This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Organic farming regulation'.



 
Ref. Ares(2017)6233736 - 19/12/2017
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT 
 
 
  The Director-General 
 
 
Brussels,  
DG/JP/I.3/KVK/VA D(2017) 958096 
 
 
 
 
 
 
 
Peter Teffer 
 
 
 
 
 
 
EUobserver 
 
 
 
 
 
 
Rue Montoyer 18B 
 
 
 
 
 
 
1000 Brussels 
 
 
 
 
 
 
Belgium 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 
 
Advance copy by email:  
[FOI #4756 email] 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2017/6695 
 
Dear Sir, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  01/11/2017  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 03/11/2017 under the above mentioned reference number. 
You request access to: All documents - including but not limited to e-mails, minutes and 
4-column tables - related to the trilogue meetings between the Parliament and the Council 
on the organic farming regulation. 
We  have  identified  88  documents  as  referring  to  the  18  trilogues  which  took  place  to 
reach  a  political  agreement  in  June  2017,  a  list  of  which  you  will  find  attached  to  this 
mail. 
You will also find attached a copy of documents n. 1, 2 and 88.  
As regards document n. 85, I would like to inform you that it is publicly available at the 
following link: 
http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10790-2017-INIT/en/pdf  
Having examined the remaining documents under the provisions of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  your 
application cannot be granted, as disclosure is prevented by one of the exceptions to the 
right of access laid down in Article 4 of this Regulation.  
According  to  Article  4  (3)  first  subparagraph  of  Regulation  1049/2001  "Access  to  a 
document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which 
relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the  institution,  shall  be 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
refused  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the  institution's 
decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure." 

As you know the Regulation on the organic production reform has not been adopted yet, 
as  it has  neither  been  voted by the European Parliament plenary neither  adopted by the 
Council of the European Union yet.  
Trilogue meetings took place in a sphere of confidence and trust, with the aim of finding 
a  ground  for  compromise  between  the  respective  institutions.  As  long  as  the  inter-
institutional  decision-making  process  has  not  been  finalised,  disclosure  to  the  public  of 
the  preliminary  views  and  the  positions  expressed  in  the  trilogue  meetings  by  the 
representatives  from  the  Commission,  the  Council  and  the  Parliament  would  entail  a 
reasonably foreseeable and specific risk of putting the inter-institutional decision-making 
process under external pressure, thereby jeopardising the compromises reached. 
With regards to documents 3, 4, 6, 9, 14, 18, 22, 27, 34, 40, 46, 57, 63, 70, 73, 75, 79 and 
84, referring to the agendas, they contain explicit references to the negotiation procedure 
and therefore could undermine the finalisation of the decision making process.  
Concerning the documents identified with numbers n. 21, 26, 31, 32, 33, 37, 38, 39, 45, 
50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 59, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 74, 78, 82, 83, 86 and  
87, these are informal documents or non-papers drafted by the Commission, the Council 
or the European Parliament in the framework of preliminary discussions and served as a 
preparation in order to clarify discussion points and facilitate the reach of a compromise. 
They contain therefore preliminary views on specific aspects which cannot be disclosed 
in order not to jeopardise the decision making process. These documents will furthermore 
be  also  relevant  for  the  preparation  of  the  secondary  legislation:  delegated  and 
implementing acts. 
The  exception  provided  for  in  Article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 therefore applies to all these documents. 
We have considered whether partial access could be granted to the documents mentioned 
above, but they are entirely covered by the exception in Article 4 (3), first subparagraph 
of Regulation 1049/2001.  
As regards documents 5, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 15, 16, 17, 19, 20, 23, 24, 25, 28, 29, 30,  
35, 36, 41, 42, 43, 44, 47, 48, 49, 58, 71, 72, 76, 77, 80 and 81,  identified for the purpose 
of your request, refer to the so-called 4-column table, an informal document produced by 
the Council which keeps records of the progression of the decision making process until 
the final decision. 
In this document the positions of the three institutions are reported: 
The  first  Column  reports  the  Commission  proposal  COM  (2014)  180:  Proposal  for  a 
Regulation  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  on  organic  production  and 
labelling of organic products, amending Regulation (EU) No XXX/XXX of the European 
Parliament  and  of  the  Council  [Official  controls  Regulation]  and  repealing  Council 
Regulation (EC) No 834/2007, which you can find at the following link:  
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:52014PC0180 
 



 
The  second  column  reports  the  Council  General  Approach  on  a  regulation  on  organic 
production  and  labelling  of  organic  products  repealing  Council  Regulation  (EC)  No 
834/2007 which can be found at the following link: 
 http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9750-2015-INIT/en/pdf 
Finally the third column is the European Parliament amendments that can be found here: 
http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=REPORT&mode=XML&reference
=A8-2015-0311&language=EN 
 
The  fourth  column  drafts  the  progress  of  the  compromise.  As  regards  in  particular  this 
fourth  column,  the  same  arguments  provided  above  apply  and  therefore  it  cannot  be 
disclosed  to  the  public,  according  to  the  exemption  laid  down  in  article  4,(3)  first 
subparagraph, of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents. 
 
We  assessed  the  possibility  to  provide  partial  access  to  these  documents.  As  the 
information included in the first three columns is public, we consider that a redaction of 
the 4th column in all the documents referring to the trilogue would be administratively too 
burdensome due to the size of the documents (around 600 pages per trilogue) and would 
not bring any substantial added value to your application.  
The  exception  laid  down  in  Article  4(3)  first  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  applies  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  However, 
we were not able to identify such an interest. 
In  case  you  would  disagree  with  our  assessment,  you  are  entitled,  in  accordance  with 
Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application requesting the 
Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
Yours faithfully, 
 
 
 
 
 
 
Jerzy PLEWA 
 
Encl.: 3 documents and a list 
 
 
 
 

Electronically signed on 18/12/2017 16:39 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563