001, the institution is required "to ascertain whether there is any overriding 
public interest justifying disclosure"
3.  
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public  the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant access to the content of documents 1, 2 and 3. In documents 1 and 2 some 
personal data have been redacted, pursuant to article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 and in 
accordance with Regulation (EC) No 45/2001 ("Regulation 45/2001")6. 
I regret to inform you that access cannot be granted, however, to the annex to document 1, as 
this document is protected by the exceptions set out in Article 4(1)(a) third indent (protection 
of  the  public  interest  as  regards  international  relations)  and  Article  4(2)  first  indent 
(protection of commercial interests) of Regulation 1049/2001. 
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in Sections 2.1, 2.2 
and 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public interest 
in the disclosure.  
2.1  
Protection of international relations  
Article 4(1)(a) third indent, of Regulation 1049/2001 provides that  “[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: the public 
interest as regards: […] international relations
”. 
                                                 
2  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6  
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 


According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  No  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document to the public would undermine those interests, confers on the decision which must 
thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the exercise 
of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of  appreciation".
7  In  this 
context, the Court of Justice has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion 
for  the  purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered by [the] exceptions [under Article 4(1)(a)] could undermine the public interest"
8.  
The  annex  to  document  1  is  a  note  prepared  by  ECFR  containing  policy  options, 
recommendations,  and  interim  conclusions  on  the  topic  of  foreign  investment  screening, 
with a focus on specific actors and initiatives. As such, this note was meant for internal use as 
a basis to inform the internal reflections in relation to EU positions, strategies and objectives 
on various aspects of the initiative on screening of foreign direct investment. It also includes 
specific considerations with regard to the impact of this initiative on the relations of the EU 
with third countries. Disclosing the content of this document may provide the partners of the 
EU with information on specific  strategic concerns, options and objectives which could be 
used to the detriment of the EU and its Member States, including in the context of ongoing 
or  future  trade  negotiations.  This  would  ultimately  undermine  in  a  reasonably  foreseeable 
manner the public interest as regards the international relations of the EU. 
2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse access 
to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  […]  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data
".  
Documents  1  and  2  contain  personal  information,  such  as  names,  telephone  numbers  or  e-
mail addresses.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  45/2001.  Article  2(a)  of 
Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any  information  relating  to  an 
identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  In  this  respect,  the  jurisprudence  of  the  EU 
Courts has clarified that activities of a professional nature may fall within the notion of 'private 
life'
9 and that "surnames and forenames may be regarded as personal data"10, including names 
of the staff of the institutions11. 
                                                 
7  
Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
8  
Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
9  
Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
10  
Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
11  
Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 


In  accordance  with  Article  8(b)  of  Regulation  45/2001  personal  data  may  be  transferred  to 
recipients  if  they  establish  "the  necessity  of  having  the  data  transferred"  and  additionally  "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
12. I consider on the basis of your application, that these conditions have not been 
met.  Therefore,  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals concerned, the personal data in question cannot be transferred. 
However,  in  line  with  the  Commission's  commitment  to  ensure  transparency  and 
accountability13,  the  names  of  the  Members  of  Cabinet  are  disclosed.  For  the  ECFR,  the 
name of the Director for the Asia Program is also disclosed.   
2.3  
Protection of commercial interest  
Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] commercial 
interests of a natural or legal person, including intellectual property […] unless there is an 
overriding public interest in disclosure"

The annex to document 1 is a note marked "private and confidential" prepared by ECFR and 
shared  with  the  Commission  as  an  input  for  reflections  and  discussions  in  relation  to  the 
initiative  on  the  screening  of  foreign  direct  investment.  Public  disclosure  of  this  document 
would harm  in  a  reasonably foreseeable  manner  the  commercial interests of the  authors of 
the document and of ECFR, including breaching their intellectual property rights.  
The  commercial  interests  of  ECFR  and  its  experts  consist  in  conducting  researches  and 
producing policy papers that are paid for. The result of their work is protected by intellectual 
property  rights.  Disclosing  the  annex  to  document  1  would  mean,  in  practice,  putting  it  in 
the public domain for free and against the intellectual property rights of both the authors of 
the  document  and  the  organisation  for  which  they  work.  This  assessment  is  confirmed  by 
ECFR  and  its  authors,  who  upon  consultation  by  DG  TRADE,  opposed  the  release  of  the 
document on the ground that this would undermine their commercial interests. 
3. 
 OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The  exception  laid  down  in  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  applies  unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an interest must, first, 
be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure.  
Accordingly, we have also considered whether the risks attached to the release of the annex to 
document  1  are  outweighed  by  the  public  interest  in  accessing  the  requested  documents.  We 
have  not  been  able  to  identify  any  such  public  interest  capable  of  overriding  the  commercial 
interests of  ECFR and the authors of the document.  The  public  interest  in  this  specific  case 
rather  lies  in  the  protection  of  the  legitimate  confidentiality  interests  of  the  entity  and 
                                                 
12  
The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access to establish the necessity of 
transferring  that  data"  
(C-127/13  P,  paragraph  107;  see  also  judgment  in  C-28/08  P  Commission  v 
Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77). 
13  
 
See Commission decisions C(2014) 9051 and C(2014) 9048 of 25 November 2014.  




individuals  concerned  to  ensure  that  the  Commission  continues  to  receive  useful 
contributions without undermining the commercial position of the actors involved. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Pursuant to Article 4(6) of Regulation 1049/2001 "[i]f only parts of the requested document 
are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document  shall  be 
released"
.  Accordingly,  we  have  also  considered  whether  partial  access  can  be  granted  to 
the annex to document 1. However, this document is entirely covered by the exceptions set 
out in Article 4(1)(a) third indent and in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 as 
it is impossible to disclose any parts without undermining the protection of the international 
relations of the EU and of the commercial interests of ECFR. 
*** 
In case you would disagree with the assessment contained in this reply, you are entitled, in 
accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
 
Encl.: 
   (Partially) released documents 

Electronically signed on 22/12/2017 14:54 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563