This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EU - Japan EPA stakeholder meetings Tokyo delegation'.



Ref. Ares(2018)5826604 - 14/11/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
 
The Director General 
 
                                                                    
Brussels,                                                              
trade.dga1.c.1(2018)4475340 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

Lora Verheecke 
Corporate Europe Observatory (CEO) 
26 rue d'Edimbourg 
1050 Brussels 
Belgium 
 
Advance copy by email:  
ask+request-5304-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/1824 
 
Dear Ms Verheecke, 
I refer to your request of 27 March 2018 for access to documents under Regulation (EC) No 
1049/20011  (hereafter  ‘Regulation  1049/2001’),  registered  under  the  above  mentioned 
reference number on 27 March 2018.  
I further refer to our subsequent email correspondence which has enabled us to narrow down 
the scope of your request. 
Please accept our apologies for the delay in providing  you with this reply. This is due to a 
high number of complex and detailed requests for access to documents being dealt with by 
the Directorate-General for Trade (hereafter ‘DG TRADE’) at the same time. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
You requested access to: 
1)  Minutes and other reports of the meetings of trade counsellors in Tokyo (between 25 
March 2013 and today); 
                                                 
1  
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 

2)  A list of meetings of staff in the Tokyo delegation with individual companies, industry 
associations, law firms, think tanks and lobby consultancies in which the EU-Japan 
EPA negotiations were discussed (between 25 March 2013 and today); 

3)  Minutes,  correspondence  and  all  other  documents  and  reports  related  to  these 
meetings. 
As indicated in our e-mail of 20 April 2018, our preliminary search identified 55 documents 
falling under the scope of point 1 of your request and 108 documents falling under the scope 
of  points  2  and  3  of  your  request.  We  asked  if  you  could  narrow  down  the  scope  of  your 
request to a more manageable amount of documents, according to article 6(3) of Regulation 
1049/2001.  This  article  provides  that  in  the  event  of  an  application  relating  to  a  very  long 
document or to very large number of documents, the institution concerned may confer with 
the applicant informally, with a view to finding a fair solution.  
We  then  reduced  the  scope  of  your  request  by  limiting  the  documents  to  the  most  recent 
minutes of meetings, that is from the years 2017 and 2018. Consequently, your application is 
understood to cover: 
  
1)  minutes  and  other  reports  of  the  meetings  of  trade  counsellors  in  Tokyo  (between 
January 2017 and 27 March 2018); 
 
2)  minutes  of  meetings  of  staff  in  the  Tokyo  delegation  with  individual  companies, 
industry  associations,  law  firms,  think  tanks  and  lobby  consultancies  in  which  the 
EU-Japan  EPA  negotiations  were  discussed  (between  January  2017  and  27  March 
2018).
 
 
Please  note  that  five  of  the  documents  identified  in  our  original  list  were  found  on  closer 
scrutiny  to  be outside the scope of  your request.  The total  number  of documents  identified 
under  your request  therefore is  27  (25 main documents and two related annexes). A list of 
the  documents  is  enclosed  in  Annex  1.  For  each  of  the  documents  the  list  provides  a 
description and indicates whether parts are withheld and if so, under which grounds pursuant 
to Regulation 1049/2001. Copies of the accessible documents are enclosed.   
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In  accordance  with  settled  case  law2,  when  an  institution  is  asked  to  disclose  a  document,  it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to the 
right  of  public  access  to  documents  set  out  in  Article  4  of  Regulation  1049/2001.  Such 
assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy itself that 
the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by 
that  exception.  Second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question poses a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of undermining the 
                                                 
2  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 

 

protection of the interest covered by the exception. Third, if the institution takes the view that 
disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under Articles 4(2) 
and 4(3) of Regulation 1049/2001, the institution is required "to ascertain whether there is any 
overriding public interest justifying disclosure
"3.  
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public  the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant full access to document 23 and wide access to the remaining 26 documents 
and annexes.  
In particular, in documents 1-3, 5-13, 15, 16, 18-22, 24, 25 and annexes to document 18, only 
names and other personal  data have been redacted  pursuant  to  article 4(1)(b) of Regulation 
1049/2001  and  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  45/20016  ("Regulation  45/2001"). 
Hence, full access to the relevant policy content has been granted.  
In documents 4, 14 and 17, in addition to personal data, additional information was redacted as 
it  is  covered  either  by  the  exception  set  out  in  article  4(1)(a)  third  indent  of  Regulation 
1049/2001 concerning the protection of the public interest as regards international relations or 
by the exception set out in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 (protection of the 
commercial interest of a natural or legal person), or by both. 
Please note that the parts of documents that do not relate to the EU-Japan EPA negotiations 
have been redacted as falling outside the scope of your request. 
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in Sections 2.1, 2.2 
and 2.3.  
2.1 
Protection of the public interest as regards international relations  
Article 4(1)(a) third indent, of Regulation 1049/2001 provides that  “[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: the public 
interest as regards: […] international relations
”. 
According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  No  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document to the public would undermine those interests, confers on the decision which must 

                                                 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6  
Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and the of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data, OJ L 8, 12.1.2001, p. 1. 

 

thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the exercise 
of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of  appreciation".
7  In  this 
context, the Court of Justice has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion 
for  the  purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered by [the] exceptions [under Article 4(1)(a)] could undermine the public interest"
8.  
The General Court found that "it is possible that the disclosure of European Union positions 
in  international negotiations  could  damage the protection of  the public interest  as regards 
international  relations"
  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating  position  of  the 
European Union"
 as well as "reveal, indirectly, those of other parties to the negotiations".
Moreover, "the positions taken by the Union are, by definition, subject to change depending 
on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and  compromises  made  in  that 
context by the various stakeholders. The formulation of negotiating positions may involve a 
number of tactical considerations on the part of the negotiators, including the Union itself. 
In that context, it cannot be precluded that disclosure by the Union, to the public, of its own 
negotiating  positions,  when  the  negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret, 
could, in practice, have a negative effect on the negotiating capacity of the Union".
10 
Certain passages in document 4 have been withheld as they reveal the external stakeholders’ 
main business concerns, strategic interests, priorities and their internal assessment and input for 
the negotiations. The Commission typically collects information from the stakeholders in order 
to establish the EU position. As such, this information indirectly reveals negotiating priorities, 
strategic objectives and tactics which the EU could consider pursuing in its trade negotiations.  
This  information  was  in  general  meant  for  internal  use  as  a  basis  to  establish  EU  positions, 
strategies,  objectives  and  way  forward  on  specific  aspects  of  the  negotiations.  The 
agreement has not yet been ratified and continued confidential treatment is necessary.  
More  generally,  even  beyond  the  EPA  it  remains  important  for  the  EU  when  effectively 
promoting  its  interests  vis-à-vis  Japan  through  the  various  channels  available  to  retain  a 
certain margin of manoeuvre to shape and adjust its tactics, options and positions in order to 
safeguard the EU's interests. Exposing internal views and considerations would weaken this 
capacity  of  the  EU  and  consequently,  the  protection  of  the  public  interest  as  regards 
international relations.  This  aspect  is  also  relevant  for  ongoing and future  negotiations with 
other trade partners.  
 2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article 4(1) (b) of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse access 
to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  […]  privacy  and  the 

                                                 
7  
Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
8  
Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
9  
Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
10  
Id., paragraph 125. 

 

integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data
". 
The applicable legislation in this field is  Regulation  45/2001.  The Court of Justice has  ruled 
that "where an application based on Regulation 1049/2001 seeks to obtain access to documents 
containing personal data"
 "the provisions of Regulation 45/2001, of which Articles 8(b) and 18 
constitute essential provisions, become applicable in their entirety
"11. 
Article 2(a) of Regulation 45/2001 provides that "'personal data' shall mean any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]"
.  The  Court  of  Justice  has 
confirmed that "there is no reason of principle to justify excluding activities of a professional 
[…]  nature  from  the  notion  of  'private  life'"
12  and  that  "surnames  and  forenames  may  be 
regarded as personal data"
13, including names of the staff of the institutions14. 
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients  if  they  establish  "the  necessity  of  having  the  data  transferred"  and  additionally  "if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects  might  be 
prejudiced"
. The Court of Justice has clarified that "it is for the person applying for access to 
establish the necessity of transferring that data"
15
Except  document  23,  all  the  documents  contain  personal  information,  such  as  names  or  e-
mail  addresses,  that  could  allow  the  identification  of  natural  persons,  as  well  as  other 
personal information like signatures.  
We consider that, with the information available, the necessity of disclosing the aforementioned 
personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be  assumed  that  such 
disclosure would not prejudice the legitimate rights of the persons concerned. Therefore, we are 
disclosing the documents requested without including these personal data.  
However,  in  line  with  the  Commission's  commitment  to  ensure  transparency  and 
accountability, the names of the Members of Cabinet are disclosed, as well as the names of 
the  senior  management  of  the  Commission  (Director  level  and  above).  For  the  private 
bodies, the names of their main representatives are also disclosed. 
2.3 
Protection of commercial interests 
Article 4(2) first indent, of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] commercial 

                                                 
11  
Judgment  in  Guido  Strack  v  Commission,  C-127/13  P,  EU:C:2014:2250,  paragraph  101;  see  also 
judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraphs 63 and 64. 
12  
Judgment in  Rechnungshof v Rundfunk and Others, Joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
13  
Judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
14  
Judgment in Guido Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 111. 
15  
Id., paragraph 107; see also judgment in Commission v Bavarian Lager, C-28/08 P, EU:C:2010:378, 
paragraph 77. 

 

interests  of  a  natural  or  legal  person  […]  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure"

While not all information concerning a company and its business relations can be regarded as 
falling under the exception of Article 4(2) first indent16, it appears that the type of information 
covered by the notion of commercial interests would generally be of the kind protected under 
the  obligation  of  professional  secrecy17.  Accordingly,  it  must  be  information  that  is  "known 
only to a limited number of persons"
"whose disclosure is liable to cause serious harm to the 
person who has provided it or to third parties"
 and for which "the interests liable to be harmed 
by disclosure must, objectively, be worthy of protection
 "18. 
Document 4 is the summary of a meeting between Tokyo Delegation staff and the Union des 
Industries  Ferroviaires  Européennes  (UNIFE).  Document  14  is  the  summary  of  a  meeting 
between  Tokyo  Delegation  staff  and  the  International  Federation  of  Phonographic  Industry 
(IFPI).  Document  17  contains  the  report  of  the  meeting  between  the  EU  Delegation  and 
EFPIA Japan. 
Some passages in documents 4, 14 and 17 have been withheld because they contain business 
sensitive information pertaining to a company, group of companies or an industry organization, 
including  details  about  commercial  priorities,  objectives,  strategies,  concerns  and  interests 
which they pursue in their respective business domains in the Japanese market.  
All  this  information  was  shared  with  the  Commission  in  order  to  provide  useful  input  and 
support for the EU’s objectives in its trade negotiations. Economic operators typically share 
information with the Commission so that the latter can determine how to best position itself 
in the negotiations in order to protect its strategic interests and those of its industry, workers 
and citizens.  Ensuring that  the Commission  continues to  receive access  to this information 
and  that  the  industry  engages  in  open  and  frank  discussions  with  the  Commission  are  key 
elements for the success of the internal and external policies of the EU and its international 
negotiations. Sharing publicly specific business or industry related information may prevent 
the Commission from receiving access to such information in the future. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exception laid down in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 applies unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an interest must, 
first,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  Accordingly,  we 
have  also  considered  whether  the  risks  attached  to  the  release  of  the  withheld  parts  of 
documents  4.  14  and  17  are  outweighed  by  the  public  interest  in  accessing  the  requested 
documents. We have not been able to identify any such public interest capable of overriding the 
commercial  interests  of  the  companies  concerned.  The  public  interest  in  this  specific  case 
rather  lies  on  the  protection  of  the  legitimate  confidentiality  interests  of  the  stakeholders 
                                                 
16  
Judgment in Terezakis v Commission, T-380/04, EU:T:2008:19, paragraph 93. 
17  
See Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
18  
Judgment in Bank Austria v Commission, T-198/03, EU:T:2006:136, paragraph 29. 

 



concerned  to  ensure  that  the  Commission  continues  to  receive  useful  contributions  for  its 
ongoing  negotiations  with  third  countries  without  undermining  the  commercial  position  of 
the entities involved. 
*** 
Please note that some of the documents were received by the Commission from third parties. 
They  are  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without  the  agreement  of  the 
originators,  who  may  hold  a  copyright  on  them.  They  do  not  reflect  the  position  of  the 
Commission and cannot be quoted as such. 
*** 
In  case  you  disagree  with  the  assessment  contained  in  this  reply  you  are  entitled,  in 
accordance with  Article 7(2) of Regulation  1049/2001,  to  make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG-C.1) 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx   
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                                    Jean-Luc DEMARTY 
    
 
Encl.: 
  Annex 1: List of documents  
  Documents plus annexes including fully and partially released documents 

 
Electronically signed on 12/11/2018 14:26 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563