This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.



 
Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for European Civil Protection and Humanitarian Aid Operations (ECHO) 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
Ares(2018)  
 
EUobserver 
Mr Peter Teffer 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Belgium 
 
Advance copy by email: 
 
[FOI #5657 email] 
[email address] 

 
Dear Mr Teffer, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/3311 
 
We refer to your e-mail dated 03/06/2018 in which you make a request for access to documents 
registered on 18/06/2018 under the above mentioned reference number.  
Your  request  concerns  "All  documents  since  30  March  2016  about  the  Commission 
Implementing  Decision  of  that  date  financing  the  distribution  of  dairy  products  as  part  of  the 
response  to  humanitarian  crises  from  the  general  budget  of  the  European  Union  (ECHO/-
ME/BUD/2016/01000), including but not limited to minutes of meetings related to the decision, 
reports, evaluations, e-mails sent by and to the Commission, and presentations of the decision's 
results.
".  
This  request  includes  documents  which  were  sent  to  the  Commission  by  third  parties,  namely 
Single Form with reference number 2016/01021 (in two versions, submitted at initial stage - RQ 
and at an intermediary report - IR – stage pf the action), including annexes submitted at various 
points  of  time,  modification  requests  as  well  as  reports  and  email  updates  on  the  milk  scheme 
sent to the Commission by email. It includes also internal documents of the Commission; some 
of them contain statements from Member States. With regard to the documents concerned which 
originate or contain statements from third parties, the Commission consulted their authors on the 
disclosure  pursuant  to  Article  4(4)  and  Article  4(5)  of  Regulation  1049/2001.  Germany  replied 
on 25 of July 2018, France replied on 1 of August 2018 and WFP replied on 25 July 2018.  
Certain documents had already been fully disclosed to another requestor (Gestdem 2016/5587). 
As a consequence, the Commission is obliged to give access to them to the subsequent applicants 
in accordance with the "erga omnes" principle (disclosure to the public at large). This applies to 
the following documents: 
1.  Annex I to Single Form - ECHO - FSSP.docx 
2.  Annex Ш to Single Form - Milk Distribution Plan.xlsx 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

 
3.  Annex V to Single Form - Workplan.xlsx 
4.  Annex VI to Single Form - ECHO - Remote Management Note.docx 
5.  Attachment  to  the  email  17  June  2016:  a  map  of  School  Feeding  Programme  - 
Concept of Operation (Syrian Crisis) 
6.  Attachment  to  the  email  26  May  2016  containing  technical  specifications  for 
milk. 
Some  other  documents  have  been  partially  disclosed  to  the previous  requestor  (disclosure  with 
redactions). The Commission consulted the originator of the documents (WFP) with respect to the 
previously  requested  redactions,  in  order  to  ask  for  a  reassessment  of  its  position  in  view  of 
potential  changes  of  legal  or  factual  elements  since  the  previous  request.  With  regard  to  the 
following documents, the originator noted that no change of factual or legal elements has occurred 
and therefore the following documents will be disclosed with the redactions originally made by the 
originator of the document: 
7.  Single Form 2016/01021/RQ/01/02 
8.  Annex II to Single Form 2016/01021/RQ/01/02 – List of Schools; 
9.  Annex IV to Single Form 2016/01021/RQ/01/02 – Implementing Partners; 
10. Email exchange between WFP and the Commission of 19 September 2016 
11. Email exchange between WFP and the Commission of 1 August 2016 
12. Email exchange between WFP and the Commission of 4 October 2016 
With regard to the document  
13. Email of 26 May 2016 exchange between WFP and the Commission  
the originator agreed to remove the redactions originally made with exception of names which are 
protected  by  an  exception  from  disclosure  for  reasons  of  privacy  and  integrity  of  individuals  in 
accordance with Article 4(1)b of the Regulation 1049/2001. 
Having examined new (i.e. not previously disclosed in full or in part)  documents requested under 
the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to documents and taking 
into account the opinion of the third part, after consulting the originator of the documents, we have 
come to the conclusion that the following documents may be disclosed in their entirety.  
14. Additions into modification request (MR) form 
15. ECHO - FSSP 
16. Inclusion of milk into GFA programme 
17. Milk Distribution Plan 2017-2018 
18. Inclusion of milk into GFA programme_160617 
19. ECHO - FSSP_160617 
20. Syria budget 
21. ECHO_Milk_Interim_Report 
Concerning  remaining  documents,  some  parts  of  the  documents  have  been  redacted  as  their 
disclosure  is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of  access  laid  down  in  Article  4  of  Regulation 
1049/2001. 
Regarding documents which originated from third parties (mainly emails), some parts were redacted 
as they fall under the exception of protection of privacy and integrity of an individual as foreseen by 
Article 4(1)b of the Regulation 1049/2001.  
 
 


 
This concerns the following documents: 
22. Email internal EC (fw WFP report) 10 August 2016 
23. Email internal EC (fw WFP report) 20 October 2016 mail 2 
24. Email internal EC (fw WFP report) 20 October 2016 mail 1 
25. Email internal EC (fw WFP report) 20 October 2016 mail 3  
26. Email internal EC 17 November 2016 with pictures  
27. Annex 1 with pictures to the above mentioned email 
28. Annex 2 with pictures to the above mentioned email 
29. E-mail internal EC (FW WFP report) 06 December 2016 
30. Email internal EC (FW WFP pictures/ppt on the milk operation) 15 December 2016  
31. Email EC to WFP - 14 February 2017  
32. Email 02 February 2017 - internal EC with WFP Feb 2017  
33. Report in attachment to the above mentioned email 
34. Email 10 April 2017 - internal EC with WFP  
35. Report in attachment to the above mentioned email March 2017 
36. Email 03 May 2017 - internal EC with WFP  
37. Report in attachment to the above mentioned email April 2017 
38. Email 05 June 2017 - internal EC with WFP  
39. Report in attachment to the above mentioned email May 2017 
40. Email 27 October 2017 WFP to EC with WFP  
41. Report in attachment to the above mentioned email October 2017 
42. E-mail 30 November 2017 - WFP to EC with WFP  
43. Report in attachment to the above mentioned email November 2017 
44. Email 12 January 2018 - internal EC with WFP  
45. Report in attachment to the above mentioned email December 2017 
46. Email 07 February 2017 - internal EC with WFP  
47. Report in attachment to the above mentioned email January 2018 
48. Email 11 April 2018 - WFP to EC with WFP  
49. Report in attachment to the above mentioned email March 2018 
50. E-mail 10 May 2018 - WFP to EC with WFP  
51. Report in attachment to the above mentioned email April 2018 
52. E-mail 11 June 2018 - WFP to EC with May 2018  
53. Report in attachment to the above mentioned email (last report) 
54. Single Form updated at the Interim Report stage 2016_01021_IR 
55. Logframe "Emergency Food Assistance to People Affected by Unrest in Syria"  
Furthermore,  information  which  is  not  related  to  the  request  for  access  (i.e.  to  the  Commission 
Implementing  Decision  (ECHO/ME/BUD/2016/01001)  have  been  expunged  from  document  24 
mentioned above (‘Email internal EC (fw WFP report) 20 October 2016’). 
With regard to the internal documents of the Commission, personal data has been removed from 
the documents in accordance with Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001 in order to protect 
the privacy and integrity of the individuals (documents 58 and 60-63). Moreover, in documents 56 
and  57  (Minutes  of  the  140th  and  141st  Humanitarian  Aid  Committee)  paragraphs  which  do  not 
concern issues related to your request, i.e. to the Commission Implementing Decision of that date 
financing  the  distribution  of  dairy  products  
have  been  redacted  as  well.  On  the  minutes  of  the 
Committee  the  Commission  consulted  Germany  and  France  who  made  statements  on  the  aspects 
falling  into  the  scope  of  the  request.  Document  59  (‘39.  20170411  XC  EU  replies’,  which  goes 
together with document 58) is disclosed in its entirety. 



 
In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, you are entitled to make a confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles  or by email to: [DG ECHO request email] 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Monique Pariat 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Enclosures: 
63 documents 
 
 
 

Electronically signed on 07/08/2018 12:22 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563