This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Stakeholder contacts on Japan-EU Free Trade Agreement (JEFTA)'.



 
Ref. Ares(2018)1104311 - 27/02/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
Brussels  
 
 
 
 
 
 
trade.dga1.c.1(2018)839713 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Lora Verheecke 
Corporate Europe Observatory (CEO) 
26 rue d'Edimbourg 
1050 Brussels 
 
Advance copy by email: 
[FOI #4852 email] 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref. GestDem No 2017/7337 
Dear Ms Verheecke, 
I refer to your application of 7 December 2017 in which you make a request for access to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011,  registered  on  8 
December 2017 under the above mentioned reference number. 
In  particular,  you  request  access  to  "a  list  of  meetings  of  DG  Trade  officials  and/or 
representatives  (including  the  Commissioner  and  the  Cabinet)  and  stakeholders, 
including  trade  unions,  civil  society  groups,  as  well  as  representatives  of  individual 
companies,  industry  associations,  law  firms,  public  consultancies  and  think  tanks  in 
which  the  Japan-EU  Free  Trade  Agreement  (JEFTA)  was  discussed  (between  January 
2017 and today)"

I regret to inform you that DG TRADE does not hold any documents that would correspond 
to the description given in your application, i.e. DG TRADE does not hold a list of the type 
of meetings you indicate. 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in 
that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given that no such documents corresponding to the description given in your application 
are held by DG TRADE, we are not in a position to share with you any documents under 
this request. 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 



Unfortunately, we only create such list of meetings under the Code of Good Administrative 
Behaviour,  if  doing so  would  not  entail  a  disproportionate  administrative  burden  for  the 
Commission2.  However,  in  this  particular  case  the  administrative  burden  would  be 
significant as the unit in charge of your request would need to identify and review quite a 
number of documents as well as to consult other units in DG TRADE, tasks which would 
be  very  burdensome  to  perform  in  the  current  circumstances  in  which  the  existing 
resources are devoted entirely to the conclusion of the negotiations with Japan. 
*** 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: [email address]  
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
Jean-Luc DEMARTY 
                                                 
2   In this respect, the Code of Good Administrative Behaviour requires the Commission to ensure "that 
the application of this Code never leads to the imposition of administrative or budgetary burdens out 
of proportion to the benefit expected"


Electronically signed on 26/02/2018 10:40 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563