This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.



Ref. Ares(2018)3604862 - 06/07/2018
Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
Monthly Update on Milk for WFP Syria’s School Meal Programme 
December 2017 
 
Background 
Since  August  2014,  WFP  Syria,  in  cooperation  with  UNICEF  and  the  Syrian  Ministry  of 
Education,  has  been  implementing  a  school  meals  programme  aimed  at  encouraging 
enrolment and regular attendance among pre-primary and primary school children in Syria. 
Initially  providing  fortified  date  bars  only,  thanks  to  a  generous  contribution  from  the 
European  Commission,  starting  in  the  2016-17  school  year,  WFP  introduced  UHT  milk  of 
European Union origin as part of the nutritious snacks provided to children.  
Due  to  operational  challenges  linked  to  the  nature  of  the  commodity  as  well  as  the 
challenging context in Syria, WFP maintains the possibility of reallocating part of the milk 
quantities to the General Food Assistance (GFA) programme as a contingency measure.  
 
Implementation to date  
Arrival of milk shipments 
WFP procured  some 19,500 mt of milk for the 2017-18 academic year. The first batches of 
milk  started  arriving  in  Syria  on  5  November.  As  of  the  end  of  December  2017,  a  total  of 
3,271.92 mt of milk have arrived in country. All of the quantities received have a packaging 
size of 200 ml.  
In January 2018, additional shipments of 5,196.142 mt of milk are expected to arrive at the 
Syrian  ports.  The  clearance  for  these  shipments  is  expected  to  be  received  in  February, 
subject to positive lab test results.  
 
 
Milk Shipments, December 2017 
  
QTY-MT 
Milk received in country 
3,271.92 
Milk expected in January 
5,196.142 
 
Dispatches to schools  
In  December,  WFP  received  clearance  for  a  total  of  1,117.924  mt  of  milk  following  the 
issuance of positive lab test results for these quantities. These cleared quantities were among 
the first shipments that had arrived at Syrian ports in early November, which were initially 
expected  to  be  cleared  by  end  of  November  or  early  December.  However,  due  to  lengthy 
clearance procedures (see below section on Challenges), clearance for dispatch started to be 
obtained only in mid-December, when only small quantities of milk received the green light. 
However, it should be noted that the large majority of the quantities was cleared only in the 
last  days  of  December,  hindering  the  ability  to  dispatch  all  quantities  during  the  same 
month. In light of these challenges, WFP could only dispatch 166.644 mt of milk to schools 
in Aleppo, Damascus, Rural Damascus, and Dar’a governorates in December. Dispatches of 
the  remaining  cleared  quantities  have  resumed  on  06  January  2018  and  will  be  absorbed 
through January plan.  
 
The  166.644  mt  of  milk  dispatched  to  schools  in  Aleppo,  Damascus,  Rural  Damascus,  and 
Dar’a governorates are estimated to benefit some 21,288 school children. This is calculated 
based on a daily ration per child of 400 ml of milk (two packs of 200 ml). Upon the receipt of 
the milk in schools, the distribution to school children was initiated by the school principals. 
Distribution reports will be shared by the Ministry of Education once finalised. 
page | 1  
 

 
 
Milk Dispatches, December 2017 
Dispatched to 
  
Schools (MT) 
Quantity of milk dispatched in December 
166.644 
Number of children benefitting from the 
21,288 
dispatched milk in December 
Cumulative quantity dispatched since the 
166.644 
beginning of the 2017-18 school year 
 
Planning ahead 
Due  to  the  cumulative  effect  of  delays  caused  by  several  factors  including  delays  in  the 
procurement  process  and  administrative  procedures,  as  outlined  in  detail  in  previous 
updates  –  milk  deliveries  and  distributions  could  not  be  implemented  at  planned  scale  to 
date.  While  maintaining  the  existing  plan  to  prioritise  distributions  of  available  milk 
quantities, WFP foresees that some quantities will need to be reallocated to the General Food 
Assistance (GFA), in order to absorb all the available and incoming quantities ahead of their 
Best Before Date (BDD) and to avoid any commodity losses.  
WFP  is  developing  a  contingency  plan  based  on  several  factors,  including  operational  and 
logistics  considerations,  school  absorption  capacity  in  the  various  geographical  areas  and 
BDD dates, in order to conduct necessary reallocations in a timely and systematic manner. 
The  reallocated  quantities  will  be  distributed  to  vulnerable  households  already  targeted 
through GFA. The plan is currently being prepared, and the first reallocations are expected 
to  take  place  end  of  February  or  early  March.  Additional  details  will  be  shared  in  the 
upcoming updates.   
 
Challenges 
Following  initial  challenges  with  the  procurement  process  (see  October  update  for  details) 
and  a  resulting  late  arrival  of  the  first  batches  of  milk  in  Syria,  delays  are  now  being 
experienced in the clearance of shipments that have already arrived in country.  
The delays are mainly linked to the legalization process of the milk shipments, requested by 
the  Syrian  authorities.  This  process  requires  the  receipt  of  original  shipping  documents, 
which have to be signed by several countries and consulates. In addition, further delays are 
experienced  inside  Syria  where  the  shipping  documents  need  to  go  through  several 
government  institutions,  including  the  Chamber  of  Commerce  and  Ministry  of  Foreign 
Affairs. WFP only receives clearance of the milk shipments once the legalization process is 
finalised,  which  poses  additional  challenges  for  the  timely  dispatch  and  distribution  of  the 
milk to beneficiaries. Accordingly, WFP has extended a request for an accelerated procedure 
(a  waiver)  to  the  Ministry  of  Foreign  Affairs  and  has  underlined  the  importance  of  a  swift 
release  and  dispatch  of  the  sensitive  milk  commodity  in  a  meeting  with  the  Ministry  of 
Education on the topic.  
WFP received the verbal approval for the waiver on 08 January 2017, and is expecting the 
written  approval  by  the  Ministry  of  Foreign  Affairs.  This  allows  WFP  to  dispatch  the  milk 
directly after receipt of the positive lab test results (the lab test takes on average 21 days) and 
before the original shipping documents arrive in Syria. At the same time, WFP commits to 
submit  the  original  shipping  documents  within  a  period  of  one  month  upon  receipt  of  the 
positive lab results.  
 
  

page | 2