This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.


Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
From:
 (ECHO Damascus) 
Sent:
20 October 2016 14:40
To:
 (ECHO)
Subject:
FW: Update on the Milk Project
Mail 2 
 
From: 
 [mailto:
]  
Sent: Monday, September 19, 2016 6:14 PM 
To: 
 (ECHO Damascus) 
Cc:




 
Subject: Update on the Milk Project 
 
Dear 

 
As per your request, please see below for an update on the milk project.  
 
Please let us know if you have any questions. 
 
Best regards, 
 
 
 
 
Update on Donation of Milk – 19 September 2016 
 
Procurement 
As detailed in the update on 1 August 2016 (see below for ease of reference), WFP’s Procurement Unit in HQ has 
concluded the tendering process which was fol owed by the signing of contracts with two suppliers located in 
Portugal and Ireland respectively. All contractual requirements including the marking of the cartons have been 
clarified and finalized.  
 
Preliminary plans called for the first batch of milk to arrive at Lattakia Port in Syria in mid-August. However, due to 
challenges faced with Syrian customs regulations, the first shipment is currently held up at the port of origin 
(Portugal) and is expected to arrive in Syria by early October.  
 
Testing 
All issues related to testing were resolved. Standard lab tests will be undertaken of the commodity upon arrival at 
port.  
 
Supply Chain and Implementation Timeline 
The first and second batches will be received in Lattakia Port from October onwards. They are expected to clear 
customs and lab requirements within ten days.  
 
The new academic school year commenced during the week of 18 September, but due to the delays WFP will not be 
able to commence the distribution in schools in Homs, Rural Damascus, Lattakia, Hama, Tartous, Damascus and 
Aleppo as initially planned. However, as planned from the beginning, the bulk of distributions will take place 
between December and March, therefore any negative impact of this delay is relatively minor as per the 
implementation plan.  
 
The modality for implementation continues to remain the same as explained earlier i.e. deliveries will be done by 
WFP, but the storage and daily distribution of the milk together with the fortified date bars will be the responsibility 
1

of the schools. Since the weather is cooling across Syria, it wil  be easier to dispatch the shipments of milk to al  
targeted areas as planned. 
 
 
 
 
Update on Donation of Milk – 1 August 2016 
 
 
Status of carton design 
Al  designs have been approved, and everything is cleared from WFP for the two suppliers for both the tetra pack 
containers and the carton boxes. Finalized on 19 July 2016. 
 
Status of finalization of product specifications 
Product specifications were finalized in the beginning of June, and the tenders were issued shortly thereafter based 
on the agreed upon specifications. 
 
Brief overview of tendering process and country of origin 
         The first tender was issued on 8 June covering the requirement for the months of September to November 
2016. A total of nine companies from the approved vendor list were invited, and two companies were awarded 
contracts: 
-           Hoogwegt, Netherlands - Trader (producer is Lactogal based in Portugal), 
-           Glanbia, Ireland; 
         The second tender was finalized during the last week of July for the quantity covering the period December 
2016 to January 2017. A total of ten companies were invited to tender, and the contracted was awarded to one 
supplier: 
-           Hoogwegt, Netherlands - Trader (producer is Lactogal based in Portugal) 
         Consequently, the countries of origin for the first tender wil  be Portugal and Ireland and for the second tender 
it wil  be Portugal 
 
Supply chain 
The first batch is expected to be delivered to Syria in September in time for the school start in September. 
 
 
 
 
 
 
The information contained in this electronic message and any attachments is intended for specific 
individuals or entities, and may be confidential, proprietary or privileged. If you are not the intended 
recipient, please notify the sender immediately, delete this message and do not disclose, distribute or copy it 
to any third party or otherwise use this message. The content of this message does not necessarily reflect the 
official position of the World Food Programme. Electronic messages are not secure or error free and may 
contain viruses or may be delayed, and the sender is not liable for any of these occurrences. The sender 
reserves the right to monitor, record and retain electronic messages.  
2