This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.


Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
Annex VII – Inclusion of Milk into the General Food Assistance Programme 
 
1.  Introduction 
1.1. Background for Project 
The original objective for the project was to distribute the milk in the WFP supported schools 
together  with  the  fortified  date  bars  across  two  academic  years  (2016-2017  and  2017-2018). 
WFP’s school activities take place in schools located in areas that have a high prevalence of food 
insecurity,  high  number  of  IDPs  and  low  education  indicators;  during  2017  the  programme 
aims  to  reach  800,000  children.  To  ensure  the  delivery  of  a  comprehensive  package,  WFP 
targets  schools  already  assisted  by  UNICEF  through  trainings,  teaching  material  and  school 
supplies. The project is in line with the objectives of the European Commission’s Implementing 
Decision  (ECHO/-ME/BUD/2016/01000),  Financing  the  distribution  of  dairy  products  as 
part of the response to humanitarian crises from the general budget of the European Union

which state that “The humanitarian actions financed under this Decision shall be implemented 
in order to address food and nutrition needs of internally displaced persons, refugees and other 
vulnerable people affected by humanitarian crises” (article 2(1)).  
According to Syrian regulations, it is generally not permitted to import liquid  milk into Syria 
from non-Arab countries and WFP therefore had to work with all relevant authorities to obtain 
an exemption and pave the way for the generous contribution from the European Union. 
 
1.2. Initial Receipt of Milk 
As  noted  in  the  update  on  the  milk  project  on  1  February  2017  (see  Annex  VIII  for  the  full 
update), WFP made a decision to include a quantity of the milk procured through ECHO funds 
into  its  general  food  assistance  (GFA)  programme  targeting  children  of  5  to  12  years  of  age. 
This decision was necessitated by operational factors mainly linked to the short shelf life of the 
milk. According to Syrian regulations, there are there are two key stipulations: 
1)  The  shelf  life  of  UHT  milk  in  Syria  is  six  months  compared  to  nine  months  in 
European Union countries; and  
2)  Food items such as UHT milk need to arrive in Syria with at least half of  their 
shelf life remaining.  
The milk that was received into Syria during the fall of 2016 arrived later than planned from the 
port of origin and thus had less than half of its shelf life remaining and still had to undergo the 
required testing scheme, including microbiological test that take 21 days. This required WFP to 
obtain an exemption from all relevant entities to be able to distribute the milk in spite of these 
delays. Due to the time required to obtain the exemption, combined with a several week long 
break at the public schools, WFP made a decision to include milk in the general food assistance 
(GFA)  programme  rather  than  moving  to  destroy  it.  The  decision  was  made  in  consultation 
with the Nutrition Sector, and the milk was distributed to families with children between the 
ages of 5 and 12 years of age and in areas with a high percentage of IDPs.  
 
2.  Future Inclusion of EU Milk into WFP’s General Food assistance Programme  

WFP  remains  committed  to  the  original  objectives  of  the  project,  i.e.  distribution  of  milk 
together  with  fortified  date  bars  to  pre-primary  and  primary  children  attending  schools 
supported by WFP and UNICEF. These schools are selected based on a high prevalence of IDPs 
as well as low food security and education indicators.  
However, as outlined in the communication dated 1 February 2017, the operational context in 
Syria may necessitate that WFP uses the milk in its GFA programme. This reallocation will only 
be done, when there are specific criteria as outlined below: 
  Inability  to  distribute  within  the  fortified  school  snacks  programme  due  to 
administrative, legal or logistics obstacles. 
  If reallocation does not occur, the commodity will be have to be destroyed in line with 
WFP’s commodity destruction procedures. 
  Other specific cases agreed to in consultation with ECHO.  
 
2.1. Distribution of Milk within GFA Programme 
It is WFP’s stated objective that in a given academic year (2016/2017 and 2017/2018) during 
the action, the amount of milk reallocated to GFA will not exceed a total of ten percent, or five 
percent per each academic year, of the total milk tonnage to be procured and distributed under 
this action (17,500 mt).  
The milk will be distributed in areas with high concentration of IDPs and may also be used for 
inter-agency  convoys  to  hard-to-reach  and  besieged  areas.  There  are  currently  no  plans  to 
distribute milk in areas covered by cross-border operations from Jordan and Turkey, as WFP 
and UNICEF are currently not supporting schools in these areas.  
WFP GFA targets the most vulnerable people in Syria. Geographical targeting forms the initial 
level  of  targeting,  prioritizing  sub-districts  with  a  high  prevalence  of  food  insecurity  as 
identified  by  the  FSS  based  on  the  result  of  the  food  security  assessment,  and  hard-to-reach 
areas  and  besieged  locations.  This  is  followed  by  a  household  targeting  exercise  jointly 
conducted with partners according to vulnerability criteria through a beneficiary selection tool, 
which enables WFP to ensure that resources are directed where they are most needed. The tool 
is based on a series of vulnerability indicators identified using evidence from the food security 
assessment, which enable a further ranking system to identify those showing the highest level 
of vulnerability to food insecurity.  
WFP is an active member of the Nutrition Sector and will continue to liaise with the Sector on 
any possible inclusion into the GFA programme. Moreover, WFP will sensitize its cooperating 
partners regarding any upcoming distributions to ensure that beneficiaries are duly informed 
about  the  milk  distribution  and  are  aware  that  the  milk  is  intended  for  children  between  the 
ages  of  5  and  12.  Moreover,  WFP  will  place  appropriate  stickers/labels  on  all  the  distributed 
milk to avoid misuse of the product.  
Prior to carrying out any reallocation, WFP will advise ECHO about the need to do so including 
the  rationale  and  expected  quantity.  The  initial  alert  will  subsequently  be  supported  by 
documents as required by ECHO.  
 
3.  Mitigation Measures 

Based  on  the  lessons  learned  from  the  batches  that  were  received  initially,  WFP  has  already 
taken several steps to mitigate any further challenges.  
The Syria Country Office is currently in dialogue with the Ministry of Foreign Affairs to: 
  Streamline and clarify the documentation requirement for the legalization process;  
  Reduce steps to shorten the overall processing time; and 
  Adopt  the  European  standard  shelf  life  for  milk  (nine  months)  rather  than  the  Syrian 
standard  shelf  life  (six  months)  for  the  milk  donated  by  the  European  Union  to  WFP’s 
operations in Syria.  
Furthermore, WFP Syria is currently engaged in discussions with the two suppliers in order to: 
  Provide consignments in large lots with the same expiry date, rather than numerous small 
lots  of  varying  expiry  dates  which  cause  significant  delays  due  to  the  extensive  testing 
regime; and  
  Improve  the  consistency  and  accuracy  of  documentation  to  avoid  delays  in  custom 
clearance process.  
Another important measure has been the development of the specification sheet to ensure that 
suppliers are fully aligned and aware of all Syria standards and regulations.  
 
4.  Reporting 
WFP commits to sending ECHO a brief monthly report on the action. The report will include 
the following headings, though the information available may vary from month: 
  Quantity dispatched to schools 
  Number of children expected to cover by the quantity 
  Cumulative dispatches to schools since the inception of the programme (as it applies to 
an academic year) 
  Quantity allocated to GFA (if any) 
  Any challenges observed