This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.


Project : 2016/01021
WFP-IT
Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
OVERVIEW - CONTEXT
Partner:
WFP-IT
 
Partner type:
Funding threshold:
FPA number:
UN
2014|FAFA|Y
 
Name and title of the legal representative signing the Agreement (eSF 12.1):
 - 
 
Name, telephone, e-mail and title of the contact person(s) (eSF 12.2):
 
Name
Office location
Phone
E-mail
Brussels
+32250
[email address]
Action title:
Emergency Food Assistance to People Affected by Unrest in Syria
 
Action type:
Non-emergency action
 
This action runs under the remote management:
-
 
 
Initial request reference number:
Initial request submission date:
2016/01021/RQ/01/01
22/04/2016
 
Final request reference number:
Final request submission date:
2016/01021/RQ/01/02
04/05/2016
 
Agreement number:
Agreement ARES number:
ECHO/-ME/BUD/2016/01001
2422005
 
Agreement signed by ECHO on:
Agreement transmitted on:
25/05/2016
25/05/2016
OVERVIEW - ECHO ACTORS
:
 
 
 
:
 
 
 
:
 
 
 
: 
 
 
 
ECHO Unit: 
ECHO B/4
 
 
26/07/2018
1 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
OVERVIEW - ACTION DATA
Specific objective (eSF 4.2.1):
 
To increase enrolment, attendance and retention rates in targeted schools. 
 
Number of beneficiaries (eSF 3.2.1):
 
Stage
Individuals
Organisations
RQ
500.000
-
FR
-
-
Area of intervention (eSF 1.4)
 
World
Country
Region
Location
area
Asia
SYRIAN
Aleppo, Homs, Rural Damascus,
-
ARAB
Damascus, Tartous, Al-Hasakeh, Hama,
REPUBLICLattakia. [MR2] See Annex I 
List of sectors targeted by the Action (eSF 4.3):
 
Food security and livelihoods
Education in emergencies
Dates and duration of the Action (eSF 1.5):
 
Stage
Start date
End date
Months
Days
Eligibility date
RQ
01/06/2016
31/05/2018
24
01/06/2016
MR
01/06/2016
31/05/2018
24
-
01/06/2016
OVERVIEW - CONTRACT DATA
Main decision / HIP
26/07/2018
2 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Main decision / HIP
Decision number / HIP:
Total amount of the decision / HIP:
Type of the decision / HIP:
ECHO/-ME/BUD/2016/01000
30.000.000,00 €
Urgence
 
Start date of the decision / HIP:
End date of the decision / HIP:
30/03/2016
30/03/2018
 
 
Budgetary details
OVERVIEW - FINANCIAL DATA
Estimated expenditures (eSF 10.1)
 
Category
Initial budget
Revised
Interim report incurred
Final report incurred
Final report final
budget
costs
costs
update
Total direct eligible
49.814.332,68 49.814.332,68
7.915.963,50
-
-
costs
Indirect costs
3.487.003,28
3.487.003,28
554.117,45
-
-
Total costs
53.301.335,96 53.301.335,96
8.470.080,95
0,00
0,00
 
Funding of the Action (eSF 10.3)
 
Category
Initial budget
Revised budget
Final budget
Final report final update
Direct revenue of the Action
0,00
0,00
-
-
Contribution by applicant
0,00
0,00
-
-
Contribution by other donors
23.301.335,96
23.301.335,96
-
-
Contribution by beneficiaries
-
-
-
-
Contribution requested from ECHO
30.000.000,00
30.000.000,00
-
-
% of total funding
56,29 %
56,29 %
- %
- %
Total funding
53.301.335,96
53.301.335,96
0,00
0,00
26/07/2018
3 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
OVERVIEW - PRE-FINANCING 
Contract amount:
 
30.000.000,00 €
 
Pre-financing percentage:
 
- %
 
 
Pre-financing amounts:
 
#
Date
Amount
Percentage
-
-
- €
- %
 
Final payment:
 
Date
Amount
Percentage
-
- €
- %
OVERVIEW - MODIFICATIONS TO THE AGREEMENT
ECHO reference
Submission date
Type of modification
Status
2016/01021/MR/02/01
20/06/2017
Operational
Accepted
2016/01021/MR/01/01
09/03/2017
Operational
Accepted
OVERVIEW - LOGICAL FRAMEWORK
Action title:
Emergency Food Assistance to People Affected by Unrest in Syria
Principal objective:
The FSSP in Syria aims at improving regular access to education, while increasing micronutrient
intake of children through the regular provision of fortified school snacks. The program also directly
contributes to the local economy through the local purchase of date bars. At present, WFP locally
buys 10 percent of its annual requirements for the programme. [MR ]With reference to Annex VII,
the milk may on an exception basis also be reallocated to children aged 5-12 years in families that
are currently assisted under the emergency food assistance programme, contributing to stabilize or
improve food consumption among assisted beneficiaries. Awareness raising labels will be placed on
26/07/2018
4 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
the packed milk cartons to avoid any misuse of the commodity. 
Country(ies):
Syrian Arab Republic
Start date:
01/06/2016
End date:
31/05/2018
EC amount:
30.000.000,00 €
Total funding:
53.301.335,96 €
 
Implementing Partners:
 
 
Sectors:
Food security and livelihoods
Education in emergencies
 
Specific objective:
To increase enrolment, attendance and retention rates in targeted schools. 
Beneficiaries 
Proposal / Amendment stage 
Final report stage 
Individuals
500.000 

Organisations


Specific objective indicators:
 
1.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
Number of children (disaggregated by gender and age)
provided with fortified date bars and UHT milk on school days
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value

500,000 
584500  

2.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
Attendance rate (boys) in assisted schools
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value
82 
> 80 
91 

3.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
Attendance rate (girls) in assisted schools
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value
81 
> 80  
90 

4.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
Average Kcal transfer per child per school day
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value

460 
388  

26/07/2018
5 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
5.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
 [MR] % of the population assisted through general food
assisatnce with poor Food Consumption Score (FCS)
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value
12 
12 
13 

6.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
 [MR] Average Coping Strategies Index (CSI) among
population assisted through general food assistance
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value
15 
15 
12,4 

Result (1)
Nutritious foods (fortified date bars and UHT milk) distributed in sufficient quantity, quality and
timely to targeted school children
Sector:
Education in emergencies
Sub-sectors:
Formal education 
Safe and accessible learning environements 
Estimated total amount:
 
Proposal / Amendment stage
Final report stage
40.659.844,00 € 
- € 
Beneficiaries
Proposal / Amendment stage
Final report stage
Individuals
500.000 

Organisations


Households


Individuals per household


Result (1) - Indicators
 
1.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
Number of days in which UHT milk was distributed (as
percentage of school days)
-
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value
0,00 
100,00 
64,00 

2.
Indicator type/name
Indicator definition
26/07/2018
6 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 
Custom
Tonnage of fortified foods distributed (as percentage of
planned)
-
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value
0,00 
100,00 
96,00 

Result (1) - Activities
 
1. Procurement and delivery of commodities to targeted schools 
2. Storage and handling of commodities
3. Daily distribution of nutritious foods (fortified date bars and UHT milk) to pre and primary school children in the targeted
schools 
4. Distribution and post-distribution monitoring in targeted schools by WFP monitors or designated third-parties
Result (2)
[MR] Stabilized or improved food consumption over assistance period for targeted households
and/or individuals 
Sector:
Food security and livelihoods
Sub-sectors:
Conditional or unconditional in-kind food assistance 
Estimated total amount:
 
Proposal / Amendment stage
Final report stage
0,00 € 
- € 
Beneficiaries
Proposal / Amendment stage
Final report stage
Individuals
600.000 

Organisations


Households


Individuals per household


Result (2) - Indicators
 
1.
Indicator type/name
Indicator definition
 
Custom
[MR] Quantity of milk distributed as percentage of planned 
-
Baseline
Target value
Progress value
Achieved value
0,00 
100,00 
55,00 

Result (2) - Activities
 
1. [MR] Procurement, delivery and distribution of milk along with GFA monthly food rations to the most vulnerable
conflict-affected Syrian families 
2. [MR] Monitoring and Post Distribution Monitoring 
Pre-conditions:
• Access to functioning education facilities is provided by the responsible authorities in Syria and humanitarian actors. •
26/07/2018
7 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
• Access to functioning education facilities is provided by the responsible authorities in Syria and humanitarian actors. •
Continuing conflict will not further impede access to assess needs and deliver food commodities to targeted beneficiaries. • No
pipeline breaks of food commodities or disruptions to the supply chain are encountered, enabling the timely and regular
provision of food items • Regular monitoring is ensured to project sites through field visits to participating schools. 
 
Assumptions and Risks (including risk of occurrence of fraudulent activities):
1. Deterioration of security conditions. Security incidents including mortars and rocket attacks and clashes continued to increase
during 2015. Risk to staff safety continue and represent the greatest threat to sustaining WFP operations in Syria. Further
deterioration of the security environment may force WFP to reduce its footprint inside the country by deploying both national
and international staff to work from alternative locations. 2. Diversification of service providers. The conflict has heavily affected
the Syrian public and private sectors' capacity and disrupted the previously existing supply-chain network, leading to a scarcity
of service providers needed by WFP in order to carry out its operations. 3. Delays in procurement, delivery and import
procedures. Delays in tendering, contracting suppliers and delivery to Syrian ports by the EU milk producer may result in delays
in the implementation of the milk distirbutions. Additionally, delays in customs clearance procedures may result in the
commodity to be held at the port, reducing the permissible shelf life of the commodity for import into Syria [MR] and deliveries to
schools. 4. Deterioration of the commodity during transport and storage. Due to the sensitivity of milk as a commodity, losses
might occur while transporting and handling the commodities from ports to WFP warehouses and then to recipient schools.
While in storage there is a risk of spoilage since most schools have inadequate storage conditions and milk may be susceptible
to direct sunlight, moisture or a humid environment. 5. Unstable, irregular and insufficient funding. Late and insufficient
resources might compromise WFP's ability to implement the activities at planned levels. 6. Manipulation of aid for political,
military or financial gain. Aid manipulation or diversion by parties to the conflict for political, military or financial gain continues to
represent a significant risk in Syria operational environment. 7. Constraints to humanitarian access. Access restrictions continue
to affect the ability to assess humanitarian needs, as well as to deliver assistance through available modalities (cross line, cross
border and regular) in many areas. In particular, deliveries through the Nusaybin border crossing have been severely
compromised since September 2015, affecting WFP's ability to implement planned activities in Al-Hasakeh governorate. 8.
Limited capacity of Cooperating Partners. The implementation and diversification of WFP's portfolio of assistance under this
EMOP may be constrained by limited technical and other capacities of its partners. 9. Looting or misappropriation of WFP food.
A deterioration in the security situation and fragmentation of conflict may further shrink humanitarian space and increase attacks
on humanitarian convoys, heightening the risk of food losses. 10. Negative media portrayal of WFP and its cooperating
partners. The risk of any part of the United Nations system being perceived to direct humanitarian assistance to either side of
the conflict due to propaganda or negative media coverage may discredit the reputation of the United Nations in Syria and
increase threats against assets and staff. 
REQUEST - CONTEXT
:
Date of the final comment:
19/05/2016
 
:
Date of the final comment:
19/05/2016
 
RO:
Date of the final comment:
-
-
 
REQUEST - PROPOSAL VERIFICATION
Decision number / HIP:
ECHO/-ME/BUD/2016/01000
 
 
Specific objective number of the Decision / HIP:
1 - Man-made crises
 
 
Financial year:
2016
 
 
Checklist:
 
26/07/2018
8 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Is the project purpose in line with DG ECHO strategy?
Yes
 
Does the request come from a consortium?
No
 
Can this proposal be accepted for appraisal?
Yes
 
Provide internal reasons for refusal:
 
 
Text to be included into a refusal letter:
 
 
Refusal letter ARES number:
Refusal letter issued
Refusal letter transmitted on:
on:
-
-
-
Appraisal acceptance comments:
First version received, to appraise it for first round of comments
 
 
REQUEST - REGIONAL OFFICE APPRAISAL
Comments of RO on the policy coherence:
 
 
 
REQUEST - 
 APPRAISAL
Context, needs assessment:
The Syria crisis is described as the worst humanitarian and protection crisis in the world. Since its start,
 
more than 250,000 people have lost their lives and over 11 million have been forced to flee from their
 
homes. Of these, over 4.8 million have become refugees outside of the country, while 6.5 million are
displaced internally. A consequence of the conflict, the massive level of displacement is one of the main
drivers of household food insecurity.
 
Five years of conflict have resulted in economic recession, damage to vital infrastructure, and increased
poverty levels, which eroded the development of sustainable livelihoods and caused costly losses for both
current and future generations. One third of the Syrian population now lives in poverty and over half the
working age population is now unemployed.
 
Insufficient food production, combined with reduced government subsidies and currency depreciation, led
to steady and sharp food prices increases. Since the onset of the crisis the prices of the main food
commodities have increased substantially both in nominal and in real terms. The average prices of wheat
flour, lentils and sugar have more than tripled since 2011. The prices of fresh products such as milk have
witnessed even more dramatic increases, up to 500 percent when compared to pre-crisis levels.
 
On average, the cost of a standard food basket is now three times higher compared to pre-crisis levels,
while income levels have remained stagnant, further reducing the purchasing power of Syria families and
their ability of poor households to meet their food needs.
 
Accordingly, food insecurity in Syria has deteriorated over recent years and has now reached worrying
levels. According to results of the 2015 Food Security Assessment (FSA), one third of the Syrian population
is acutely food insecure and do not have adequate access to food. In addition, more than half of the
population is at risk of becoming food insecure.
26/07/2018
9 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 
In all governorates surveyed, the overwhelming majority of people are either already food insecure or at
risk of becoming food insecure. Across the country, people living in rural areas are more food insecure in
comparison to urban areas. Internally displaced persons (IDPs) give rise to the greatest concern because
they are the most vulnerable and the most food insecure. More than 40 percent of IDPs and returnees are
food insecure. That compares to about 30 percent of the resident population. The protracted crisis has
further eroded household resilience and capacities to cope with food deprivation. A significant proportion of
these were found using extreme coping strategies leading to long-term and irreversible consequences,
including reducing the quantity and quality of food consumed, selling assets, going into debt and
withdrawing children from school.
 
These observations are confirmed by findings from WFP monitoring activities. In the last quarter of
2015, monitoring data indicated that about 11 percent of female and 5 percent of male headed household
had poor food consumption score, due to low frequency in consumption of vitamin and protein-rich food
such as meat and dairy food items. Data analysis for the first quarter of 2016 show the same trend, with 10
percent of female and 7 percent male headed households showing poor food consumptions core. This is
mainly due to limited income to complement food assistance, as the majority of the households were noted
to be relying on unsustainable income sources including petty trading and casual labour.
 
Food consumption-related coping strategies include limiting portion sizes at meals times and reducing the
number of meals. According to the FSA, approximately 35 percent of the surveyed households had either
low or medium dietary diversity, with their diet consisting mainly of cereal, sugar and oil, whereas
vegetables are consumed a maximum of three days per week. Consumption of dairy products is also
limited, with households with low dietary diversity indicators consuming them only one or two times a week.
WFP programme monitoring findings confirm the low consumption of dairy products, including milk, among
WFP assisted beneficiaries, with the majority of interviewed households consuming these food items less
than three days per week.
 
On education, the 2014 Human Development Index ranks Syria at 118, a considerable fall from 2005 in
which the country held the rank of 106. A particularly notable consequence has been a dramatic
degradation of the social service infrastructure, with a specific decline in educational services. According to
the 2015 Humanitarian Needs Overview, the United Nations Children's Fund (UNICEF) reports an acute
paucity of functioning learning spaces, citing more than 4,000 schools across the country as either
damaged, destroyed, used as IDP shelters or occupied by various parties to the conflict. Reportedly, of
22,000 schools pre-crisis, only 17,480 schools remain functional, and these facilities operate on multiple
shifts to accommodate the significant need for learning space.
 
All the above considerations are line with DG ECHO evaluation of the Food Security situation in country,
and is based on first-hand information collected by WFP through the Food security assessment and Crop
and Food security assessment mission conducted in 2015 and monitoring visits of early 2016.  Although
lack of dairy product is actually highlighted by WFP and therefore could justify the intervention as proposed,
the rational of intervention remain thin (in terms of local consumption and production of milk prior/during the
crisis…) and could possibly have been developed further.   
Operational:
Overall. 
The action comes as complement to the Fortified School Snacks Program (FSSP) in Syria for
 
crisis affected children attending schools established in 2014. WFP  will provide to children by including
 
fortified milk, enriched with essential minerals and vitamins, in addition to date bar (80g for 240 Kcal). The
contribution would allow WFP to procure 17,500 mt of milk produced in the EU (at a commodity cost of
USD 1,500 per mt) , to be delivered to schools across the country in support of 500,000 pre-primary and
primary school children during the 2016-17 and 2017-18 academic years. Each academic year starts in
mid-September and ends in early May, with a total of 140 school days. In addition to the fortified date bars
currently provided to school children in assisted schools, each child will receive a 200 ml of UHT milk, which
will provides a caloric transfer of 120 kcal.
Duration. The duration covers a period of 24 months, which has been agreed at HQ level.
Locations. WFP interventions is covering Aleppo, Homs, Rural Damascus, Tartous, Al Hassakieh, Hama,
Lattakia within pre-identified schools where the FSSP is ongoing (sub-districts with high food insecurity
26/07/2018
10 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Lattakia within pre-identified schools where the FSSP is ongoing (sub-districts with high food insecurity
indicators or high presence of IDPs). The issue of access to Al Hassakieh, render complicated by the
closure of Nussaybin, is however, not clarified. Indicative list of schools have been provided, including
some in Hard to reach areas. 
Beneficiaries. The Fortified School Snack Programme (FSSP) aims to provide fortified school snacks to a
maximum of  500,000 boys and girls of the pre-primary and primary school children(aged 4-12 years).
  Importantly, WFP and UNICEF included a protection component in order to mitigate risks over the safety
of children in School facilities (which have been targeted on multiple occurrences)
Indicators. The indicators combine quantitative and some qualitative (attendance of pupils) indicators.
There is no indicator that will actually evaluate the nutritional impact of the intervention.  This will be
discussed with WFP at later stage in terms of review of the operations. 
Activities. As per ECHO request, only 1 result has been provided in regards to the distribution of the FSSP
in targeted schools, including the supply chain (procurement, storage), distribution and post-distribution
monitoring.  WFP plans to distribute 32,400 mt of fortified foods to a maximum of 500,000
pre-primary and primary school children. This includes 14,550 mt of fortified date bars and 17,457 mt of
UHT milk.
As or the supply chain, WFP stated that Food commodities, procured by WFP or received as in-kind
donations, are imported into Syria through the primary supply corridors of Beirut, Tartous and Lattakia. In
addition, since 2014 commodities are shipped also through the Nusaybin crossing point on the border with
Turkey, as well as through three crossing points on the Turkish and Jordanian borders approved with the
passing of UN Security Council Resolution 2165.
Upon arrival in Syria, food commodities are stored in WFP facilities located in Tartous, Lattakia, Homs,
Rural Damascus and Al-Hasakeh and subsequently dispatched to governorates allocated to each centre
according to respective strategic advantages. For cross-border deliveries, commodities are transported
directly at handover points to partners within Syria, due to the lack of WFP storage facilities in the areas
covered through cross-border operations.
Commodities are delivered to WFP partners for distribution to beneficiaries on the basis of monthly
allocation plans (which have been provided by WFP as indicative planning). For transport inside Syria,
WFP uses existing commercial transport settings. Distributions are carried out by WFP implementing
partners on the basis of agreed plans.
Finally regarding the distribution in schools, Technical coordination with the Ministry of Education ensures
that trained school administrators, as well as staff from the relevant NGO partners, support programme
implementation - daily handling and distribution of school snacks to children, as well as provide quantitative
reports to WFP on distribution figures and daily attendance of children.
Information provided remains quite general. Additional information will be required at a later stage
(especially related to X-border activities and access to Hassakieh governorates). However, the operations
remain quite standard based on the existing massive programmes of in-kind distribution implemented by
WFP inside Syria. Extensive additional information on contingency measures (ie. security, delays in
procurement, diversification fo service providers, deterioration of commodity. Aid diversion. Constraints on
humanitarian access, looting or misappropriation of WFP food, etc…) have been provided, highlighting a
clear awareness of WFP on the difficulties inherent to the context of intervention
Communication. WFP strategy is focusing around three main points through a detailed communication
plan based on press releases  social media photo gallery and field visits organization targeting (1) General
EU public (2) Children inside Syria (focus on objectives of the programs and awareness on education/
FSSP)  (3) Media. However, WFP highlighted that no branding will be possible in the specific context of
intervention of inside Syria.
 
Monitoring. WFP staff will conduct monitoring visits to school to verify school snack distributions as well as
random checks of enrolment and attendance records. In high risk areas where WFP staff cannot access,
contracted and vetted third-party monitors, trained by WFP, will carry out monitoring activities on behalf of
WFP. Also continuous market assessments will be implemented ([LINK])
The monitoring system is based on third party monitoring and is relatively satisfying. Elements related to the
functioning and details of the system established shall be further investigated at later stage.
The element of response to the note on remote management is satisfying. Remote-management tools and
procedures in place are beyond minimal requirements and up to standards.
26/07/2018
11 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 
Capacity of the Partner (and of implementing Partners - if applicable):
WFP is the main FS partner for Damascus led operations, and a major FS actor at regional level. The UN
 
agency has established field presence hubs in affected governorates and is able to access directly (national  
staff and to a lesser extent expatriate) field operations, on the contrary of INGOs present in Damascus. In
addition, WFP developed strong relations central and local Syrian authorities and other relevant UN
agencies (UNICEF). 
Financial:
Total budget is 53,301,335.97 EU. The project is co-funded (ECHO contribution: 56% for a total of
 
30,000,000 EU). It is important to consider that EU contribution will be exclusively dedicated to purchase of  
UHT milk (and affiliated costs). Total budget dedicated to milk purchase is 23,122,319.97 EU
(corresponding to 17,457MT) for a total of 77% of total ECHO contribution (remaining 23% are allocated to
direct operating costs and direct support costs).  
The ratio is satisfying and reflects the priorities given on the activities (mainly supplies).
Policy coherence (including comments of RO - if applicable):
NTR
 
 
Issues for action / for follow-up:
Review of the details of the supply chain (including tendering process, procurement of milk and
 
transportation to Syria) and transportation inside Syria
 
Clarifications on locations reached by X-border or Regular programming (X-Damascus)
Clarification on issues of access to Al Hassakieh governorate (Nussaybin crossing point closed)
Additional information on IPs capacity and list of areas not accessible by WFP staff (and reached by
IPs)
Further clarification on the component of the budget.
Review/update of the distribution plan / review of the locations planned (after the first months of
implementation)
Inclusion of a reporting element stating on two months basis: Number of beneficiaries reached /
Amounts  distributed (overview of distribution) /  Areas reached /  Any issues etc. 
GENDER AND AGE
Is the marker applicable? 
Yes
 
 
 
Does the proposal contain an adequate and brief gender and age analysis?  Yes
 
Is the assistance adapted to the specific needs and capacities of different
Not sufficiently
gender and age groups? 
 
Does the action prevent/mitigate negative effects? 
Yes
 
Do relevant gender and age groups adequately participate in the design,
Not sufficiently
implementation and evaluation of the Action? 
 
 
 initial mark: 
1
 
 
 comments:
In line with ECHO standards. However, due to the constraints of access, it is difficult to have a strong
 
implication of beneficiaries in the design of the project. 
 
RESILIENCE
Is the marker applicable? 
Yes
 
 
 
26/07/2018
12 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Does the proposal include an adequate analysis of shocks, stresses and
Yes
vulnerabilities? 
 
Is the project risk informed? Does the project include adequate measures to Yes
ensure it does not aggravate risks or undermine capacities? 
 
Does the project include measures to build local capacities (beneficiaries
Yes
and local institutions)? 
 
Does the project take opportunities to support long term strategies to reduce Not sufficiently
humanitarian needs, underlying vulnerability and risks? 
 
 
 initial mark: 
1
 
 
 comments:
NTR
 
 
Is this a follow-up action?
No
 
 
 
Details (reference number, project period etc.):
 
 
 
Are there any risk that might potentially affect the implementation of the Action (including the risk of occurrence of
fraudulent activities)? 
No
 
 
 
Details (from chapter 4.5 and 4.6 of Single Form) on how Partner will address those risks:
 
 
 
Should this Action be funded by DG ECHO?
Yes
 
Justification:
At this stage, the proposal as presented is meeting basic requirement in terms of information provided and  
operational standards. WFP remains a strategic partner for interventions inside Syria (and ECHO is
 
supporting actions in line with emergency response in the country) with one of the largest operation in the
country (that the present project would complement). 
Still, the partner was not in position, at this level of development for the program, to provide additional
details (as requested by ECHO). Therefore, official request for further clarifications in the coming months
will be addressed (as per actions for follow-up).
Having said that, it is important to highlight, the current project has neither been initiated by the partner or
by the ECHO field team. There was no interaction at field level (except through comments and feedback on
the presented fichop). In this context, and although it is clear that the needs in terms of food security are
extremely high inside Syria (as presented by WFP and in line with ECHO assessments of the situation), it
is highly difficult to evaluate the relevance and appropriateness of the proposed project (nutritional support
in schools through milk provision). The set pre-conditions (ie. origin and type of milk to be procured) are as
well not taking into consideration the most cost-efficient approach. 
 voiced already his concerns
about the rational of the project which put in question the basic principles of humanitarian interventions.
 
 
 
26/07/2018
13 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
REQUEST - 
 APPRAISAL
Executive summary of the Action
Narrative summary (coming from the last submitted version of eSF - RQ/MR):
The Syria crisis is described as the worst humanitarian and protection crisis in the world. Since its start, mover 11 million
have been forced to flee from their homes. A consequence of the conflict, displacement is one of the main drivers of
household food insecurity.
Over five years of conflict have resulted in economic recession, damage to vital infrastructure, and increased poverty levels,
which eroded the development of sustainable livelihoods and caused costly losses for both current and future generations.
One third of the Syrian population now lives in poverty and over half the working age population is unemployed. Human
development gains have witnessed a dramatic reversal, as infrastructural damage and economic recession have left
healthcare facilities, schools and other essential services unable to meet the population's needs.
In response to the conflict in Syria, in 2011 WFP launched an emergency operation in October 2011 to provide life-saving
food assistance to the conflict affected population. Initially targeting 50,000 people, WFP progressively scaled-up its
response to a rapidly deteriorating humanitarian crisis. Currently, WFP is targeting up to 4,5 million vulnerable
conflict-affected people on a monthly basis, through a combination of general food assistance, livelihoods recovery
interventions, specialised nutrition programmes and education support.
Under this action, ECHO's contribution would allow WFP procure 17,500 mt of milk produced in the EU, to be delivered to
schools across the country in support of 500,000 pre-primary and primary school children during the 2016-17 and 2017-18
academic years, along with the fortified date bars, as part of the existing Fortified School Snacks Programme [MR]  or as
part of the emergency food assistance when operational conditions require reallocation.
[MR2] Please see Annex I.
 
Narrative summary (with 
 input):
The Syria crisis is described as the worst humanitarian and protection crisis in the world. Since its start,  
mover 11 million have been forced to flee from their homes. A consequence of the conflict,
 
displacement is one of the main drivers of household food insecurity.
Over five years of conflict have resulted in economic recession, damage to vital infrastructure, and
increased poverty levels, which eroded the development of sustainable livelihoods and caused costly
losses for both current and future generations. One third of the Syrian population now lives in poverty
and over half the working age population is unemployed. Human development gains have witnessed a
dramatic reversal, as infrastructural damage and economic recession have left healthcare facilities,
schools and other essential services unable to meet the population's needs.

In response to the conflict in Syria, in 2011 WFP launched an emergency operation in October 2011 to
provide life-saving food assistance to the conflict affected population. Initially targeting 50,000 people,
WFP progressively scaled-up its response to a rapidly deteriorating humanitarian crisis. Currently, WFP
is targeting up to 4,5 million vulnerable conflict-affected people on a monthly basis, through a
combination of general food assistance, livelihoods recovery interventions, specialised nutrition
programmes and education support.

Under this action, ECHO's contribution would allow WFP procure 17,500 mt of milk produced in the EU,
to be delivered to schools across the country in support of 500,000 pre-primary and primary school
children during the 2016-17 and 2017-18 academic years, along with the fortified date bars, as part of
the existing Fortified School Snacks Programme. 
 
 
26/07/2018
14 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Comments on the request and the 
 analysis:
 appraisal provides a clear, coherent and detailed assessment of the proposed action. 
 
underlines the current food insecurity situation in Syria and the strengths of WFP, which has been present
 
in Syria for almost 50 years and benefits from a unique experience and capacity in implementing school
feeding programmes. Since August 2014, WFP has been implementing a Fortified School Snacks Program
(FSSP) in Syria to support crisis-affected children in attaining educational goals. The FSSP contributes to
the overall objective of the No Lost Generation Initiative, an inter-agency response strategy led by UNICEF
to ensure the education and protection rights of children and youth are not compromised by the conflict.
The proposed Action plans to start on 01/06/2016 for a duration of 24 months and aims to provide 500,000
pre-primary and primary school children with UHT milk of EU origin as complement to the dates bars
distribution: 200 ml of UHT milk will be distributed to each kid which will provide a caloric transfer of 120
kcal, bringing the total kcal delivery to almost 500 kcal (or 30% of the daily energy requirement for school
children). WFP is planning to deliver 17,457 mt of milk produced in the EU to schools in the governorates
of Aleppo, Homs, Rural Damascus, Damascus, Tartous, Al-Hasakeh, Hama and Lattakia during the
2016-17 and 2017-18 academic years. WFP requests EUR 30.000.000 from ECHO that represents 56,29%
of the total budget of the Action (EUR 53.301.335,96). ECHO funding would complement NEAR existing
FSSP grants (date bars component) financed by DG NEAR. All the schools targeted by the Action are
UNICEF-assisted and the implementation of this action is coordinated on a technical level with the Ministry
of Education. The Aga Khan Foundation and the local NGO Al-Tamayuz will be the IP for Damascus and
additional NGOs will be identified during the implementation. The action was designed in line with
observations from two significant food security assessments carried out in cooperation with FAO, the
Government of Syria, and NGOs in 2015. It is worth noting that WFP conducted a Comprehensive Food
Security and Vulnerability Assessment between May and June 2015, which was in effect the first
household food security survey ever conducted in Syria. WFP has a strong Monitoring and Evaluation
system in place to evaluate progress and to identify risks of aid diversion. The partner will conduct regular
visits to schools to verify distribution as well as random checks of enrolment and attendance records. In
areas where WFP staff cannot access, third party monitors trained by WFP will carry out monitoring
activities on its behalf. Remote management plans have been developed, including the use of cross-border
Iraq and cross-border Lebanon, should a further deterioration of the security condition force WFP to reduce
its footprint within the country. The Partner completed the answers to the DG ECHO remote management
instruction note with satisfying standards and replied satisfactorily to the 7 questions of the checklist related
to remote management modalities. The project being implemented inside Syria, the Partner requests the
derogation to the standard visibility requirements on the ground in order to limit security incidents for its
staff and beneficiaries
Issues for action / for follow-up:
As in the second version of the action the partner was not capable to provide the requested information
 
also due to the tender to procure UHT milk of EU origin to be launched shortly, detailed information will
 
have to be provided as soon as available. An article will be included in the agreement with detailed
elements to be addressed.
Follow up need:
-      Follow up on access restrictions, in particular regarding deliveries through the Nusaybin border
crossing point and implementation of activities in Al-Hasakeh governorate.
-      A follow-up survey is to be conducted by WFP to measure the nutritional impact of the Action.
-      Detailed info on location reached through XB and from Damascus.
-      Review of details of the supply chain.
-      Information on additional IP to be selected during the implementation.
-      Budget ( detailed on how much for commodities, logistics, HR,etc)
 
GENDER AND AGE
 initial mark:
1
 
 
26/07/2018
15 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 comments:
The FSSP answers some of the specific food and educational needs of boys and girls.
 
 
·       In addition, the FSSP aims at encouraging school enrolment and attendance, thus reducing the
exposure of children and adolescents to serious protection concerns.
·       Data gathered through internal reporting procedures will be sex and age disaggregated.
 
RESILIENCE
 initial mark:
1
 
 
 comments:
While the ECHO-funded component of the Action is limited to the provision of EU-produced milk, the
 
overall programme co-financed by DG NEAR directly contributes to the local economy through the local  
purchase of date bars, which is a component of WFP livelihoods and resilience strategy.
·       Ensuring children's continued education through efforts to maintain high school enrolment and
attendance rates is also essential for the resilience of a population.
Is this action strategically relevant?
Yes
 
 
 
Comments on the strategical relevance of this action:
The FSSP is a strategic component of the overall effort towards supporting children’s return to learning and  
encourage classroom attendance, thereby contributing to improving the condition of young Syrians. Despite  
the operational challenges and significant costs linked to milk delivery as well as the debated efficiency of
school-based feeding programmes, funding of this Action is deemed legitimate by ECHO in light of the
documented efficiency of this specific programme. Results highlighted by monitoring data collected by WFP
in 2015 illustrate the positive impact of the FSSP, which contributed to an increase in enrolment rates and
a reduction in absenteeism. When compared to baseline data collected in 2014, attendance rates among
boys in assisted schools showed an increase from 82 to 87%. Among girls the improvement is even more
significant, with an increase from 81 to 91 %. Similarly, retention rates were recorded at high levels (96%).
It is expected that improving the quantity, variety and nutritional value of the school snacks through the
provision of milk in addition to date bars will further the positive impact observed until now.
More generally, the Action will contribute to reducing vulnerabilities at the household and community levels,
as the programme focuses on vulnerable individuals by targeting children in areas with a high
concentration of IDPs, high levels of food insecurity and low education performance.
While targeted schools will be identified in coordination with UNICEF / schools supported by UNICEF
WFP's technical coordination with the Ministry of Education will ensure that school administrators and staff
from WFP's implementing partners support programme implementation.
Financing of the proposed Action is in line and in complementarity with other EU-funded initiatives as WFP
is also a recipient of NEAR funding in the context of the FSSP.
WFP actively coordinates with other agencies on the ground, including other food assistance organizations
and UN agencies sharing common coordination and response mechanisms. WFP also leads or co-leads of
several strategic clusters/sectors.
 
Should this Action be funded by DG ECHO?
Yes
 
26/07/2018
16 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Justification:
Food security in Syria has deteriorated over recent years. According to results of the 2015 WFP Food
 
Security Assessment, one third of the Syrian population is acutely food insecure and more than half of the
 
population is at risk of becoming food insecure. The protracted crisis has further eroded household
resilience and capacities to cope with food deprivation. A significant proportion of these were found using
extreme coping strategies, including withdrawing children from school.
At the same time, aggregate enrolment and attendance rates of Syrian children in school have declined by
33% since the onset of the crisis, with the most significant negative trends occurring in Rural Damascus,
Damascus, Aleppo, Dar'a, Quneitra and Homs which are governorates targeted by this Action Over two
million children inside Syria are either out of school or attending classes irregularly.
WFP has a unique and much sought-after technical expertise in school feeding activities and a valuable
partnership UNICEF in the context of the FSSP. In addition, WFP is familiar with the complex operating
environment, having been responding to the crisis since its onset (WFP's first emergency operation dates
back to October 2011). WFP progressively scaled-up its response and is currently targeting up to 4.5
million vulnerable conflict-affected people.
WFP is also a key partner for ECHO given its ability to conduct direct interventions. It has a widespread
presence and reach capacity in strategic locations such as Aleppo, Homs, Tartous, Lattakia and Qamishly
and a workforce of 323 staff inside Syria (based in Damascus and in four sub-offices) as well as in Jordan
and Turkey to manage cross-border operations. WFP has also developed wide networks of logistics,
contracted transporters and NGOs partners in order to improve its knowledge of and access to strategic
locations, to adapt to the fluid security and to build acceptance in the target areas. WFP has also
established a solid reputation thanks to a continuous engagement with local authorities and community
leaders.
In light of the added-value of WFP's technical expertise with regard to school feeding, its disposition and
unique capacity to undertake the proposed assignment despite the challenges associated with milk
distribution and the key value of its technical collaboration with the Ministry of Education and partnership
UNICEF, funding of the proposed Action is deemed acceptable. Worth underlying that such action was
neither put forward by WFP, nor requested by ECHO Syria Team as the relevance of the proposal and the
nutritional support in school through milk distribution are under discussion.
As mentioned in the issues to follow up, further to the submission of the second version of the proposal and
as per agreement with WFP, additional information will be provided by the partner as soon the tender is
launched and the implementation is started.  As per request of Member States (MS) and as agreed with
WFP, bimonthly the partner will provide ECHO with detailed information to be shared with MS in order to
inform on progress and challenges faced during implementation.
ECHO is currently looking into the possibility to launch a proper external evaluation whose results will be
shared with MS. Internal discussions are ongoing.
 
 
 
Provide internal reasons for refusal:
 
 
Text to be included into a refusal letter:
 
 
Refusal letter ARES number:
Refusal letter issued
Refusal letter transmitted on:
on:
-
-
-
REQUEST - COMPLETE APPRAISAL
Proposed pre-financing percentage(s):
80
 
 
 
26/07/2018
17 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Comment on the proposed pre-financing:
 
 
 
Are specific monitoring needs applicable for this Action?
No
 
 
 
Comments on specific monitoring needs:
 
 
 
Article 6 of the Agreement
Article 6.1 
Yes
 
 
 
Without prejudice to the provisions of the General Conditions, an amount of up to EUR 6 000 from the
 
amount indicated in Article 3.2 of this Agreement may be used within a central visibility fund commonly  
established by the International Organisation and the Commission for visibility activities targeting the
European public and highlighting the partnership of the International Organisation and the Commission
in the field of humanitarian aid. In such a case, with the Final Report, the International Organisation
shall also submit an annual report on the use of the central visibility fund. In view of the limited
humanitarian access in Syria caused by security concerns, the International Organisation commits to
provide the Commission a quarterly report on its monitoring/assessment visits of the Action. These
monitoring/assessment visits shall be conducted with a view to ensuring accountability towards final
beneficiaries and donors by identifying and addressing any circumstances likely to hamper or delay the
implementation of the Action, including instances of aid diversion or other misuse of humanitarian aid.
To this end the monitoring/assessment shall be conducted, to the extent possible, with the participation
of staff from the International Organisation who are ultimately responsible for the management and the
quality of the action. The quarterly report shall be presented in the standard format provided by the
Commission and shall summarise the main findings and observations of the monitoring/assessment
visits. The quarterly report shall provide the Commission with information on: (i) the dates and locations
of the activities monitored; (ii) the aid delivery method/s being used; (iii) the circumstances likely to
hamper or delay the implementation of the Action, if any, identified on the occasion of the
monitoring/assessment visits, and, if so, the steps taken by the International Organisation to address
the latter; (iv) the number and level of senior/management/expatriate staff and the number of national
staff under contract present in the affected area/s; (v) difficulties encountered in conducting adequate
monitoring/assessment visits during the reporting period, and (vi) the type and level of personnel
participating in the monitoring/assessment visits. The International Organisation commits to report on a
bi-monthly basis to the Commission on the implementation of the Action. These reports shall provide
the Commission with information on (i) the number of beneficiaries reached, (ii) the geographic location
of distribution activities, (iii) the quantities distributed and (iv) where need be, any possible challenges
or difficulties that could adversely impact the proper implementation of the Action. The International
Organisation commits to provide additional information to the Commission within two months after the
start date of the Action. The complementary information includes (i) the details of the supply chain and
transportation inside Syria, (ii) clarifications on the locations reached by cross border operations or
through regular programming from Damascus, (iii) clarification on issue of access to Al Hassakieh
governorate and (iv) information on the Implementing partners' reaching capacity. The partners also
commits to provide the review/ updated distribution plan and the list of target locations. 
 
Article 6.2 
Not applicable
 
 
 
-
 
 
 
Article 6.3 
Not applicable
 
 
 
-
 
 
26/07/2018
18 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 
 
ARES number for note on exceeding the funding threshold: 
-

Specific comments
Desk Officer's instructions for action by Desk Assistant:
 
 
 
For follow-up by 
 and 
 during the implementation:
 
 
 
 instructions for the Finance Unit:
 
Financial Officer's instructions for Desk Assistant at Agreement Procedure stage:
 
MODIFICATION REQUEST Nr 1 - CONTEXT
:
Date of final comment:
21/03/2017
 
:
Date of final comment:
21/03/2017
 
RO:
Date of final comment:
-
-
ECHO reference nr of first modification request:
First modification request submission date:
2016/01021/MR/01/01
09/03/2017
 
ECHO reference nr of last modification request:
Last modification request submission date:
2016/01021/MR/01/01
09/03/2017
MODIFICATION REQUEST Nr 1 - MODIFIED ELEMENTS
Elements to be modified with Partner's justification:
The original objective for the project was to distribute the milk in the WFP supported schools together with the fortified date bars
across two academic years (2016-2017 and 2017-2018). However, late arrival of some shipments in the fall of 2016, and
lengthier than expected customs clearance procedures meant that by the time some commodities were ready for dispatch, WFP
had a very short window of opportunity to distribute them ahead of their expiry date. These quantities could not be absorbed by
the school meals programme within such a short time as public schools were closed for several weeks for the winter break
between December and January. Therefore, to avoid having to dispose of the concerned quantities, WFP made a decision to
include them into its general food assistance (GFA), and distribute the milk along with the monthly food rations. The decision
was made in consultation with the Nutrition Sector, and the milk was distributed to families with children between the ages of 5
and 12 years of age and in areas with a high percentage of IDPs. As of early March 2017, the amount of milk reallocated to
GFA amounts to 483 mt and reached approximately 167,000 vulnerable children aged 5-12 years. Please see Annexes VII and
VIII for additional details. 
Scope of requested modification:
26/07/2018
19 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Budget: 
No
 
 
 
Timeframe: 
No
 
 
 
Operational: 
Yes
 
 
MODIFICATION REQUEST Nr 1 - 
 ACCEPTANCE
The modification request is in agreement with DG ECHO procedures?
Yes
 
The modification request is in line with the relevant decision?
Yes
 
The modification request is complete?
Yes
The modification request is acceptable for appraisal? 
Yes
 
 decision justification:
Milk for the refugees programme: MR to add the distribution through GFD of some quantitities of the milk  
of European origin distributed inside Syria. Operationally challenging activities to complement an existing  
school feeding programme. The MR has been extensively discussed both at field and HQ level. No other
changes (apart from the adaptation of the indicators commonly used for the GFD) are foreseen.
MODIFICATION REQUEST Nr 1 - REGIONAL OFFICE APPRAISAL
Comments of RO on the policy coherence:
 
 
MODIFICATION REQUEST Nr 1 - 
 APPRAISAL
Comments on the elements to be modified:
The modification request is mainly related to the inclusion of GFD in addition to the initial school snack
 
support, following administrative – legal constraints in terms of importation.
 
 
The main additions are as follow (as per Annex “additions into MR form”):
Beneficiaries (Section 3.2.4). As per reference to additions, “milk may on exceptional basis be
reallocated to children 5 to 12 years in families that are currently under the emergency food
assistance programme”.In addition, WFP mentioned that, in order to avoid any misuse of commodity
awareness raising labels will be placed on the packed milk cartons. Number of beneficiaries remains
the same, as per MT of milk procured.
Specific Indicators (section 4.2.3): two indicators have added in regards to the inclusion of general
food distribution (R2.). There are two standard indicators on GDF including the Food Consumption
Score (FCS) and Coping strategy Index (CSI) .
Result 2. MR is inluding the addition of 1 result R2. Stabilized or improved food consumption over
assistance period for targeted HH and/or individuals. The inclusion of R2. GFD is to be considered
as a contingency measure in case milk could not be allocated to school under R1. (see annex VII
and below comments). It is clearly specified that, as school students remains the primary target, the
total of milk potentially reallocated would not exceed 10%(or 5% by each academic year) of the
planned 17,500 MT.
26/07/2018
20 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Beneficiaries amount to 600,000 individuals. As per calculation (maximum of 10% of the full
MT of milk to be allocated to GFD, or 5% by academic year), 1,750MT of milk could allow to
reach a maximum of 600,000 individuals on one off intervention (and not monthly). A similar
rational is used for the indicator used : quantity of milk distributed as percentage of planned
(100%).
Activities include A1. Procurement, delivery and distribution of milk along with GFD monthly
Food rations to the most vulnerable conflict affected Syrian families and A2. Monitoring and
Post distribution monitoring. These two activities are standards activities (see previous
actions and R1).
Contingency measures (Section 4.6). WFP added the mention of potential delays due to
transportation or customs issue with an impact on shelf life, and possibility for reallocation to GFD,
considering that “any reallocation will be discussed with ECHO”. It is also important to mention
that no item of Food rations distributed is covered under this action, which is exclusively dedicated to
milk supply.
The modification has no impact on the budget or duration / work plan of the project.
 
In annex VII and VIII, as requested by DG ECHO, WFP provide detailed information on:
 
The situation regarding the project as of 1st February. This document has been shared with
ECHO prior to the MR as an extensive update on the constraints faced by WFP regarding the milk
procurement / customs clearance (which impacted the shelf life of the milk), and necessity of
inclusion of milk into GFD (in order to avoid destruction of milk) as well as modalities of distribution
within GFD (ie, Label). As of Early March 2017, WFP reported that 483MT (out of the 4,484,889 MT
received in January 2017) have bene included under GFD for a total of 167,000 children aged 5 to
12 years.  
 
The rationale for inclusion of milk into GFD and methodology for future implementation. The
document outlines 1) background of project 2) future inclusion of EU milk into WFP GF assistance
3) mitigations measures. 4) Reporting.   
 
The main elements are as follow:
Reallocation will only be considered in case of inability to distribute FFS due to
administrative, legal and logistics obstacles (which should be justified), and when the only
alternative (in case no inclusion in GFD is agreed) is destruction of the items. Any other case
of potential reason for reallocation should be discussed with ECHO prior.
The overall amount of reallocation will not exceed 10% of the total MT planned under this
action.
Mitigations measures have been already identified and negotiations startedwith both MOFA
and suppliers(standard shelf life, common expiry date…)
Reporting will be ensured on monthly basis (basic information including allocation to GFD or
any challenges observed).
Assessment of Partner's justification of the modifications:
The “milk” project has been initiated under the European Commission’s Implementing Decision
 
(ECHO/-ME/BUD/2016/01000), Financing the distribution of dairy products as part of the response to
 
humanitarian crises from the general budget of the European Union, which stated that “The humanitarian
actions financed under this Decision shall be implemented in order to address food and nutrition needs of
internally displaced persons, refugees and other vulnerable people affected by humanitarian crises” (article
2(1)). As per comment on initial Fichop, concerns have been voiced on alignment of the EU initiative with
humanitarian framework. 
 
Still, according to Syrian regulations, it is not permitted to import liquid milk into Syria from non-Arab
countries.  In order to allow implementation of the project as per EU decision, WFP had to work extensively
26/07/2018
21 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
with all relevant authorities to obtain an exemption. In parallel, WFP faced multiple obstacles (logistics /
legal) due to the very specificity of the intervention (bringing liquid milk from EU into Syria) and the heavily
administrative centralized process (up to six ministries involved on the issue), as well as extensive customs
obligations (including lab testing, and shelf life standard). All this was rendered more complicated by late
arrival of milk in Lattakia port (mid-October 2016). These constraints led WFP to make a decision to include
milk in GFD or to destroy it.
 
ECHO was informed about the challenges by 1st February 2017, and actual reallocation of milk to GFD.
The MR was initiated at this stage (with a retroactive component)
 
From 
 perspective, the MR is justified considering that:
1. The alternative to inclusion in GFD is destruction of milk, and within the GFD, milk is still targeting
children among vulnerable communities
2. The first phase of the program had a “pilot component” which would explain some of the initial
delays, but allowed an in-depth insight of obstacles and increased awareness among stakeholders
in order to facilitate future implementation. WFP and ECHO have been continuously exchange on
this matter at field level.
3. Complexity of the intervention from a procurement / logistics perspective, considering the conditions
sets by the EC.
4. WFP management has been heavily involved in the solving of the problem (especially at Ministry
level), and WFP was quite transparent on the communication as of February 2017.
5. WFP took into considerations all of the ECHO requirement for the MR (including reporting)
6. It allows more flexibility to the partner under specific conditions (and close exchange with ECHO at
field level).
 
Form an operational perspective, the MR (and WFP reallocation) is sound, and should be considered
retroactively. All standards, criteria of selection for beneficiaries (Section 2.1), modalities of allocations and
conditions are clearly outlined (and aligned on ECHO recommendations) in Annex VII and VIII. Also, the
additional documents provided by WFP are quite complete.
Policy coherence (including comments from the RO - if applicable):
MR is in line with EC priorities outlined under Implementing Decision (ECHO/-ME/BUD/2016/01000)
 
 
Issues for action / for follow-up:
Follow- up on procurement / distribution of next batch (monthly report) and potential reallocation
 
 
Issue of vulnerability of population targeted by GFD (including milk), ie. areas of high concentration
of IDPS will be followed closely (see Section 2.1
Follow up on mitigations measures outlined in Annex VII section 3. (negotiations with GoS and
suppliers)
Follow up on investigation on other locations of activities (XB) or alternative modalities (which is
not mentioned in the MR, but included in initial Fichop)
Regular communication on milk operation at field level (ongoing)
 
Should ECHO agree on this modification request? 
Yes
 
Justification of the recommendation:
As mentioned above, MR is justified (including the retrospective aspects, ie. first quarter 2017). Despite
 
26/07/2018
22 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
As mentioned above, MR is justified (including the retrospective aspects, ie. first quarter 2017). Despite
 
massive challenges and WFP gaps in logistics , the initial phase of the operation has been implemented
 
since last quarter 2016, through an extensive and complex learning process (pilot phase). The proposal for
the alternative allocation would allow more flexibility to the partner, although it is clearly stated (including
with mention of maximum %) that the school students remains the priority.
As ECHO strategic partner inside Syria, WFP showed a great level of understanding and compliance with
ECHO requirement.
MODIFICATION REQUEST Nr 1 - 
 APPRAISAL
Instructions for Desk Assistant for the amendment (Article 6, Interim Reports)
n/a
 
 
Issues for action / for follow-up:
Going on engaging with WFP to understand the expectations for the coming months for the program
 
(mitigation measures and negotiations outcomes).
 
Continue requiring constant updates on ongoing distributions.
 
Should ECHO agree on this modification request? 
Yes
 
26/07/2018
23 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 decision justification:
According to the programme, milk is to be delivered to schools across Syria as part of WFP's existing
 
Fortified School Snacks Programme (FSSP). WFP is providing fortified date bars and UHT milk to over
 
500,000 vulnerable school children in  areas affected by forced displacement. The programme covers 2
academic years (2016-2018).
The first batch of milk has arrived in Syria at the Lattakia port around 15 October 2016, followed by
several batches arrived in the following months. As of 31 January, 4.484.889 metric tonnes of milk
reached Syria. Out of this quantity, 33% was already distributed, the rest will be distributed in the coming
weeks and months, depending on the expiring dates and other factors. This is a satisfactory performance
so far.
However, during this period, WFP faced several issues and obstacles to the distribution, due to
bureaucracy and lengthy negotiations with Syria authorities (please note that 6 ministers are involved
and have to grant permissions).
In particular, to avoid the destruction of a quantity due to expire in less than 2 week-time and that would
not be allowed in the schools according to the Syrian regulations, WFP decided to distribute some milk
through the General Food Distribution  (GFD instead of through the School Feeding programme). As a
matter of fact, 9% of the milk arrived in Syria so far has been distributed through GFD (for a volume of
more than 405 metric tonnes). Milk, although through GFA, targeted children aged  5 to 12, mainly in
Aleppo.
The MR is to permanently  allow transfer of milk distribution to Fortified School Snacks Program (FSSP)
to General Food distribution (GFD) under specific conditions (conditions deemed relevant for the partner
to justify inability to distribute through schools; transparent and frequent reporting; target children;
description of mitigation measures,  etc.) if need arises.
 endorses the Modification request for the following reasons: Motivations: (1) the actual
regulatory difficulties in the implementation of the action, as outlined in a report shared by WFP and in
annex; (2)  to avoid incurring in risks related to the (rather short) shelf life of the commodities (3) and
related reputational risks associated with possible damages; (4) to avoid destruction of the product (5) to
keep operational flexibility and adaptability (based on an open and sustained operational
communication)  vis a vis the partner
On strict operational grounds, we believe the approach taken is justified as the distribution through GFD
by addressing needs of children was way better than the alternative solution, which would have been the
destruction of the milk. We also consider that this action is a "premiere" for WFP (UHT  procurement -
shipment - clearance and distribution) and that the logistics/legal constraints are even more complex for
the nature of the products (UHT as per EC requests instead of powder milk, for instance), therefore such
operational challenges were potential risks.
The MR has been extensively discussed at field and HQ level and it only concern the possible use of
GFD as modality and the consequent adaptation of the indicators to the ones required for the general
food distribution.
ECHO acknowledges the difficulty of implementation due to administrative / logistics impediments, and
therefore DO agrees with the request.
Amendment ARES number: 
Amendment issued on:
Amendment transmitted on:
Ares(2017)1918138
11/04/2017
11/04/2017
MODIFICATION REQUEST Nr 2 - CONTEXT
:
Date of final comment:
05/07/2017
 
:
Date of final comment:
05/07/2017
 
RO:
Date of final comment:
-
-
ECHO reference nr of first modification request:
First modification request submission date:
26/07/2018
24 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
ECHO reference nr of first modification request:
First modification request submission date:
2016/01021/MR/02/01
20/06/2017
 
ECHO reference nr of last modification request:
Last modification request submission date:
2016/01021/MR/02/01
20/06/2017
MODIFICATION REQUEST Nr 2 - MODIFIED ELEMENTS
Elements to be modified with Partner's justification:
[MR2] During the planning phase, WFP estimated to procure 17,500 mt of milk over the course of the action, with an annual
requirement of almost 9,000 mt. However, the price of milk was lower than initially anticipated, which resulted in a revised
projection of a total of almost 23,000 mt of milk to be procured over the course of the action. In addition, significant challenges
faced in the supply and customs clearance procedures experienced since the beginning of the action, meant that WFP could
only distribute approximately 50 percent of the planned milk quantities during the 2016-17 school year, leaving a greater
quantity to be distributed over the next school year. Of these quantities, 4,800 mt have already been procured and distributed
during the 2016-17 academic year, leaving approximately 18,000 mt of milk to be distributed during the 2017-18 academic year.
This, combined with the overall increase of milk quantities to be procured and distributed under this action, prompted WFP to
adjust its distribution plans for the 2017-18 school year and increase the number of governorates in order to be able to absorb
the additional milk supplies. Accordingly, during the 2017-18 school year WFP will double the milk ration provided to school
children during school days, targeting 500,000 children across ten of the 14 Syrian governorates. Each child will receive two
packs of milk (for a total of 400 ml) on each school day. Combined with the fortified date bar ration, this will ensure a caloric
transfer of 588 Kcal per child, covering approximately one third of the child's requirement and approximately 70 percent of the
Calcium requirements. This modification is in line with the World Health Organisation's (WHO) dietary guidelines for school-age
children, which recommend the consumption of two to four servings of milk per day.
As indicated in the first Modification Request, a portion of the milk procured under this action will be reallocated to General Food
Assistance if operational conditions require reallocation. During the 2016-17 school year, 482 mt of milk were reallocated to
GFA, reaching approximately 167,000 children. During the 2017-18 school year, around 9,000 mt may be reallocated to GFA.
The quantity of milk to be distributed under GFA will vary depending on operational conditions that will determine the extent and
timeframe of reallocations (Please see Annex VII for additional details)
Scope of requested modification:
Budget: 
No
 
 
 
Timeframe: 
No
 
 
 
Operational: 
Yes
 
 
MODIFICATION REQUEST Nr 2 - 
 ACCEPTANCE
The modification request is in agreement with DG ECHO procedures?
Yes
 
The modification request is in line with the relevant decision?
Yes
 
The modification request is complete?
Yes
The modification request is acceptable for appraisal? 
Yes
 
 decision justification:
Extensively discussed at HQ and Field level
 
 
MODIFICATION REQUEST Nr 2 - REGIONAL OFFICE APPRAISAL
26/07/2018
25 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Comments of RO on the policy coherence:
 
 
MODIFICATION REQUEST Nr 2 - 
 APPRAISAL
Comments on the elements to be modified:
The modification request is including 1) increase of the quantity distributed to each child in school 2)
 
increase number of locations and 3) the inclusion of GFD in addition to the initial school snack support.
 
This modification is required since 1) the overall quantity of milk available under the funding is higher than
expected due to lower costs (23,800MT vs 17,500MT; +31%) 2) limited quantity distributed during the
school year 2016-2017 (4,830MT amounting to 50% of the initial MT planned) due to legal and
administrative (customs clearance related detailed in MR01)and 3)  Administrative internal complication
(special decision) in order to extend the duration of the action beyond the original duration of 24 months.
 
The main modifications are as follow (as per Annex I, VII, and IX):
 
Locations: As per annex I and IX, WFP planned to include, in addition to existing governorates (Aleppo,
Homs, RD/Damascus, Tartous, and Hama),  the following locations have been included:  Lattakia,
Quneitra, Da’ra, Suweida. The locations are relevant according to the initial GFD plan and vulnerabilities
identified (section 3.1.3 and other ECHO supported action under the reference 2017/00629/RQ/01/02). AL
Hassakieh have been removed due to protracted access issues (ie. Raqqa offensive, and requirement for
airlift and un-clarity on road access).
 
Beneficiaries: Overall beneficiaries of 500,000 children per month remain unchanged. However, if
considering Annex IX, it is clear that 4 months (out of the 6 planned for the overall school year) will not be
reached, due to stocking limitations, consideration regarding high temperature and school holidays (all
justified elements). Therefore, the total of children should be complement by inclusion in GFD  (target of
600,000 beneficiaries). The target value is justified as the planned MT (see below) will allow a distribution
of monthlies supplies to up to of 600,000 children “for a maximum of three monthly cycles”.
 
Result 1. As mentioned above, due to the change of rate, the overall quantity distributed amounts to
22,800 MT. As far, as R1 is concerned (distribution to school), the amount planned for 2017-2018 year is
18,000MT (22,800 minus the 4,800MT distributed over the year 2016-2017), which will be render possible
by doubling the overall daily milk ration for each pupil (See section for 3.1.4 for reference to WHO
guidelines).  However, partner is mentioning that “the amount of milk to be distributed under R1 might vary
depending on the operational conditions (shelf life, logistics timeline, security) and the quantities to be
reallocated to GFA (annex VII).  As mention in section 3.4.1, the partner is also referring to the fact that the
estimates are based on current rates and could undergo modifications upon results of next tender, which
could impact on the initial distribution plan for R1 and R2.
 
Result 2. As per comments on beneficiaries, maximum amount potentially allocated under GFD is 9,000
MT (1/2 of 18,000MT to be distributed). This could allow coverage for 600,000 children for a maximum of
three monthly cycles. It is understood that focus on school remains the main objective (section 3.1.4 and
Annex I), and that inclusion within GFA is only the alternative (if no other solution is possible an under
specific conditions outlined in as per Annex VII, and see also comments MR01).  As per partner feedback,
it part of the milk procured under this action might be reallocated to General Food Assistance if required by
the operational conditions described and the maximum percentage of 5% of milk to be reallocated as
agreed in MR1 will be lifted.
 
Budget: The overall budget of the operation increased from 53,031,335 to 54,421,308 (+1,389,973 /
+2.62%), while contribution of ECHO remains unchanged ta 30MEU (55%). It is important to note that the
increase is mainly related to support costs (HR, logistics), while the contribution for milk remains
unchanged (23,122,319.97, ie. 77% of total ECHO contribution). For note, the total budget has been
26/07/2018
26 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
updated within the eSF (see action for follow-up).
Assessment of Partner's justification of the modifications:
All modifications required are in line with meeting and discussion which took place in Brussels (see mail on  
02.06.2017 Re: Update on the Milk Scheme - inside Syria - developments - readout meeting WFP 01/06)
 
on June 2017, upon request by WFP after recognition of impossibility to deliver the amount within the
timeframe and operational framework agreed (MR01). It includes: 1) doubling (400ml) per child per day in
school 2) flexibility to allocate to GFA based on operational / logistics necessities identified (without the
previous limit of 5%, which was justified within the MR01 but not relevant anymore under MR02, in order to
allow more flexibility for the partner).
 
As per partner feedback, during the planning phase, WFP estimated to procure 17,500 mt of milk over the
course of theaction, with an annual requirement of almost 9,000 mt. However, the price of milk was lower
than initially anticipated, which resulted in a revised projection of a total of almost 22,800 mt of milk to be
procured over the course of the action. In addition, significant bureaucratic and logistics hurdles meant that
WFP could only distribute 4,830MT during the 2016-17 school year, leaving around 18,000MT to be
distributed over the next school year. Importantly and under MR01, 4,346.993 mt were distributed in
schools under the School Meals programme reaching almost 260,000 school children during the 2016-17
academic year. The remaining 482.697 mt were distributed under the GFA programme reaching
approximately 167,000 children aged 5-12 years old once. This was approved under MR01 in order to
avoid the destruction of the milk.
 
MR02 will effectively allow WFP to maintain the option to reallocate part of the milk quantities to the GFA
programme when the operational conditions, outlined under MR01 and updated in MR02 (annex VII),
require. Should delays in the receipt and/or delivery of the milk to schools require a swift distribution of milk
quantities in a limited timeframe (subject to the shelf life), WFP will distribute the concerned quantities as
part of the general food assistance, along with the family monthly food rations, when operational conditions
require. As per WFP commitment, the tonnage allocated to GFA will not exceed the quantities distributed
in schools during the action period.
 
From a technical perspective, WFP mentioned that he World Health Organization (WHO) dietary guidelines
for school-age children recommend the consumption of two to four servings of milk per day, where one
serving is a 200 ml portion, amounting to a caloric transfer of 588 Kcal per child, approximately one-third of
the child's daily caloric requirement, as well as around 70 percent of the Calcium requirements. On the
other hand, the partner highlights that beneficiaries outreach and awareness raising efforts will be in place
to avoid a negative impact of milk provision on breastfeeding practices.  Finally, the variation of total
budget is minimal (considering the overall amount) and does not affect the overall action.
 
Overall, the MR02 is recommended as it will allow the action to be completed within the 24 months’
timeframe. The results are well articulated and offer a certain level of operational flexibility (School/ GFA).
Mitigations measures and mechanisms of decision are clearly identified in WFP.  Within the logic of this
action (which has been extensively commented by 
), modifications are relevant and necessary
(considering also that they are in line with final discussions which took place at HQ level). Important to note
that the partner asserted on many occasions the fact that the action remains subject to changes as the
overall quantity of milk might change based on the coming tender process for the remaining milk.
 
Finally, the two MRs highlight the administrative, legal and logistics constraints inherent to this type of
programming (imported liquid milk originating from EU), which originally did not respond to a need
identified on the ground by the partner (but was initiated by EU).  Such changes in the action could be
expected due to the “pilot” dimension of the project for WFP (and ECHO).
Policy coherence (including comments from the RO - if applicable):
MR is in line with EC priorities outlined under Implementing Decision (ECHO/-ME/BUD/2016/01000)
 
 
Issues for action / for follow-up:
Follow up in ESF – Budget update
 
26/07/2018
27 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Follow up in ESF – Budget update
 
 
Follow- up on procurement next batch (tender process)
Follow-up of distribution plan implementation (monthly reporting)
Follow up on mitigations measures implemented
Follow up on investigation on other locations of activities or alternative modalities (although
partners highlighted clear constraints on this matter)
 
 
Should ECHO agree on this modification request? 
Yes
 
Justification of the recommendation:
As mentioned above, MR is recommended in order to allow WFP to complete the activity (since process of  
extension of duration, which was originally proposed by WFP, reveals to be lengthy and uncertain under
 
the implementing decision ECHO/-ME/BUD/2016/01000). The proposal for the alternative allocation would
allow more flexibility to the partner. Also, WFP clearly stated that the school students remain the priority,
which is in line with the original intent. Importantly enough, WFP showed a great deal of compliance and
flexibility with ECHO requirement, and ensure formal and informal communication on the project.
 
Finally, it would be also recommended for DG ECHO to conduct an internal evaluation of the project over
its implementation (ECHO requirement / operational reality), from the original initiative (EU based) to the
implications of various MRs (and constraints identified) and impact of the action (within the overall frame of
the overall Syria humanitarian response and ECHO principles of intervention ).      
MODIFICATION REQUEST Nr 2 - 
 APPRAISAL
Instructions for Desk Assistant for the amendment (Article 6, Interim Reports)
N/A
 
 
Issues for action / for follow-up:
- WFP to provide the update for June, mentioning the issues that made this MR necessary
 
 
- follow up with state of procurement and distributions in the coming months, including the ratio for GFA and
the mitigation measures for breastfeeding/market disruption etc, as highlighted by TA.
 
Should ECHO agree on this modification request? 
Yes
 
26/07/2018
28 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 decision justification:
The project aims at distributing at least 17 500 metric tonnes of UHT liquid milk of European Origin to 500  
000 school children inside Syria. The milk is complementing an existing school feeding programme
 
carried out by UNICEF and WFP and covers 400 schools in GoS controlled area in Homs, Damascus,
Rural Damascus, Tartous, Quneitra and Lattakia governorates.      The project is at its half way now, it
started in June 2016 and will end in June 2018, encompassing 2 school years.  The project is encoded
under a special HIP, and has been approved by MSs with a written procedure. WFP approached 
 in Damascus to flag issues with the quantities to be distributed and to find an agreed solution.
Under a legal perspective an extension was not deemed possible and advisable (this is a one-off
operation, as clarified by MSs that were involved in negotiating its approval).  A meeting took place on
30/05 in Damascus on this topic with WFP and 
, followed by a meeting in BXL between
ECHO HQ and WFP BXL. During the meetings, the following information was disclosed: WFP, at
procurement stage, negotiated a lower than expected price per litre: this is due to price fluctuations in the
milk market. This would allow WFP to buy at least 24 000 metric tons of milk (instead of 17 500, as per
initial proposal), equal to an increase of  around 37% of quantity to distribute. As of end of May, WFP
distributed 5 000 metric tonnes of milk to 250 000 children (1/3 of the total quantity in ½ of the time). In
addition, 4000 metric tonnes are already procured and will be shipped to Syria in September/October.
On timing, there is one school-year left to perform distributions. Distributions are not ongoing during
summer, because with high temperatures the risks of bad storage and conservation for such a delicate
product are too high (this was understood and is justified according to HQ and field assessment). It will
be not feasible to distribute 24 000 metric tonnes instead, in the same timeframe. Among the various
options looked at, several presented unsurmountable issues (legal/administrative/access), also
considering that any change in the operation should be done in consultation with 6 ministries involved in
giving clearances. Therefore, the following line has been agreed at HQ and field level, including senior
management and cabinet level, which is reflected in the present MR:
1. Modify the quantity of milk distributed per child : up to 400 ml, instead of  200 ml. This will not have an
impact on the number of total beneficiaries for the following point 3. This is in line with nutrition policies
as stressed by
 assessment.
2. WFP will look at the logistics/administrative possibilities to expand the school network in the short
term and come back to us should this possibility ever realizes.  This should not be considered a
commitment but just an attempt to ensure that all options were taken into account, since adding new
schools to the programme would imply administrative/bureaucratic issues in relations with GoS, that has
to agree upon.
3. Increase the flexibility to use GFA (General food distribution), "whenever needed".  Since the first aim
of the project has to remain to feed school children, WFP will provide indicative projections on which
share this could represent. WFP will perform accurate market and nutrition analysis when using milk in
GFA.
All the above considered, the DO endorses the MR and recommends its approval as soon as possible.
Amendment ARES number: 
Amendment issued on:
Amendment transmitted on:
Ares(2017)3534173
13/07/2017
13/07/2017
INTERIM REPORT Nr 1 - CONTEXT
:
Date of final comment:
17/10/2017
 
:
Date of final comment:
17/10/2017
 
RO:
Date of final comment:
-
-
 
Due date:
01/08/2017
 
Submission date:
08/09/2017
 
Delay (in days):
38
26/07/2018
29 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
INTERIM REPORT Nr 1 - REGIONAL OFFICE COMMENTS
Comments of RO on the policy coherence:
 
 
 
INTERIM REPORT Nr 1 - 
 COMMENTS
Comment on the need for interim report:
As the project duration is of 24 months, an intermediate report 10 months before the end day is recommended.
 
Main highlights from the interim report:
Location 

 
 
During the reporting period, and in line with MR2, activities took place in 7 initial governorates and
additional 3 in southern part of the country (Quneitra, Suweida and Da’ra). Also, Hassakieh
governorate has to eb removed due to access constraints, as the area has been difficult to reach by
road (Aleppo road opened only in past two-three months and only by airlift before). In section
4.2.3.1, it is mentioned that 11 governorates have been reached, including DeZ. This includes only
date bars (high altitude airdrops), and therefore is not supported by ECHO.
 
Assessment
 
WFP reported on the launch of new food Security assessment (July 0217) and CFSAM (May 2017).
Preliminary feedback from CFSAM reported a slight improvement of wheat production (which
remains 47% less than pre-war level). Coming to livestock, the following reduction has been
mentioned: Cattle (40%), sheep (45%), goats (30%), and poultry (56%). Subsequently, livestock
production (milk and cheese) have doubled compared to previous year and increased 600%
compared to pre-war level. This led to proliferation of dairy product based on powder milk. In
addition WFP PDM had shown that 59% of HHs surveyed has low or meidu dietary diversity
(especially in HTR and BSG). Also 2/3 of low dietary diversity HH do not consume dairy products.
 
Beneficiaries/ Specific indicator
 
Total number of beneficiaries reached amounts to 584,500 (116% of target value) from December
2016 to May 2017 in 1,671 schools in sub-districts with high prevalence of food insecurity. As for
the fortified snack School program (date bars), he total # of beneficiaries reached 650,000 (vs.
750,000) pupils in pre-primary and primary schools (86% of planned beneficiaries), from 5 to 12
years old. It is important to note that ECHO is not supporting the date bars, but milk exclusively
which has been added as a complement of date bars within the frame of FSSP. The total
beneficiaries of UHT milk are including 298,094 (51%) boys and 286,406 girls (49%). It is to be
considered that the figure of 585,500 reflects the monthly distribution (the highest month); the
average children reached through UHT is at 281,000. The discrepancy can be explained by problem
of access which WFP has faced over the action (section 4.2.3.1), including: access problem to
Hassakieh (only reachable by costly airlift), late FSSP approval by GoS (in Dar’a and Suweida
governorate), quality issue in Hama (November 2016 – January 2017), and overall delay of the
supply of milk (due to administrative burden – see below) which started in December (vs. original
plan in October). As a result, the distribution could take place only over 90 days of the school days
of the academic year (vs 135 for date bars), although it covered 97% of the 93 remaining days.
As per indicator of attendance SO2 and SO3, attendance reported is overachieved by 11% and
10%, although WFP noted that in first quarter 2017, the attendance dropped drastically due to harsh
26/07/2018
30 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
winter conditions and security situation in Aleppo.As for the Kcal transfer, WFP reported a total of
388 (vs 460). This is mainly due to delay in launch of UHT milk distribution since the indicator is an
average over the action (basically from February 2017, kcal transfer reached more than 440 with a
highest of 454Kcal). The justification on SO5 (13 vs 12 as target value) is unclear as repeating the
SO4, while SO6 is reporting a 12.4 as average Coping strategy index (CSI) among population
assisted through GFA. SO5 and 6have been added as per inclusion of UHT milk under the GFA
(R2).
 
 
Result 1. Nutrition food (fortified date bars and UHT milk) distributed in sufficient quantity, quality
and 

Timely to targeted school children
 
WFP planned to distribute a total 16,275 mt of FSSP, including 7,272 mt of date bars and 9,000 UHT milk.
At the end of the action, 8,106 mt were distributed, including 4,505 UHT milk (around 50% of the total
amount planned) and 3,601 fortified bars (for note, in R1 Transfer modalities, partner reported 7,623mt of
fortified snacks, including 3,601mt of date bar), out of which 477 mt of milk were included in GFA (included
under MR02 (for note under R1 Transfer modalities, partner reported more specifically 4,024 mt of UHT
milk distributed in school).
The low implementation rate is mainly due to lengthy administrative procedures, which are extensively
informed in the ESF and annex, as well as late approvals and deterioration of security situation (ie. regular
constraints identified in Syria operations). For note, the delays in the launch of the operation have been
extensively discussed with WFP at Field and HQ level over the MR01 (march 2017).
 
  Result 2Stabilized or improved food consumption over assistance period for targeted HH and/or
individuals

 
This result was added in order to avoid large quantities of milk due to important unforeseen delays in
customs approval. The rational for inclusion of milk under GFA has been extensively covered in MR01. For
information, it has been agreed to keep inclusion in GFA under specific conditions detailed in MR01.
Over the academic year 2016-17, WFP distributed 477mt of milk through the GFA programme.,
representing 55% of the planned tonnage reallocation for the year. It benefited 160,000 (as 167,000
previously reported was erroneous). The milk was distributed in one round as one-off monthly transfers in
January (96% distributed) and February (4% distributed) to families in Aleppo (43%), Lattakia (32%) and
Tartous/Homs (25%) with children between 5 and 12 years old. In order to avoid any negative impact on
breast feeding, information, defined by nutrition sector, was provided with the GFA package (leaflet) and
was also given on distribution site.  52% of distribution site (including UHT milk) have bene monitored,
while PDM showed that 59% of the surveyed HH had low or medium dietary diversity, including limited
consumption of dairy products.
 
Operational (quality and progress of implementation):
Although low compared to initial proposal, the reported achievements are in line with WFP indications of
 
MR02 and discussion which took place at field level over the first half of 2017.  It is essential to consider the  
“piloting” dimension of the action, as none of the UN agency (or INGO) did attempt to import fresh products
to that extent inside Syria. This can explain the delay due to the complexity fo negotiations with GoS, and
the multiple layers of procedures indeed required for import of fresh milk (which is a condition requested by
EU on WFP for this action) as well as the involvement of more than 4 line ministries on this matter. The
issues mentioned are extensively covered in narrative of MR01/02 as well as IR and annex I (section 6.3.1).
In addition, it has to be considered that “usual” constraints witness inside Syria (Security, authorization
from GoS for all movements of items inside the country) as well as specific limitations to milk supply
(storage, limited shelf life, etc…). However, despite the constraints, WFP managed to actually launch the
action (indeed with delay). And if considering the reported results, the action actually reached the intended
beneficiaries and impact positively on the nutrition status of the most vulnerable (see indicator results). The
inclusion of GFA is implemented under strict conditions (agreed by ECHO).In addition, WFP actually
managed to negotiate two waivers with Syrian authorities, on shelf life requirement (2 instead of 3 months)
and possibility to uplift milk immediately after the collection of lab test in order to ensure storage in WFP
26/07/2018
31 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
and possibility to uplift milk immediately after the collection of lab test in order to ensure storage in WFP
warehouse (rather than lower quality storage conditions at the port). This shows the pro-activeness of WFP
to ensure a smooth supply chain and implementation of the planned action.
 
As agreed, for the academic year 2017-18, WFP will increase the number of governorates and double the
ration provided to children to ensure the distribution as planned. WFP also consider inclusion in GFA (while
total amount should not go over the quantities provided in schools). Following extensive discussions over
the summer 2017 (especially regarding the storage conditions or packaging requirement), the tender for
11,800mt has been initiated. WFP highlighted that the packaging requirement (200ml) added another layer
of complexity to the operation (as it reduces the number of supplier able to produce the quantities required
on time).      
 
As a conclusion, the results reported, although low, are in line with expected outcomes after both MRs. A
close monitoring of the action for academic year 2017-2018 is in place.
 
Capacity of the Partner (and of implementing Partners - if applicable):
WFP is the main FS partner for Damascus led operations and a major FS actor at regional level. The UN
 
agency has established field presence hubs in affected governorates and is able to access directly (national  
staff and to a lesser extent expatriate) and indirectly (via a extensive third party monitoring system) field
operations. In addition, WFP developed strong relations central and local Syrian authorities and other
relevant UN agencies (UNICEF/UNFPA/UNHCR). For note, there are very few UN agencies, but WFP,
which actually has the capacity for such level of advocacy (at ministry level) done in order to facilitate the
procurement / arrival / distribution of milk of EU origin. In this regard, it is important to highlight that WFP
contributed almost exclusively to the opening of the axis Damascus – Aleppo – Mambij – Hassakieh due to
bi lateral negotiation with GoS (and which benefited to all Damascus based humanitarian operators).   
 
Financial (budget execution):
Budget execution is amounting to 8,470,080EU (85% of the initial total budget of 53,301,355 EU, for a total  
contribution of 30,000,000 – 56.29%). The rate is in line with reported implementation level and identified
 
constraints.
 
Policy coherence (including RO comments - if applicable):
All comments related to policy coherence have been highlighted in previous RQ/MR by
 The overall
 
recommendations remain valid.
 
 
Issues for action / for follow-up:
Review of monthly distribution plan
 
 
Review of Map of interventions
Clarifications on figures / indicators on reported discrepancies over the IR
Close monitoring of action 2017-2018, including agreed formal reporting / informal monthly meeting.
 
INTERIM REPORT Nr 1 - 
 COMMENTS
Comment on the need for interim report:
As the project duration is of 24 months, an intermediate report 10 months before the end day is recommended.
 
Action on track?
Yes
 
Minor problems?
Yes
 
Major problems?
Yes
 
 
26/07/2018
32 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Issues for action / for follow-up:
WFP is doing its best to implement this challenging operation inside Syria. On the bright side, targets in
 
terms of beneficiaries are reached in a satisfactory way: in fact the maximum number of beneficiaries
 
reached per month is 584 500 children, which amounts to 116% of the target. However, the average reach
is 281 000.
According to the field debrief on the ongoing operation, beneficiaries are satisfied with the milk ratios
received and milk continues to be a very rare and expensive product in the markets. Through the life of the
operation, 2 MR allowed also to increase the dose per child (in accordance with WHO guidelines, who fix
the maximum to a ration of 800 ml per day per child) and allows WFP to distribute the milk through GFA.
While stressing the bright sides of the operation, nonetheless the activities require a lot of effort from WFP
in terms of negotiations with the authorities, implement in accordance with changing technical specification
for stockage, distribution, conservation etc. and with lack of access in several areas of the country.
Furthermore, after a decrease in milk prices in 2017, the quantity of milk to be purchased will be higher,
which is a good element in terms of cost efficiency, but an obstacle in terms of timely distribution of a
quantity of milk higher than originally planned. This aspect has been extensively discussed at MR stage.
Further delays after the 2 MR are expected due to a change from Syrian side of milk specifications. This is
likely to have an impact on distribution timing. According to information shared by WFP in October 2017,
the distributions in schools will restart for academic year 2017/2018 not earlier than in November. The
packaging will have to be reviewed because of the changes in specifications. Hopefully the use of GFA and
the new ration of milk per student will allow to consume the expected quantities within the lifetime of the
product according to the Syrian regulatory environment, which limits the life of milk to a timeframe of 2
monhts (while the UHT milk is drinkable for at least one more month).
The communication channel is opened with the partner, that is making significant efforts to respect the
contract deadlines.
The partner has been requested to restart sending monthly report, as even if distributions will only take
place again in November, procurement according to the new Syrian technical specification for milk have
already started. The review of map of intervention is helpful should access become possible in new areas
in the course of next month.
Among follow up points, 
 will seek for clarification on indicators. In fact,  in R1 (Nutrition
food - fortified date bars and UHT milk) distributed in sufficient quantity, quality and  Timely to
targeted school children) 
is it mentioned that WFP planned to distribute a total 16,275 mt of FSSP,
including 7,272 mt of date bars and 9,000 UHT milk. At the end of the action, 8,106 mt were distributed,
including 4,505 UHT milk (around 50% of the total amount planned) and 3,601 fortified bars (for note, in R1
Transfer modalities, partner reported 7,623mt of fortified snacks, including 3,601mt of date bar), out of
which 477 mt of milk were included in GFA (included under MR02 ( for note under R1 Transfer modalities,
partner reported more specifically 4,024 mt of UHT milk distributed in school). 

All the issues related to this contract are well known to WFP, 
, ECHO HQ, and there are
constant updates. Therefore, no need to send emails to any interlocutor.
 
Text to be included into the official letter to Partner:
 
 
Official letter ARES number:
Official letter issued
Official letter transmitted on:
on:
-
-
-
 
E-mail sent by 
?
No
 
E-mail sent by 
?
No
 
REQUEST - REPORTS MANAGEMENT
End date of the action:
31/05/2018
 
26/07/2018
33 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Interim reports schedule:
 
 
 
# Number of months before the end of the Action
Interim reports due dates
1 10
31/07/2017
Comments on the need for Interim reporting:
As the project duration is of 24 months, an intermediate report 10 months before the end day is
 
recommended.
 
OVERVIEW - REPORTS & REMINDERS
Interim reports
 
# Due date
ECHO reference
Submission date
Delay (in days)
1 31/07/2017
2016/01021/IR/01/01
08/09/2017
39
Interim reports reminders
 
1
Reminder ARES number:
 
-
 
Final report
 
# Due date
ECHO reference
Submission date
Delay (in days)
1 31/08/2018
-
-
-
Final report reminder
 
Reminder ARES number:
 
-
 
 
OVERVIEW - QUALITY MARKERS
The markers are not applicable for actions of "complementary activities" type.
GENDER AND AGE

26/07/2018
34 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
 
Proposal
Monitoring Report
Final Report
Partner
2


1
-
-
:
1

-
 
 comments at the proposal stage:
In line with ECHO standards. However, due to the constraints of access, it is difficult to have a strong implication of
beneficiaries in the design of the project. 
 
 comments at the proposal stage:
The FSSP answers some of the specific food and educational needs of boys and girls.
·       In addition, the FSSP aims at encouraging school enrolment and attendance, thus reducing the exposure of children
and adolescents to serious protection concerns.
·       Data gathered through internal reporting procedures will be sex and age disaggregated.
 
 comments at the monitoring report stage:
-
 
 comments at the final report stage:
-
 
 comments at the final report stage:
-
 
 
RESILIENCE
 
Proposal
Monitoring Report
Final Report
Partner
2


1
-
-
:
1

-
 
 comments at the proposal stage:
NTR
 
 comments at the proposal stage:
While the ECHO-funded component of the Action is limited to the provision of EU-produced milk, the overall programme
co-financed by DG NEAR directly contributes to the local economy through the local purchase of date bars, which is a
component of WFP livelihoods and resilience strategy.
·       Ensuring children's continued education through efforts to maintain high school enrolment and attendance rates is also
essential for the resilience of a population.
 
 comments at the monitoring report stage:
-
 
 comments at the final report stage:
-
 
 comments at the final report stage:
-
 
ISSUES FOR ACTION / FOR FOLLOW-UP
PROPOSAL STAGE
26/07/2018
35 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Encoded by the 
:
Review of the details of the supply chain (including tendering process, procurement of milk and transportation to
Syria) and transportation inside Syria
Clarifications on locations reached by X-border or Regular programming (X-Damascus)
Clarification on issues of access to Al Hassakieh governorate (Nussaybin crossing point closed)
Additional information on IPs capacity and list of areas not accessible by WFP staff (and reached by IPs)
Further clarification on the component of the budget.
Review/update of the distribution plan / review of the locations planned (after the first months of implementation)
Inclusion of a reporting element stating on two months basis: Number of beneficiaries reached / Amounts
 distributed (overview of distribution) /  Areas reached /  Any issues etc. 
 
Encoded by the 
:
As in the second version of the action the partner was not capable to provide the requested information also due to the
tender to procure UHT milk of EU origin to be launched shortly, detailed information will have to be provided as soon as
available. An article will be included in the agreement with detailed elements to be addressed.
Follow up need:
-      Follow up on access restrictions, in particular regarding deliveries through the Nusaybin border crossing point and
implementation of activities in Al-Hasakeh governorate.
-      A follow-up survey is to be conducted by WFP to measure the nutritional impact of the Action.
-      Detailed info on location reached through XB and from Damascus.
-      Review of details of the supply chain.
-      Information on additional IP to be selected during the implementation.
-      Budget ( detailed on how much for commodities, logistics, HR,etc)
 
AMENDMENT STAGE
26/07/2018
36 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Encoded by the 
:
MR/01
Follow- up on procurement / distribution of next batch (monthly report) and potential reallocation
Issue of vulnerability of population targeted by GFD (including milk), ie. areas of high concentration of IDPS will
be followed closely (see Section 2.1
Follow up on mitigations measures outlined in Annex VII section 3. (negotiations with GoS and suppliers)
Follow up on investigation on other locations of activities (XB) or alternative modalities (which is not mentioned
in the MR, but included in initial Fichop)
Regular communication on milk operation at field level (ongoing)
 
MR/02
Follow up in ESF – Budget update
Follow- up on procurement next batch (tender process)
Follow-up of distribution plan implementation (monthly reporting)
Follow up on mitigations measures implemented
Follow up on investigation on other locations of activities or alternative modalities (although partners highlighted
clear constraints on this matter)
 
 
Encoded by the 
:
MR/01
Going on engaging with WFP to understand the expectations for the coming months for the program (mitigation
measures and negotiations outcomes).
Continue requiring constant updates on ongoing distributions.
 
MR/02
- WFP to provide the update for June, mentioning the issues that made this MR necessary
- follow up with state of procurement and distributions in the coming months, including the ratio for GFA and the
mitigation measures for breastfeeding/market disruption etc, as highlighted by TA.
 
MONITORING REPORT STAGE
Encoded by the 
:
Encoded by the 
:
INTERIM REPORT STAGE
26/07/2018
37 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Encoded by the 
:
IR/01
Review of monthly distribution plan
Review of Map of interventions
Clarifications on figures / indicators on reported discrepancies over the IR
Close monitoring of action 2017-2018, including agreed formal reporting / informal monthly meeting.
 
Encoded by the 
:
IR/01
WFP is doing its best to implement this challenging operation inside Syria. On the bright side, targets in terms of
beneficiaries are reached in a satisfactory way: in fact the maximum number of beneficiaries reached per month is 584
500 children, which amounts to 116% of the target. However, the average reach is 281 000.
According to the field debrief on the ongoing operation, beneficiaries are satisfied with the milk ratios received and milk
continues to be a very rare and expensive product in the markets. Through the life of the operation, 2 MR allowed also
to increase the dose per child (in accordance with WHO guidelines, who fix the maximum to a ration of 800 ml per day
per child) and allows WFP to distribute the milk through GFA.
While stressing the bright sides of the operation, nonetheless the activities require a lot of effort from WFP in terms of
negotiations with the authorities, implement in accordance with changing technical specification for stockage,
distribution, conservation etc. and with lack of access in several areas of the country.
Furthermore, after a decrease in milk prices in 2017, the quantity of milk to be purchased will be higher, which is a good
element in terms of cost efficiency, but an obstacle in terms of timely distribution of a quantity of milk higher than
originally planned. This aspect has been extensively discussed at MR stage.
Further delays after the 2 MR are expected due to a change from Syrian side of milk specifications. This is likely to have
an impact on distribution timing. According to information shared by WFP in October 2017, the distributions in schools
will restart for academic year 2017/2018 not earlier than in November. The packaging will have to be reviewed because
of the changes in specifications. Hopefully the use of GFA and the new ration of milk per student will allow to consume
the expected quantities within the lifetime of the product according to the Syrian regulatory environment, which limits the
life of milk to a timeframe of 2 monhts (while the UHT milk is drinkable for at least one more month).
The communication channel is opened with the partner, that is making significant efforts to respect the contract
deadlines.
The partner has been requested to restart sending monthly report, as even if distributions will only take place again in
November, procurement according to the new Syrian technical specification for milk have already started. The review of
map of intervention is helpful should access become possible in new areas in the course of next month.
Among follow up points, 
 will seek for clarification on indicators. In fact,  in R1 (Nutrition food - fortified
date bars and UHT milk) distributed in sufficient quantity, quality and  Timely to targeted school children) is it
mentioned that WFP planned to distribute a total 16,275 mt of FSSP, including 7,272 mt of date bars and 9,000 UHT
milk. At the end of the action, 8,106 mt were distributed, including 4,505 UHT milk (around 50% of the total amount
planned) and 3,601 fortified bars (for note, in R1 Transfer modalities, partner reported 7,623mt of fortified snacks,
including 3,601mt of date bar), out of which 477 mt of milk were included in GFA (included under MR02 ( for note under
R1 Transfer modalities, partner reported more specifically 4,024 mt of UHT milk distributed in school) . 

All the issues related to this contract are well known to WFP, field expert, ECHO HQ, and there are constant updates.
Therefore, no need to send emails to any interlocutor.
 
SUSPENSION STAGE
Encoded by 
:
Encoded by 
:
FINAL REPORT STAGE - MEASURES TAKEN TO ADDRESS PREVIOUSLY IDENTIFIED ISSUES
26/07/2018
38 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Encoded by 
:
 
Encoded by 
:
 
FINAL REPORT STAGE - LESSONS LEARNT FOR FUTURE ACTIONS
Encoded by 
:
-
 
Encoded by 
:
-
 
ARES DOCUMENTS
PROPOSAL STAGE
Agreement ARES number:
2422005

 
AMENDMENT STAGE
MR/01 - Amendment ARES number: 
Ares(2017)1918138
11/04/2017 
MR/02 - Amendment ARES number: 
Ares(2017)3534173
13/07/2017 
 
MONITORING REPORT STAGE
 
INTERIM REPORT STAGE
 
SUSPENSION STAGE
 
FINAL REPORT STAGE
 
EXCEPTIONAL TERMINATION
EVENTS HISTORY
PROPOSAL STAGE
1.
Wait on Partner (new version)
2016/01021/RQ/01/01
 
27/04/2016 08:24:21 – 04/05/2016 14:20:44
 
 
Dear WFP colleagues,
26/07/2018
39 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Thank you for submitting the proposal titled Emergency Food Assistance to People Affected by Unrest in Syria,
reference   2016/01021, following the financing decision ECHO/-ME/BUD/2016/01000  for the distribution of dairy
products as part of the response to humanitarian crises from the general budget of the European Union.
 
After a first assessment, we would like to consider your proposal further for funding for a total amount of € 30M .
 
However, before we can appraise it positively, we would like you discuss with you several elements. Kindly find below
our general and specific comments/remarks that should be reflected in the new version of the Single Form that has to
be re-submitted by 09/05/2016.

 
General comments:
 
Please consider that DG ECHO is intending to support exclusively the drinking milk of EU origin action
within the frame of the FSSP. Dates bars are not included under the ECHO supported activities. Please
revise some numerical inconsistencies (the figures of milk in Section 3.1.4 / 1.3 and synergies with other
actions (2.2) or Result or activity? (4) are different: 17,500MT vs 10,000MT vs 17,457MT).

< > Please provide more budgetary evidence/information (transportation, HR, distribution, etc…) in
relation to such ECHO supported operation. Please explain how you plan to use the difference between
EUR 30 million and the costs related to the procured amount of the commodity (some EUR 23 million).< >
if possible, please provide more information on the duration of the school year (approximate number of
school days planned).< > It is stated that the schools will be selected “in sub-districts with high food
security indicators” in “coordination with UNICEF”. Please provide an indicative list of schools and map of
targeted areas, and clarify challenges in areas of interventions such as Hassakieh (Nussaybin border
crossing point closed). Please ensure that protection dimension is integrated in the selection of the
schools targeted.< > Please clarify if the action includes Cross-border component (although most unlikely
considering areas of intervention and coordination with the MoE). 
Implementing partner: please provide additional information on local partners, including areas of
interventions and capacity.
< > Please provide additional information on coordination with MoE / UNICEF. 
Specific comments:
 
Specific indicators: please review Indicators 1-5 as follow:
# of Children (disaggregated by gender and age) having receiving the fortified snack every
school day in the last month (based on PDM monthly and school year basis)
Average Kcal / benef / day (based on PDM)
Please keep one indicator on attendance rate (disaggregated by gender and age) in
assisted schools (please mention baseline in section “Source of verification”)
 
Please consider only one result (R1) as follow:
 
< > 
Please keep indicator 2
Please add: # of days of shortages of UHT milk (based on PDM)
 
< > 
A1 / A2 / A3: In order to have an overview of the system in place regarding the milk procurement – transportation
- distribution system, please provide additional information (in section detailed description) including:
Where the milk will be purchased? In or out of the country?
26/07/2018
40 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
How the milk will be transported inside Syria?
What are the necessary storage conditions (central warehouse / school level)?
What is the original distribution plan?
On which basis, the milk will be delivered (monthly, weekly, daily?)?
How and on which basis the milk will be distributed to beneficiaries?
What are the potential risks and mitigations measures in place for procurement, transportation, storage
and delivery of milk?
 
Please add an activity 4 (similar to R2.A1) on distribution - post distribution monitoring / satisfactory survey
including:
Details on the monitoring system in place
Details on “internal monitoring and reporting framework” specifically for this project (including third party
monitoring)
Review of the action on monthly / quarterly basis
 
External evaluation: Please include an external evaluation of this drinking milk action.
 
Reporting:  
Considering the current operational conditions in Syria, no later than 10 days after each quarter (i.e. every three
months), the Partner is requested to submit to the Commission a report summarizing findings and observations of its
monitoring/assessment missions, including instances of misuse of humanitarian aid. The Commission will provide a
standard format to fill for this report. With due consideration to the confidentiality of information provided in the quarterly
monitoring reports, the Commission will only use the information at aggregate level (ECHO note dated 02/09/2014).
 
In addition to this specific condition on reporting requirements of ECHO for operations inside Syria, DG ECHO would
require  monthly feedback at field level as well as bimonthly reports on the progress of implementation and its
challenges
 in order to ensure timely, efficient and transparent flow of information is this particular challenging context.
More information on the format of the bimonthly report will be provided at later stage.
 
Remote management:
As highlighted during the HIP presentation in Brussels, Amman, Beirut and Damascus, all single form submissions
proposing to use a remote management modality are required to specifically include answers to the seven
questions listed in the DG ECHO instruction note
. Please provide your response in the specific sessions
mentioned in  the Remote Management Note
 ( available at
http://dgecho-partners-helpdesk.eu/actions_implementation/remote_management/start)
 
Visibility:
DG ECHO does understand the restriction in Syria to carry visibility banners or stickers indicating the donors, reason
why the Commission will agree to forego visibility actions in the field related to the implementation of the Action where
it would endanger the Organisation’s staff safety or harm the Organisation's interests.
However, the Partner will still have to comply with the visibility requirements elsewhere as described in the General
Conditions. For instance:
Press Releases at the beginning and end of the project cycle, mentioning ECHO’s role as a donor whenever
possible;
some web-based stories (text, photo, or both) about the project, to be published on the Partner website/ social
media;
Photos of impact of aid /short video max 2min throughout the project cycle with ECHO’s Regional Information
26/07/2018
41 / 42

Project : 2016/01021
WFP-IT
Officer (based in Amman Regional Support Office).
 
ECHO communication team encourages activities targeting European audiences.
 
Please don't hesitate to come back to DG ECHO if you have questions on the above. We would appreciate it if you
could submit a new version of the Single Form, with the same reference by 09/05/2016. 
 
As I will be on leave next week, should you need any clarification, kindly contact my colleague 
.
 
Thanks you and best regards,
 
 
 
AMENDMENT STAGE
 
MONITORING REPORT STAGE
 
INTERIM REPORT STAGE
 
SUSPENSION STAGE
 
FINAL REPORT STAGE
NOTES
 
#
Creation
Subject
  
26/07/2018
42 / 42

CONTRIBUTION AGREEMENT
[ 2 0 1 6 / 0 1 0 2 1 / M R / 0 2 / 0 1 ]
 
L o g f r a m e
 
Title of the Action :
  Emergency Food Assistance to People Affected by Unrest in Syria
 
Principal objective :
The FSSP in Syria aims at improving regular access to education, while increasing micronutrient intake of children through the regular provision of
fortified school snacks. The program also directly contributes to the local economy through the local purchase of date bars. At present, WFP locally
b u y s   1 0   p e r c e n t   o f   i t s   a n n u a l   r e q u i r e m e n t s   f o r   t h e   p r o g r a m m e .
 
[MR ]With reference to Annex VII, the milk may on an exception basis also be reallocated to children aged 5-12 years in families that are currently
a s s i s t e d   u n d e r   t h e   e m e r g e n c y   f o o d   a s s i s t a n c e   p r o g r a m m e ,   c o n t r i b u t i n g   t o   s t a b i l i z e   o r   i m p r o v e   f o o d   c o n s u m p t i o n   a m o n g   a s s i s t e d   b e n e f i c i a r i e s .
Awareness raising labels will be placed on the packed milk cartons to avoid any misuse of the commodity. 
 
Sector and related sub-sectors :
Food security and livelihoods 
C o n d i t i o n a l   o r   u n c o n d i t i o n a l   i n - k i n d   f o o d   a s s i s t a n c e
 
Education in emergencies 
F o r m a l   e d u c a t i o n
Safe and accessible learning environements
 
 
Intervention logic
 
Objectively verifiable indicators
 
Sources of verification
 
Specific objective
Indicator (1)
Sources of verification (1)
Number of children (disaggregated by gender and age)
I m p l e m e n t i n g   p a r t n e r s '   m o n t h l y   d i s t r i b u t i o n   r e p o r t s
T o   i n c r e a s e   e n r o l m e n t ,   a t t e n d a n c e
provided with fortified date bars and UHT milk on
 
a n d   r e t e n t i o n   r a t e s   i n   t a r g e t e d
s c h o o l   d a y s
s c h o o l s .  
target value :  5 0 0 , 0 0 0
 
Indicator (2)
Sources of verification (2)
Attendance rate (boys) in assisted schools
 
WFP monitoring reports (baseline 82)
target value :  >   8 0
 
Indicator (3)
Sources of verification (3)
Attendance rate (girls) in assisted schools
 
WFP monitoring reports (baseline 81)
target value :  >   8 0
 
 
Indicator (4)
Sources of verification (4)
Average Kcal transfer per child per school day
 
I m p l e m e n t i n g   p a r t n e r s '   m o n t h l y   d i s t r i b u t i o n   r e p o r t s
target value :  4 6 0
 

Indicator (5)
Sources of verification (5)
[MR] % of the population assisted through general food
[MR] Post Distribution Monitoring 
assisatnce with poor Food Consumption Score (FCS)
 
target value :  1 2
 
Indicator (6)
Sources of verification (6)
[MR] Average Coping Strategies Index (CSI) among
[MR] Post Distribution Monitoring 
p o p u l a t i o n   a s s i s t e d   t h r o u g h   g e n e r a l   f o o d   a s s i s t a n c e
 
target value :  1 5
 
 
Result (1)
Estimated total number of direct beneficiaries targeted by the result :
 
Nutritious foods (fortified date
bars and UHT milk) distributed in
Individuals :  500.000,00
sufficient quantity, quality and
 
t i m e l y   t o   t a r g e t e d   s c h o o l   c h i l d r e n
Organisations :  0 , 0 0
 
H o u s e h o l d s   :   0 , 0 0
Global cost :  40.659.844,00 €
 
Individuals per household :  0 , 0 0
Indicator (1)
Sources of verification (1)
Number of days in which UHT milk was distributed (as
 
I m p l e m e n t i n g   p a r t n e r s '   m o n t h l y   d i s t r i b u t i o n   r e p o r t s
p e r c e n t a g e   o f   s c h o o l   d a y s )
 
Target value :  1 0 0 , 0 0
 
Indicator (2)
Sources of verification (2)
T o n n a g e   o f   f o r t i f i e d   f o o d s   d i s t r i b u t e d   ( a s   p e r c e n t a g e   o f
I m p l e m e n t i n g   p a r t n e r s '   m o n t h l y   d i s t r i b u t i o n   r e p o r t s
p l a n n e d )
 
Target value :  1 0 0 , 0 0
 
 
Result (2)
Estimated total number of direct beneficiaries targeted by the result :
 
[MR] Stabilized or improved food
c o n s u m p t i o n   o v e r   a s s i s t a n c e
Individuals :  600.000,00
p e r i o d   f o r   t a r g e t e d   h o u s e h o l d s
 
a n d / o r   i n d i v i d u a l s
Organisations :  0 , 0 0
 
H o u s e h o l d s   :   0 , 0 0
Global cost :  0 , 0 0   €
 
Individuals per household :  0 , 0 0
 

 
Indicator (1)
Sources of verification (1)
[MR] Quantity of milk distributed as percentage of
[MR] WFP Partners monthly distribution reports 
p l a n n e d  
 
Target value :  1 0 0 , 0 0
 

A c t i v i t y   ( 1 - 1 )
P r o c u r e m e n t   a n d   d e l i v e r y   o f   c o m m o d i t i e s   t o   t a r g e t e d   s c h o o l s  
 
A c t i v i t y   ( 1 - 2 )
S t o r a g e   a n d   h a n d l i n g   o f   c o m m o d i t i e s
 
A c t i v i t y   ( 1 - 3 )
Daily distribution of nutritious foods (fortified date bars and UHT milk) to pre and primary school children in the targeted schools 
 
A c t i v i t y   ( 1 - 4 )
D i s t r i b u t i o n   a n d   p o s t - d i s t r i b u t i o n   m o n i t o r i n g   i n   t a r g e t e d   s c h o o l s   b y   W F P   m o n i t o r s   o r   d e s i g n a t e d   t h i r d - p a r t i e s
 
 
A c t i v i t y   ( 2 - 1 )
[MR] Procurement, delivery and distribution of milk along with GFA monthly food rations to the most vulnerable conflict-affected Syrian families
 
A c t i v i t y   ( 2 - 2 )
[MR] Monitoring and Post Distribution Monitoring
 
 

Pre-conditions :
" Access to functioning education facilities is provided by the responsible authorities in Syria and humanitarian actors. 
" Continuing conflict will not further impede access to assess needs and deliver food commodities to targeted beneficiaries. 
" No pipeline breaks of food commodities or disruptions to the supply chain are encountered, enabling the timely and regular provision of food items
" Regular monitoring is ensured to project sites through field visits to participating schools.
 
Assumptions and Risks :
1. Deterioration of security conditions. Security incidents including mortars and rocket attacks and clashes continued to increase during 2015. Risk to staff
safety continue and represent the greatest threat to sustaining WFP operations in Syria. Further deterioration of the security environment may force WFP to
reduce its footprint inside the country by deploying both national and international staff to work from alternative locations. 
2. Diversification of service providers. The conflict has heavily affected the Syrian public and private sectors' capacity and disrupted the previously existing
supply-chain network, leading to a scarcity of service providers needed by WFP in order to carry out its operations.
3. Delays in procurement, delivery and import procedures. Delays in tendering, contracting suppliers and delivery to Syrian ports by the EU milk producer
may result in delays in the implementation of the milk distirbutions. Additionally, delays in customs clearance procedures may result in the commodity to
be held at the port, reducing the permissible shelf life of the commodity for import into Syria [MR] and deliveries to schools. 
4 .   D e t e r i o r a t i o n   o f   t h e   c o m m o d i t y   d u r i n g   t r a n s p o r t   a n d   s t o r a g e .   D u e   t o   t h e   s e n s i t i v i t y   o f   m i l k   a s   a   c o m m o d i t y ,   l o s s e s   m i g h t   o c c u r   w h i l e   t r a n s p o r t i n g   a n d
handling the commodities from ports to WFP warehouses and then to recipient schools. While in storage there is a risk of spoilage since most schools have
i n a d e q u a t e   s t o r a g e   c o n d i t i o n s   a n d   m i l k   m a y   b e   s u s c e p t i b l e   t o   d i r e c t   s u n l i g h t ,   m o i s t u r e   o r   a   h u m i d   e n v i r o n m e n t .
5. Unstable, irregular and insufficient funding. Late and insufficient resources might compromise WFP's ability to implement the activities at planned levels. 
6. Manipulation of aid for political, military or financial gain. Aid manipulation or diversion by parties to the conflict for political, military or financial gain
continues to represent a significant risk in Syria operational environment.
7. Constraints to humanitarian access. Access restrictions continue to affect the ability to assess humanitarian needs, as well as to deliver assistance
through available modalities (cross line, cross border and regular) in many areas. In particular, deliveries through the Nusaybin border crossing have been
severely compromised since September 2015, affecting WFP's ability to implement planned activities in Al-Hasakeh governorate.
8. Limited capacity of Cooperating Partners. The implementation and diversification of WFP's portfolio of assistance under this EMOP may be constrained by
limited technical and other capacities of its partners.
9. Looting or misappropriation of WFP food. A deterioration in the security situation and fragmentation of conflict may further shrink humanitarian space
a n d   i n c r e a s e   a t t a c k s   o n   h u m a n i t a r i a n   c o n v o y s ,   h e i g h t e n i n g   t h e   r i s k   o f   f o o d   l o s s e s .
10. Negative media portrayal of WFP and its cooperating partners. The risk of any part of the United Nations system being perceived to direct humanitarian
assistance to either side of the conflict due to propaganda or negative media coverage may discredit the reputation of the United Nations in Syria and
i n c r e a s e   t h r e a t s   a g a i n s t   a s s e t s   a n d   s t a f f .