This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information regarding Commission input in negotiations on CoE Recommendation'.



 
Ref. Ares(2018)1314466 - 09/03/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL MIGRATION and HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 
 
Joe McNamee 
European Digital Rights 
Rue Belliard 20 
1040 Bruxelles 
Belgium 
 
 
Advance copy by email: [email address] 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/435 
Dear Mr McNamee, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  18/01/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 19/01/2018 under the above mentioned reference number. 
You request access to the following documents [numbering added for easier reference]: 
[1]-  all  communications  (including  emails)  exchanged  in  October,  November  and 
December 2017 between DG HOME Unit D4 (Cybercrime) and the EU Delegation to the 
Council of Europe regarding the draft Recommendation of the Council of Europe on the 
roles and responsibilities of internet intermediaries; 

[2]- the comments sent by DG HOME to the EU Delegation to the Council of Europe on 
the draft Recommendation of the Council of Europe on the roles and responsibilities of 
internet intermediaries; 

[3]-  the  invitation  sent  to  Member  States  to  the  meeting  at  15h  on  Tuesday,  22nd 
November to discuss comments received from DG HOME; 

[4]- any notes / minutes from the above-mentioned meeting on 22nd November prepared 
by  the  European  Commission  as  well  as  input  received  from  Member  States  following 
this meeting; 

[5]-  all  communications  in  the  period  October  to  December  (inclusive)  between 
European  Commission  officials  and  Member  States  (individually  or  collectively) 
regarding  the  draft  Recommendation  of  the  Council  of  Europe  on  the  roles  and 
responsibilities of internet intermediaries; 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

[6]-  communications  between  Commission  officials  agreeing  that  the  view  of  the 
Commission  was  that  the  draft  Recommendation  of  the  Council  of  Europe  on  the  roles 
and  responsibilities  of  internet  intermediaries  was,  as  was  apparently  asserted  in  the 
invitation to the 22nd November meeting, “in stark contrast with the EU acquis”. 

I note that you lodged a request for access to documents with the EEAS1 on this same topic. 
I inform you that this reply relates to the documents held by the Commission, Directorate 
General Home Affairs and Migration (DG HOME) and does not deal with the documents 
originating from the EEAS on this matter. You will receive a separate reply from the EEAS 
pertaining to your request lodged with the EEAS. 
Your application concerns the following documents: 
[1]-  all  communications  (including  emails)  exchanged  in  October,  November  and 
December 2017 between DG HOME Unit D4 (Cybercrime) and the EU Delegation to 
the Council of Europe regarding the draft Recommendation of the Council of Europe 
on the roles and responsibilities of internet intermediaries; 

A list of the documents originating from the Commission (DG HOME Unit D4) is included 
in  the  Annex.  Document  1.2  contains  document  2.1  as  an  attachment.  Document  1.6 
contains  document  2.2  as  an  attachment.  Access  to  documents  2.1  and  2.2  is  dealt  with 
under a different section. 
With  regard  to  the  Commission's  own  documents,  having  examined  the  documents 
requested under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to 
documents, I come to the following conclusions: 
Full disclosure, taking account of the protection of personal data 
Disclosure of document 1.3 can be granted. As you agreed in your request to any necessary 
redactions  for  the  protection  of  privacy  according  to  Art.  4  (1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, those redactions have been made, in line with the applicable legislation in this 
field  (Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18 
December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data)2. 
Partial access 
Having examined the documents No. 1.1, 1.2, 1.5 and 1.6, requested under the provisions of 
Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents, I  have come to the 
conclusion that they may be partially disclosed. As you agreed to any necessary redactions 
for the protection of privacy according to Art. 4 (1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
those redactions have been made, in the same way as for document 1.3.  
Some  parts  of  these  documents  have  been  blanked  out  as  their  disclosure  is  prevented  by 
exceptions to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
The redacted parts of these documents contain informal sharing of information and views by 
officials  of  the  European  Commission  (DG  HOME)  with  officials  of  the  EEAS  (EU 
Delegation  in  Strasbourg)  on  the  content  of  the  draft  recommendation,  its  impact  on  the 
Union’s  legislation  and  policies  in  the  areas  of  fighting  child  sexual  exploitation  and 
                                                 
1   EEAS reference number of case: 2018/027 
2   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 


terrorist  propaganda  online  and  on  strategy  and  steps  to  take  in  order  to  coordinate  the 
positions  of  Member  States  in  the  Council  of  Europe,  taking  into  account  the  process 
leading to its adoption. 
Disclosure  of  the  redacted  parts  of  these  documents  would  seriously  undermine  the 
protection  of  the  decision-making  process  of  the  Commission.  In  fact,  it  would  reveal 
preliminary views and strategy options which were being considered. Commission officials 
must  be  free  to  exchange  information  and  share  views  in  order  to  explore  all  possible 
options  in  preparation  of  a  policy  decision  free  from  external  pressure.  The  possibility  of 
expressing views independently and to gather information with a view to contributing to the 
smooth  running  of  the  decision-making  process  must  be  protected.  Disclosure  of  such 
exchanges  of  information  and  views  of  staff,  even  after  a  decision  has  been  taken,  would 
seriously undermine the institutions’ decision-making process, as it would deter staff from 
making such remarks independently and without being unduly influenced by the prospect of 
wide disclosure exposing the institution and services to which the civil servants belong. This 
reasoning  extends  to  working  contacts  between  officials  in  the  Commission  and  in  the 
EEAS  with  regard  to  a  file  that  is  being  handled  jointly  and  in  full  sincere  cooperation. 
Discussions  among  colleagues  from  the  two  institutions  and  informal  exchanges  and 
updates on developments are of the essence for a proper exercise of the Union’s external 
action.  Therefore  the  exception  laid  down  in  Article  4(3)  second  subparagraph  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 applies to these documents. 
The exceptions laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 apply unless there is an 
overriding public interest in disclosure of the documents. 
We have examined whether there could be an overriding public interest in disclosure, but 
we have not been able to identify such an interest, for the same reasons as above explained. 
Disclosure  of redacted parts of  document No.  1.2 would also undermine  the protection of 
the  public  interest  as  regards  public  security.  This  document  contains  information  about 
sensitive  issues  which  could  undermine  the  effectiveness  of  the  EU  policies  in  the  fight 
against  child  sexual  abuse  and  terrorist  propaganda  online.  The  public  dissemination  of 
those elements and the underlying analysis may be used by certain actors whose cooperation 
is key in those policies to adopt positions that would be detrimental to achieving effective 
results. Therefore the exception laid down in Article 4(1) first subparagraph of Regulation 
(EC) No 1049/2001 applies to this document. 
Refusal 
Having examined the document No. 1.4 requested under the provisions of Regulation (EC) 
No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  your 
application cannot be granted, as disclosure is prevented by exceptions to the right of access 
laid down in Article 4 of this Regulation. 
The  document  which  you  seek  to  obtain  is  a  message  containing  informal  sharing  of 
information and views by officials of the European Commission (DG HOME) with officials 
of the  EEAS (EU  Delegation  in  Strasbourg)  on  the  strategy  and  steps  adopted in  order to 
coordinate  the  positions  of  Member  States  in  the  Council  of  Europe  on  the  draft 
recommendation, taking into account the process leading to its adoption. 
For similar reasons as explained above for documents 1.1, 1.2, 1.5 and 1.6, disclosure of this 
document  requested  would  seriously  undermine  the  protection  of  the  decision-making 


process  of  the  Commission.  Therefore  the  exception  laid  down  in  Article  4(3)  second 
subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to this document. 
The exceptions laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 apply unless there is an 
overriding public interest in disclosure of the documents. 
We have examined whether there could be an overriding public interest in disclosure, but 
we have not been able to identify such an interest, for the same reasons as above explained. 
We have considered whether partial access could be granted to the document. However, our 
assessment is that it is not possible to grant access to an expunged version of the document, 
as the remaining parts after expunging the confidential information might be meaningless or 
illegible. 
[2]- the comments sent by DG HOME to the EU Delegation to the Council of Europe 
on  the  draft  Recommendation  of  the  Council  of  Europe  on  the  roles  and 
responsibilities of internet intermediaries; 

A list of the documents is included in the Annex (No. 2.1 and 2.2). 
Having  examined  the  documents  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  your 
application cannot be granted, as disclosure is prevented by exceptions to the right of access 
laid down in Article 4 of this Regulation. 
Document No. 2.1 contains the analysis and views of a Commission official on the text of 
the Recommendation. Document No. 2.2 contains the position of Commission's DG HOME  
on  the  text  of  the  Recommendation,  commenting  the  text  and  including  suggestions  for 
possible changes. Both documents refer to the impact of the draft Recommendation of the 
Committee  of  Ministers  of  the  Council  of  Europe  to  Member  States  on  the  roles  and 
responsibilities of internet intermediaries, especially on the Union’s legislation and policies 
in the areas of fighting child sexual exploitation and terrorist propaganda online. 
Document 2.1 has been included as an attachment to document 1.2 and document 3.1, and a 
document substantially identical to it has been included as an attachment to document 3.8. 
Document 2.2 has been included as an attachment to document 1.6. 
For similar reasons as explained for redacted parts of documents No. 1.1, 1.2, 1.5, 1.6 and 
3.1, as well as for the refusal to access documents 1.4 and 3.8, disclosure of the documents 
2.1  and  2.2  requested  would  seriously  undermine  the  protection  of  the  decision-making 
process of the Commission. 
Therefore the exception laid down in Article 4(3) second subparagraph of Regulation (EC) 
No 1049/2001 applies to these documents. 
The exceptions laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 apply unless there is an 
overriding public interest in disclosure of the documents. 
We have examined whether there could be  an overriding public interest in disclosure, but 
we have not been able to identify such an interest, for the same reasons as above explained. 
Disclosure of these documents requested would also undermine the protection of the public 
interest  as  regards  public  security.  For  similar  reasons  as  explained  for  redacted  parts  of 
documents No. 1.2, and 3.1 and for document No. 3.8, the exception laid down in Article 


4(1)  (a)  first  subparagraph  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  therefore  applies  to  these 
documents. 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  the  documents  requested. 
However, our assessment is that it is not possible to grant access to an expunged version of 
the  documents.  The  remaining  parts  after  expunging  the  confidential  information  would 
consist  in  the  Council  of  Europe’s  draft  recommendation,  and  it  would  be  pointless  to 
provide  it  to  you  since  you  participated  in  person  in  the  work  of  the  Council  of  Europe 
Committee of Experts that drafted it and therefore can be considered to be fully aware of the 
document3. 
[3]-  the  invitation  sent  to  Member  States  to  the  meeting  at  15h  on  Tuesday,  22nd 
November to discuss comments received from DG HOME; and 

[4]-  any  notes  /  minutes  from  the  above-mentioned  meeting  on  22nd  November 
prepared by the European Commission as well as input received from Member States 
following this meeting; 

DG HOME did not organise that meeting nor participated in it. It did not receive input from 
Member States. We therefore regret to inform you that the Commission does not hold any 
documents that would correspond to the description given in your application.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in 
that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application, are held by the Commission, the Commission is not in a position to handle 
points 3 and 4 of your request.  
[5]-  all  communications  in  the  period  October  to  December  (inclusive)  between 
European  Commission  officials  and  Member  States  (individually  or  collectively) 
regarding  the  draft  Recommendation  of  the  Council  of  Europe  on  the  roles  and 
responsibilities of internet intermediaries; 

A list of the documents is included in the Annex. Document 3.1 and document 3.8 contain 
document  2.1  as  an  attachment.  Access  to  document  2.1  is  dealt  with  under  a  different 
section. 
Documents  3.1,  3.2,  3.3,  3.4,  3.5,  3.6  and  3.7,  which  you  seek  to  obtain,  are  messages 
containing  informal  sharing  of  information  and  views  between  officials  of  the  Estonia 
Presidency  of  the  Council  of  the  EU  and  officials  of  the  European  Commission  (DG 
HOME) on the content of the draft recommendation, its impact on the Union’s legislation 
and  policies  in  the  areas  of  fighting  child  sexual  exploitation  and  terrorist  propaganda 
online,  on  the  process  leading  to  its  adoption  at  the  relevant  committee  of  the  Council  of 
Europe and on the actions to be taken to help EU Member States coordinate their positions. 
Document No. 3.8 contains the analysis and views of a Commission official in the context 
of  an  exchange  of  information  between  a  member  of  the  Board  and  the  secretariat  of  the 
WeProtect Global Alliance to End Child Sexual Exploitation online. It refers to the impact 
                                                 
3   Committee  of  experts  on  Internet  Intermediaries;  Meeting  report  of  2nd  meeting  (29-30  September 
2016),  https://rm.coe.int/16806f6ec1;  Meeting  report  of  3rd  meeting  (27-28  March  2017), 
https://rm.coe.int/168070b74f; Meeting report of 3rd meeting (6 October 2017), https://rm.coe.int/msi-
net-4th-meeting-18-19-september-2017/168075f8e9. 


of the draft Recommendation of the Council of Europe on the WeProtect Global Alliance’s 
activities and goals to promote national and global action to end the sexual exploitation of 
children online, and to possible course of action. 
Documents originating from the Estonia Presidency  
Since documents No. 3.2, 3.4 and 3.5 originate from an official at the Estonia Presidency of 
the  Council,  that  Member  State  as  originator  of  the  documents  has  been  consulted  and 
accepted to disclose the documents. 
Disclosure  of  these  documents  can  be  granted.  As  you  agreed  in  your  request  to  any 
necessary redactions for the protection of privacy according to Art. 4 (1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001, those redactions have been made, in the same way as for  documents 
referred to above for which a similar reasoning applies.   
Commission Documents  
With  regard  to  the  Commission's  own  documents,  having  examined  the  documents 
requested under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to 
documents, I come to the following conclusions: 
Full disclosure, taking account of the protection of personal data 
Disclosure  of  documents  3.3  and  3.6  can  be  granted.  As  you  agreed  to  any  necessary 
redactions  for  the  protection  of  privacy  according  to  Art.  4  (1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, those redactions have been made , in the same way as for documents referred to 
above for which a similar reasoning applies.   
Partial access 
Having  examined  the  documents  No.  3.1  and  3.7,  requested  under  the  provisions  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents, I have come to the 
conclusion that they may be partially disclosed.  
As you agreed to any necessary redactions for the protection of privacy according to Art. 4 
(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, those redactions have been made, in the same way 
as for documents referred to above for which a similar reasoning applies.   
Some  parts  of  these  documents  have  been  blanked  out  as  their  disclosure  is  prevented  by 
exceptions to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
The  redacted  parts  of  the  documents  which  you  seek  to  containing  informal  sharing  of 
information and views by officials of the European Commission (DG HOME) with officials 
of  the  Estonian  Presidency  of  the  Council  of  the  EU  on  the  content  of  the  draft 
recommendation, its impact on the Union’s legislation and policies in the areas of fighting 
child sexual exploitation and terrorist propaganda online and on strategy and steps to take in 
order  to  coordinate  the  positions  of  Member  States  in  the  Council  of  Europe,  taking  into 
account the process leading to its adoption. 
Disclosure of the redacted parts in the documents requested would seriously undermine the 
protection of the decision-making process of the Commission. The reasons explained above 
for  documents  1.1,  1.2,  1.5  and  1.6  extend  to  working  contacts  between  officials  in  the 
Commission and in the Presidency of the Council with regard to a file that is being handled 
in cooperation and where discussions among officials involved and informal exchanges and 


updates on developments are of the essence for the proper exercise of the Union’s internal 
and  external  competencies.  Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(3)  second 
subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 applies to these documents. 
The exceptions laid down in Article 4(3) of Regulation 1049/2001 apply unless there is an 
overriding public interest in disclosure of the documents. 
We have examined whether there could be an overriding public interest in disclosure, but 
we have not been able to identify such an interest, for the same reasons as above explained. 
Disclosure  of  redacted  parts  of  document  requested  No.  3.1  would  also  undermine  the 
protection of the public interest as regards public security.  For similar reasons as explained 
for  redacted  parts  of  documents  No.  1.2,  3.1,  3.8,  and  for  documents  2.1  and  2.2,  the 
exception laid down in Article 4(1) (a) first subparagraph of Regulation (EC) No 1049/2001 
therefore applies to these documents. 
Disclosure  of  redacted  parts  in  document  No.  3.7  would  also  undermine  the  protection  of 
the public interest as regards international relations. The message contains information that 
reveal the behaviour and views of EU Member States in their coordination at the Council of 
Europe,  involving  negotiations  in  the  framework  of  an  international  organisation. 
Establishing and protecting a sphere of mutual trust in the context of international relations 
is a very delicate exercise. The disclosure of such information would undermine the mutual 
trust among Member States and the Commission to explore different possibilities to ensure 
the protection of the interests of the EU and its Member States.. 
Therefore the exception laid down in Article 4(1) third subparagraph of Regulation (EC) No 
1049/2001 applies to redacted parts of these documents. 
Refusal 
Having examined the document No. 3.8 requested under the provisions of Regulation (EC) 
No  1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  regret  to  inform  you  that  your 
application cannot be granted, as disclosure is prevented by exceptions to the right of access 
laid down in Article 4 of this Regulation. 
Disclosure  of  document  No.  3.8  would  undermine  the  protection  of  the  public  interest  as 
regards  international  relations.  The  Commission  supports  the  activities  of  the  WeProtect 
Global Alliance
 as the entity successor to the Global Alliance Against Child Sexual Abuse 
Online
,  which  the  European  Commission  itself  set  up.  The  WeProtect  Global  Alliance
rallying more than 80 countries, industry and civil society organisations towards a common 
set  of  aims,  is  an  essential  element  in  the  international  dimension  of  EU  policies  to  fight 
child  sexual  abuse  online.  The  Commission  participates  in  the  activities  of  its  Board  as  a 
member.  It  is  essential  for  the  proper  functioning  of  the  WeProtect  Global  Alliance  work 
that  members  of  the  board,  observers  and  the  secretariat  may  exchange  information  and 
share views in matters that have an impact on the initiative’s objectives in an atmosphere of 
trust  and  confidentiality.  Disclosure  of  such  exchanges  of  information  and  views  would 
breach the expectations of confidentiality among members and would deter members from 
making  contributions  to  the  WeProtect  Global  Alliance  discussions  without  being  unduly 
influenced  by  the  prospect  of  wide  disclosure.  This  would  result  in  a  less  effective 
functioning of the initiative, and it would harm the external relations of the EU in the pursuit 
of the EU’s policy objectives. 


Therefore the exception laid down in Article 4(1) (a) third subparagraph of Regulation (EC) 
No 1049/2001 applies to this document. 
Disclosure of document No. 3.8 would also undermine the protection of the public interest 
as regards public security. The document contains information about sensitive issues which 
could undermine the effectiveness of the EU policies in the fight against child sexual abuse 
online. The activities of the WeProtect Global Alliance contribute to the EU’s policy goals 
in this area. The public dissemination of those elements and the underlying analysis may be 
used  by  certain  actors  whose  cooperation  is  key  in  those  policies  to  adopt  positions  that 
would be detrimental to achieving effective results.  
Therefore the exception laid down in Article 4(1) (a) first subparagraph of Regulation (EC) 
No 1049/2001 applies to this document. 
We  have  considered  whether  partial  access  could  be  granted  to  the  document/documents 
requested. However, our assessment is that it is not possible to grant access to an expunged 
version  of  the  documents,  as  the  remaining  parts  after  expunging  the  confidential 
information might be meaningless or illegible. 
[6]-  communications  between  Commission  officials  agreeing  that  the  view  of  the 
Commission was that the draft Recommendation of the Council of Europe on the roles 
and  responsibilities  of  internet  intermediaries  was,  as  was  apparently  asserted  in  the 
invitation to the 22nd November meeting, “in stark contrast with the EU acquis”. 

It is our understanding that you seek access to communications where Commission officials 
claim that 1) there was a view officially adopted by the Commission as an institution on this 
matter and 2) that such view of the Commission was that the draft Recommendation was ‘in 
stark contrast with the EU acquis’

The  communications  retrieved  between  Commission  officials  express  the  views  of 
individual officials in or the position of specific Commission services and make clear that 
they do not constitute a formally adopted position of the Commission. We therefore regret 
to inform you that the Commission does not hold any documents that would correspond to 
the description given in your application.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in 
that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given that no such documents corresponding to the description given in your application 
are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  handle  point  6  of 
your request. 
 
 



In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address:  
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
Yours sincerely, 
E-signed 
Paraskevi Michou 

Electronically signed on 09/03/2018 11:02 (UTC+01) in accordance with article 4 2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563