This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Tobacco and EU-Mercosur'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 27.7.2018 
C(2018) 5167 final 
 
 
Ms Nina RENSHAW 
European Public Health Alliance 
(EPHA) 
Rue de Trêves 29-51 
1040 Brussels 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/1754 

Dear Ms Renshaw, 
I refer to your email of 8 June 2018, registered on 18 June 2018, in which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  22  March  2018,  addressed  to  the  Directorate-General  for 
Trade, you requested access to: 
‘- all reports (and other notes) from meetings between Directorate-General Trade 
and  representatives  of  the  tobacco  industry  (producers,  distributors,  importers 
etc.,  as  well  as  trade  associations  and  chambers  of  commerce,  or  other 
organisations  and  individuals  that  work  to  further  the  interests  of  the  tobacco 
industry)  related  to  the  negotiations  [between  the  European  Union  and  the 
Southern Common Market3], since [1] January […] 2017; 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
3   The Southern Common Market is also called Mercosur. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

-  all  correspondence  (including  emails)  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc., as 
well as trade associations and chambers of commerce, or other organisations and 
individuals  that  work  to  further  the  interests  of  the  tobacco  industry)  since  [1] 
January […] 2017; 
-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients 
and 
their 
affiliation, 
subject 
of 
meeting/correspondence).’ 
In  its  initial  reply  of  25  May  2018,  the  Directorate-General  for  Trade  identified  five 
documents as falling under the scope of your request4. It gave you wide partial access to 
three  of  them  (documents  1,  3  and  4),  where  only  personal  data  was redacted  based  on 
the exception of Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 (protection of privacy 
and the integrity of the individual). The two  remaining documents (documents 2 and 5) 
contained redactions based on Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of 
the  individual),  Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of  international  relations),  and 
Article 4(2), first indent (protection of commercial interests of a natural or legal person), 
of Regulation (EC) No 1049/2001. 
The exception applicable to each redacted part of the documents was clearly indicated in 
the  documents  that  the  Directorate-General  for  Trade  transmitted  to  you.  It  also  clearly 
marked those parts of documents not falling within the scope of your request. 
Through  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  You 
underpin  your  request  with  detailed  arguments,  which  I  address  in  the  corresponding 
sections below. 
Please  note  that,  subsequent  to  your  confirmatory  application,  three  further  documents 
were identified: 
  an  e-mail  from  Japan  Tobacco  International  (document  6),  including  an 
attachment (annex to document 6), addressed to the Directorate-General for Trade 
and dated 1 December 2017 (Ares(2018)2903806); 
  an  e-mail  from  Philipp  Morris  International  (document  7),  addressed  to  the 
Directorate-General  for  Trade  and  dated  5  October  2017  (Ares(2018)2903706); 
and 
  an  e-mail  from  Philipp  Morris  International  (document  8),  addressed  to  the 
Directorate-General for Trade and dated 24 October 2017 (Ares(2018)2903569). 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
                                                 
4   Please see Annex I of the initial reply. 


Following this review, I would like to inform you that: 
  wider partial access is granted to documents 2 and 4 (see point 2.1); 
  wide partial access is granted to document 6, subject to the redaction of 
personal data only on the basis of Article 4(1)(b) of Regulation  (EC) No 
1049/2001 (protection of privacy and the integrity of the individual); and 
  partial access is granted to document 8, where the redactions are based on 
the exceptions of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of 
the  individual),  Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of  international 
relations), and Article 4(2), first indent (protection of commercial interests 
of a natural or legal person), of Regulation (EC) No 1049/2001. 
As regards the annex to document 6, document 7 and the remaining redacted parts of the 
documents disclosed at the initial stage, I have to inform you that I have to refuse access, 
based on the exceptions of Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the 
individual), Article 4(1)(a), third indent (protection of international relations), and Article 
4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person),  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual  
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in particular in accordance with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
The requested documents contain personal data such as the names of natural persons not 
occupying any senior management position in the European Commission or not being a 
main representative of the company in question, or information from which their identity 
can be deduced. 
In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No 45/20015 
(hereafter ‘Data Protection Regulation’) becomes fully applicable6. 
Article 2(a) of the Data Protection Regulation provides that personal data ‘shall mean any 
information relating to an identified or identifiable person […]; an identifiable person is 
one  who  can  be  identified,  directly  or  indirectly,  in  particular  by  reference  to  an 
identification  number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical, 
physiological,  mental,  economic,  cultural  or  social  identity’.  According  to  the  Court  of 
Justice,  ‘there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional 
                                                 
5    Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  Official  Journal  L  8  of  12  January 
2001, p. 1. 
6   Judgment of 29 June 2010, Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 


[…] nature from the notion of “private life”’7. The names8 of the persons concerned, as 
well  as  other  data  from  which  their  identity  can  be  deduced,  undoubtedly  constitute 
personal data in the meaning of Article 2(a) of the Data Protection Regulation.  
It  follows  that  public  disclosure  of  the  above-mentioned  information  would  constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
(EC) No 45/2001. According to Article 8(b) of that Regulation, personal data shall only 
be  transferred  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative.9 Only if both conditions are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
requirements  of  Article 5  of  Regulation  (EC)  No  45/2001,  can  the  processing  (transfer) 
of personal data occur.  
In its judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that ‘whoever requests 
such  a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be 
necessary, it is then for the institution concerned to determine that there is no reason to 
assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject.  If 
there is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a 
reason, the institution concerned must weigh the various competing interests in order to 
decide  on  the  request  for  access’10.  I  also  refer  to  the  Strack  case,  where  the  Court  of 
Justice ruled that the institution does not have to examine by itself the existence of a need 
for transferring personal data11. 
Your  confirmatory  request  does  not  contain  any  motivation  as  to  the  necessity  of  the 
transfer  of  the  non-disclosed  personal  data.  You  merely  argue  that  ‘this  information 
should  be  accessible  to the  public  in  order  to  enable scrutiny  of  who  is  influencing  EU 
decision-making processes’ and that ‘there is also no clear reason why one dat[a] should 
be redacted, but the other not’.  
In this respect, I would like to underline that the names of the companies were disclosed, 
which enables the scrutiny you mention above to be carried out. I equally would like to 
clarify that the European Commission discloses the names of natural persons occupying a 
senior position in the European Commission’s Cabinets or its administration, as well as 
the names of the main representative(s) of third parties such as companies. The reason for 
this  disclosure  is  that  these  persons  are  public  figures  who  have  a  responsibility  for 
representing  the  views  of  their  respective  organisations  towards  the  outside.  This  does, 
however,  not  mean  that  the  names  of  natural  persons  occupying  lower-level  functions 
must be disclosed. 
                                                 
7   Judgment  of  20  May  2003,  Rechnungshof  v  Österreichischer  Rundfunk  and  Others,  C-465/00. 
C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
8   Idem, paragraph 68. 
9   Idem, paragraphs 77-78. 
10   Judgment  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Authority,  C-615/13 P, 
EU:C:2015:489, paragraph 47. 
11   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 


I  have  to  conclude,  therefore,  that  you  have  not  established  the  necessity  of  having  the 
data in question transferred to you. 
Therefore,  the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  is  justified,  as  there  is  no  need  to  disclose  publicly  the  personal  data  in 
question,  and  it  cannot  be  assumed  that  the  legitimate  rights  of  the  data  subjects 
concerned would not be prejudiced by such disclosure. 
I note, however, that documents 2 and 4 contain unjustified redactions of two names of 
the  main  representatives  of  third  parties  as  well  as  the  validation  date  you  mention  in 
your confirmatory application. Consequently, please find attached new versions of these 
documents, where the parts in question are not redacted. 
2.2.  Protection of international relations 
Article  4(1)(a),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  the 
'institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the public interest as regards […] international relations […]'. 
As  explained  by  the  Directorate-General  for  Trade  in  its  initial  reply,  the  (parts  of) 
documents  in  question  were  meant  for  internal  use  as  a  basis  to  establish  European 
positions,  strategies,  objectives  and  the  way  forward  on  specific  aspects  of  the  trade 
negotiations between the European Union and the Southern Common Market, which are 
still  ongoing.  During  such  negotiations,  the  European  Commission  gathers  privileged 
information  from  external  stakeholders  to  feed  into  the  definition  of  its  negotiating 
position  on  individual  issues  and  its  overall  negotiating  strategy.  External  stakeholders 
share  such  information  so  that  the  European  Commission  can  determine  how  best  to 
position itself in the negotiations in order to protect its strategic interests as well as those 
of its industry, workers and citizens. 
The  (parts  of  the)  documents  in  question  would  reveal  the  concerns,  strategic  interests, 
and  priorities  of  relevant  stakeholders  as  well  as  allow  conclusions  on  their  internal 
assessment of the ongoing negotiations with the Southern Common Market. At the same 
time,  this  information  would  indirectly  reveal  negotiating  priorities,  strategic  objectives 
and  tactics  which  the  European  Commission  could  consider  pursuing  in  its  trade 
negotiations more generally. This would weaken the negotiating position of the European 
Union in these negotiations and would hence damage the protection of the public interest 
as regards international relations. 
More  generally,  releasing  this  information  submitted  by  external  stakeholders  would 
constitute the clear and non-hypothetical risk that external stakeholders would no longer 
provide similar information to the European Commission in the future. This means that 
the  European  Commission  would  be  deprived  of  the  possibility  to  obtain  precise  and 
relevant  information  allowing  it  objectively  to  assess  its  negotiating  options  in  these 
negotiations  with  the  Southern  Common  Market  as  well  as  with  other  partners.  The 
negotiation power of the European Commission would consequently be affected and its 


position  in  the  negotiations  weakened,  which in  turn  would  more  generally  damage  the 
protection of the public interest as regards international relations. 
The Court of First Instance12 has ruled in this respect that ‘in considering that disclosure 
of that note could have undermined relations with the third countries which are referred 
to  in  the  note  and  the  room  for  negotiation  needed  by  the  Community  and  its  Member 
States to bring those negotiations to a conclusion, the Council did not commit a manifest 
error  of  assessment  and  was  right  to  consider  that  disclosure  of  the  note  would  have 
entailed the risk of undermining the public interest as regards international relations’.13 
The General Court equally clarified ‘that public participation in the procedure relating to 
the negotiation and the conclusion of an international agreement is necessarily restricted, 
in view of the legitimate interest in not revealing strategic elements of the negotiation’.14 
Having regard to the above, I consider that the use of the exception under Article 4(1)(a), 
third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  on  the  grounds  of  protecting  the  public 
interest  as  regards  international  relations  is  justified,  and  that  access  to  the  (parts  of) 
documents in question must be refused on that basis. 
2.3.  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of    commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
As explained under point 2.2, the (parts of) documents in question could reveal external 
stakeholders’  main  business  concerns,  strategic  interests,  priorities  and  their  internal 
assessment  and  input  for  the  ongoing  negotiations  with  the  Southern  Common  Market. 
This  information  was  submitted  to  the  European  Commission  based  on  the  assumption 
that it  would remain confidential.  As explained by the  Directorate-General for Trade  in 
its  initial  reply,  there  is  a  clear  and  non-hypothetical  risk  that  the  disclosure  of  the 
withheld information could be used by competitors, giving them an unfair advantage, and 
hence  undermine  the  commercial  interests  of  the  companies.  Bringing  into  the  public 
domain specific business-related information that companies share with the Commission 
in  this  context  may  also  prevent  the  Commission  from  receiving  access  to  such 
information in the future.  
Having regard  to the above,  I  consider that the use  of the exception under  Article 4(2), 
first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 on the grounds of protecting commercial 
interests  is  justified,  and  that  access  to  the  (parts  of)  documents  in  question  must  be 
refused on that basis. 
                                                 
12   Please note that the Court of First Instance became the General Court. 
13   Judgment  of  25  April  2007,  WWF  European  Policy  Programme  v  Council  of  the  European  Union, 
T-264/04, EU:T:2007:114, paragraph 41. 
14   Judgment  of  19  March  2013,  Sophie  in’t  Veld  v  European  Commission,  T-301/10, 
ECLI:EU:T:2013:135, paragraph 120. 


3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exceptions laid down in Article 4(2) must be waived if there is an overriding public 
interest in disclosure. Such an interest must, firstly, be public and, secondly, outweigh the 
harm caused by disclosure. 
In your confirmatory request, you state that there would be an overriding public interest, 
namely  ‘the  public  interest  in  protecting  […]  public  health’.  I  note  that  these 
considerations  are  of  a  general  nature  and  have  no  direct  link  with  the  particular 
circumstances  of  this  case.  However,  general  considerations  cannot  provide  an 
appropriate basis for establishing that a public interest prevails over the reasons justifying 
the refusal to disclose the documents in question15. Based on the elements at my disposal, 
I have also not been able to establish the existence of such an overriding public interest.  
Tobacco is an agricultural product that is legal both in the European Union and outside, 
and is therefore traded freely on the world market.  
There  are  of  course  serious  public  health  concerns  related  to  tobacco  and  tobacco 
products,  and  they  are  therefore  highly  regulated  products  in  the  European  Union  and 
third country markets.  
However,  as  in  any  other  free  trade  agreement,  such  an  agreement  with  the  Southern 
Common Market is expected to reduce import duties on nearly all products imported by 
the  European  Union.  Thus,  import  tariffs  on  tobacco  could  be  removed  as  in  all  other 
sectors.  Import  tariffs  are  a  tool  for  the  protection  of  domestic  industries.  Thus,  rather 
than using import tariffs as a tool to achieve public health objectives, non-discriminatory 
excise duties, which apply to all tobacco products marketed and not just to imports, are a 
better tool for achieving these. 
As in any other free trade agreement, each party will retain the right to tax and regulate 
tobacco products as much as it deems appropriate. In consequence, I consider that in this 
case,  there  is  no  overriding  public  interest  that  would  outweigh  the  public  interest  in 
safeguarding  the  commercial  interests  protected  by  Article  4(2),  first  indent,  of 
Regulation (EC) No 1049/2001. 
The  fact  that  the  documents  requested  relate  to  an  administrative  procedure  and  not  to 
any  legislative  act,  for  which  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  the  existence  of 
wider openness16, provides further support to this conclusion. 
 
 
                                                 
15   Judgment  of  14  November  2013,  LPN  and  Finland  v  Commission,  C-514/11  P  and  C-605/11  P, 
EU:C:2013:738, paragraph 93. 
16   Judgment  of  29  June  2010,  Commission  v  Technische  Glaswerke  Ilmenau  Gmbh,  C-139/07  P, 
paragraphs 53-55  and  60;  judgment  of  29 June 2010,  Commission  v  Bavarian  Lager,  C-28/08  P, 
paragraphs 56-57 and 63. 



With  regard  to  the  protection  of  international  relations  (Article  4(1)(a),  third  indent  of 
Regulation (EC) No 1049/2001) and privacy and the integrity of the individual (Article 
4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001), please note that these exceptions are absolute 
exceptions  that  do  not  require  the  institution  to  balance  the  exceptions  defined  therein 
against a possible public interest in disclosure. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
As indicated above under point 2, 
–  wider partial access is granted to documents 2 and 4; and 
–  partial access is granted to documents 6 and 8. 
These  partially  redacted  documents  are  attached  to  the  present  Decision.  The  exception 
applicable to each redacted part of the documents is clearly indicated in these documents. 
As  regards  the  annex  to  document  6  as  well  as  document  7,  I  have  also  examined  the 
possibility of granting partial access in accordance with Article 4(6) of Regulation  (EC) 
No  1049/2001.  However,  no  meaningful  partial  access  is  possible  once  all  parts  of  the 
document  protected  by  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual), Article 4(1)(a), third indent (protection of international relations), and Article 
4(2), first indent (protection of commercial interests), of Regulation (EC) No 1049/2001 
are redacted. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 
 

 


Enclosures: (4) 


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