This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.



Ref. Ares(2018)3415309 - 27/06/2018
Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
Monthly Update on Milk for WFP Syria’s School Meal Programme 
January 2018 
 
Background 
Since August 2014, WFP Syria, in cooperation with UNICEF and the Ministry of Education, 
has  been  implementing  a  school  meals  programme  aimed  at  encouraging  enrolment  and 
regular  attendance  among  pre-primary  and  primary  school  children  in  Syria.  Initially 
providing  fortified  date  bars  only,  thanks  to  a  generous  contribution  from  the  European 
Commission,  starting  in  the  2016-17  school  year,  WFP  introduced  UHT  milk  of  European 
Union origin as part of the meal provided to children.  
Due to operational challenges linked to the nature of the commodity as well as the challenging 
context in Syria, WFP maintains the possibility of reallocating part of the milk quantities to 
the General Food Assistance (GFA) programme as a contingency measure.  
 
Implementation to date  
Arrival of milk shipments 
WFP has procured some 19,248 mt of milk, which includes packaging of 200 ml, 330 ml and 
of 1 litre. 
As of the end of January, WFP has received a total of 8,506.378 mt of milk in country, out of 
which 5,234.458 mt of milk arrived in Syria during January. Out of the total quantities of milk 
received so far, 2,593.980 mt received positive lab test results and were cleared for dispatch 
to schools. 
With an average of 21 days to receive the positive lab test results, the quantities that arrived in 
January  are  expected  to  be  ready  for  dispatch  to  schools  between  mid-February  to  early 
March. Since WFP received approval from the Ministry of Foreign Affairs to dispatch milk 
directly after receipt of the positive lab test results and before receipt of the original shipping 
documents (see December update), the dispatches to schools are more predictable and can be 
scheduled in a more comprehensive manner. 
As for the quantities expected to arrive in Syria in the next months, please see below table.  
Expected milk shipment 
  
Qty-mt 
Milk received in country 
as of January 
8,506.38 
Milk expected in February 
3,700 
Milk expected in March 
6,600 
Milk expected in April 
441.79 
Total milk procured  
19,248.17 
 
Dispatches to schools  
During January, WFP dispatched 1,829.44 mt of milk to schools in Aleppo, Damascus, Dar’a, 
Hama, Homs, and Rural Damascus governorates. All quantities dispatched were of the 200 
ml packaging size. These quantities are estimated to benefit 148,013 school children, based on 
a daily ration per child of 400 ml of milk (two packs of 200 ml). 
page | 1  
 

This  brings  the  cumulative  quantity  of  milk  dispatched  to  schools  so  far  to  2,012.005  mt, 
benefitting an estimated 171,335 children.1 
Milk Dispatches 
  
Dispatched to Schools 
(MT) 
Quantity of milk dispatched in 
1,829.44 
January 
Number of children benefitting 
from the dispatched milk in 
148,013 
January 
Cumulative quantity dispatched 
since the beginning of the 2017-
2,012.005 
18 school year 
 
Planning ahead 
In line with plans, WFP foresees that the large majority of the procured milk will be distributed 
as part of the school meals programme. However, WFP faced delays in the implementation of 
the project so far for this academic year, which were caused by the revision of the official Syrian 
specifications for milk, affecting the timely procurement process of milk from the European 
market. In addition, bureaucratic challenges prolonged the clearance of shipments that have 
arrived in Syria (mainly affecting the first shipments that arrived in November). Hence, it was 
not until the end of December that a significant quantity of milk was ready for dispatch to 
schools. As a result, the implementation of the milk project could not start in October 2017, as 
initially  planned  for,  hence  the  majority  is  now  being  implemented  between  January-May 
2018. In order to ensure all the available and incoming quantities are distributed ahead of 
their Best Before Date (BDD) and to avoid any commodity losses, it is currently expected that 
an estimated amount of 5,000 mt of milk will be distributed for children as part of the GFA 
programme. This represents 26 percent of the total milk commodity. 
Any allocation to GFA will be based on the consideration of a number of factors, including 
operational and logistical issues, school absorption capacity in the various geographical areas 
and  BDD  dates.  The  reallocated  quantities  will  be  distributed  for  children  of  vulnerable 
households already targeted through GFA.  
The delays faced in the initial procurement of the milk for the academic year 2017-2018 have 
resulted in the total quantities of milk commodity arriving  during a truncated time period, 
leading to a more concentrated implementation cycle. However, it should be noted that WFP 
has put in place contractual arrangements ensuring adequate logistics capacities to scale up 
milk dispatches as required in the coming weeks and months. As such, WFP’s logistics unit 
has an uplifting capacity of 300 mt per day, and 9,000 mt per month, meaning that these 
quantities  can  be  dispatched  from  warehouses  to  their  destined  location  on  a  daily  and 
monthly  basis.  Accordingly,  dispatches  of  the  sensitive  milk  commodity  can  be  initiated 
quickly upon requirement.  
Due to the substantial uplift capacity and detailed implementation plans for both the school 
meals programme and allocation to GFA, WFP is currently on track to meet the goals of the 
project within the allocated timeframe (until 31 May 2018). 
 
Coordination of the milk project 
WFP has several internal coordination mechanisms to ensure the successful implementation 
of the milk project. This includes 
                                                 
1 The final confirmed dispatches for December are 182.565 mt. 
page | 2  
 

-  Bi-weekly meeting of supply chain, budget and programming, and programme units 
based in Damascus, and staff based in HQ and at the ports in Syria and Beirut, 
connected via teleconference, to discuss progress and potential challenges; 
-  Issuance of a daily milk report, capturing all shipments arrived in country, their 
status in terms of clearance (legalisation process and lab test), and dispatch status to 
warehouses or schools, as well as the estimated time of arrival of new shipments, 
among others; 
-  Regular follow-up and coordination discussions between programme and supply 
chain unit. 
In addition, WFP holds monthly meetings with the ECHO TA in Damascus, usually in between 
the Monthly Update on Milk for WFP Syria’s School Meal Programme, provided to ECHO HQ 
in Brussels, to discuss progress and any other occurring issues.  
page | 3