This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.


Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
Annex VII – Inclusion of Milk into the General Food Assistance Programme 
 
1.  Introduction 
1.1. Background for Project 
The original objective for the project was to distribute the milk in the WFP supported schools 
together  with  the  fortified  date  bars  across  two  academic  years  (2016-2017  and  2017-2018). 
WFP’s school activities take place in schools located in areas that have a high prevalence of food 
insecurity, high number of IDPs and low education indicators; during 2017 the programme aims 
to  reach  800,000  children.  To  ensure  the  delivery  of  a  comprehensive  package,  WFP  targets 
schools  already  assisted  by  UNICEF  through  trainings,  teaching  material  and  school  supplies. 
The project is in line with the objectives of the European Commission’s Implementing Decision 
(ECHO/-ME/BUD/2016/01000),  Financing  the  distribution  of  dairy  products  as  part  of  the 
response to humanitarian crises from the general budget of the European Union
, which state 
that “The humanitarian actions financed under this Decision shall be implemented in order to 
address food and nutrition needs of internally displaced persons, refugees and other vulnerable 
people affected by humanitarian crises” (article 2(1)).  
According  to  Syrian  regulations,  it  is  generally  not  permitted  to  import  liquid  milk  into  Syria 
from non-Arab countries and WFP therefore had to work with all relevant authorities to obtain 
an exemption and pave the way for the generous contribution from the European Union. 
 
1.2. Initial Receipt of Milk 
As  noted  in  the  update  on  the  milk  project  on  1  February  2017  (see  Annex  VIII  for  the  full 
update), WFP made a decision to include a quantity of the milk procured through ECHO funds 
into its general food assistance (GFA) programme targeting children of 5 to 12 years of age. This 
decision was necessitated by operational factors mainly linked to the short shelf life of the milk. 
According to Syrian regulations, there are there are two key stipulations: 
1)  The  shelf  life  of  UHT  milk  in  Syria  is  six  months  compared  to  nine  months  in 
European Union countries; and  
2)  Food  items  such  as  UHT  milk  need  to  arrive  in  Syria  with  at  least  half  of  their 
shelf life remaining.  
The milk that was received into Syria during the fall of 2016 arrived later than planned from the 
port of origin and thus had less than half of its shelf life remaining and still had to undergo the 
required testing scheme, including microbiological test that take 21 days. This required WFP to 
obtain an exemption from all relevant entities to be able to distribute the milk in spite of these 
delays.  Due  to  the  time  required  to  obtain  the  exemption,  combined  with  a  several  week  long 
break at the public schools, WFP made a decision to include milk in the general food assistance 
(GFA) programme rather than moving to destroy it. The decision was made in consultation with 
the Nutrition Sector, and the milk was distributed to families with children between the ages of 
5 and 12 years of age and in areas with a high percentage of IDPs.  
[MR2] In total, 4,829.69 mt of milk were distributed since the beginning of the programme in 
late  2016.  Of  these,  4,346.993  mt  were  distributed  in  schools  under  the  School  Meals 
programme  reaching  almost  260,000  school  children  during  the  2016-17  academic  year.  The 

remaining  482.697  mt  were  distributed  under  the  GFA  programme  reaching  approximately 
167,000 children aged 5-12 years old once. 
 
2.  Future Inclusion of EU Milk into WFP’s General Food assistance Programme  
WFP  remains  committed  to  the  original  objectives  of  the  project,  i.e.  distribution  of  milk 
together  with  fortified  date  bars  to  pre-primary  and  primary  children  attending  schools 
supported by WFP and UNICEF. These schools are selected based on a high prevalence of IDPs 
as well as low food security and education indicators.  
However, as outlined in the communication dated 1 February 2017, the operational context in 
Syria may necessitate that WFP uses the milk in its GFA programme. This reallocation will only 
be done, when there are specific criteria as outlined below: 
  Inability  to  distribute  within  the  fortified  school  snacks  programme  due  to 
administrative, legal or logistics obstacles. 
  If reallocation does not occur, the commodity will be have to be destroyed in line with 
WFP’s commodity destruction procedures. 
  Other specific cases agreed to in consultation with ECHO.  
 
2.1. Distribution of Milk within GFA Programme 
It is WFP’s stated objective that in a given academic year (2016/2017 and 2017/2018) during the 
action,  the  amount  of  milk  reallocated  to  GFA  will  not  exceed  a  total  of  ten  percent,  or  five 
percent per each academic year, of the total milk tonnage to be procured and distributed under 
this action (17,500 mt).  
The milk will be distributed in areas with high concentration of IDPs and may also be used for 
inter-agency  convoys  to  hard-to-reach  and  besieged  areas.  There  are  currently  no  plans  to 
distribute  milk  in  areas  covered  by  cross-border  operations  from  Jordan  and  Turkey,  as  WFP 
and UNICEF are currently not supporting schools in these areas.  
WFP GFA targets the most vulnerable people in Syria. Geographical targeting forms the initial 
level of targeting, prioritizing sub-districts with a high prevalence of food insecurity as identified 
by  the  FSS  based  on  the  result  of  the  food  security  assessment,  and  hard-to-reach  areas  and 
besieged  locations.  This  is  followed  by  a  household  targeting  exercise  jointly  conducted  with 
partners  according  to  vulnerability  criteria  through  a  beneficiary  selection  tool,  which  enables 
WFP to ensure that resources are directed where they are most needed. The tool is based on a 
series  of  vulnerability  indicators  identified  using  evidence  from  the  food  security  assessment, 
which  enable  a  further  ranking  system  to  identify  those  showing  the  highest  level  of 
vulnerability to food insecurity.  
WFP is an active member of the Nutrition Sector and will continue to liaise with the Sector on 
any possible inclusion  into  the GFA  programme.  Moreover, WFP  will sensitize its cooperating 
partners  regarding  any  upcoming  distributions  to  ensure  that  beneficiaries  are  duly  informed 
about  the  milk  distribution  and  are  aware  that  the  milk  is  intended  for  children  between  the 
ages  of  5  and  12.  Moreover,  WFP  will  place  appropriate  stickers/labels  on  all  the  distributed 
milk to avoid misuse of the product.  

Prior to carrying out any reallocation, WFP will advise ECHO about the need to do so including 
the  rationale  and  expected  quantity.  The  initial  alert  will  subsequently  be  supported  by 
documents as required by ECHO.  
[MR2]  Part  of  the  milk  procured  under  this  action  might  be  reallocated  to  General  Food 
Assistance  if  required  by  the  operational  conditions  described  and  the  maximum 
percentage of 5% of milk to be reallocated as agreed in MR1 will be lifted.  
Nonetheless,  the  focus  of  the  action  will  remain  the  support  of  the  Education  Sector 
through  the  distribution  of  milk  quantities  procured  to  pre-primary  and  primary  schools 
supported  by  WFP’s  school  meals  programme.  Close  coordination  is  taking  place  among 
teams  along  the  whole  supply  chain  system,  in  order  to  reduce  lead  times  to  the  extent 
possible and minimize delays in the receipt, delivery and distribution of the milk. However, 
given  the  complex  operational  environment  in  Syria,  potential  logistics  bottlenecks, 
administrative  hurdles  and  access  restrictions  may  still  affect  the  implementation  at 
planned  scale  of  deliveries  under  the  school  meals  programme.  Accordingly,  WFP  will 
maintain a contingency measure to reallocate to GFA quantities that cannot be absorbed by 
the School Meals Programme within their shelf life due to the abovementioned reasons and 
would otherwise need to be destroyed.  
During  the  2016-17  school  year,  482  mt  of  milk  were  reallocated  to  GFA,  reaching 
approximately 167,000 children. During the 2017-18 school year, around 9,000 mt of milk, 
may be reallocated to distributions under the GFA programme. The timeframe and extent 
of  the  GFA  milk  distributions  will  be  determined  in  line  with  the  operational  conditions 
during the school year. Milk distributions under the GFA programme will reach a maximum 
of 600,000 children and will take place over a maximum of three monthly cycles. [END]   
 
 
3.  Mitigation Measures 
Based  on  the  lessons  learned  from  the  batches  that  were  received  initially,  WFP  has  already 
taken several steps to mitigate any further challenges.  
The Syria Country Office is currently in dialogue with the Ministry of Foreign Affairs to: 
  Streamline and clarify the documentation requirement for the legalization process;  
  Reduce steps to shorten the overall processing time; and 
  Adopt  the  European  standard  shelf  life  for  milk  (nine  months)  rather  than  the  Syrian 
standard  shelf  life  (six  months)  for  the  milk  donated  by  the  European  Union  to  WFP’s 
operations in Syria.  
Furthermore, WFP Syria is currently engaged in discussions with the two suppliers in order to: 
  Provide consignments in large lots with the same expiry date, rather than numerous small 
lots  of  varying  expiry  dates  which  cause  significant  delays  due  to  the  extensive  testing 
regime; and  
  Improve the consistency and accuracy of documentation to avoid delays in custom clearance 
process.  

Another important measure has been the development of the specification sheet to ensure that 
suppliers are fully aligned and aware of all Syria standards and regulations.  
 
4.  Reporting 
WFP commits to sending ECHO a brief monthly report on the action. The report will include the 
following headings, though the information available may vary from month: 
  Quantity dispatched to schools 
  Number of children expected to cover by the quantity 
  Cumulative dispatches to schools since the inception of the programme (as it applies to 
an academic year) 
  Quantity allocated to GFA (if any) 
  Any challenge observed