This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Dual food quality'.

Ref. Ares(2018)525104 - 29/01/2018
Directorate E: Consumers 
  Unit E3: Consumer enforcement and redress 
By registered letter with acknowledgment of receipt 
Mr Peter Teffer 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Advance copy by email: 
[FOI #4975 email] 
Subject: Your application for access to documents – Ref GestDem No 0148/2018   
Dear Sir, 
We refer to your email dated 08 January 2018 in which you make a request for access to 
documents, registered on 08 January 2018 under the above-mentioned reference number.  
Your application concerns a very large number of documents, which need to be assessed 
individually. Such a detailed analysis cannot be carried out within the normal time limits 
set out in Article 7 of Regulation 1049/2001. 
Further, the handling of your request involves the assessment of a very large number of 
documents  originating  from  third  parties  and  several  Member  States.  The  analysis  of 
these documents,  together with  the need to  consult the third parties and  Member States 
concerned in accordance with Article 4(4) and 4(5) of Regulation 1049/2001, cannot be 
expected to be completed within the normal time limits set out in Article 7 of Regulation 
However, the Regulation also provides for a possibility to confer with applicants in order 
to  find  a  fair  solution  when  an  application  relates  to  a  very  long  document  or  concerns  
a  very  large  number  of  documents.  Article  6(3)  provides  that  in  the  event  of  
an  application  relating  to  a  very  long  document  or  to  very  large  number  of  documents, 
the institution concerned may confer with the applicant informally, with a view to finding 
a fair solution. 
In  accordance  with  the  case  law  of  the  EU  Courts,  such  a  solution  can  only  concern  
the  content  or  the  number  of  documents  applied  for,  not  the  deadline  for  replying.   
This means that the scope of the request must be reduced in a way that would enable its 
treatment within the extended deadline of 15 + 15 working days. 
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  to  specify  
the objective of  your request and your specific interest in the documents  requested, and 
whether  you  could  narrow  down  the  scope  of  your  request  (i.e.  the  subject  matter(s) 
and/or timeframe covered), to reduce it to a more manageable amount of documents.  
In your request, you had asked us for the following items: 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
Office: LX40 05/072, Telephone: direct line (32-2) 29-89432 

All  documents  sent  to  the  European  Commission  by  member  states  since  
1  January  2017,  including  but  not  limited  to  e-mails  and  their  attachments,  regarding  
the issue of 'dual food quality' 
All  documents  sent  by  the  European  Commission  to  member  states  since  
1 January 2017, including but not limited to e-mails and their attachments, regarding the 
issue of 'dual food quality' 
All  minutes  of  meetings  with  the  European  Commission  since  1  January  2017 
regarding the issue of 'dual food quality' 
All  other European Commission  documents since 1 January 2017, including but 
not  limited to  'lines  to  take', intra-Commission  e-mails  and their  attachments,  regarding 
the issue of 'dual food quality' 
In  order  to  help  you  to  narrow  down  your  request,  please  note  that  the  following 
documents (and their approximate number of pages) have been identified as falling under 
the scope of your request: 
Letters  &  emails  received  and  replied  by  the  Commission  from  Member  States: 
97 pages 
Letters & emails received and replied by the Commission from third parties (e.g. 
citizens, and other stakeholders): 70 pages 
Briefings: 450 pages 
Minutes of meetings and workshops: 17 pages 
Inter-service consultations related: 74 pages 
Internal communication regarding the harmonized testing approach: 55 pages 
Overview of national studies: 33 pages 
Total: 796 pages 
According  to  our  first  estimates,  the  handling  of  your  request  would  take  45  working 
days, broken down as follows: 

Identification of the documents falling under your request: 4 working days; 

Retrieval  and  establishment  of  a  complete  list  of  the  documents  identified:  
9 working days; 

Scanning of the documents: 4 working days; 

Assessment of the content of the documents in light of the exceptions of Article 4 
of Regulation 1049/2001: 10 working days:  

Third-party/Member  State  consultations  under  Article  4(4)  and/or  4(5)  of 
Regulation 1049/2001: 7 working days; 

Final assessment of the documents in light of the comments received: 5 working 

Drafting of the reply: 1 working day; 

Redaction  of  those  parts  of  the  documents  to  which  one  or  several  exceptions 
apply(ies): 3 working days; 


Internal approval of the draft decision on your request: 1 working day; 

Preparation of the reply and the documents for dispatch (scanning of the redacted 
versions, administrative treatment): 1 working day. 
In order to  enable us  to  respect  the time-limits  of Regulation  1049/2001,  we would ask 
you for a swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five working days 
at the latest: 
by email to: [email address] 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
by email at: [email address] 
by telephone at: +32 229-89432 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope 
of your application to those parts that can be dealt with within the extended deadline of 
30 working days, counting from the registration of your application 19 February 2018. 
Thank you in advance for your understanding. 
Yours sincerely,  
                                                         Marie-Paule Benassi 
                                                       Head of Unit     

Electronically signed on 29/01/2018 18:36 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563