This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Financing the distribution of dairy products as part of the response to humanitarian crises'.


Ref. Ares(2018)4147635 - 07/08/2018
 (ECHO)
From:
 (ECHO)
Sent:
venerdì 2 giugno 2017 10:08
To:
 (ECHO)
Cc:
 (EEAS); 
 (ECHO); 
 
(ECHO); 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 
(ECHO); 
 (ECHO)
Subject:
Re: Update on the Milk Scheme - inside Syria - developments - readout meeting 
WFP 01/06
Best solution indeed.OK for me. 
 
 
 
 
 
Le 2 juin 2017 à 09:50, 
 (ECHO) <
@ec.europa.eu> a écrit : 
Dear all 
  
We had a meeting yesterday afternoon with WFP 

). 

 and I attended. 
WFP confirmed the situation that was  reported by our field.  
  
SITUATION: 
The exact quantity of milk that will be procured will depend on price fluctuations in the next 
months, but will be most likely around 24.000 metric tonnes (versus 17 500 planned). 
At the current pace, WFP would manage to distribute around 13 000 mt. 
  
PROPOSED OPERATIONAL OPTION 
However, WFP is no more asking for a NCE as they realize the challenge to go again to the HAC 
committee and having MS on board.  
 was involved in the previous HAC committee negotiations, and he acknowledges that 
it is too risky to try and have MS on board again. 
  
Therefore, here is the proposed solution  

Modify the quantity of milk distributed per child : "up to 400 ml", instead of "200 
ml". This is likely to have an impact on the number of beneficiaries (tbc). 

WFP to look at the logistics/administrative possibilities to expand the school 
network in the short term and come back to us should this possibility ever realizes. 
o  please note that this is just an attempt to ensure that all options were taken 
into account, since adding new schools to the programme would imply 
administrative/bureaucratic issues in relations with GoS, that has to agree.  

Increase the flexibility to use GFA (General food distribution), "whenever needed".  
o  Since the first aim of the project has to remain to feed school children, WFP 
will provide indicative projections on which share this could represent. WFP 
will perform accurate market and nutrition analysis when using milk in GFA. 
  
PROCEDURE: 

field to field discussions,  

MR will be submitted along the proposed line 
o  ECHO will ensure the requested flexibility 
1


When approved, WFP will proceed with procurement according to the new 
workplan. 
  
COMMENTS 
The proposed solution seems the only operational one viable and acceptable to avoid NCE and 
money recovery. 
  
If you greenlight, we will proceed this way. Happy to talk whenever needed. 
  
 
  
  
From: 
 (ECHO)  
Sent: Wednesday, May 31, 2017 4:13 PM 
To: 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 
(ECHO) 
Cc: 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 
 (ECHO); 
 (ECHO) 
Subject: RE: Update on the Milk Scheme - inside Syria - developments 
  
Dear all 
  
Today WFP Damascus contacted 
 
 to propose an alternative option to 
distribute the 24 000 mt of milk. WFP proposes to: 
  
•  double the quantity of milk distributed per child (400 ml instead of 200 ml).  
•  be allowed to include milk in the GFA not only as a last resort (as it is the 
case now) but whenever needed. 
  
  However, please note that the NoCostExtension remains for WFP the first 
recommended solution. 
  
Tomorrow with 
 (WFP BXL) we'll discuss feasibility and risks under the 
new operational option, while  on the NCE we will keep an holding line. 
  
A decision will have to be taken soon. In fact, if NCE is not considered, the new 
option implies the change in WFP procurement plans. 
  
We will report on the meeting tomorrow and we suggest to add the point to the 
next management meeting agenda. 
  
Kindly, 
  
 
  
From: 
 (ECHO)  
Sent: Tuesday, May 30, 2017 7:07 PM 
To: 
 (ECHO) 
Cc: 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 
 (ECHO) 
Subject: Re: Update on the Milk Scheme - inside Syria 
  
Very clear and helpful.Thanks to 
for this. 
A time extension seems indeed to be the only option,also because it would 
better protect us against reputational risks. 
2

The good bargain achieved by WFP, increasing the quantity within the initial 
budget, would provide us with a convincing argument if MS have problems. 
  
 
 
 
 
On 30 May 2017, at 15:34, 
 (ECHO) 
<
@ec.europa.eu> wrote: 
Dear 

Please also find attached the briefing that we have 
produced for 
, with thanks to 


and the field colleagues. 
Regards, 
 
  
  
From: 
 (ECHO)  
Sent: Tuesday, May 30, 2017 2:43 PM 
To: 
 (ECHO); 
 
(ECHO) 
Cc: 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 (ECHO); 
 
 (ECHO); 
 (ECHO) 
Subject: Update on the Milk Scheme - inside Syria 
  
Dear 
, dear 
 
  
As requested, please find below the update of the state of 
play of the milk scheme inside Syria. 
  
General background: 
  
?  The project aims at distributing 17 
500 metric tonnes of UHT liquid 
milk of European Origin to 500 000 
school children inside Syria. The 
milk is complementing an existing 
school feeding programme carried 
out by UNICEF and WFP and covers 
400 schools in GoS controlled area 
in Homs, Damascus, Rural 
Damascus, Tartous, Quneitra and 
Lattakia governorates. 
?  The project is at its half way now, it 
started in June 2016 and will end in 
June 2018, encompassing 2 school 
years.  
?  The project is encoded under a 
special HIP, and has been approved 
by MSs with a written procedure. 
  
State of play: 
  
3

?  WFP approached 
 in 
Damascus to request a 1 year No-
cost extension.  
?  ECHO proactively checked with the 
legal unit if under a legal 
perspective an extension was 
deemed possible and asked WFP 
for more information. A meeting 
took place this morning (30/05) in 
Damascus on this topic. 
?  During the enquiry, the following 
information has been disclosed: 
o  WFP, at procurement stage, 
negotiated a lower than 
expected price per litre. 
This will allow WFP to buy 
24 000 metric tons of milk 
(instead of 17 500, as per 
initial proposal
), equal to 
an increase of  37% of 
quantity to distribute

o  As of today, WFP 
distributed 5 000 metric 
tonnes of milk to 250 000 
children (1/3 of the total 
quantity in ½ of the time). 
In addition, 4000 metric 
tonnes are already 
procured and will be 
shipped to Syria in 
September/October. 
o  On timing, there is one 
school-year left to perform 
distributions. Distributions 
are not ongoing during 
summer, because with high 
temperatures the risks of 
bad storage and 
conservation for such a 
delicate product are too 
high. 

 If it was already 
challenging to distribute 
the 17 500 metric tonnes 
foreseen, it will be not 
feasible to distribute 24 000 
metric tonnes instead, in 
the same timeframe. 
  
Options looked at: 
  
1.  Increase the caseload within the 
present conditions (i.e. in the area 
controlled by GoS). Challenges:  
a.  Administrative/clearances/ 
authorisation will be 
4

difficult to have from GoS, 
who has approved the 
scheme, considering that 6 
ministries are involved. 
b.  Storage of such high 
quantity in such short 
timeframe is impossible 
inside Syria at the moment. 
Storage has to be adequate 
(cool chain etc.) 
c.  Logistics capacity  
2.  Include milk in the GFA (General 
food assistance): Challenges: 
a.  Limited storage capacity / 
cold chain for such a huge 
quantity 
b.  Distortion of existing 
targeting among 
beneficiaries 
c.  Impact in breastfeeding / 
no harm principles 
d.  Milk is a product that 
beneficiaries could be re-
sold into markets, with 
impact in humanitarian aid 
e.  Market distortions 
f.  Access constraints 
3.  XB TK option: Challenges: 
a.  TK does not allow huge 
quantity through the 2 
crossing points 
b.  No existing school network 
c.  The operation would 
present serious challenges 
in terms of remote 
management of such a 
delicate product. 
d.  In Northern Syria small 
schools with small caseload 
and logistics impediments 
4.  If no time extension is deemed 
possible, a fund recovery for the 
quantity not procured and 
distributed could be envisageable. 
5.  A time extension could be justified 
in terms of cost-effectiveness of the 
operation (same amount, 37% 
more milk to distribute, but in 3 
years instead of 2 for the objective 
operational constraints). 
  
Under our request, a meeting with WFP BXL 
is scheduled for this on Thursday 01/06 at 
15:30 with 

 
 will 
attend.  
  
5

Happy to discuss at any time. 
  
Kindly, 
  
 
Syria Team 
  
  
<image001.png> 
European Commission
 
 
DG ECHO  
B4 - Middle East – Humanitarian Operations 
L-86 0
-1049 Brussels 
T. +32 (0)2 29 
 @ec.europa.eu 
  
<MP Meeting with DG AGRI Plewa on milk schemes 
31 May 2017.docx> 
6