This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Tobacco and EU-Mercosur'.



 
Ref. Ares(2018)2723149 - 25/05/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
trade(2018)2855441 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 
 
 
Ms Nina Renshaw 
European Public Health Alliance (EPHA) 
Rue de Treves 29-51  
1040 Brussels  
 
 
Advance copy by email:
  
[FOI #5283 email]  
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/1754 
Dear Ms Renshaw, 
I refer to your application dated 22 March 2018 in which you make a request for access 
to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001"), 
registered on the same date under the above mentioned reference number. 
Please accept our apologies for the delay in answering to  your request, which is mainly 
due  to  a  high  number  of  requests  for  access  to  documents  being  processed  at  the  same 
time by DG TRADE. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application, you request access to 

all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  between  Directorate  General  Trade 
and  representatives  of  the  tobacco  industry  (producers,  distributors,  importers  etc,  as 
well  as  trade  associations  and  chambers  of  commerce,  or  other  organisations  and 
individuals that work to further the interests of the tobacco industry) related to the EU-
Mercosur negotiations, since January 1st 2017. 

                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 11111 


all  correspondence  (including  emails)  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc, as well as 
trade  associations  and  chambers  of  commerce,  or  other  organisations  and  individuals 
that work to further the interests of the tobacco industry) since January 1st 2017. 


a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence) 
We have identified five documents falling under the scope of your request. We enclose 
for  ease  of  reference  a  list  of  these  documents  in  Annex  I.  For  each  of  them,  the  list 
provides  a  description  and  indicates  whether  parts  are  withheld  and  if  so,  under  which 
ground  pursuant  to  Regulation  1049/2001.  Copies  of  the  accessible  documents  are 
enclosed. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to 
the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment  is  carried  out  in  a  multi-step  approach.  First,  the  institution  must  satisfy  itself 
that  the  document  relates  to  one  of  the  exceptions,  and  if  so,  decide  which  parts  of  it  are 
covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the 
document in question poses a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of 
undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it  takes  the 
view that disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under 
Articles  4.2  and  4.3  of  Regulation  1049/2001,  the  institution  is  required  "to  ascertain 
whether there is any overriding public interest justifying disclosure"
3.  
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having examined the documents in light of the applicable legal framework, partial access is 
granted to the documents. 
In particular, in documents 1, 3 and 4, only personal data have been redacted, pursuant to 
article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  and  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No 
45/2001 ("Regulation 45/2001")6. 
                                                 
2  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 
 


In  documents  2  and  5,  in  addition  to  personal  data  protected  under  article  4(1)(b)  of 
Regulation  1049/2001,  additional  information  was  redacted  in  accordance  with  article 
4(1)(a) third indent (protection of the public interest as regards international relations) and 
article 4(2) first indent (protection of the commercial interests of a natural or legal person). 
Please note that those parts not falling within the scope of your request have been clearly 
marked as out of the scope. 
The reasons  justifying the application of the exceptions are set out  below  in Sections  2.1, 
2.2 and 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public 
interest in the disclosure. 
2.1  
Protection of international relations 
Article  4(1)(a)  third  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions 
shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: 
the public interest as regards: […] international relations.” 

According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document  to  the  public  would  undermine  those  interests,  confers  on  the  decision  which 
must thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the 
exercise  of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of 
appreciation"
7.  In  this  context,  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  that  the 
institutions  enjoy  "a  wide  discretion  for  the  purpose  of  determining  whether  the 
disclosure of documents relating to the fields covered by [the] exceptions [under Article 
4.1(a)] could undermine the public interest"
8.  
Certain passages in document 2 and in document 5 have been redacted as they reveal the 
external  stakeholders’  main  business  concerns,  strategic  interests,  priorities  and  their 
internal assessment and input for the negotiations with Mercosur. As such, this information 
indirectly reveals negotiating priorities, strategic objectives and tactics which the EU could 
consider pursuing in its trade negotiations. 
The  above-mentioned  information  was  in  general  meant  for  internal  use  as  a  basis  to 
establish EU positions, strategies, objectives and way forward on specific aspects of the 
negotiations with Mercosur. 
Indeed,  the  success  of  trade  negotiations  depends  to  a  large  extent  on  the  protection  of 
objectives, tactics and  fall-back  positions of the parties involved. In  order to  ensure the 
best  possible  outcome  in  the  public  interest,  the  EU  needs  to  retain  a  certain  margin  of 
manoeuvre  to  shape  and  adjust  its  tactics,  options  and  positions  in  function  of  how  the 
discussions  evolve  in  its  trade  negotiations.  Exposing  internal  views  and  considerations 
would weaken the negotiating capacity of the EU, reduce its margin of manoeuvre and be 
                                                 
7   Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
8   Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
 


exploited  by  our  trading  partner  to  obtain  specific  results,  thereby  undermining  the 
strategic  interests  of  the  EU  and  consequently,  the  protection  of  the  public  interest  as 
regards international relations. 
Against  this  background,  if  information  submitted  by  these  external  stakeholders  to  the 
European  Commission  would  be  released,  there  would  be  a  clear  and  non-hypothetical 
risk  that  external  stakeholders  would  not  provide  similar  information  to  the  European 
Commission in the future. This means that the European Commission would be deprived 
of  the  possibility  to  obtain  precise  and  relevant  information  allowing  it  to  objectively 
assess its negotiating options. The negotiation power of the European Commission would 
consequently  be  affected  and  its  position  in  the  negotiations  weakened,  which  in  turn 
would damage the protection of the public interest as regards international relations. 
2.2 
 
Protection of privacy and integrity of the individual  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data." 

The Court of Justice has ruled that "where an application based on Regulation 1049/2001 
seeks  to  obtain  access  to  documents  containing  personal  data"
  "the  provisions  of 
Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 constitute essential provisions, become 
applicable in their entirety".
9 
Article  2(a)  of  Regulation  45/2001  provides  that  "'personal  data'  shall  mean  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of 
Justice has confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a 
professional  […]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
10  and  that  "surnames  and 
forenames  may  be  regarded  as  personal  data"
,11  including  names  of  the  staff  of  the 
institutions.12 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish "the necessity of having the data transferred" and additionally "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
. The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access 
to establish the necessity of transferring that data".
13 
All  the  documents  contain  names  and  other  personal  information  that  allows  the 
identification of natural persons.  
                                                 
9   Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
10   Judgment in Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
11   Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
12   Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
13   Judgment in C-127/13 P Guido Strack v Commission, EU:C:2014:2250, paragraph 107 and judgment 
in C-28/08 P Commission v Bavarian Lager, EU:C:2010:378, paragraph 77. 
 


I  note  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  these  personal  data 
transferred  to  you.  Moreover,  it  cannot  be  assumed,  on  the  basis  of  the  information 
available,  that  disclosure  of  such  personal  data  would  not  prejudice  the  legitimate 
interests  of  the  persons  concerned.  Therefore,  these  personal  data  shall  remain 
undisclosed  in  order  to  ensure  the  protection  of  the  privacy  and  integrity  of  the 
individuals concerned. 
However,  please  note  that  the  names  of  representatives  of  the  companies  occupying 
senior management positions are disclosed. 
2.3  
Protection of commercial interests 
Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall 
refuse access to  a document where disclosure would undermine  the protection of: […] 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure"

Certain passages in documents 2 and 5 have been withheld because they reveal specific 
views,  concerns  and  interests  of  different  stakeholders  regarding  negotiations  with 
Mercosur. They contain commercial priorities, strategies and concerns these stakeholder 
have. There is a reasonably foreseeable risk that the public disclosure of this information 
would harm the commercial interests of the entities and companies concerned, as it could 
be exploited by competitors to undermine their competitive positions in third countries and 
their relationship with the other economic operators in such markets. 
All this information was shared with the Commission in order to provide useful input and 
support  for  the  EU’s  objectives  in  its  trade  negotiations  with  Mercosur.  Economic 
operators  typically  share  information  with  the  Commission  so  that  the  latter  can 
determine  how  to  best  position  itself  in  the  negotiations  in  order  to  protect  its  strategic 
interests  and  those  of  its  industry,  workers  and  citizens.  Ensuring  that  the  Commission 
continues to receive access to this information and that the industry engages in open and 
frank discussions with the Commission, are key elements for the success of the internal 
and external policies of the EU and its international negotiations. Bringing in the public 
domain specific business related information that companies share with the Commission 
may prevent the Commission from receiving access to such information in the future. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exception laid down in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 applies unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an interest must, 
first, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure.  
Accordingly,  we  have  also  considered  whether  the  risks  attached  to  the  release  of  the 
withheld passages in documents 2 and 5 are outweighed by the public interest in accessing 
the requested documents. We have not been able to identify any such public interest capable 
of overriding the commercial interests of the companies concerned. The public interest in 
this specific case rather lies on the protection of the legitimate confidentiality interests of 
 




the  stakeholders  concerned  to  ensure  that  the  Commission  continues  to  receive  useful 
contributions for its negotiations with its trading partners.  
*** 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
                                                               
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 

Electronically signed on 25/05/2018 15:13 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563