This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.


Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
ECHO Milk Interim Report 
Annex I.  
 
1.3 Narrative summary 
Milk deliveries to schools started later than planned during the 2016-17 academic year due 
to delays in the supply chain and lengthy customs clearance procedures. Syria has a strong 
regulatory framework related to food, which stipulates that the shelf life of UHT milk in Syria 
is six months and that food items such as UHT milk need to arrive in Syria with at least half of 
their shelf life remaining. The first batches arrived at Syria ports in October 2016, later than 
planned due to delays at the port of origin and consequently they had less than half of shelf 
life remaining. In addition, in line with Syrian regulations, before being transferred to WFP 
warehouses, the milk had to undergo the required testing scheme, including microbiological 
test that take 21 days. This required WFP to obtain an exemption from all relevant entities to 
be  able  to  distribute  the  milk  in  spite  of  these  delays.  Following  extensive  negotiations, 
involving a wide range of Syrian government bodies, the milk reached WFP warehouses at the 
end  of  November,  enabling  the  distributions  in  schools  to  start  in  December.  However, 
concerns remained that due to the above-mentioned delays, combined with the perishable 
nature of the commodity and the winter break observed by public schools between December 
and January, quantities might not be fully absorbed by the schools ahead of the expiry date. 
This prompted the need to identify alternative options to utilise the milk quantities ahead of 
the expiry date, in order to minimise losses. As a result, WFP made a decision to include milk 
in  the  GFA  programme  rather  than  being  forced  to  destroy  the  expiring  quantities. 
Accordingly,  WFP  distributed  477  mt  of  UHT  milk  under  the  GFA  programme,  reaching 
approximately 160,000 children. The decision was made in consultation with the Nutrition 
Sector, and the milk was distributed to families with children between the ages of 5 and 12 
years of age, and in areas with a high percentage of IDPs and high levels of food insecurity.  
 
In light of these challenges, WFP has put in place measures to ensure a smoother supply chain 
and  implementation  for  the  upcoming  academic  year.  For  instance,  thanks  to  extensive 
negotiations, WFP obtained a waiver on the shelf life requirements, allowing the arrival of 
milk at Syrian ports with a remaining shelf life of two months instead of the three months 
initially required, thus gaining some more flexibility in the import lead times. Moreover, the 
relevant Syrian authorities granted a second waiver enabling WFP to uplift the milk at the 
port  immediately  after  the  collection  of  samples  for  the  lab  tests  and  transfer  it  to  WFP 
warehouses, where they can be stored in better and safer conditions compared to the port 
during the 21 days needed to complete the lab tests and clear the commodity for dispatch. In 
addition,  coordination  across  functional  units  within  WFP  at  the  country  office,  regional 
bureau and Headquarter levels has been strengthened, with regular coordination meetings 
currently held on a weekly basis. 
 
As  explained  above, delays  in  the  first  year of  implementation,  combined  with the  overall 
increase in milk quantities to be procured and distributed under this action, prompted WFP 
to  adjust  its distribution  plans for  the 2017-18  academic  year  and  increase  the number  of 
governorates in order to be able to absorb the additional milk supplies. Accordingly, during 
the  2017-18  academic  year,  WFP  will  double  the  milk  ration  provided  to  school  children 
during  school days,  targeting 500,000  children  across  10  of  the  14  Syrian  governorates,  in 
order to distribute 18,000 mt of milk under the FSSP.  

 
In addition, it is anticipated that part of the milk procured under this action will continue to 
be  reallocated  to  the  General  Food  Assistance  (GFA)  programme  when  required  by 
operational conditions during the 2017-18 academic year. Acknowledging the potential risk 
of milk being utilized as a substitute for breast milk, WFP, in consultation with the Nutrition 
Sector, will sensitize its cooperating partners regarding any upcoming distributions of milk 
under  the  GFA  programme.  Sensitization  will  be  conducted  in  order  to  ensure  that 
beneficiaries  are  duly  informed  about  the  milk  distribution  and  are  aware  that  the  milk  is 
intended for children aged 5-12 years to avoid any misuse of the product and unintended 
negative effects. Special briefing sessions for partners will be organized for this purpose. In 
addition to placing awareness raising labels on the milk cartons, additional communication 
and sensitization materials will be produced, such as banners and posters at distribution sites 
as well as on-the-spot awareness sessions for beneficiaries. Partners will be asked to assign 
dedicated staff at distribution sites to ensure that the message will be effectively delivered 
As noted above, during the 2016-17 academic year, 477 mt of milk was reallocated to GFA, 
reaching  approximately  160,000  children,  and  the  above  measures  were  implemented  to 
minimize  the  misuse  of  the  product.  During  the  2017-18  academic  year,  the  potential 
reallocation  to  GFA  could  reach  up  to  9,000  mt,  noting  that  the  total  reallocation  will  not 
exceed the quantities distributed in schools during the period of the action.  
 
As of August 2017, WFP is finalising the tenders for the milk requirements in the 2017-2018 
academic year. The procurement of milk for the 2017-18 academic year was initiated in June 
and  is  currently  underway.  The  procurement  process,  however,  suffered  significant delays 
following  a  revision  of  the  official  Syrian  specifications  for  milk,  which  forced  WFP  to 
temporarily put on hold the tendering process to review the revised specifications and ensure 
its ability to comply. Following extensive discussions on the newly introduced requirements, 
including temperature control requirements during transport, freezing point and acidity, WFP 
was able to resume the tendering process in August. Compounding the revised specifications, 
the packaging requirements (200 ml) added an additional layer of complexity, as it further 
reduced the range of eligible suppliers. So far, only four suppliers have been identified who 
can meet the complex Syrian specifications and packaging requirements. The procurement of 
approximately 11,800 mt of milk planned for the next academic year has been initiated, which 
will be followed by a new tender for the remaining quantities.  WFP anticipates that finding 
additional  suitable  suppliers  who  can  meet  both  the  Syrian  specifications  and  the  200  ml 
packaging  requirements  might  prove  challenging,  potentially  jeopardising  WFP’s  ability  to 
procure  and  utilise  all  planned  quantities  during  the  agreed  timeframe  of  the  action. 
Accordingly, should needs arise, WFP may evaluate revising the packaging requirements in 
order to have a greater supplier availability, which would result in necessary programmatic 
adjustments. 
 
It should be noted that the amount of milk distributed through both the FSSP and the GFA, as 
well as the total number of children benefitting from it, mentioned in this report differ from 
what  had  been  previously  communicated  through  the  monthly  updates  and  the  latest 
modification  request.  The  difference  is  due  to  the  fact  that  at  the  time  of  the  earlier 
submissions the reconciliation of data was ongoing, which caused some inaccuracies in the 
final calculations. 
 

 
3.1.6. Update on Needs Assessment 
Insufficient  food  production,  combined  with  reduced  government  subsidies  and  currency 
depreciation, has led to continuous and sharp food price increases since the beginning of the 
crisis. According to recent reports from WFP's Vulnerability Analysis and Mapping (VAM) unit, 
as well as the CFSAM, the average price of a standard food basket decreased by nine percent 
compared to last year to SYP 32,000 (USD 60). However, this still remains eight times higher 
compared to pre-crisis levels, while income levels have remained stagnant, further reducing 
the  ability  of  poor  households  to  meet  their  basic  food  needs.  Furthermore,  there  were 
substantial differences at the governorate level, as prices only dropped significantly in Deir 
Ezzor, Al Hasakeh and Rural Damascus governorates, while in all other governorates the prices 
increased by an average of 11 percent. 
 
Accordingly, the food security situation in Syria has progressively deteriorated since the start 
of the crisis, as almost 80 percent of the households across the country are struggling to cope 
with  a  lack  of  food,  or  money  to  buy  food,  particularly  in  areas  where  employment 
opportunities are extremely limited and markets are disrupted. As a result of the progressive 
deterioration, the CFSAM identified ten million people as in need of various forms of food 
assistance. This includes 6.9 million people who are food insecure, and 3.1 million people who 
are at risk of becoming food insecure if not adequately assisted.  
 
According  to  the  2017  Humanitarian  Needs  Overview,  released  in  December  2016,  13.5 
million people require humanitarian assistance in Syria, including 5.8 million children. Some 
seven million Syrian children live in poverty, while one-third of school aged children are not 
attending school, with one-third of schools remaining out of service.  
 
3.2.7. Update on beneficiaries 
Acknowledging the potential risk of milk being utilized as a substitute for breast milk, WFP, in 
consultation  with  the  Nutrition  Sector,  sensitized  its  cooperating  partners  regarding  any 
upcoming distributions of milk under the GFA programme. Sensitization was done in order to 
ensure that beneficiaries were duly informed about the milk distribution and were aware that 
the milk was only intended for children aged 5-12 years to avoid any misuse of the product 
and unintended negative effects. Special briefing sessions for partners were organized for this 
purpose.  In  addition  to  placing  awareness  raising  labels  on  the  milk  cartons,  additional 
communication  and  sensitization  materials  were  produced.  These  include  banners  and 
posters  at  distribution  sites  as  well  as  on-the-spot  awareness  sessions  for  beneficiaries. 
Partners were asked to assign dedicated staff at distribution sites to ensure that the message 
was effectively delivered. Through these measures, WFP ensured that the risks of milk being 
used  as  a  breastfeeding  substitute  were  severely  minimized.  Furthermore,  WFP  and  its 
partners had the responsibility of ensuring that the milk was distributed to families that were 
deemed eligible under the GFA programme, thereby applying WFP’s set vulnerability criteria 
in order to support the most vulnerable families. 
 
4.2.3 Indicators 
During the 2016-17 academic year, distributions of fortified date bars were carried out over 
135  days,  representing  96  percent  of  the  overall  school  days  in  the  academic  year.  Milk 
distributions could take place only during 90 days, or 64 percent of the total school days, as 

milk distributions commenced only in December 2016 due to delays resulting from lengthy 
import and clearance procedures for this commodity (see the Activities sections under Result 
1 for further details). When considering only the school days for the December 2016 – May 
2017  period,  during  which  milk  was  distributed,  milk  distributions  took  place  during  97 
percent of the 93 school days.  
 
4.3 Results 
Result  1:  Nutritious  foods  (fortified  date  bars  and  UHT  milk)  distributed  in  sufficient 
quantity, quality and timely to targeted school children 
 
1. Beneficiaries 
In addition, children reached through the FSSP include 2,200 school children in three primary 
schools  in  Aleppo  city  who  received  fresh  meals  on  school  days  under  a  small-scale  pilot 
project launched by WFP in March 2017. Under this project, children received fresh meals 
during school days consisting of one sandwich and a piece of fruit or vegetable, providing over 
500 kcal per child.  In addition, the programme provided employment opportunities for 20 
Syrian women in Aleppo City, the majority of whom are IDPs, who prepared the meals that 
were distributed to children attending school. WFP also provided the fortified wheat flour to 
produce the sandwich bread baked every morning. 
 
The  FSSP  was  implemented  in  1,671  schools  in  sub-districts  with  high  prevalence  of  food 
insecurity, poor education indicators and high concentration of IDPs. To ensure the provision 
of  a  comprehensive  education  support  package,  WFP  targeted  schools  already  receiving 
UNICEF education support, which includes the provision of teaching and learning material, 
school  supplies,  training  for  teachers,  remedial  classes  and  classroom  rehabilitation.  Girls 
represented approximately 49 percent of the school children assisted. 
 
2. Transfer Modalities 
When considering milk distributions, 4,024 mt or 45 percent of the planned tonnage, were 
distributed as part of WFP’s FSSP during the 2016-17 academic year. Milk distributions were 
severely  impacted  by significant  delays  resulting  from  lengthy  and  complex  customs 
clearance and lab test procedures (see Activities section under Result 1 for additional details), 
particularly during the first half of the academic year, which caused milk distributions to be 
delayed  until  December.  Moreover,  milk  distributions  were  also  slowed  by  the  same 
challenges  related  to  access  and  late  approvals  that  negatively  affected  the  overall 
implementation of the FSSP. However, by the end of the academic year, milk distributions 
had reached nine governorates, instead of eight initially envisaged by the original proposal. 
This  contributed  to  partially  mitigate  the  challenges  initially  encountered  and  allowed  for 
increased milk distributions in the latter part of the academic year. It should be noted that 
the amount of milk distributed in schools mentioned in this report differs from what had been 
previously communicated through the monthly updates and the latest modification request. 
The difference is due to the fact that at the time of the earlier submissions the reconciliation 
of data was ongoing, which caused some inaccuracies in the calculations. 
 
It should be noted that since March, approximately 2,200 children in three primary schools in 
Aleppo city were reached with fresh meals (one sandwich and a piece of fruit or vegetable) 
instead of fortified date bars. 

 
Moreover, as part of its support to the Education Sector, since November 2016, WFP launched 
a new project targeting out-of-school children. Under this project, families enrolling their out-
of-school  children  in  UNICEF’s  accelerated  remedial  classes  receive  monthly  cash-based 
transfers supporting food consumption at household level. By the end of the academic year, 
the project had reached 1,086 children, improving access to food for 5,500 people in Homs 
and Lattakia. 
 
4. Activities 
Once delivered by WFP to its partners, the UHT milk and fortified date bars were stored at 
the school premises prior to the distribution to children. However, storage at some schools 
remained a challenge due to the lack of adequate physical infrastructure and conditions to 
safely  store  the  commodities.  For  instance,  in  Aleppo,  schools  are  generally  overcrowded 
resulting  in  a  lack  of  space  to  safely  store  the  commodities.  Milk  storage  raised  particular 
concerns  due  to  the  perishable  nature  of  the  commodity.  WFP  therefore  initiated  the 
procurement of storage units, which were placed inside the school premises where the milk 
could  be  stored.  An  initial  pilot batch  of ten  prefabricated  storage units have  been  locally 
procured  and  installed  in  Aleppo  to  date,  and  procurement  is  underway  to  purchase  and 
install an additional 100 storage units for the milk across the country. In addition, in order to 
minimise  quality  issues,  WFP  regularly  conduct  training  sessions  for  school  principals  and 
teacher involved in the implementation of the FSSP. Trainings covered different aspect of the 
implementation, including storage and handling of commodities. 
 
During the 2016-17 academic year, distributions of fortified date bars were carried out over 
135  days,  representing  96  percent  of  the  overall  school  days  in  the  academic  year.  Milk 
distributions could take place only during 90 days, or 64 percent of the total school days, as 
milk distributions commenced only in December 2016 due to delays resulting from lengthy 
import and clearance procedures. However, it should be noted that due to a combination of 
access  constraints,  delays  in  obtaining  the  necessary  approvals  and  supply  chain  issues, 
distributions could not take place consistently and in a sustained manner throughout the year 
in all governorates and in all schools assisted.  
 
Monitoring of activities took place in approximately 13 percent of the 1,671 schools assisted 
throughout the year. In Homs, Damascus and rural Damascus, monitoring could not take place 
at  planned  scale  due  to  security  constraints  and  consequent  difficulties  in  obtaining  the 
necessary travel approvals for both WFP field monitors and third party monitoring staff to 
conduct the visits in these governorates.  
 
5.1.3. Report on gender and age marker 
Serious  protection  related  concerns  for  children  and  adolescents  including  early  marriage 
among girls and the recruitment of adolescent boys by armed groups continued during the 
reporting period. WFP’s education support programme therefore aims to encourage school 
enrolment and attendance, thus reducing the exposure of children and adolescents to serious 
protection concerns. Across the reporting period, at WFP supported schools, 91 percent of 
the  children  were  enrolled  in  classes,  thereby  achieving  a  very  high  attendance  rate 
considering the context. 
 

Lastly,  acknowledging  that  as  per  the  2017  HNO  1.7  million  children  are  currently  not 
attending  school  in  Syria,  WFP  launched  a  pilot  programme  in  late  2016  to  encourage 
vulnerable families with out-of-school children (OOSC) to enrol them in accelerated learning 
sessions  supported  by  UNICEF.  This  programme  facilitates  the  re-entry  of  OOSC  into 
mainstream education opportunities by providing families with a cash-based transfer, based 
on attendance, enabling families to buy fresh food items at selected retailers. WFP currently 
supports 1,086 OOSC and their families, benefitting almost 5,500 people, and aims to support 
50,000 children by the end of 2017. 
 
5.2.3 Report on resilience marker 
The transition towards locally produced fortified date bars was also progressively scaled up, 
contributing to enhanced local capacity and improved food value chain. In 2016, WFP bought 
almost half of its fortified date bars through two local suppliers; this figure will increase to 
100 percent of requirements starting in September 2017 with the start of the new academic 
school year. By scaling up local procurement, WFP has reduced the lead time and also ensures 
consistency with local taste preference. In parallel, the local procurement of fortified date 
bars has contributed to the livelihoods of 241 people who are employed by the two suppliers, 
of which 70 percent are women.  
 
An  additional  2,000  Syrians  were  employed  across  the  supply  chain,  mainly  in  transport, 
warehousing and packaging functions during the reporting period. 
 
6.3.1. Equipment and goods  
The UHT milk of EU origin was procured from European suppliers. Milk deliveries to schools 
started later than planned due to delays in the supply chain and lengthy customs clearance 
procedures. Syria has a strong regulatory framework related to food, which stipulates that 
the shelf life of UHT milk in Syria is six months and that food items such as UHT milk need to 
arrive in Syria with at least half of their shelf life remaining. The first batches arrived at Syria 
ports in October 2016, later than planned due to delays at the port of origin and consequently 
they  had  less  than  half  of  shelf  life  remaining.  In  addition,  in  line  with  Syrian  regulations, 
before being transferred to WFP warehouses, the milk had to undergo the required testing 
scheme,  including  microbiological  test  that  take  21  days.  This  required  WFP  to  obtain  an 
exemption from all relevant entities to be able to distribute the milk in spite of these delays. 
Following extensive negotiations, involving a wide range of Syrian government bodies, the 
milk reached WFP warehouses at the end of November, enabling the distributions in schools 
to start in December. However, concerns remained that due to the above-mentioned delays, 
combined with the perishable nature of the commodity and the winter break observed by 
public schools between December and January, quantities might not be fully absorbed by the 
schools ahead of the expiry date. This prompted the need to identify alternative options to 
utilise the milk quantities ahead of the expiry date, in order to minimise losses. As a result, 
WFP  made  a  decision  to  include  milk  in  the  GFA  programme  rather  than  being  forced  to 
destroy the expiring quantities. Accordingly, WFP distributed 477 mt of UHT milk under the 
General Food Assistance programme, reaching approximately 160,000 children. The decision 
was made in consultation with the Nutrition Sector, and the milk was distributed to families 
with children between the ages of 5 and 12 years of age, and in areas with a high percentage 
of IDPs and high levels of food insecurity.  
 

In light of these challenges, WFP has put in place measures to ensure a smoother supply chain 
and  implementation  for  the  upcoming  academic  year.  For  instance,  thanks  to  extensive 
negotiations, WFP obtained a waiver on the shelf life requirements, allowing the arrival of 
milk at Syrian ports with a remaining shelf life of two months instead of the three months 
initially required, thus gaining some more flexibility in the import lead times. Moreover, the 
relevant Syrian authorities granted a second waiver enabling WFP to uplift the milk at the 
port  immediately  after  the  collection  of  samples  for  the  lab  tests  and  transfer  it  in  WFP 
warehouses, where they can be stored in better and safer conditions compared to the port 
during the 21 days needed to complete the lab tests and clear the commodity for dispatch. In 
addition, coordination across functional units within WFP at country office, regional and HQ 
levels have been strengthened, with regular coordination meetings currently held on a weekly 
basis. 
 
The procurement of milk for the 2017-18 academic year was initiated in June and is currently 
underway.  The  procurement  process,  however,  suffered  significant  delays  following  a 
revision of the official Syrian specifications for milk, which forced WFP to temporarily put on 
hold  the  tendering  process  to  review  the  revised  specifications  and  ensure  its  ability  to 
comply.  Following  extensive  discussions  on  the  newly  introduced  requirements,  including 
temperature control requirements during transport, freezing point and acidity, WFP was able 
to  resume  the  tendering  process  in  August.  Compounding  the  revised  specifications,  the 
packaging  requirements  (200  ml)  added  an  additional  layer  of  complexity,  as  it  further 
reduced the range of eligible suppliers. So far, only four suppliers have been identified who 
can  meet  the  complex  Syrian  specifications  and  packaging  requirements.  Hence,  the 
procurement  of  approximately  11,800  mt  of  milk  planned  for  the  next  academic  year  has 
been  initiated,  which  will  be  followed  by  a  new  tender  for  the  remaining  quantities.  WFP 
anticipates  that  finding  additional  suitable  suppliers  who  can  meet  both  the  Syrian 
specifications and the 200 ml packaging requirements might prove challenging, potentially 
jeopardising  WFP’s  ability  to  procure  and  utilise  all  planned  quantities  during  the  agreed 
timeframe  of  the  action.  Accordingly,  should  needs  arise,  WFP  may  evaluate  revising  the 
packaging requirements in order to have a greater supplier availability, which would result in 
necessary programmatic adjustments. 
 
Once delivered by WFP to its partners, the UHT milk and fortified date bars were stored at 
the school premises prior to the distribution to children. However, storage at some schools 
remained a challenge due to the lack of adequate physical infrastructure and conditions to 
safely  store  the  commodities.  For  instance,  in  Aleppo,  schools  are  generally  overcrowded 
resulting  in  a  lack  of  space  to  safely  store  the  commodities.  Milk  storage  raised  particular 
concerns due to the perishable nature of the commodity. WFP therefore initiated the supply 
of  storage  units,  which  were  placed  inside  the  school  premises  where  the  milk  could  be 
stored. An initial pilot batch of ten prefabricated storage units have been locally procured and 
installed  in  Aleppo  to  date,  and  procurement  is  underway  to  purchase  and  install  an 
additional 100 storage units for the milk across the country. In addition, in order to minimise 
quality  issues,  WFP  regularly  conduct  training  sessions  for  school  principals  and  teacher 
involved  in  the  implementation  of  the  FSSP.  Trainings  covered  different  aspect  of  the 
implementation, including storage and handling of commodities.