This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with stakeholders on Brexit'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 28.5.2018 
C(2018) 3435 final 
 
 
Mr Pascoe SABIDO 
Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26 
B - 1050 Brussels 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2018/484 

Dear Mr Sabido, 
I refer to your email of 9 February 2018, registered on 12 February 2018, by which you 
request,  pursuant  to  Regulation  No 1049/2001  regarding  public  access  to  European 
Parliament, Council and Commission documents2, a review of the position taken by the 
Directorate-General for Taxation and Customs Union in reply to your initial application 
of 22 January 2018. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
By your initial application of 22 January 2018, you had requested access to ‘documents 
which contain the following information: 
  a list of all lobby meetings held by DG TAXUD, since 24 June 2016 on Brexit 
and  the  [A]rticle  50  [TEU]  negotiations  on  the  UK’s  exit  from  the  EU.  The  list 
should  include:  date,  Commission  attendees,  the  name  of  the  organisation(s) 
attending, and a more precise topic if that exists. 
  minutes of all lobby meetings held by DG TAXUD, since 24 June 2016 on Brexit 
and the [A]rticle 50 [TEU] negotiations on the UK's exit from the EU. 
  any correspondence with lobbyists held by DG TAXUD, since 24 June 2016 on 
Brexit and the article 50 negotiations on the UK’s exit from the EU.’ 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2   Official Journal L 145 of 31.05.2001, p. 43. 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

Through its initial reply dated 8 February 2018, the Directorate-General for Taxation and 
Customs Union: 
  informed you that only one meeting is covered by your request, which took place 
on  23  June  2017  with  the  European  Travel  Retail  Confederation  regarding  the 
impact, in the framework of Brexit, of reintroducing duty and tax free sales; and 
  refused  access  to  the  requested  documents  based  on  the  exceptions  of  Article 
4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests)  and  Article  4(1)(b) 
(protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual)  of  Regulation 
1049/2001. 
Through  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  the  position  of  the 
Directorate-General  for  Taxation  and  Customs  Union.  You  put  forward  a  number  of 
arguments  to  support  your  request.  These  have  been  taken  into  account  in  our 
assessment, of which the results are described below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
The  European  Commission  has  identified  two  documents  as  falling  under  the  scope  of 
your request: 
  the  minutes  of  the  meeting  with  the  European  Travel  Retail  Confederation 
mentioned under point 1 (document 1); and 
  an  exchange  of  e-mails  with  the  International  Road  Transport  Union  that  took 
place in June 2017 (document 2). 
Having  examined  your  confirmatory  application,  I  would  like  to  inform  you  that,  after 
consultation  of  the  third-party  author  in  accordance  with  Article  4(4)  of  Regulation 
1049/2001, wide partial access is granted to both documents, subject to the redaction of 
personal  data  only  on  the  basis  of  the  exception  of  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
1049/2001 (protection of the privacy and integrity of the individual), for the reasons set 
out below.3 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that ‘the institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of (…) privacy and the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data’. 
The requested documents contain personal data such as names or e-mail addresses. 
                                                 
3   The decision to provide wide partial access in this case is without prejudice to the need to protect other 
documents  related  to  the  ongoing  ‘Article  50  TEU  negotiations’  in  order  to  safeguard  the  interests 
protected by the exceptions of Article 4 of Regulation 1049/2001. 


In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No. 45/20014 
(hereafter ‘Data Protection Regulation’) becomes fully applicable5. 
Article 2(a) of the Data Protection Regulation provides that personal data ‘shall mean any 
information relating to an identified or identifiable person (…); an identifiable person is 
one  who  can  be  identified,  directly  or  indirectly,  in  particular  by  reference  to  an 
identification  number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical, 
physiological,  mental,  economic,  cultural  or  social  identity’.  According  to  the  Court  of 
Justice,  ‘there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional 
[…] nature from the notion of “private life”’6. The names7 of the persons concerned as 
well  as  other  data  from  which  their  identity  can  be  deduced,  undoubtedly  constitute 
personal data in the meaning of Article 2(a) of the Data Protection Regulation.  
It  follows  that  public  disclosure  of  the  above-mentioned  information  would  constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001.  According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject's legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative.8 Only if both conditions are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements of Article 5 of Regulation 45/2001, can the processing (transfer) of personal 
data occur.  
In its judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that ‘whoever requests 
such  a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be 
necessary, it is then for the institution concerned to determine that there is no reason to 
assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject.  If 
there is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a 
reason, the institution concerned must weigh the various competing interests in order to 
decide  on  the  request  for  access’9.  I  refer  also  to  the  Strack  case,  where  the  Court  of 
Justice ruled that the Institution does not have to examine by itself the existence of a need 
for transferring personal data10. 
In  your  confirmatory  request,  you  do  not  establish  the  necessity  of  having  the  data  in 
question transferred to you. 
                                                 
4    Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  Official  Journal  L  8  of  12  January 
2001, page 1. 
5   Judgment of 29 June 2010, Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6   Judgment  of  20  May  2003,  Rechnungshof  v  Österreichischer  Rundfunk  and  Others,  C-465/00, 
C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
7   Judgment in Commission v Bavarian Lager, cited above, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
8   Idem, paragraphs 77-78. 
9   Judgment  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Authority,  C-615/13 P, 
EU:C:2015:489, paragraph 47. 
10   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 



The  fact  that,  contrary  to  the  exceptions  of  Article  4(2)  and  (3),  Article  4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001 is an absolute exception which does not require the institution to 
balance the exception defined therein against a possible public interest in disclosure, only 
reinforces this conclusion. 
Therefore,  the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  is 
justified,  as  there  is  no  need  to  publicly  disclose  the  personal  data  in  question,  and  it 
cannot be assumed that the legitimate rights of the data subjects concerned would not be 
prejudiced by such disclosure.  
3. 
NO PARTIAL ACCESS 
As indicated above, wide partial access is granted to  both documents identified, subject 
to the redaction of personal data only on the basis of the exception of Article 4(1)(b) of 
Regulation 1049/2001  (protection of the privacy and integrity of the individual). Please 
find attached the redacted versions of these documents. 
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is an absolute exception which 
does not require the institution to balance the exception defined therein against a possible 
public interest in disclosure. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 
 

 
 
Enclosures: 2 


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