This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.


Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
ECHO – note on remote management  
 
 
3.1: Is there an access problem due to security or administrative 
obstacles
 
The  operating  environment  in  Syria  is  complex  due  to  the  active 
conflict.  Fighting  and  insecurity,  as  well  as  the  presence  of  radical 
armed  groups,  pose  significant  constraints  in  reaching  beneficiaries 
in  high  conflict  areas  of  the  country.  In  addition,  administrative 
requirements  often  lead  to  access  denials  or  delays  in  accessing 
affected  populations.  However,  the  February  2016  Munich 
Agreement  has  led  to  increased  approvals  and  improved  access  to a 
number of besieged and hard-to-reach areas. 
 
3.2:  Does  the  proposed  action  include  acceptance-building 
measures?
 
Building local acceptance is an essential measure to secure access to 
affected  populations,  as  well  as  safeguard  the  delivery  of 
humanitarian  assistance  and  minimise  risks  to  humanitarian  staff. 
During  the  implementation  of  the  proposed  action,  efforts  will 
continue  to  strengthen  local  acceptance,  sensitize  communities  on 
humanitarian  principles  and  response,  as  well  as  identify  and 
cooperate with partners with strong community networks. 
 
3.3:  Is  it  a  direct  life-saving  action  or  an  action  aimed  at 
preserving crucial livelihoods?
 
The proposed action is a direct life-saving action. It is an emergency 
response to a humanitarian crisis, which focuses on affected families 
without any possibilities of survival. 
 
3.4: Have all possible measures been taken to reduce the risk of 
losing the lives of those undertaking the work on the ground?
 
  
To ensure safety of staff, Security Risk Assessments are periodically 
undertaken  by  the  security  team  to  identify  threat  levels.  These 
assessments  inform  the  Minimum  Operating  Security  Standards 
(MOSS),  which  sets  the required  standards and mitigation measures 

for  operations  in  volatile  environments.    The  MOSS  dictates  the 
standard  operating  procedures  (SOP)  in  operational  areas  such  as 
emergency  communication  systems,  security  management  system, 
vehicle  and  staff  movements,  medical  support  services,  security  of 
premises  and  facilities,  security  trainings  and  briefings  and 
residential security measures. 
  
Accordingly,  a  series  of  mitigation  measures  are  currently  in  place, 
including  the  use  of  armoured  vehicles  for  all  official  movements 
inside  Syria,  vehicle  GPS  tracking  systems,  regular  radio  checks, 
security clearances, an effective warden system, evacuation plans for 
international  staff and  relocation  of  local  staff  to  residences  to safer 
areas.  Moreover,  WFP  staff  are  required  to  take  specific  security 
trainings  to  minimize  the  risks  on  the  ground.  Once  SOPs  are  in 
place,  the  programme  criticality  matrix  is  developed  under  the  risk 
register, and the relevant SOPs are reviewed as the situation changes. 
  
In addition, as the security situation remains fluid and unstable, WFP 
coordinates  regularly  with  relevant  local  actors  and  partners  on  the 
ground to ensure that staff movements and missions take place within 
acceptable security conditions. In turn, cooperating partners also put 
in  place  mechanisms  to  monitor  the  security  situation,  including 
networks of focal points within the community who provide regular 
and  timely  updates  on  the  situation  on  the  ground.  This  enables 
partners to rapidly redirect deliveries and distributions in the event of 
a  sudden  deterioration  of  the  security  situation,  thus  minimising 
staff’s exposure to risks.  
 
  
3.5:  What  is  the  source  of  the  needs  assessment  in  a  remotely-
managed action?
 
The  proposed  action  is  not  remotely-managed  but  directly 
implemented  through  physical  presence  in  the  country  and  through 
partners  operating  cross-border  from  neighbouring  countries. 
However,  needs  assessments  are  conducted  through  third-party 
service providers who are trained in basic food security concepts and 
needs  assessments.  Furthermore,  WFP  has  recently  established  the 

mVAM approach which enables food security and vulnerability data 
collection through mobile technology. 
  
3.6:  Have  robust  systems  been  put  in  place  to  allow  staff  on  the 
ground  to  provide  all  of  the  relevant  information  to  those  who 
are ultimately responsible for the management and the quality of 
the action?
 
A  food  security  monitoring  system  is  being  established  to 
periodically  assess  changes  in  the  food  security  situation  across  the 
country.  In  the  interim,  WFP  relies  on  its  network  of  partners  who 
provide time-sensitive information on emerging needs on the ground. 
In  addition,  WFP’s  price  monitoring  system,  established  before  the 
crisis, collects food and fuel prices on a weekly basis to keep track of 
fluctuations  in  the  price  of  food  and  fuel.  In  areas  accessed  cross-
border,  WFP  has  deployed  the  GRASP  technology  (georeferenced 
realtime  acquisition  of  statistics  platform)  which  enables  the 
uploading of realtime collection of post-distribution monitoring data 
to  WFP’s  central  office.  Furthermore,  mVAM  was  recently 
established  to  support  household  food  security  and  vulnerability 
surveys through mobile technology. 
 
3.7:  Are  monitoring  arrangements  adapted  for  remote 
management?
 
The  proposed  action  is  not  considered  to  be  remote  management 
given  WFP’s  physical  presence  in  several  parts  of  the  country  and 
partnership  with  cross-border  actors.  However,  a  third-party 
monitoring  system  is  in  place  to  ensure  face-to-face  monitoring  of 
assistance provided in high conflict areas. This complements WFP’s 
direct  monitoring  of  assistance  provided  to  affected  populations  in 
areas permissible for UN staff.