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EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 14.11.2018 
C(2018) 7682 final 
 
Mr Peter Teffer 
EU Observer 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under Regulation 
(EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/2193 

 
Dear Mr Teffer, 
I am writing with reference to your email of 14 August 2018, registered on 17 August 2018, 
in which you lodge a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
In your initial application of 18 April 2018, addressed to the Directorate-General for Internal 
Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  and  registered  under  reference  number 
GESTDEM 2018/2193, you requested access to ‘[a]ll documents – including but not limited 
to  emails,  presentations,  agendas,  and  minutes  of  meetings  –  related  to  the  Consultation 
Forum with industry set up in relation to the European Defence Fund’. You also stressed that 
                                                 
1   Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2  Official Journal L 145, 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

the  ‘Consultation  Forum  was  set  up,  according  to  the  [C]ommission,  “with  the  European 
defence industry to best align the supply and demand sides” ’. 
In its initial reply dated 24 July 2018, the Directorate-General for Internal Market,  Industry, 
Entrepreneurship  and  SMEs  informed  you  that  it  had  identified  13  documents  as  falling 
within the scope of your request. It granted wide partial access to one document, subject to the 
sole  redaction  of  personal  data  pursuant  to  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual)  of  Regulation  1049/2001.  Furthermore,  it  refused  access  to  the 
remaining 12 documents on the basis of Article 4(3) (protection of the institution’s decision-
making process) and Article 4(1)(a), second indent (protection of the public interest as regards 
defence and military matters) of Regulation 1049/2001. 
In your confirmatory application, you request a review of this position.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant  to 
Regulation 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply given by 
the Directorate-General concerned at the initial stage. 
In this context, it has been found that the documents identified by the Directorate-General for 
Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs  do  not  relate  to  the  Consultation 
Forum  with  the  European  defence  industry,  but  rather  to  the  Advisory  Group  for  the 
Preparatory Action on Defence Research3. Therefore, these documents do not fall within the 
scope  of  your  confirmatory  application  as  described  above  and  were  thus  erroneously 
identified as such at the initial phase. 
For  these  reasons,  the  European  Commission  has  carried  out  a  new  search  for  documents 
falling within the scope of your confirmatory application. 
In  the  framework  of  this  renewed  search,  the  following  seven  documents  relating  to  two 
meetings  of  the  Consultation  Forum  with  the  European  defence  industry,  and  thus 
corresponding to the description given in your application, have been identified: 
-  invitation  to  the  meeting  of  the  Consultation  Forum  on  19  April  2017  dated  
24 March 2017, Ares(2017)1589962 (hereafter ‘document 1’); 
 
-  agenda  of  the  meeting  of  the  Consultation  Forum  on  19  April  2017, 
Ares(2017)1589962 (hereafter ‘document 2’); 
 
                                                 
3   http://ec.europa.eu/transparency/regexpert/index.cfm?do=groupDetail.groupDetail&groupID=3523. 
 
 


-  letter of the Secretary-General of the Aero Space and Defence Industries Association 
of  Europe  to  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship 
and SMEs dated 24 March, Ares(2017)1687498 (hereafter ‘document 3’); 
 
-  invitation  to  the  meeting  of  the  Consultation  Forum  on  27  September  2017  dated  
4 August 2017, Ares (2018)772824 (hereafter ‘document 4’); 
 
-  agenda  of  the  meeting  of  the  Consultation  Forum  on  27  September  2017. 
Ares(2018)772824 (hereafter ‘document 5’); 
 
-  letter  of  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and 
SMEs to the Secretary-General of the Aero Space and Defence Indutries Association 
of Europe dated 7 September 2017, Ares(2017)4371775 (hereafter ‘document 6’); 
 
and 
 
-  flash  report  of  the  meeting  the  Consultation  Forum  on  27  September  2017, 
Ares(2018)5248988 (hereafter ‘document 7’). 
Please  note  that  the  Consultation  Forum  with  the  European  defence  industry,  the 
establishment  of  which  had  indeed  been  announced  in  a  press  release  of  the  European 
Commission  relating  to  the  European  Defence  Action  Plan4,  has  not  yet  been  set  up  as  a 
permanent  forum.  Only  two  ad-hoc  meetings  took  place  in  2017,  to  which  the  seven 
documents listed above relate.  
I  would  also  like  to  point  out  that  the  European  Commission  is  not  obliged  to  draw  up  a 
summary  record  of  every  meeting  with  interest  representatives.  In  accordance  with  the 
European  Commission’s  current  administrative  practice,  a  written  record  should  only  be 
ensured  of  those  meetings  that  contain  important  information  or  may  involve  action  by  the 
European Commission.  
Having examined your confirmatory application, I can inform you that: 
-  full access is granted to documents 1, 2, 5 and 7, as their content does not to fall under 
any  of  the  exceptions  to  the  right  of  access  provided  for  in  Article  4  of  Regulation 
1049/2001; 
and 
-  wide  partial  access  is  granted  to  documents  3,  4  and  6,  subject  to  the  redaction  of 
personal  data  only  on  the  basis  of  the  exception  of  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
1049/2001 (protection of privacy and the integrity of the individual). 
The detailed reasons are set out below. 
 
                                                 
4   See  point  15  of  the  fact  sheet  to  be  found  under  the  following  link:  http://europa.eu/rapid/press-
release_MEMO-16-4101_en.htm. 


2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual  
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that the ‘institutions shall refuse access to a 
document where disclosure would undermine the protection of […] privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data’. 
In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request is 
made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No. 45/2001 
(hereafter ‘Data Protection Regulation’) becomes fully applicable.5 
Article  2(a)  of  the  Data  Protection  Regulation6  provides  that  personal  data  ‘shall  mean  any 
information relating to an identified or identifiable person […]; an identifiable person is one 
who  can  be  identified,  directly  or  indirectly,  in  particular  by  reference  to  an  identification 
number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical,  physiological,  mental, 
economic, cultural or social identity’. According to the Court of Justice, there is no reason of 
principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional  nature  from  the  notion  of  private 
life.7 
Documents  4  and  6  contain  personal  data  such  as  the  names,  e-mail  addresses  and  phone 
numbers  of  persons  who  do  not  form  part  of  the  senior  management  of  the  European 
Commission.  Document  3  contains  the  name  and  function  of  an  individual  who  is  not  the 
main  representative  of  the  Aero  Space  and  Defence  Industries  Association  of  Europe. 
Moreover, these three documents contain handwritten signatures. 
The names8  of the persons  concerned as well as other data from  which their identity  can be 
deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  2(a)  of  the  Data 
Protection Regulation.  
It  follows  that  public  disclosure  of  the  above-mentioned  information  would  constitute 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001. According to Article 8(b) of that Regulation, personal data shall only be transferred 
to recipients if the recipient establishes the necessity of having the data transferred and if there 
is no reason to assume that the data subject's legitimate interests might be prejudiced. Those 
two  conditions  are  cumulative.9  Only  if  both  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
45/2001, can the transfer of personal data occur.  
                                                 
5   Judgment of 29 June 2010, Commission v Bavarian Lager, C-28/08P, EU:C:2010:378, paragraph 63. 
6   Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and 
bodies and on the free movement of such data, Official Journal L 8 of 12 January 2001, page 1. 
7   Judgment  of  20  May  2003,  Rechnungshof  v  Österreichischer  Rundfunk  and  Others,  C-465/00,  
C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
8   Judgment in Commission v Bavarian Lager, cited above, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
9   Idem, paragraphs 77-78. 


In its judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that ‘whoever requests such 
a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be  necessary,  it  is 
then  for  the  institution  concerned  to  determine  that  there  is  no  reason  to  assume  that  that 
transfer might prejudice the legitimate interests of the data subject. 
If  there  is  no  such  reason,  the  transfer  requested  must  be  made,  whereas,  if  there  is  such  a 
reason,  the  institution  concerned  must  weigh  the  various  competing  interests  in  order  to 
decide on the request for access.’10  
I  also  refer  to  the  Strack  case,  where  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.11 
In your confirmatory request you do not establish the necessity of having the data in question 
transferred to you. 
Furthermore,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals 
concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the documents 
concerned, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm 
their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
As  to  the  handwritten  signatures  appearing  in  the  documents,  which  constitute  biometric  data, 
there  is  a  risk  that  their  disclosure  would  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  persons 
concerned. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data that have been redacted from the documents concerned, 
as the need to obtain access thereto has not been substantiated, and there is no reason to think 
that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by 
disclosure of the personal data concerned. 
3. 
PARTIAL ACCESS 
As indicated above, wide partial access is herewith granted to documents 3, 4 and 5, subject to 
the  redaction  of  personal  data  only  on  the  basis  of  the  exception  of  Article  4(1)(b)  of 
Regulation 1049/2001 (protection of privacy and the integrity of the individual).  
4. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please note that Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is an absolute exception which does 
not require the institution to balance it against a possible public interest in disclosure. 
 
                                                 
10   Judgment of 16 July 2015, ClientEarth v EFSA, C-615/13P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
11   Judgment of 2 October 2014, Strack v Commission, C-127/13 P, EU:C:2014:2250, paragraph 106. 



5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I would like to draw your attention to the means of redress that are available against 
this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman  under  the 
conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the Functioning of 
the European Union. 
 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 
 

 
 
 
 
Enclosures (7) 


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